Contenido Objetivo... 2 Alcance... 2 Definiciones y Generalidades... 2 Responsabilidades... 3... 5 Identificación de Cambios... 9 Diagrama de Flujo... 9 Desarrollo... 9 Referencias Documentales... 9 Normatividad... 9 Formatos de Registro... 9 Autorizaciones... 11 Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 1 de 11
Objetivo Definir los criterios, requisitos y condiciones que deberán cubrir los prestadores de servicios profesionales en materia de Cobranza Extrajudicial, para llevar a cabo la contratación de despachos locales en la materia y en función a las necesidades planteadas por cada Delegación. Alcance Aplicación obligatoria para los despachos de cobranza contratados por el INFO- NAVIT, así como para el Delegado Regional, Subdirector General de Administración de Cartea, Jefe de Cobranza de la Delegación Regional, Coordinador de Cobranza Hipotecaria y el Coordinador de Recuperación de Cartera. Definiciones y Generalidades Cobranza Hipotecaria: Relativa a la Recuperación de cartera por la vía extrajudicial. Cobranza Extrajudicial: Cartera con problemas de omisión (1 a 6 omisos) y/o actitud de NO pago y/o problemas de ocupación, de conformidad con la Política de Reducción de Cartera Vencida. ARC: Sistema de Administración de la Relación con el Ciudadano (ARC). Este sistema nos permite registrar las gestiones realizadas a un crédito como resultado de una labor de cobranza. Asignación de Cartera: Proceso que define los criterios para otorgar asuntos a un despacho externo a fin de que inicie su recuperación por la vía legal. Cartera: Es el portafolio total de créditos otorgados por el INFONAVIT que son administrados por la Subdirección General de Administración de Cartera de 0 a más omisos. Cartera vencida: Son aquellos créditos otorgados por el INFONAVIT que se encuentran desde y más de 150 días sin pago. Contrato de Servicios Profesionales: Es el documento a través del cual se formaliza la relación del despacho externo de cobranza con el INFONAVIT. En dicho documento se establecen derechos y obligaciones a los que ambas partes están obligadas a cumplir. Jurídico Contencioso Institucional: Es el Abogado del área Jurídica del INFO- NAVIT que asesora a la Subdirección General de Administración de Cartera. Eficiencia: Es lograr el resultado esperado en función a la meta de recuperación establecida. La cual será medida a través del procedimiento de las reglas de evaluación y asignación de cartera para cobranza extrajudicial (PEA_00059). Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 2 de 11
Industria Hipotecaria: Es el grupo de empresas o instituciones enfocadas al manejo de créditos utilizados en la adquisición de vivienda. Recuperación de Cartera: Acción que se aplica a los créditos que se encuentran con omisiones a fin de que reanuden sus pagos. SAP: Sistemas, Aplicaciones, Productos en Procesamiento de Datos DR: Delegado Regional. SGAC: Subdirector General de Administración de Cartera. JC: Jefe de Cobranza. CCH:. CRC: Coordinación de Recuperación de Cartera. CCP: Coordinación de Contabilidad y Presupuestos Responsabilidades Delegado Regional /Subdirector General de Administración de Cartera: Evaluar la eficiencia de los despachos actuales en los últimos 3 meses en función a los resultados del PEA_00059 y la capacidad de atención en función al tamaño de su cartera (Anexo 5), con el fin de tomar la decisión de contratar despachos externos locales o nacionales. Llevar a cabo el Subcomité Especial de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de cada delegación regional y para el Subdirector General de Administración de Cartera, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Realizar la contratación por adjudicación directa de despachos externos de cobranza extrajudicial. Autorizar la facturación correspondiente. Jurídico Contencioso Institucional Dar su Visto Bueno al contrato y anexos. Custodiar y guardar el contrato de servicios profesionales formalizado y los Anexos. Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 3 de 11
Dar aviso a la CCH de la formalización de la contratación. Emitir la facturación correspondiente de cada despacho local. Solicitar el Vo. Bo. del Delegado Regional o Subdirector General de Administración de Cartera. Generar a través del SAP la instrucción de pago por transferencia Bancaria. Coordinación de Recuperación de Cartera Generar la disponibilidad presupuestal por delegación. Asignar Cartera en función a la eficiencia de cada despacho. Coordinación de Contabilidad y Presupuestos Realizar el pago electrónico a los despachos externos. Guardar y custodiar las facturas de pago originales. Registro contable de los pagos realizados a los despachos externos. Jefe de Cobranza: Realizar visita de inspección al despacho prospecto para calificar si cumple con los requisitos solicitados. Supervisar el desempeño de los despachos externos. Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 4 de 11
