1. JUSTIFICACION Conforme lo establece la Ley 1122 de 2007 del Ministerio de la Protección Social sobre las responsabilidades de las Administradoras de Recursos del Régimen Subsidiado de mantener una red de prestadores en todos los niveles de complejidad que den cobertura a los servicios contenidos en el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Subsidiado, se hace necesario para la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima - COMFENALCO TOLIMA, contar con estándares de oportunidad, calidad, eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios de salud, que permitan dar cumplimiento a lo contenido en los Acuerdos 004, 008 de 2009 y 011 de 2010 de la Comisión de Regulación en Salud - CRES del Ministerio de la Protección Social y demás normas que los amplíen, modifiquen o sustituyan y que se ajusten a las necesidades y requerimientos contenidos en la presente invitación. COMFENALCO TOLIMA EPS-S esta interesada en recibir propuestas para contratar el servicio de OPTOMETRIA Y SUMINISTRO DE LENTES Y MONTURA, para los afiliados a COMFENALCO TOLIMA EPS-S por la modalidad de contratación por paquetes de servicio optométrico, bajo las siguientes condiciones: 2. SERVICIO REQUERIDO: 2.1 COBERTURA EN SERVICIOS a. Valoración por Optómetra. b. Suministro de Montura: Para la escogencia por parte de los usuarios el proveedor deberá contar con un stock mínimo de monturas en materiales de alta duración y calidad, caracterización de sexo y grupos de edad. c. Suministro de Lentes mono-focales o bifocales con variabilidad en la formulación. d. Estuche con el logo corporativo de COMFENALCO TOLIMA. e. Valoración de control posterior a la colocación de los lentes. 2.2 HABILITACION La Institución proveedora deberá estar en la capacidad de ofertar los servicios con calidad, oportunidad y suficiencia, soportados en una infraestructura administrativa, técnica, tecnológica y humana acreditada, para lo cual deberá presentar copia de Certificado de Habilitación donde estén registrados los servicios que por medio de la presente convocatoria se compromete a prestar a los afiliados de COMFENALCO TOLIMA EPS-S. 2.3 OBLIGACIONES Y ACEPTACIONES DEL PROVEEDOR: a. CALIDAD: El prestador aceptará que la División de Salud de COMFENALCO TOLIMA realice en cualquier tiempo el control y verificación de los estándares de calidad tanto de los servicios ofrecidos, los medicamentos e insumos suministrados, los inventarios mínimos para el desarrollo de su gestión; como las certificaciones correspondientes a los mantenimientos preventivos y correctivos realizados a sus equipos. Así mismo COMFENALCO TOLIMA podrá solicitar las certificaciones que determinen la calidad de los suministros a entregar a los pacientes y sus registros como el cumplimiento de permanencia en las cadenas de frío y 1
conservación. b. SUFICIENCIA PLATAFORMA DE INFORMACION: El contratista deberá contar con un adecuado sistema de información que permita consolidar reportes pertinentes a la demanda por usuario y consolidado por la totalidad de los afiliados demandantes. c. El proveedor deberá disponer de un recurso humano idóneo y suficiente para el cumplimiento de las actividades y/o procesos objeto de la presente invitación. d. La atención al afiliado se prestará buscando los mejores estándares de oportunidad, integralidad, suficiencia, y continuidad, en un ambiente de atención personalizada y humanizada, cumpliendo el principio de equidad y con énfasis en actividades, procedimientos, intervenciones y guías de atención de carácter educativo e informativo, individual, colectivo, tendientes a crear o reforzar conductas y estilos de vida saludables y a modificar o suprimir aquellos que no lo sean, a informar sobre riesgos y factores protectores en salud, a promover, estimular, incentivar y concretar la participación en el manejo y solución de sus problemas y a las actividades orientadas a detectar temprana, oportuna y efectivamente la enfermedad, reducir su duración y evitar secuelas. e. El prestador debe encontrarse debidamente registrado en la Cámara de Comercio y acreditado para desarrollar sus actividades en todo el territorio Departamental. f. Las relaciones entre el prestador y COMFENALCO TOLIMA EPS-S estarán sujetas a lo establecido en el decreto 4747 de 2007 y la Resolución 3047 de 2008 y demás normas que los amplíen, modifique o sustituyan. g. Para efectos de la remisión a niveles de complejidad, diferentes a los prestados por el proveedor, remisión horizontal a servicios no incluidos en su capacidad instalada o para ínter consultas especializadas, la Institución se comprometerá a utilizar la RED de SERVICIOS de COMFENALCO TOLIMA EPS-S. h. Cumplir con los requisitos establecidos en el Acuerdo 415 de 2009 del Consejo Nacional de seguridad Social en Salud y el Decreto 1011 de 2006 para el acceso a los servicios por parte de sus afiliados. i. Permitir a COMFENALCO TOLIMA EPS-S la realización de auditorias para la evaluación de los procesos de atención a los usuarios que tenga implementado conforme a lo establecido por el Decreto 1011 de 2006 y demás normas que lo complementen o adicionen. 3. PROPUESTA ECONOMICA Con el portafolio de servicios se deberá incluir la propuesta económica en la que presentará las tarifas a pactar por la modalidad de paquete detallando los eventos incluidos en cada uno de ellos actividades, procedimientos, insumos y medicamentos, según sea el caso; los descuentos financieros a que haya lugar por pago anticipado o por pronto pago. En todo caso la propuesta no podrá exceder el valor de $ 38.000/ paquete. El valor aproximado del contrato resultado de la presente invitación será hasta por la suma de $60.000.000,00 COMFENALCO TOLIMA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales, o con la Red Pública cuando por efectos de la negociación o integralidad del servicio lo considere pertinente 2
