EN QUÉ CONSISTE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN? Qué es un Sistema de Gestión de la Innovación? El Sistema de Gestión de la Innovación tiene por objetivo implantar una sistemática y una cultura en la empresa que ayuden a gestionar el proceso que va desde la generación de ideas hasta la puesta en marcha de proyectos de innovación todo ello apoyado por distintas herramientas (sistema de vigilancia, gestor de ideas, gestor de proyectos, fichas de decisión, ) que se integran en los sistemas de la empresa y determinando los roles y responsables (personas, actividades, plazos, ) de cada parte de ese proceso. Qué ventajas/beneficios tiene para la empresa la implantación de un sistema de Gestión de la Innovación? En definitiva, es como un Sistema para gestionar la Calidad pero en este caso aplicado a la Innovación y Mejora Competitiva de la empresa; hoy nadie duda que las ISO s de Calidad y otros sistemas más avanzados han servido para que las empresas sean más eficientes, cometan menos errores, sean más productivas, Un SGI tiene una filosofía similar pero orientada a Sistematizar la Innovación y la Mejora que permita a la empresa ser continuamente más Competitiva y mejorar su posición en el mercado. Algunos de los beneficios que obtendrán la empresa son: Detectar oportunidades de inversión y comercialización que no son aparentemente visibles. Reducir riesgos en la toma de decisiones detectando amenazas en el entorno. Facilitar la Innovación anticipándose y detectando nuevas soluciones, ideas o tendencias. - 1
Facilitar la incorporación de nuevos avances tecnológicos, sistemas o aplicaciones que pueden resultar necesarios a la empresa. Detectar las necesidades de los clientes identificando los desfases entre los productos de la empresa y Facilitar la Cooperación al conocerse potenciales socios y potenciales sinergias. Permite controlar a los competidores, clientes y proveedores y aprovechar ese conocimiento en beneficio de la Organización Detectar tecnologías, regulaciones, noticias, etc. y convertirlas en fuentes de ventaja competitiva. Fomentar la creatividad y establecer un sistema que permita la continua generación de ideas que se puedan transformar en proyectos de innovación. Cómo se desarrolla el proyecto de implantación de un Sistema de Gestión de la Innovación? El proyecto se desarrollo a través de una serie de FASES, cada una de las cuales lleva incluidas una serie de actividades y, en su caso, la implantación de una serie de herramientas de apoyo. Fase 1: Análisis del actual Proceso de Innovación en la empresa y Definición del Modelo de Gestión de la Innovación Todas las empresas innovan aunque sea de una manera informal; se trata de conocer qué se hace con la información que proviene de fuentes informales o con las ideas que tienen las personas de la Organización, si se sigue algún tipo de procedimiento, cómo se determina que un proyecto interno se ponga en marcha Por otra parte, se deberá definir un Modelo de Gestión de la Innovación en función de las peculiaridades, idiosincrasia y necesidades de cada empresa, es decir, definir qué herramientas se usarán en el Modelo (vigilancia, Creatividad, prospección tecnológica, ), qué sistema se usará para compartir la información y gestionar las ideas, cómo seleccionarán los proyectos, etc. En todo esto influye si la empresa tiene más o menos departamentos, si hay un área de I+D, si interesa incidir más en aspectos de Vigilancia que en la gestión de proyectos.. En definitiva, para cada empresa existe un Modelo De Gestión de la Innovación adaptado a sus necesidades. - 2
Fase 2: Implantación del Sistema de Vigilancia Competitiva La Vigilancia Tecnológica y la Inteligencia Competitiva (VT-IC) nos ayudan a analizar el entorno competitivo y tecnológico y facilitan la toma de decisiones aún en tiempos cambiantes. Para una empresa con una estrategia definida no es complicado implantar un sistema de VT-IC y vigilar sistemáticamente las oportunidades y amenazas del entorno consiguiendo más agilidad en la toma de decisiones. La VT-IC nos permite analizar el entorno de modo sistemático, mejorando nuestro conocimiento sobre los cambios tecnológicos y estratégicos que se producen en nuestro entorno. También nos permiten detectar sinergias, tendencias y nuevas oportunidades de negocio. Se pueden explotar todo tipo de fuentes de información, desde la Web profunda hasta el entorno social, controlando a