1. PAGOS A JUSTIFICAR OPERACIONES PREVIAS...

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1 PAGOS A JUSTIFICAR 1. PAGOS A JUSTIFICAR OPERACIONES PREVIAS Alta de las cuentas restringidas de pagos a justificar Alta de los conceptos no presupuestarios Preparación del sistema Definición de las aplicaciones de gastos a justificar Habilitado PROVISIÓN DE FONDOS PAGO A LOS ACREEDORES FINALES JUSTIFICACIÓN DEL GASTO Registro de los justificantes Justificantes con retenciones Reintegros Justificación CONSULTA DE PAGOS A JUSTIFICAR...17

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3 1. PAGOS A JUSTIFICAR Los pagos a justificar suponen una salida de fondos con imputación inmediata al Presupuesto, que no se corresponde con una efectiva adquisición de bienes o servicios por la entidad, por lo que los perceptores tendrán la condición de deudores de carácter presupuestario. En las Bases de Ejecución del Presupuesto, previo informe de la Intervención, se regularán los pagos a justificar en los siguientes términos: Forma de expedición y ejecución de las órdenes de pago a justificar. Situación y disposición de los fondos. Pagos con fondos a justificar. Contabilidad y control. Límites cuantitativos. Conceptos presupuestarios a los que sean aplicables. Régimen de las justificaciones. Esta regulación se podrá incluir también en los reglamentos o normas generales de ejecución del Presupuesto. En el siguiente esquema se representa el circuito de los pagos a justificar: Justificación (imputación a gastos) Factura CENTRO CENTRO DE GASTOS DE GASTOS CAJA CAJA PAGADORA PAGADORA ACREEDOR ACREEDOR Pago a Justificar (imputación a Presupuesto) Pago La provisión inicial de fondos se realizará mediante un pago aplicado a las aplicaciones presupuestarias de gastos correspondientes. La Caja Pagadora será el ordinal o caja (para provisiones en efectivo) sobre el que se realizará el ingreso por la provisión de fondos. Esta Caja Pagadora será un ordinal de la propia entidad local, ya que los fondos provisionados, en la medida en que no estén justificados, formarán parte de la Tesorería de la entidad. Se autorizará al tercero habilitado para la retirada de fondos de este ordinal; por lo tanto, el ordinal estará también asignado a este tercero. Con estos fondos, el habilitado realizará pagos a los acreedores finales. En el momento de la justificación, el habilitado presentará las facturas o justificantes de gastos correspondientes a los pagos efectuados. La contabilización final de la cuenta justificativa supondrá la imputación financiera del gasto realizado. Si el gasto realizado es menor que el pago a justificar, el habilitado tendrá que reintegrar la diferencia. Si el gasto realizado es mayor que el pago a justificar se realizará un nuevo pago presupuestario por la diferencia. Las operaciones a realizar en SicalWin están esquematizadas en la imagen de la página siguiente. Pagos a Justificar 3

4 2. OPERACIONES PREVIAS 2.1. Alta de las cuentas restringidas de pagos a justificar La ICAL 2004 prevé que los pagos a justificar se realicen en ordinales restringidos de pago, que la entidad tendrá que dar de alta en cada ocasión. Se trata de los ordinales que utilizará el habilitado para efectuar los pagos a los acreedores finales, a favor de los cuales se expedirán las órdenes de pago a justificar. No obstante, para las entidades más pequeñas existe la posibilidad de utilizar un solo ordinal genérico de caja y otro de bancos para los pagos a justificar. Así pues, en primer lugar tendremos que dar de alta la cuenta restringida y caja de pagos a justificar desde Administración del Sistema Tablas Básicas Ordinales de Tesorería. Pagos a Justificar 4

5 El Número de Ordinal tendrá el formato 8XX (cuentas y cajas restringidas de pagos a justificar y anticipos de caja fija). El campo Tipo de Cuenta Restringida podrá tomar los siguientes valores: Para los pagos a justificar definiremos un ordinal del tipo 2 y otro del tipo 4. Podemos definir un Habilitado, o bien dejarlo en blanco. En este último caso estaremos dando de alta ordinales genéricos de pagos a justificar. Si no vamos a utilizar ordinales genéricos, para poder definir un habilitado de pagos a justificar es necesario que en el alta de terceros esté introducido el valor 9 en el campo Tipo Tercero. También es necesario que el ordinal a utilizar esté asignado al tercero habilitado. Pagos a Justificar 5

6 Para que la cuenta restringida de pagos a justificar y la caja restringida de pagos a justificar sean ordinales genéricos, dejaremos en blanco el campo Habilitado en el alta de ordinales de tesorería. El resto de datos son los necesarios para definir cualquier otra cuenta bancaria en entidades financieras Alta de los conceptos no presupuestarios Desde Procesos de Apertura Carga de Conceptos No Presupuestarios daremos de alta los siguientes conceptos: Concepto Denominación Cuenta PGCPAL Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de justificación Libramientos para Provisiones de Fondos ACF Libramientos para Provisiones de Fondos PAJ Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de justificación 5586 En principio no será necesario dar de alta más conceptos no presupuestarios, a no ser que la entidad quiera definir conceptos distintos para habilitados diferentes. Pagos a Justificar 6