1. El Delegado Regional o Subdirector General de Administración de Cartera solicitarán a la Coordinación de Recuperación de Cartera la disponibilidad presupuestal para poder contratar despachos locales. 2. La contratación de despachos será para atender los tipos de cobranza que se señalan: Cobranza Domiciliaria Preventiva y de Moras Tempranas, consiste en realizar labor de cobranza para créditos con 0 a 2 recibos vencidos por estrategia especial. Cobranza Domiciliaria Administrativa, consiste en realizar labor de cobranza para créditos de 3 a 6 recibos vencidos. Cobranza de Mantenimiento, que consiste en asignar los créditos que hayan firmado el convenio del Nuevo Programa de Regularización para Acreditados, a los Despachos Externos que hayan realizado la Promoción y Formalización del mismo o a otro(s) despacho(s) que se encargue de vigilar el pago puntual de estos créditos. Otros servicios como: Cambio de régimen REA a ROA, Solicitud de Prórroga, Entrega de Avisos de Retención, Retenciones no Enteradas, Entrega de Documentación, Actualización de Datos Demográficos y Diagnóstico de Cuentas. 3. La Contratación de Despachos Externos de Cobranza Extrajudicial será por: Sustitución: Cuando un despacho externo de cobranza extrajudicial no cumpla con las metas establecidas en función a las reglas de evaluación y asignación de cartera en los últimos 3 meses o no cumple con alguna cláusula de rescisión del contrato de prestación de servicios. (PEA_00059) Incorporación: o Cuando un despacho externo de cobranza extrajudicial no tiene la capacidad suficiente de asesores en las condiciones que se estipulan en el contrato de prestación de servicios para atender la cartera asignada. (PEA_00059) o Cuando la delegación aún no cuente con la cantidad necesaria de despachos de acuerdo al (Anexo 5). 4. El Instituto cubrirá los Honorarios por la prestación de sus servicios profesionales (Anexo 4) de conformidad con las condiciones contractuales autorizadas en las bases de concurso 06/2003. 5. La Delegación Regional celebrará un Subcomité Especial de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en donde se presente el despacho que se desea contratar apegado a los requisitos generales y de infraestructura. 6. La asignación de cartera se realizará en función a las reglas de evaluación y asignación de cartera de cobranza extrajudicial. (PEA_00059). Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 5 de 11
Selección: El Delegado Regional o el Subdirector General de Administración de Cartera: 1. Invitará a participar como mínimo a 2 despachos externos o revisará las curriculas que le han entregado en la delegación u oficinas de la SGAC. 2. Evaluará la documentación entregada por cada participante para identificar y evaluar la capacidad técnica, financiera y la experiencia profesional de los posibles Prestadores de Servicios en Materia de Recuperación Extrajudicial con presencia local y/o regional dentro de la Delegación, cumpliendo con los siguientes requisitos: a. Persona moral legalmente constituida con una antigüedad mínima de un año a la fecha de invitación a ésta evaluación, para lo cual deberá presentar el Acta Constitutiva del Despacho. b. Que el objeto social del Despacho sea entre otros de cobranza y/o recuperación de cartera vencida. c. Que cuente con experiencia en asuntos hipotecarios y que ésta pueda ser evidenciada presentando la siguiente documentación: Copia del contrato celebrado con al menos 1 cliente de la Industria Hipotecaria (Bancos, Sofoles), copia de facturas emitidas a estos clientes o cualquier evidencia que compruebe la relación laboral. d. Que cuente con oficina instalada en la Delegación Regional en donde desee participar, evidenciando con copia de recibo de luz o teléfono. e. Número de Registro Patronal f. Última declaración anual de impuestos. g. Última declaración parcial de impuestos. h. Último pago del IMSS e INFONAVIT i. Que cumpla con la infraestructura señalada en el anexo 1. 3. En caso de que el DECE no cumpla con alguno de los requisitos antes mencionado, queda descalificado de este proceso. Integración de Expediente: 1. Para presentar la solicitud de contratación por adjudicación directa al Subcomité Especial de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios se deberá de integrar el expediente con los siguientes documentos: Solicitud de contratación en la cual el DR/SGAC indica el nombre y motivo de la contratación del DECE. Curricula del DECE. Copia del Recibo del Luz o Teléfono. Acta Constitutiva, modificaciones y poderes del DECE. Identificación de los socios y apoderado legal de la empresa RFC del DECE. Número de Registro Patronal. Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 6 de 11
