Ficha Familiar Instructivo Práctico RAYEN Explicaciones paso a paso Aprendizaje visual e intuitivo 1
Ficha Familiar Introducción Hoy en día, muchos centros de salud, preocupados de realizar una atención integral a las familias, están transformándose en Centros de Salud Familiar (Cesfam). Por tal motivo, una de las necesidades más comunes de estos centros, es contar con instrumentos digitales que les permitan registrar en forma ágil, las diversas evaluaciones familiares que realizan. Por esta razón, RAYEN ha incorporado dentro de sus funcionalidades la FICHA FAMILIAR, que contiene diversos instrumentos de evaluación como por ejemplo Genograma, basado en libro de Genogramas en la Evaluación Familiar de Mónica McGoldrick y Randy Gerson. Además de contar con la opción de registrar las Fases Familiares, Crisis Normativas y Crisis No Normativas, según la escala de Duvall, modificada por Florenzano. 2
CAPÍTULO 1. CONCEPTOS GENERALES RAYEN en pocas líneas Es una aplicación web, que contiene diversos subsistemas creados para la gestión clínica y administrativa. Esa una herramienta amigable y ágil, permitiendo al usuario trabajar de manera sencilla en las funcionalidades que le competen, según el área en la que se desempeña dentro del establecimiento. Cómo acceder al programa Luego de haber sido instalada la aplicación, para acceder a RAYEN, deberá realizar los siguientes pasos: 1) Haga dos clic sobre el ícono del programa 2) Ingrese el Login de Usuario, señalado por el Administrador del Sistema 3) Presione la tecla Enter 4) Ingrese su clave de usuario 5) Presione la tecla Enter o haga clic en el botón Aceptar. 3
Acceso a Ficha Familiar Una vez dentro del Sistema RAYEN, si como usuario, sólo cuenta con roles de funcionario administrativo, podrá acceder a la modalidad de Ficha Familiar, a través del menú del Subsistema Inscripción, y sólo contará con las siguientes funcionalidades: Ingresar Integrantes a Núcleo Familiar Ingresar Integrantes a la Familia Extensa Ingresar Integrantes a las Relaciones Significativas Acceso desde Módulo Inscripción Dentro de este módulo, una vez que se han visualizados los datos de una persona, deberá pinchar con el mouse el botón: Ficha Familiar, ubicado en la barra de herramientas, tal como lo muestra la imagen: 4
CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES ADMINISTRATIVAS La Interfaz Antes de comenzar a utilizar la opción Mantención de Agenda, deberá conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuación podrá observarlos. Barra de Herramientas Genograma NO Habilitado para Administrativos Antecedentes de Familia 5
Si por primera vez usted está ingresando a una Ficha Familiar, el sistema en forma automática tomará los integrantes del grupo familiar (Que se visualizan en la modalidad Ficha Individual) y los mostrará como parte del Núcleo Familiar. Integrantes del Grupo Familiar, visualizados en modalidad de Ficha Individual. Integrantes del Núcleo Familiar, visualizados en modalidad de Ficha Familiar. 6
Agregar Persona a Ficha Familiar Si usted desea agregar personas, para que sean parte del Núcleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas, deberá hacer clic en cualquiera de los botones: Agregar, de acuerdo al lugar en que desea incorporar a la persona. Si desea eliminar a una persona de cualquiera de las listas mencionadas, bastará con seleccionar su nombre con un clic, y luego presionar el botón: Quitar. Una vez presionado el botón Agregar, el sistema desplegará una ventana en la que podrá: Buscar los datos de una persona ya inscrita en el centro de salud y Agregarla en la Ficha Familiar. Buscar los datos de una persona inscrita en otro centro que trabaja con RAYEN y Agregarla en la Ficha Familiar. ingresar los datos personales en caso de que no forme parte de la red RAYEN. 7