nuestros competidores, clientes, proveedores, tecnologías, regulaciones, así como la imagen de nuestros productos, marcas, etc Esta Fase conlleva unas actividades específicas: Análisis de Necesidades de Información; Es muy probable que la empresa ya cuente con una serie de fuentes de información de carácter informal (revistas, Internet, comentarios de los comerciales o proveedores ) pero a través de las cuales obtiene cierta información que les resulta útil; en este caso se analizara cómo se realiza ese proceso, que personas están implicadas y que resultados se obtienen. Normalmente no existe un proceso sistemático y la información que se obtiene no suele ser explotada. Búsqueda de fuentes de información; En cada departamento de la empresa es necesario definir qué necesidades de información tienen para posteriormente buscar donde está esa información. Selección de herramientas de monitorización e integración de la información dentro de los sistemas de la empresa; una vez sabemos la información que le hace falta a la empresa y donde está, se seleccionan las herramientas para capturar la información a través del Sistema más adecuado (SharePoint, Intranet, Outlook, Smartphone, ). Definición del procedimiento de trabajo, roles y responsabilidades; una vez se dispone de la información se trata de definir el proceso para saber qué hacer con ella, cómo debe fluir y a quién y qué personas son responsables de ese flujo y de su difusión. - 3
Implantación del sistema y Capacitación; Finalmente se procede a implantar las herramientas de Vigilancia en los Sistemas de Información de la empresa y a capacitar al personal en el manejo de sistema de vigilancia y también en la administración del mismo. Fase 3: Creatividad. Gestión de Ideas Otra fuente clave para la generación de proyectos es la generación de ideas; la creatividad y sus herramientas deben ser gestionadas y planificadas adecuadamente. Capacitar al personal en aspectos de creatividad; formar en la utilización de técnicas creativas, (brainstorming, lista de atributos, SCAMPER, ) para fomentar su uso interno y sistemático Definición del procedimiento de trabajo, roles y responsabilidades; definir el procedimiento para generar ideas (cuando, donde, por quién, ), qué hacer después con ellas y quién será responsable de gestionar esas tareas y darles valor. Fase 4: Selección de ideas/proyectos de innovación Algunas ideas deben transformarse en proyectos alineados con la estrategia de la empresa por ello es necesario establecer unos criterios para seleccionar aquellas ideas más interesantes en función, por ejemplo, de su viabilidad técnica, comercial y financiera Definición del procedimiento para seleccionar y decidir qué ideas se transformarán en proyectos; qué criterios se han de seguir para que una idea sea seleccionada y se transforme en un proyecto. Roles y responsabilidades de ese proceso; quién será responsable de decidir sobre la selección de ideas. Capacitación en la herramienta de Selección de ideas Fase 5: Implantación y gestión de proyectos de innovación Se trata de determinar cómo se debe gestionar un proyecto de mejora o innovación una vez ha sido determinado como necesario para la Organización: planificación, organización, desarrollo, - 4
Definición del procedimiento a seguir para gestionar un proyecto. Es probable que la empresa ya disponga de un procedimiento para gestionar proyectos y herramientas de apoyo surgidas de su propia actividad empresarial Roles y responsabilidades de ese proceso; qué personas serían responsables de gestionar internamente un proyecto desde su planificación hasta su desarrollo. Capacitación en la herramienta para la planificación de proyectos. Fase 6: Validación y Seguimiento del Sistema de Gestión de la Innovación Realizar un seguimiento durante unos meses para validar la buena definición del Sistema y de sus herramientas y comprobar funcionamiento interno. CONCLUSIONES Los pasos descritos anteriormente conformarían las fases necesarias para la implantación de un Sistema de Gestión de la Innovación que permita a la empresa en cuestión disponer de una sistemática que le ayude a gestionar el proceso que va desde la generación de ideas hasta la puesta en marcha de proyectos de innovación. Para más información sobre la Implantación de Sistemas de Gestión de la Innovación puede ponerse en contacto con: INGURALDE Aldapa, 3A 48901 Barakaldo Tel. 94 478 94 00 - Fax 94 478 94 04-5