7 El concepto no presupuestario Libramientos para provisiones de fondos ACF recogerá el saldo de las provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de pago al habilitado. En el concepto 45001Libramientos para provisiones de fondos PAJ se recogerán las pendientes por pagos a justificar 1. En el alta de estos conceptos, tendremos que indicar su naturaleza en el campo Concepto de Libramientos: valor ACF para los anticipos de caja fija y PAJ para los conceptos de pagos a justificar. El concepto no presupuestario Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de justificación recogerá el saldo de los pagos realizados al proveedor final pendientes de justificación. El concepto no presupuestario Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de justificación recogerá, a 31 de diciembre, el saldo de los gastos que por este concepto se hayan realizado y que estén pendientes de justificar Preparación del sistema Desde Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Proyectos, Pag. a just. y A.C.F.) definiremos los parámetros de trabajo de los pagos a justificar. 1 A partir del 2015, con el nuevo Plan General de Contabilidad, aprobado por la Orden HAP/1781/2013, la cuenta para los libramientos de fondos es distinta según se trate de anticipos de caja fija o de pagos a justificar. En ejercicios anteriores era suficiente dar de alta sólo el concepto no presupuestario como libramientos para provisiones de fondos genérico. Pagos a Justificar 7

8 El Número de meses a justificar y el Importe máximo permitido a justificar estarán definidos en las Bases de Ejecución del Presupuesto. Usar el módulo del Habilitado permitirá, para entidades descentralizadas, que el habilitado realice los pagos desde su propio módulo de gestión de tesorería en SicalWin. Si se van a utilizar ordinales genéricos de pagos a justificar se indicarán sus códigos en los campos Ordinal y Ordinal de Caja. Si no se van a utilizar ordinales genéricos estos campos se dejarán en blanco Definición de las aplicaciones de gastos a justificar En las Bases de Ejecución estarán definidas las aplicaciones del Presupuesto de gastos que permiten pagos a justificar. Para estas aplicaciones tendremos que indicar esta circunstancia en Procesos de Apertura Carga de Aplicaciones del Presupuesto de Gastos. Pagos a Justificar 8

9 Para ello, si no se hizo ya en la carga del Presupuesto, introduciremos el valor 1 en el campo Pagos a Justificar Habilitado En el caso de que utilicemos ordinales específicos para cada habilitado, tendremos que asignárselos desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Mantenimiento de Pagos a Justificar. Pagos a Justificar 9

10 Como se ha indicado más arriba, para poder definir un habilitado de pagos a justificar es necesario que en el alta de terceros esté introducido el valor 9 en el campo Tipo Tercero. También es necesario que el ordinal a utilizar esté asignado al tercero habilitado. Si la provisión de fondos se realiza por transferencia, no es necesario asignar al habilitado ningún ordinal de caja. Si la provisión de fondos se realiza en efectivo o mediante cheque, será necesario dar de alta y asignar al tercero un ordinal de caja. Para cada habilitado indicaremos los conceptos no presupuestarios a utilizar (se puede utilizar, para todos, los definidos de forma genérica). 3. PROVISIÓN DE FONDOS Las órdenes de pago a justificar se expedirán en base a resolución de la Autoridad competente para autorizar el gasto a que se refieran y se aplicarán a los correspondientes créditos presupuestarios. Así pues, en SicalWin realizaremos un pago presupuestario al tercero habilitado para ello desde los puntos del menú habituales, indicando en el campo Tipo de Pago el correspondiente a pagos a justificar. La aplicación tendrá que permitir pagos a justificar. El importe de la operación no superará el máximo establecido en las bases de ejecución (importe introducido también en las opciones de instalación). Si el pago se realiza por transferencia bancaria, el ordinal del tercero será una de las cuentas restringidas de pagos a justificar dadas de alta en los pasos anteriores. Cuando validemos la operación el sistema nos permitirá definir un plazo de justificación distinto al especificado en las opciones de instalación: Pagos a Justificar 10

11 El tipo de pago a justificar se tendrá que establecer ya en la primera fase de ejecución del gasto que se realice. Si no es así, la operación se tendrá que anular y volver a grabar, ya que no es posible su modificación posterior. 4. PAGO A LOS ACREEDORES FINALES Puesto que no utilizamos módulo del habilitado, los asientos correspondientes al pago a los acreedores se producirán en el momento de la justificación. 5. JUSTIFICACIÓN DEL GASTO 5.1. Registro de los justificantes El registro de los justificantes de pago lo realizaremos desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Registro de Justificantes de Pagos a Justificar: Mediante la tecla de función F5 podremos recuperar el Número de Pago a Justificar. El tercero será aquel que expide la factura y no el habilitado al que realizamos, en su día, el pago a justificar. La aplicación especificada en la pestaña Desglose aplicaciones tendrá que coincidir con aquella (o aquellas) sobre la que hicimos el pago a justificar. Pagos a Justificar 11

