PROCESO DE TESORERIA El proceso de tesorería abarca las cuentas por pagar y la cuentas por cobrar, es decir todo lo relacionado con pagos a proveedores y pagos de facturas de venta a crédito y otros ingresos. Igualmente abarca los anticipos a proveedores y empleados, y los cruces de cuentas cuando un proveedor también es un cliente. El proceso es mucho mas amplio, pero para fines didácticos se hace lo mas simple posible. 1. CUENTAS BANCARIAS: Se deben crear primero las cuentas bancarias y la cajas que se van a manejar en efectivo. Esta opción la encuentra por el menú Tablas Generales- Cuentas Bancarias. Cada banco tiene un código y le debe asignar el nit. El nit del banco se usa para las retenciones y comisiones que cobra el banco y que pueden ser generadas
automáticamente cada vez que se gira un cheque o cuando pagan con tarjetas de crédito. Después hay que especificar las cuentas que hay en cada banco, ya que pueden ser varias, por el botón Cuentas Bancarias/Cajas. Las cuentas bancarias y las cajas deben corresponder a una cuenta contable y solo una.
El cuatro por mil puede ser causado inmediatamente después se hagan los pagos a la cuenta contable de gravámenes financieros. Cada cuenta puede manejar sus propios formatos de comprobante de egreso o cheque (hasta dos). Los formatos corresponden a archivos de Cristal Report que pueden ser editados para ajustarlos a las casillas correspondientes de los formatos preimpresos de cheques. 2. CUENTAS POR PAGAR. Es importante haber leído con anticipación el proceso de facturas de compra, ya que constituye el paso previo.
ANTICIPOS A PROVEEDORES Y EMPLEADOS, TRASLADOS ENTRE CUENTAS: Cuando se deban girar cheques por estos conceptos se usa el menú Cuentas por pagar-pagos- Anticipos/Traslados/prestamos. Antes de poderse girar los cheques por estos conceptos, se deben especificar las cuentas por las cuales se pueden hacer cheques sin facturas, por el registro de control de cuentas por pagar. El beneficiario puede ser diferente a la razón social del tercero con el que va a quedar contabilizado el cheque. La información del beneficiario puede ser cambiada. Por esta opción se hacen los traslados entre los bancos, los prestamos a empleados y los anticipos para viajes.
PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES EN CHEQUE, EFECTIVO O TRASFERENCIA: El sistema lleva un consecutivo por cada medio de pago, en el caso de los pagos con cheques, el consecutivo es el número de cheque. Este último es diferente al comprobante de egreso que se lleva por tipo de documento contable. Elija el medio de pago por el menú Cuentas por pagar-pagos. Elija el botón Incluir obligaciones-f6 para especificar las facturas de los proveedores que va a pagar, puede girar varios proveedores al mismo tiempo y elegir si genera un cheque por proveedor, un cheque único o un cheque por factura. Puede cambiar el beneficiario cambiando la columna de descripción del cheque.
Para realizar el pago elija por que cuenta lo va a pagar, la fecha de los cheques, el valor que va a abonar o pagar y si obtuvo algún valor de descuento por pronto pago. El sistema directamente alimentara las cuentas contables de la cuentas por pagar por donde se haya causado la factura, la cuenta del banco por donde se giro, los descuentos otorgados y las retenciones o comisiones que el banco tenga. Cuando es un cheque pos fechado, en la fecha del cheque ponga la fecha en que debe ser cobrado o consignado y en la información contable la fecha real de contabilización. La captura es similar si elige pagos en efectivo o trasferencias, básicamente cambian los consecutivos de pago.
Por el menú Cuentas por pagar-pagos- Pagos realizados puede visualizar e imprimir los pagos realizados. Si tiene autorización puede también anular o eliminar algún pago.
3. CUENTAS POR COBRAR. Es importante haber leído con anticipación el proceso de facturas de venta, ya que constituye el paso previo para poder hacer recibos de caja por pagos de facturas a crédito. RECIBOS DE CAJA POR PAGO DE FACTURAS Y NOTAS CREDITO: Cada vez que paguen una factura de venta o realicen una consignación deben de entrar por el menú Cuentas por Cobrar-Recibos de caja-nuevo.
El sistema le mostrara las facturas pendientes de pago del cliente. Elija el banco por el cual hicieron la consignación y el valor pagado o abonado por cada factura. En los recibos de caja o notas crédito se pueden aplicar las retenciones, los descuentos y los intereses. Cuando por el contrario el cliente no aplico una retención puede darle un valor negativo a la retención para devolver el valor causado de la factura. Inmediatamente el recibo quedar debidamente contabilizado una vez sea adicionado. Las notas créditos de los clientes se comportan similar a los recibos de caja solo que se debe primero crear los conceptos de notas por el menú de Administración-Patrones contables por documento-notas crédito clientes. Los cruces de cuentas se debe hacer por medio de una nota crédito por el menú de Cuentas por Cobrar-Notas Crédito-Nueva. El cliente especificado debe tener también facturas de compra pendiente de pago, aun que también se pueden hacer cruces con facturas de otros proveedores. Una vez elija el cliente y el sistema le muestre las facturas de venta pendientes, presione el botón Cruces de Cuentas. Veamos:
El sistema mostrara la facturas de compra pendientes de pago y podrá hacer los respectivos cruces entre facturas.