MODELOS CONTABLES PCGA / NIIF El fundamento de diseño para la implementación de NIIF para PyMES en SIAGEM ERP está basado en el soporte a las diferencias fundamentales entre PCGA y NIIF. PCGA (FISCAL) NIIF 1. REGLAS 1. PRINCIPIOS 2. DINAMICAS CONTABLES 2. JUICIO PREESTABLECIDAS PROFESIONAL 3. CRITERIO TÉCNICO-CONTABLE 3. CRITERIO FINANCIERO 1. Diferencias de enfoque El enfoque basado en principios, como el que propone las NIIF, exige reflejar la realidad económica de una transacción en función del recurso, objetivo y disposición lo cual requiere un mayor uso de juicios profesionales por parte del preparador de los estados financieros y de los auditores que dictaminan. El objetivo de generar información útil para la toma de decisiones siempre está presente en las NIIF y condiciona las diferentes formas de representación de la realidad económica expresada en un conjunto de normas internacionales y sus interpretaciones. Por el contrario, el marco normativo colombiano PCGA, es una mezcla de principios definidos 1 / 10
como normas básicas y técnicas, con reglas de reconocimiento y medición que se materializan en tratamientos y dinámicas contables preestablecidas de planes de cuentas que privilegian la forma de reconocer un evento formal dando énfasis a la forma jurídica de las transacciones antes que a su esencia económica, guiado en muchos casos por las normas fiscales o tributarias vigentes. 2. Diferencias de alcance El marco NIIF, se centra en el reconocimiento, baja en cuentas, medición inicial y posterior, presentación y revelación de los hechos económicos, con un criterio financiero más que contable, en un reporte que será objeto de análisis y base de una decisión, mientras que el marco de los PCGA en Colombia trasciende al criterio técnico-contable e incorpora requisitos legales de constitución de operaciones, manejo de libros de contabilidad y evidencia documental. 3. Capacitación Todos los materiales de capacitación sobre Norma Internacional de Información Financiera hacen referencia a la taxonomía XBRL de NIIF la cual es un sistema de clasificación que contiene los nombres de los elementos involucrados en el reconocimiento, baja en cuentas, medición inicial y posterior, presentación y revelación de los hechos económicos bajo NIIF. 4. Normatividad referente a la DIAN 2 / 10
Según el decreto 2548 del 12 de diciembre de 2014, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en su Artículo 2 establece que todas las remisiones contenidas en las normas tributarias a las normas contables, se entenderán hechas para efectos tributarios a los Decretos 2649 de 1993 Y 2650 de 1993, los planes únicos de cuentas según corresponda a cada Superintendencia o a la Contaduría General de la Nación, las normas técnicas establecidas por las superintendencias vigentes y aplicables a 31 de diciembre de 2014 o aquellas normas técnicas expedidas por la Contaduría General de la Nación vigentes y aplicables a 31 de diciembre de 2014, según sea el caso. El decreto 2650 de 1993 no permite la creación de cuentas contables mayores por fuera de las establecidas por cada PUC. Además, en el artículo 4º del mismo decreto 2548 expresa que los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, podrán llevar el Libro Tributario con base en las disposiciones del artículo 2 del presente Decreto. Así, todos los hechos económicos deberán ser registrados en este libro. Y en el parágrafo 1 expresa que para efectos de este artículo 4º, el Libro Tributario es aquel libro auxiliar en el cual se registran los hechos económicos de acuerdo con el artículo 2 del presente Decreto (basados en PCGA decs. 2649 y 2650 / 93), los cuales deberán estar debidamente soportados por documentos, comprobantes internos y/o externos. El Libro Tributario y la información allí registrada, debe permitir la identificación del tercero con el cual se realiza la transacción, el conocimiento completo, claro y fidedigno de la operación y la determinación de los tributos. 3 / 10