Agregar Persona ya inscrita en el Centro de Salud 1.- En la ventana desplegada, deberá digitar el número de Rut de la persona, y luego presionar la tecla: Enter. De esta forma, el sistema visualizará los datos personales. 2.- Si la persona se encuentra inscrita en el centro de salud, pero en otra familia, el sistema arrojará un mensaje de Alerta. 3.- Si se presiona el botón: Sí a la pregunta anterior, al momento de hacer clic en el botón: Incluir en Familia, el sistema borrará al usuario de la familia anterior y traerá toda su información individual, trasladándola a la Ficha Familiar. Sin embargo la información de tipo Familiar de la persona, quedará en la anterior Ficha. 4.- El sistema desplegará un mensaje, indicando el éxito de la operación efectuada. 8
4.- Finalmente el sistema dejará registrada a la persona en lugar correspondiente, dependiendo de la selección inicial del botón agregar. (En el ejemplo del costado derecho, se puede ver que la paciente fue agregada a la Familia Extensa ). Agregar a Ficha Familiar, Persona inscrita en otro Centro de Salud 1.- En la ventana desplegada, deberá digitar el número de Rut de la persona, y luego presionar la tecla: Enter. 2.- El sistema alertará que la persona se encuentra inscrita en otro establecimiento que trabaja con RAYEN. Usted deberá presionar el botón: Aceptar. 3.- Al presionar el botón Aceptar, los datos de la persona se visualizarán en la ventana y deberá entonces presionar el botón: Incluir en Familia. 9
4.- El sistema desplegará un mensaje, indicando el éxito de la operación efectuada. 5.- Los datos de la persona se cargarán sólo en la Ficha Familiar, y no se trasladarán como parte del per cápita del centro de Salud. En el ejemplo de la imagen derecha, muestra que la persona fue agregada en Relaciones Significativas. Agregar Persona No inscrita en Centros de Salud con RAYEN 1.- En la ventana desplegada, deberá seleccionar el tipo de Usuario. Si no tiene certeza de que la persona se encuentra inscrita en otro centro de salud, puede seleccionar la opción Inscrito Temporal. 2.- Una vez seleccionado el Tipo de Usuario, debe registrar obligadamente los datos que son requeridos (los que se encuentran marcados con un asterisco). 10
2.- Para inscribir a la persona y agregarla a la Ficha Familiar, deberá hacer clic en el botón: Inscribir e Incluir en Familia. 3.- Finalmente el sistema arrojará un mensaje, indicando el éxito de la operación. 4.- En el ejemplo, se puede ver que la persona fue agregada en Relaciones Significativas. Para salir de las funcionalidades Administrativas de Ficha Familiar, deberá hacer clic en el botón: Cerrar. 11
CAPÍTULO 3. ACCESO A FICHA FAMILIAR DESDE BOX Acceso a Ficha Familiar Una vez dentro del Sistema RAYEN, si como usuario, cuenta con roles de funcionario clínico, podrá acceder a la modalidad de Ficha Familiar, a través del menú del Subsistema Box, y contará con las siguientes funcionalidades: Ingresar Integrantes a la Familia (En Núcleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas) Crear, modificar o eliminar Fases y Evaluaciones Familiares Crear Genograma Ingresar Antecedentes Clínicos (Factores de Riesgo y Protectores) a cada miembro del Núcleo Familiar. Ingresar Formularios Clínicos Familiares Revisar la Ficha Clínica de cada integrante del Núcleo Familiar Acceso desde Ficha Clínica de una Persona Para poder acceder desde el módulo de Box, es importante mencionar que debe estar citada la persona que será el Caso Índice. Sólo con esta condición usted podrá acceder a la Ficha Familiar pinchando con el mouse, el botón: Ficha Familiar, ubicado en la barra de herramientas, tal como lo muestra la imagen: 12