12 El sistema permite registrar justificantes por un mayor importe del pago inicial al habilitado 2. En este caso el sistema nos dará el siguiente mensaje: Si el justificante es correcto pulsaremos el botón Continuar. Como veremos en los siguientes puntos, el sistema nos propondrá la realización de un nuevo ADO que se tendrá que ordenar y pagar Justificantes con retenciones Puede darse el caso de que los pagos a los acreedores finales se hayan realizado con retenciones. Por ejemplo, el habilitado presenta una factura de 1.000,00, con una retención de 250,00 por IRPF. El pago al acreedor habrán sido 750,00. Por lo tanto, el habilitado tendrá que ingresar en la tesorería de la entidad local los 250,00 no pagados. Sólo en este caso, el ingreso de estos 250,00 no se realizará vía reintegro de pagos, sino mediante un movimiento interno de tesorería: 2 En estos casos, en la Consulta de Pagos a Justificar, el importe pendiente de justificar será negativo. Pagos a Justificar 12

13 Posteriormente registraremos el justificante, indicando la línea de descuento correspondiente: El campo Nº Ingreso indicaremos el generado en el movimiento interno de tesorería (podremos recuperarlo con la tecla de función F5) Reintegros Si la justificación es por menor importe que el pago inicial a justificar, el habilitado tendrá que reintegrar el resto. El reintegro se realizará desde Tesorería Cobros Aplicación Directa y Provisional de Ingresos (pestaña Reintegros de Pagos). Para más información sobre los reintegros de pagos se puede consultar el Capítulo 3 de este Manual. Si el reintegro se produce en un ejercicio posterior, ejecutaremos Tesorería Cobros Aplicación Directa y Provisional de Ingresos (pestaña Ingresos Presupuestarios). Pagos a Justificar 13

14 Utilizaremos la aplicación presupuestaria 389 Otros reintegros de operaciones corrientes. Se activará en campo Pago a Justificar, donde introduciremos el número del pago de esta naturaleza de ejercicios cerrados (podemos buscarlo con la tecla de función F5) Justificación El registro de los justificantes de pagos a justificar no genera por sí solo los asientos de justificación. Para ello, tendremos que ejecutar Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Operación de Justificación de un Pago a Justificar: Para contabilizar los asientos correspondientes a la justificación es necesario que el pago esté totalmente justificado (incluyendo los posibles reintegros). Pagos a Justificar 14

15 En el campo Operación Anterior recuperaremos el pago que ahora vamos a justificar. Podemos utilizar para ello la tecla de función F5. Como se ha comentado en el punto anterior, en el caso de que hayamos registrado justificantes por un importe mayor al pago inicial, el sistema nos propondrá la generación de un ADO de forma automática. Este ADO tendrá que ordenarse y pagarse antes de poder contabilizar la justificación definitiva. Una vez hecho esto, entraremos de nuevo en Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Operación de Justificación de un Pago a Justificar y recuperaremos el pago a justificar. Pagos a Justificar 15

16 Antes de confirmar la operación, el sistema nos mostrará, en la pestaña Cuenta Justificativa del Pago a Justificar, las operaciones de justificación y reintegros, en su caso, que justifican el pago. Si todo es correcto, podremos imprimir la Cuenta Justificativa y validarla para volver a la pestaña Operación de Justificación del Pago a Justificar y contabilizar definitivamente la operación. La cuenta justificativa también se podrá imprimir con posterioridad desde la consulta de operaciones de gastos (Presupuesto de Gastos Consultas al Presupuesto de Gastos Consultas de Operaciones de Gastos). Aquí filtraremos por operaciones con código de operación 900, o bien por operaciones en fase PJU. Pagos a Justificar 16

17 Marcaremos la operación a imprimir y pulsaremos el botón Imprime documento asociado de la barra de herramientas. 6. CONSULTA DE PAGOS A JUSTIFICAR Para consultar la situación de los distintos pagos a justificar ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Consulta de Pagos a Justificar. Una vez definidos los criterios de filtro, el sistema nos mostrará una rejilla con todos los pagos a justificar emitidos. Pagos a Justificar 17

18 El botón Requerimientos nos mostrará un formulario donde podremos ir anotando los requerimientos realizados al habilitado por posibles incumplimientos de plazos. El botón Imprimir Ficha nos listará un resumen del pago a justificar seleccionado, con el detalle de los justificantes registrados. El botón Ver Operación nos mostrará la operación R por la que se provisionaron los fondos. Si hacemos doble clic sobre alguno de los pagos a justificar el sistema nos mostrará el detalle de los justificantes registrados, reintegros o prórrogas. Pagos a Justificar 18

19 Para ver el detalle de un justificante en concreto lo seleccionaremos y pulsaremos el botón Ver Factura. Pagos a Justificar 19