Última declaración parcial de impuestos. Último pago del IMSS e INFONAVIT. Reporte de visita llenado y firmado. (Anexo 1) Formato de información para pago electrónico llenado y firmado (Anexo 2) Carta de capacidad financiera llenada y firmada (Anexo 3) Contratación: El Delegado Regional o el Subdirector General de Administración de Cartera: 1. El Delegado Regional celebra el Subcomité Especial de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o el Subdirector General de Administración de Cartera, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, en donde presentan la solicitud de la contratación por adjudicación directa del despacho seleccionado. 2. El Subcomité Especial de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, llevarán a cabo la evaluación y selección del despacho externo a contratar (emitir fallo) apegándose a la normatividad institucional en la materia. 3. El Delegado Regional o el Subdirector General de Administración de Cartera realizan el contrato de prestación de servicios profesionales correspondiente con el despacho externo. 4. El Contrato de Prestación de Servicios Profesionales junto con los anexos deberán ser revisados por el Jurídico Contencioso Institucional. 5. El Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y los anexos por se deberán guardar y custodiar por el Jurídico Contencioso Institucional. Operación: 1. El Jurídico Contencioso Institucional deberá solicitar a la CCH a través de correo electrónico el alta en el ARC del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales y entregar físicamente copia de los anexos. 2. La CCH deberá entregar a los JC los usuarios de ARC. 3. La CCH deberá entregar el Formato de Información para Pago Electrónico junto con el estado de cuenta correspondiente y tramitar el alta en la Coordinación de Contabilidad y Presupuestos para que se pueda llevar a cabo el pago de los honorarios. 4. La CCH deberá emitir la facturación para el pago correspondiente en función a las bases de concurso 06/2003 y las enviará al delegado para su autorización. 5. La CCH deberá generar a través del SAP la instrucción de pago por transferencia bancaria. 6. La CCH deberá entregar las facturas de pago originales firmadas y los reportes correspondientes a la Coordinación de Contabilidad y Presupuestos para su guarda y custodia, posterior a cada emisión de facturación. Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 7 de 11
Seguimiento: 1. Se deberán llevar a cabo reuniones semanales por los JC para revisar avances de pago y gestiones, además se realizarán: Visitas de inspección al DECE para garantizar que se este aplicando la estrategia de forma correcta y se tenga el número de personal requerido. Visitas a los acreditados junto con los asesores del DECE. Verificar que los despachos externos registren en el ARC las gestiones del 100% de la cartera asignada. Supervisar que el despacho tenga actualizada su plantilla de gestores y que las bajas por malos majemos se reporten al canal establecido para que se boletine a estos asesores y no sean contratados en otros despachos que trabajen para el Instituto. 2. Se deberá evaluar el desempeño de los DECE de acuerdo a lo que se establece en el PEA_00059 y asignar la cartera para gestión de cobranza extrajudicial en base a los mismos por la CCH. Cancelación (Terminación anticipada y rescisión) 1. Se dará por terminada la relación con el despacho externo de cobranza extrajudicial de acuerdo a las causales de rescisión que contempla el Modelo del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales formalizado (anexo 6). Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 8 de 11
Identificación de Cambios No aplica por ser la primera versión Diagrama de Flujo No aplica Desarrollo No aplica Referencias Documentales PEA-00059 Procedimiento de Evaluación y Asignación de Cartera para Cobranza Extrajudicial. Normatividad Marco Jurídico Interno: Ley de INFONAVIT Estatuto Orgánico del INFONAVIT Normas Aplicables a las Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios del INFONA- VIT Externo: No aplica Formatos de Registro Anexo 1: Reporte de Visita a Instalaciones del Despacho Prospecto y de Requisitos Solicitados C:\Anexo 1 Reporte de Visita a Instalacion Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 9 de 11
Anexo 2: Formato de Información para Pago Electrónico. (Deberá ser hoja membretada del Despacho) C:\ANEXO 2 Formato de Información para P Anexo 3: Carta Bajo Protesta de Decir Verdad de Capacidad Financiera para Contratar Personal. C:\ANEXO 3 Carta Bajo Protesta de Deci Anexo 4: Honorarios por la prestación de sus servicios profesionales de conformidad con las condiciones contractuales autorizadas en las bases de concurso 06/2003. C:\ANEXO 4 Honorarios por la pres Anexo 5: Número de Despachos Externos de Cobranza Extrajudicial que se necesitan en cada Delegación Regional C:\ANEXO 5 Número de Despachos Extern Anexo 6: Modelo del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales C:\MODELO DEL CONTRATO DESPACH Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 10 de 11
Autorizaciones L.A.E. JORGE CHERIT GALINDO Coordinador de Cobranza Hipotecaria ING. FRANCISCO ROMÁN ÁLVAREZ VAREA Coordinador de Recuperación de Cartera ING. RODRIGO ÁNIMAS MEJÍA Gerente de Ingeniería de Procesos y Calidad LIC. SUSANA FLORES CUERVO Normatividad de Operación (GIPC) Este documento entra en vigor a partir de su alta en el Sistema. Fuera del Sistema, este documento en un Copia No Controlada 11 de 11