CAPÍTULO 4. INSTRUMENTOS DE EVALUACION FAMILIAR Genograma Es importante mencionar que para poder trabajar con Genograma de una forma ágil, es conveniente que primero los integrantes de la familia, se encuentren agregados en las secciones: Núcleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas, según corresponda (Refiérase al Capítulo que explica las Funcionalidades Administrativas). De esta forma podrá posteriormente realizar la conexión según los elementos propios de un Genograma Universal (Esposo(a), Padres, Hijos, etc.) Trabajando con Genograma Una vez que los integrantes de la familia, se encuentran ingresados, podrá trabajar sin problemas con Genograma, dibujando los distintos elementos a través de las herramientas que se detallan a continuación: Agregar Padres 1.- Deberá seleccionar dentro del Genograma, el integrante al cual desea agregarle los padres. De esta forma, el sistema visualizará los íconos en la barra de elementos de Genograma. Posteriormente deberá hacer clic en el ícono: Padres. 13
2.- Una vez seleccionado el ícono de Padres, se abrirá una ventana en la que usted podrá seleccionar los nombres de los padres (En caso de que estén ingresados en Núcleo Familiar), o incluso podrá digitar los datos personales y luego ingresarlo al Centro de Salud, en caso de no está inscrito. 3.- Si la persona que desea agregar como Padre o Madre, se encuentra inscrito(a) en el Centro de Salud, y a su vez, ya se encuentra agregada como parte del Núcleo Familiar, usted deberá seleccionar el nombre. Es importante mencionar que si la persona que desea agregar, no se encuentra en Núcleo Familiar, no aparecerá en la lista a seleccionar. 4.- El Sistema reconocerá a la persona seleccionada y mostrará sus datos personales. 14
4.- Ya identificados el Padre y la Madre, podrá seleccionar inmediatamente en la ventana, el tipo de Relación (Pareja, Cónyuge, Conviviente, etc.). Es importante señalar que si no agrega al instante, el tipo de relación, lo puede hacer posteriormente, siguiendo los pasos indicados bajo el título: Agregar Tipo de Relación. 5.- Finalmente, deberá hacer clic en el botón: Aceptar, para que el sistema confeccione en el Genograma, el dibujo correspondiente. 6.- Una vez presionado el botón: Aceptar, en el Genograma aparecerán dibujados los padres que se acaban de agregar. Agregar Esposo(a) 1.- Para agregar a una persona, algún esposo o esposa, el procedimiento es exactamente el mismo. Sólo cambiará el ícono, dependiendo del sexo de la persona a la que se agregará el elemento. El ejemplo que explicaremos agregará en esta oportunidad a un esposo, y para ello, el primer paso será seleccionar a la persona a la que se agregará el elemento. 15
2.- El sistema mostrará en la Barra de Elementos de Genograma, el ícono correspondiente a esposo (Recuerde que si la persona seleccionada es un hombre, aparecerá en el mismo lugar el ícono para agregar una esposa) 3.- Al seleccionar el ícono, el sistema desplegará una ventana en la que podrá seleccionar el nombre del esposo (Si ya se encuentra ingresado en Núcleo Familiar). 4.- En esta misma ventana, podrá señalar la fecha de inicio de la relación de esposos. 5.- Una vez registrados los datos, deberá hacer clic en el botón: Aceptar. 16
Agregar Tipo de Relación 1.- Para agregar el tipo de relación existente entre parejas (Separado, Cónyuge, Conviviente, etc.), ya creadas en Genograma, deberá hacer clic sobre la línea horizontal que los une. Al instante, ésta cambiará de color y en la Barra de Elementos de Genograma, aparecerán los íconos disponibles para el tipo de relación. 2.- Posteriormente deberá seleccionar el Tipo de Relación, haciendo clic en el ícono correspondiente, según sea el caso. El sistema cambiará el Tipo de Relación, en el Genograma. Agregar Hijo 1.- Para poder agregar un hijo a una pareja, el primer paso será seleccionar con un clic, la línea horizontal que define el Tipo de Relación. De esta forma, el sistema mostrará en la Barra de Elementos de Genograma, los íconos correspondientes a hijo e hija. Usted deberá seleccionar el que requiera. 2.- El sistema mostrará una ventana en la que deberá seleccionar el nombre del hijo(a). Siempre y cuando ya se encuentre ingresado en la lista de Núcleo Familiar. 17
