TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES QUE SUMINISTRARAN LAS DOTACIONES PARA LOS EMPLEADOS DE COMFENALCO TOLIMA EN EL AÑO 2007

Transcripción

1 I. JUSTIFICACION, FORMALIDADES Y PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LA CONVOCATORIA 1.1. JUSTIFICACION Todo empleador debe entregar a los trabajadores que devenguen hasta dos S.M.M.L.V., la dotación, asumiendo los costos de las prendas que el trabajador requiera para el desempeño normal de sus labores MARCO JURIDICO El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, establece la obligatoriedad de los empleadores de suministrar a sus dependientes la dotación de calzado y overoles, para la labor propia que desempeñan. El Decreto Reglamentario 982 de 1984, reglamentó lo pertinente a la dotación de calzado y vestido de los trabajadores. La Convención Colectiva de Trabajo de COMFENALCO TOLIMA del año 1995, establece la obligación de suministrar cuatro dotaciones en el año a los trabajadores afiliados a la Organización sindical, a los que se adhieran o beneficien de la Convención Colectiva. El Artículo 471 del Régimen Laboral Colombiano, indica que cuando un sindicato es mayoritario, los beneficios de la convención se hacen extensibles a todos los trabajadores de la empresa AUTORIZACION PARA CONTRATAR Mediante Resolución AEI 138, del 02 de febrero de 2007, la Agencia Especial de Intervención Administrativa, autorizó a la Dirección Administrativa, adelantar el proceso de contratación para la adquisición de las dotaciones para el personal de COMFENALCO TOLIMA ALCANCE El Proveedor deberá contar con los recursos propios necesarios para llevar a cabo la prestación del servicio a entera satisfacción de COMFENALCO TOLIMA OBJETO COMFENALCO TOLIMA, está interesado en recibir propuestas para contratar el suministro de calzado para los empleados de la Corporación, cuyas especificaciones técnicas se describirán en adelante APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura de la presente invitación se realizará el día 28 de mayo de ENTREGA TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de Referencia serán publicados en la página Web y entregados a la empresa que lo requiera en el Departamento de Compras, ubicado en la calle 37

2 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 1. Ibagué - Tolima, teléfono , del 28 al 31 de mayo de 2007, en el horario de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 a 5:00 p.m CIERRE DE LA CONVOCATORIA Las propuestas se recibirán el día 1 de junio de 2007, hasta las 5:00 p.m., en la Secretaría de la Dirección Administrativa, ubicada en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 2 Ibagué- Tolima. No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado. Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar APERTURA DE LAS PROPUESTAS La apertura de las Propuestas se realizará el día 1 de junio de 2007, a las 5:05 p.m, con la presencia de los Entes de Control (Revisoría Fiscal, Unidad Control Interno) de la Corporación FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se presentará: escrita debidamente foliada, en cualquier medio mecánico y en medio magnético, en idioma español en sobre cerrado, en original y copia, acompañada de una carta remisoria dirigida al Director Administrativo de Comfenalco Tolima, doctor ENRIQUE GONZALEZ CUERVO. El sobre deberá marcarse con la siguiente información: PROPUESTA PARA (incluir el objeto de la invitación, especificar el programa para el cual oferta) NOMBRE DEL OFERENTE (incluir el nombre del oferente) ORIGINAL O COPIA (Identificar el contenido del sobre: original o copia) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características: Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo.

3 1.12. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO REQUERIDO. El servicio que requiere COMFENALCO TOLIMA, es el siguiente: ITEM CANTIDAD CANTIDAD POR EMPLEADO Pares de zapatos para caballero 442 Tipo formal (Presentar como mínimo 4 Referencias) Zapatos tennis 138 Presentar como mínimo cuatro (4) Referencias INVENTARIO Los proponentes deberán garantizar y demostrar que cuentan con el suficiente stand de productos, para realizar el suministro de la dotación a contratar PUNTO DE ENTREGA El proveedor deberá entregar las prendas y el calzado en el almacén de COMFENALCO TOLIMA, ubicado en la Carrera 5, Calle 37 esquina Edificio Comfenalco de la ciudad de Ibagué Tolima, ó en los puntos de entrega del proveedor, previa aprobación y autorización de COMFENALCO TOLIMA, en este último caso. II. CONDICIONES GENERALES 2.1. PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: El proponente que desee presentar propuesta, la que debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser persona natural o jurídica, cuya actividad sea la de fabricación, y/o comercialización de prendas de vestir y calzado, o Consorcio o Unión Temporal conformado con el único objeto de presentar la propuesta y ejecutar el contrato, la duración de la persona jurídica debe ser mínimo igual a la duración del contrato y seis meses más. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja y/o se puede descargar directamente de la página Web de la Corporación: En caso de presentar alguna inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981, la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, deberá manifestarlo de manera expresa y por escrito. Presentar la propuesta directamente o por intermedio de su agente comercial, mandatario o persona estatutariamente facultada para el efecto de acuerdo con la Ley.