En conclusión, los criterios y herramientas entregadas al contador para realizar sus labores contables y financieras en SIAGEM-ERP deben reflejar la realidad de cada modelo PCGA / NIIF en forma independiente pero agilizando las labores propias del contador para que el impacto operativo sea el mínimo. Para esto, se definió lo siguiente: CRITERIOS 1. El contador debe poder utilizar su juicio profesional en NIIF y su criterio contable en PCGA para reconocer, medir y revelar, sin ambigüedades, sin cálculos o procedimientos adicionales los hechos económicos en SIAGEM-ERP para cada escenario (PCGA/NIIF), en forma efectiva y teniendo en cuenta la taxonomía NIIF a la que hace referencia la mayoría de los materiales de capacitación disponibles en el mercado. 2. Se realizarán procedimientos semiautomáticos para el registro de hechos económicos tanto en PCGA como en NIIF y viceversa con el fin de que sea el contador el que defina el modo de registro según el marco conceptual de cada una, y pueda hacer los ajustes necesarios en el mismo momento, si fuese el caso. 4 / 10
3. La utilización del sistema no cambiará, solo se agregarán nuevos elementos pero la forma de usar SIAGEM-ERP no se ve afectada por la implementación de NIIF. HERRAMIENTAS 1. Plan de cuentas Se definió un plan de cuentas independiente para NIIF con cuentas equivalentes al PCGA (en algunos casos) teniendo en cuenta la taxonomía NIIF con el fin de que el contador encuentre todos los elementos que necesite para cualquier situación que se presente, utilizando el marco conceptual específico de la norma internacional. Con el fin de continuar con nuestra política de hacer el trabajo más fácil a nuestros clientes, ingresamos un plan de cuentas automáticamente con las equivalencias de estas cuentas con las del plan de cuentas PCGA que ya se encontraban utilizando. 5 / 10
2. Comprobantes contables Se definió un conjunto de comprobantes contables, equivalentes al PCGA, con el fin de registrar los hechos económicos también en NIIF, los cuales inician con el número de transacción contable 20000 y manejan un prefijo NIIF- antes del nombre del comprobante. Se decidió realizar este procedimiento semiautomático con el fin de que el contador tenga conciencia clara de que los hechos económicos se registraron tanto en PCGA como NIIF con sus respectivos marcos conceptuales y pueda realizar los ajustes inmediatamente si fuese necesario. De esta manera, cada comprobante PCGA deberá tener su comprobante PAR en NIIF, los cuales se identificarán con un número interno que siempre llevará el registro de dicha paridad para la revisión de la información. 3. Automatización de documentos Se creó una transacción enfocada a usuarios no contadores donde se podrán automatizar las contabilizaciones tanto PCGA como NIIF según el hecho económico parametrizado, por ejemplo, reembolso de gastos, pago de servicios públicos, causación de nómina, etc. 4. Automatización contable de operaciones comerciales 6 / 10
Las transacciones comerciales de compras, recepción de mercancía, ventas, despachos, etc., realizarán automáticamente la contabilización tanto en PCGA como en NIIF según las dinámicas contables enviadas por cada empresa. 5. Procesos semi-automáticos Procesos como el Estado de Situación Financiera de Apertura, ajustes de diferencia en cambio, depreciación, ajustes a valor neto realizable, deterioros, etc. Se realizarán en forma semi-automática, dando la posibilidad al contador de verificar todos los valores antes de realizar la respectiva causación. 6. Conciliación NIIF PCGA En SIAGEM-ERP están definidas las herramientas para realizar un proceso de conciliación exitoso entre PCGA y NIIF permitiendo utilizar reportes inteligentes, y navegación automática a comprobantes para encontrar discrepancias y realizar los ajustes fácilmente. Se ajustaron las transacciones Consulta general de movimientos y Análisis de Movimientos financieros para permitir seleccionar la información por tipo de plan de cuentas 1- para la contabilización en PCGA y 2- para la contabilización en NIIF. Adicionalmente se agregó el campo Par contable para la fácil identificación de los comprobantes pares en PCGA y NIIF. 7 / 10
