Modelo de Digitalización Certificada La ley mexicana ya permite que los documentos electrónicos sustituyan a CUALQUIER documento físico, con soluciones accesibles a la mayoría de los presupuestos y a todas las personas (física o moral).
Índice 1. Premisas A. Justificación B. Marco Legal C. Digitalización a. Seguridad b. Confianza c. Eficiencia 2. Objetivos 3. Servicios y Metodología
Justificación Las empresas y las instituciones, enfrentan el reto de mantener en buen resguardo toda su documentación. Costos crecientes, debido al incremento en precios y, aún más impactante, al volumen de documentos. Considerando específicamente los recursos para la administración así como el espacio físico. Riesgo constante; los documentos físicos se pierden, queman, mojan, mutilan, pierden legibilidad, etc. y es muy poco probable que existan copias de seguridad. A través de un proceso simultáneo de catalogación y digitalización de información se pueden atender los retos de almacenamiento y la facilidad de consulta de documentos, al tiempo que se cumple con la normatividad legal que opera en el país sobre la materia.
Marco Legal En el Código Fiscal de la Federación del 2000 se establecen las reglas para reconocer los documentos digitalizados o microfilmados como iguales a los físicos, complementando las reglas en la Miscelánea Fiscal del mismo año. El 29 de agosto del 2003 se publican las reformas al Código de Comercio en materia de firma digital y digitalización de documentos. El 25 de noviembre del 2003 se publicaron las disposiciones para la microfilmación o grabación de libros, registros y documentos, relativos a las operaciones activas, pasivas y de servicios, así como a la contabilidad de las instituciones de crédito. El 5 de enero del 2004 se publican las relativas al Código Fiscal de la Federación, que señalan las disposiciones en materia de firma digital para la presentación de documentos fiscales como opcionales para el ejercicio 2004, estas disposiciones serán obligatorias para el 2005.
Digitalización Proceso mediante el cual la imagen de una página es capturada como una copia perfecta de su original, a través del uso de las tecnologías de información. La digitalización de documentos permite reducir costos de almacenamiento; minimizando el volumen de información en papel, al concretar grandes cantidades de información en medios ópticos. Los documentos transferidos a medios ópticos se asocian a bases de datos para que la información precatalogada pueda ser fácilmente recuperada y consultada. La información digitalizada puede permanecer almacenada por largos periodos sin sufrir deterioro o alteración. Con la digitalización de archivos, las organizaciones garantizan el cumplimiento de las tres premisas en materia de seguridad de la información: >Integridad, >Accesibilidad, >Disponibilidad
Objetivos Cumplir con la normatividad. Optimizar procesos. Reducir costos. Incrementar la seguridad. Accesibilidad en tiempo real. Integración a sistemas de operación.
Servicios y Metodología Digitalización Certificada. Catalogación y selección de información. Cumplimiento con NOM 151. Seguridad de la Información. Reducción de costos de almacenamiento y operación. Acceso clasificado de acuerdo a intereses de la organización. Programa de búsqueda de información. Situación Actual Procesos Proceso de catalogación y digitalización. Catalogación y selección de información. Garantía de inalterabilidad (Software). Búsqueda de información. Certificación (Tercero Confiable). Situación Futura (Digitalizado Certificado)
Inalterabilidad Encripción: Valor Hash. Firma digital de tercero confiable. Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002. Almacenamiento seguro de los valores hash por Fedatario Público Mercantil Federal (Tercero Confiable). Almacenamiento seguro de información en formato digital.
Catalogación Establecimiento de criterios. Creación de plantillas, formato de fichas, estructura de árbol (lógica), etc. Validación y/o construcción de base de datos para ligar imágenes archivadas. Depuración: base de imágenes vs. base de datos. Llenado (en el peor de los casos, captura) de fichas y asignación de rutas lógicas. Llenado automatico de campos de plantilla. Uso de código de barras para llenado de campos de plantillas.
Certificación Se practica una Fé de Hechos, a través de un Fedatario Público Mercantil Federal, la cual queda asentada en un instrumento público (acta), bajo la siguiente dinámica: Se realiza en presencia de la o las personas que designe el Representante Legal de la entidad solicitante que, en su caso, apoyarán al fedatario. A través de una revisión aleatoria se verifican las condiciones de los documentos que se han digitalizado, así como la coincidencia entre los respaldos en papel y su correspondiente asiento electrónico. Se toman fotografías de manera aleatoria de algunos de los documentos objeto de la diligencia.
Fundamento Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 73 fracción X. Código de Comercio: Artículos 2, 75, 1150, 1205 y 1237. Ley Federal de Correduría Pública: Artículos 6 y 15. Reglamento de la Ley Federal de Correduría Pública: Artículos 34, 38, 53 y 54. Código Federal de Procedimientos Civiles: Artículos 129, 143, 161 a 164 y 210 A.