4 2.2. REQUISITOS O REQUERIMIENTOS PARA EL OFERENTE Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de los presentes términos de referencia, el cual debe ser firmado por su Representante legal ó persona facultada para tal efecto, mencionando de forma expresa que se acepta los términos de referencia en su totalidad. Original del Certificado de Existencia y Representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario contados a partir de la fecha de entrega de la documentación requerida. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal o persona facultada para presentar la propuesta. Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, Pensiones, ARP de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR). El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades, de que trata el punto 2.1., de los presentes términos. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). Acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento donde conste tal autorización. Balance general con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de apertura de la presente convocatoria, firmado por el Representante Legal o persona facultada para presentar la propuesta y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Estado de resultados con corte a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de apertura de la presente invitación, firmado por el Representante Legal, el Contador y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Fotocopia de la Declaración de Renta del último año. Original de la póliza de seriedad de la oferta y documento original de la compañía aseguradora que acredite el pago de la póliza. Propuesta económica. Propuesta técnica y de servicios, en donde conste los servicios adicionales que el proveedor ofrece a COMFENALCO TOLIMA. Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o enviar el registro correspondiente anexo a la propuesta con la totalidad de requisitos solicitados, el cual encontrará publicado en la pagina Web

5 Las propuestas deberán venir acompañadas de muestras físicas, carta de colores, fichas técnicas de las referencias cotizadas EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán acreditar que cuentan con la experiencia suficiente para cumplir el objeto de la presente convocatoria, para lo cual deberán adjuntar a la propuesta tres (3) certificaciones de contratos de suministro de dotaciones ejecutados, durante los últimos dos (2) años, firmada por el representante legal de la entidad Contratante. Las certificaciones deberán contener la siguiente información: - Objeto del Contrato. (Suministro de dotaciones). - Fecha de Iniciación y terminación del contrato ejecutado. (válidas desde el 01 de enero de 2005). - Valor total del suministro. - Calificación del servicio prestado (Excelente, Buena, Regular, Mala). - Supervisor del Contrato. - Dirección y teléfono de las empresas, para confirmar la información consignada en los documentos presentados OFRECIMIENTO ECONOMICO Los valores ofertados deben ajustarse a los precios promedio del mercado sobre las prendas y calzado que se requiere para la dotación del personal de COMFENALCO TOLIMA PRECIOS Y VALIDEZ Los precios ofertados a la apertura de la convocatoria, deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación. Los Proveedores que ofrezcan productos con precios variables, deberán especificar los periodos de sostenibilidad. Los valores se deben especificar en pesos Colombianos EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y CRITERIOS Estudio Jurídico: COMFENALCO TOLIMA seleccionará las empresas que cumplan con todos los requisitos descritos en el inciso 2.2. Requisitos o Requerimientos para el Oferente, para lo cual deberán presentar toda la documentación exigida. Estudio Económico. Se revisará el valor de las propuestas para verificar el cumplimiento de los valores, determinando la capacidad de contratación de la empresa mediante la revisión de los Estados Financieros del año inmediatamente anterior. Estudio Técnico. COMFENALCO TOLIMA, se reserva el derecho de evaluar la forma técnica de las propuestas, de acuerdo a la presentación realizada por los proveedores.

6 2.7. DESCARTE PROPUESTAS Cuando no se ajusten a los términos de referencia. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente. Cuando el oferente esté incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando se presente extemporáneamente. Cuando no esté firmada por el Representante Legal o persona debidamente facultada para presentar la propuesta. Cuando no presente la póliza de seriedad de la oferta y el documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando las propuestas presentadas no permitan hacer una selección objetiva, o no se ajuste a los requerimientos de la Corporación ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO COMFENALCO TOLIMA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales entre los oferentes. - Igualmente se reserva el derecho a hacer adjudicaciones parciales por ítem. - Aumentar o disminuir la cantidad de unidades que conforman cada ítem, durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que solo se entrega dotación a los trabajadores que hayan causado este derecho DURACION DEL CONTRATO El contrato resultado de la presente convocatoria tendrá una vigencia de sesenta (60) días hábiles, tiempo durante el cual deberá hacer entrega total de la dotación contratada GARANTÍAS Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Este solo se firmará una vez COMFENALCO TOLIMA reciba las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. Póliza de Anticipo. Por el 100% del valor del mismo por el término de duración del contrato y cuatro meses más. esta póliza será exigida siempre y cuando el proveedor seleccionado solicite anticipo para la ejecución del contrato. Póliza de cumplimiento. Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más. Póliza de calidad. Por el 25% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y un (1) año más.

7 De Salario y Prestaciones Sociales.- Por el 10% del valor del contrato durante la vigencia del mismo y tres (3) años más Impuesto de Timbre. Este impuesto de timbre será cancelado por las partes de acuerdo a la normatividad vigente Cesión o Subcontratación. Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones Supervisión. La supervisión del contrato será ejercida por el Secretario General y el Jefe de la Unidad de Gestión Humana de Comfenalco Tolima COMITÉ DE EVALUACION Y SELECCIÓN. DENNY ROLDAN BURITICA Secretario General. MYRIAM CORREA RAMIREZ Jefe División Financiera MARTHA LUCIA DIMEY GALINDO Jefe División Jurídica. FREDY CASTRO PRADO. Delegado División Desarrollo Estratégico. ADRIANA BARBOSA ROJAS Jefe Departamento Compras. JUAN CARLOS RUBIO LOPEZ Jefe Unidad de Gestión Humana.

8 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y Fecha, Doctor ENRIQUE GONZALEZ CUERVO Director Administrativo Encargado Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 1. Departamento Compras IBAGUE, TOLIMA Asunto:.. El suscrito quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones contenidas en los términos de referencia, para la contratación del suministro calzado para empleados de la Corporación, para lo cual declaro: 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta convocatoria. 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente convocatoria. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta convocatoria se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar. Atentamente, NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C. FIRMA