4. DOCUMENTOS REQUERIDOS: La propuesta deberá contener: a. Carta de presentación de la Propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de la presente invitación, el cual debe ser firmado por el proponente si es Persona Natural o por el Representante Legal, si se trata de persona Jurídica, mencionando de forma expresa que se acepta en todos sus términos. b. Propuesta económica. c. Certificado de Habilitación expedido por la Secretaría de Salud del Departamento del Tolima de todos y cada uno de los establecimientos relacionados en la propuesta. d. Procesos, infraestructura física, recursos humanos y logísticos que soporten la suficiencia para prestar los servicios de Optometría estimada a partir de la capacidad instalada. e. Modelo de prestación de servicios. f. Indicadores de calidad en la prestación de servicios, definidos en el Sistema de Información para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud. g. Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro de Cámara de Comercio, con una antigüedad menor a treinta (30) días de todos y cada uno de los establecimientos comerciales relacionados en la propuesta. h. Certificado de Inhabilidades e Incompatibilidades debidamente diligenciado, el cual puede ser descargado de la pagina Web de la Corporación www.comfenalco.com.co i. Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o enviar el registro correspondiente anexo a la propuesta con la totalidad de requisitos solicitados, el cual encontrará publicado en la pagina Web www.comfenalco.com.co. j. Certificaciones de la experiencia específica del objeto a contratar durante los últimos tres (3) años, deberá especificar el servicio prestado, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 de la presente invitación k. Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra al día en los pagos al sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones y ARP de todos sus trabajadores y en el pago de los aportes parafiscales (ICBF, SENA Y CAJA DE COMPENSACION). l. Balance General con corte a 30 de Septiembre de 2009, firmado por el Representante Legal, el Contador Público y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. m. Estado de Resultados con corte a 30 de Septiembre de 2009, firmado por el Representante Legal, el Contador y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. n. Original de póliza de seriedad de la oferta y documento original de la compañía aseguradora que acredite el pago de la póliza, conforme al numeral 6. 5. RELACION DE EXPERIENCIA El proponente deberá adjuntar mínimo tres (3) certificaciones de cumplimiento de contratos de prestación de servicios de Optometría y suministro de monturas y lentes, durante los últimos tres (3) años. Para corroborar estos requisitos las certificaciones deberán contener la siguiente información Fecha de Iniciación y fecha de terminación. Valor total de los contratos suscritos y descripción del servicio prestado. Datos suficientes y claros de números telefónicos, para confirmar la información consignada en el(los) documento(s) presentado(s). En caso de que la información consignada no se ajuste a la realidad, la propuesta será rechazada. 3
6. POLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características: Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit. 890.700.148-4 Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo. 7. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Se recibirán las propuestas en la Carrera 5 con Calle 37, Esquina Edificio Comfenalco, piso 2º. En la Secretaría General en la ciudad de Ibagué Tolima, en el horario comprendido de 8:00 a, a 12:00 m y de 2:00 PM a 4:00 PM el día 19 de Marzo de 2010. Estas propuestas se depositarán en urna cerrada, que será sellada por los entes de control de la Corporación. No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijadas en el párrafo anterior. Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar. La propuesta se presentará escrita en cualquier medio mecánico, en idioma español, en sobre cerrado, en original y copia. Cualquier información adicional será resuelta en el telefax (098) 2658110 de la ciudad de Ibagué (Tolima) Cordialmente, ENRIQUE GONZALEZ CUERVO Director Administrativo Encargado COMFENALCO TOLIMA 4
ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y Fecha, Doctor ENRIQUE GONZALEZ CUERVO Director Administrativo Encargado Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 2. Dirección Administrativa. IBAGUE, TOLIMA Asunto: INVITACION A COTIZAR SERVICIOS DE OPTOMETRIA Y SUMINISTRO DE LENTES Y MONTURA. El suscrito quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones contenidas en la invitación a cotizar el servicio de OPTOMETRIA Y SUMINISTRO DE LENTES Y MONTURA, para los afiliados a COMFENALCO TOLIMA EPS-S, para tal efecto declaro: 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta invitación. 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente invitación. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta invitación se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar. Atentamente, NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C. FIRMA 5