7. Informes financieros y contables Todos los informes contables y financieros disponibles en PCGA ahora están disponibles también en NIIF, sin cambiar el modo de uso, solo se agregaron los elementos relacionados con NIIF. En los informes encontrarán que se solicita el plan de cuentas con que se desea realizar la consulta. 8. Notas a los Estados Financieros Se desarrolló la funcionalidad para registrar las notas asociadas a todos los estados financieros tal cual lo solicita la norma, permitiendo copiar y pegar tablas, gráficas, imágenes y todos los elementos de información necesarios para revelar adecuadamente los hechos económicos. Esta herramienta permite su reutilización en cada periodo o la creación de nuevas notas en cada periodo a revelar. Adicionalmente, en las notas a los Estados Financieros, se creó la funcionalidad para la redacción de las políticas contables relevantes para que acompañen las respectivas notas y sirvan de consulta en cualquier momento. Teniendo en cuenta lo anterior, las herramientas definidas en SIAGEM ERP permitirán al contador manejar los dos escenarios en ambientes controlados e independientes para que pueda realizar los ajustes respectivos en cada uno con el fin de que se pueda registrar la 8 / 10
información o ajustes que en el otro escenario no se deban realizar dada la normatividad de cada uno. Sin embargo, se debe tener presente que el cambio a NIIF es un cambio trascendental que generará mayor cantidad de trabajo y por lo tanto mayor necesidad de control, por lo cual en SIAGEM-ERP quisimos que el cambio fuera lo menos dramático posible, que sea flexible y que genere todas las herramientas para el debido seguimiento y control. Sabiendo esto, queremos recordarles algunas recomendaciones que ya se han venido dando a lo largo del año 2014 y principios del 2015, las cuales son: 1. Revise el plan de cuentas NIIF que fue creado para su empresa. Esto le permitirá crear las cuentas que considere que haga falta para la revelación de su información en NIIF. 2. Verifique las equivalencias marcadas entre las cuentas NIIF y PCGA y revise que todas las cuentas PCGA tengan su respectiva equivalencia en NIIF. 3. Revise que todos los tipos de comprobante contable tengan su respectivo tipo de comprobante en NIIF cuyo código debe iniciar con 20000 más el código de la transacción PCGA. Ejemplo: Recibos de caja es código 351 (prefijo RC) y su equivalente en NIIF debe ser código 20351 y su nombre es NIIF Recibos de caja (Prefijo RC) 4. Verifique la forma en la que desea manejar el consecutivo de cada tipo de comprobante, revisando que cada tipo de transacción y su equivalente tengan el mismo consecutivo si así lo desea. 5. Verifique la numeración en la cual quiere iniciar los comprobantes NIIF. De acuerdo con su criterio contable, usted podría decidir iniciar cada consecutivo en 1 o continuar con el 9 / 10
consecutivo en el que se encuentra la transacción equivalente en PCGA. Para efectos de inicio del año 2015, cada tipo de consecutivo inició en cero para las transacciones con consecutivo automático. Sin embargo, las transacciones comerciales que manejan consecutivo manual llevarán a los dos tipos de comprobante el mismo número consecutivo que asigna la respectiva operación comercial. 6. Verifique las dinámicas contables de las contabilizaciones que se hacen para las transacciones automáticas, si crea una cuenta nueva en NIIF y desea realizar un cambio a alguna dinámica, solicítelo vía ticket de servicio que con gusto lo apoyaremos. 7. Cada vez que cree un comprobante a través del módulo de contabilidad, cree inmediatamente el par contable utilizando el botón del lado superior derecho BUSCAR y crear automáticamente el comprobante par, contable. 8. Determine un plan de auditoría para revisar periódicamente que toda la información que está registrada en PCGA se encuentre registrada en NIIF. 9. Elabore las políticas de su empresa y cárguelas en la respectiva transacción para que le sirvan de consulta para cada vez que sea necesario remitirse a ellas para definir los procedimientos y formas de contabilización de los escenarios. 10. Elaboré el ESFA Estado de Situación Financiera de Apertura para cargarlo en el escenario NIIF de SIAGEM ERP. 10 / 10