3.- Una vez registrados los datos, deberá hacer clic en el botón: Aceptar. 4.- El sistema mostrará los hijos que se agreguen, ordenados de izquierda a derecha, de menor a mayor edad. Agregar Gemelo, Mellizo y/o Condición de Adoptado 1.- Para poder agregar que una pareja tiene gemelos o mellizos, primero deberá haber agregado a uno de los gemelos o mellizos en el Genograma. Posteriormente al seleccionar el hijo ya agregado, el sistema mostrará en la Barra de Elementos de Genograma, los íconos correspondiente a Mellizos, Gemelos, Adoptado y Biológico. 2.- En el ejemplo es seleccionado el ícono de gemelos, por lo que el sistema abrirá una ventana en la que deberá seleccionar el nombre del hermano gemelo. 18
3.- Finalmente deberá presionar el botón: Aceptar. 4.- El sistema mostrará en el Genograma, el dibujo del Gemelo que acaba de ser agregado. 5.- Si usted desea indicar que uno de los hijos es adoptado, bastará con hacer clic en el hijo y posteriormente seleccionar el ícono: Adoptado. El sistema modificará la línea vertical que une al hijo con sus padres, dejándola como línea discontinua. 19
Agregar Relaciones Significativas 1.- Para poder agregar en Genograma, la relación significativa entre un integrante de la familia y una persona que puede ser externa al núcleo familiar, deberá primero seleccionar un integrante del Genograma. El sistema mostrará en la Barra de Elementos de Genograma, el ícono: Relación Significativa Hombre y Relación Significativa Mujer, dependiendo del sexo de la persona que agregará como relación. 2.- El sistema desplegará una ventana en la que deberá seleccionar el nombre de la persona que desea agregar como relación significativa. Además podrá seleccionar la Existencia de esta persona, cuyas opciones son: No Especificada Vivo Muerto 3.- Si lo desea, en la misma ventana podrá indicar el Tipo de Relación Social que tiene con la persona que agregará como Relación Significativa. Para esto, deberá indicar el inicio de la Relación, Término (Si es que aplica) y finalmente Tipo de Relación que tendrá como opciones: Ninguna Cercana - Muy Cercana Distante Conflictiva - Quiebre Si no agrega inmediatamente el Tipo de Relación Social, después podrá hacerlo, siguiendo los pasos descritos bajo el Título: Agregar Relación Social 4.- Finalmente deberá presionar el botón: Aceptar. 20
5.- El sistema dibujará la Relación significativa, en el Genograma y la Relación Social Existente entre ambos elementos. Agregar Integrantes en Genograma, que no están Inscritos Al trabajar con Genograma, puede enfrentarse a la situación de tener que agregar un integrante que no está inscrito en RAYEN y que incluso no se conozcan todos los antecedentes para poder incorporarlo. Por esta razón, en cada una de las ventanas en las que se pueden agregar elementos, como por ejemplo: Relaciones Significativas, Padres, Esposo, etc., encontrará un check llamado: Ingresar. A continuación se explican los pasos a seguir: 21
Ejemplo Detallado: 1.- En el ejemplo, se incorporará en el Genograma, una ex pareja que tuvo la madre del caso índice. Por lo tanto seleccionamos a la persona y luego hacemos clic en el ícono: Esposo. Al abrirse la ventana, podrá ver que se presenta el check: Ingresar. 2.- Al hacer clic en el check, el sistema habilita los campos de la ventana para que digitemos al menos el nombre de pila (o una descripción como por ejemplo: Ex Pareja ) y una edad aproximada (Estos son los datos mínimos requeridos). Al digitar la Edad Aproximada, el sistema agregará la fecha de nacimiento. 3.- Finalmente presionamos el botón: Aceptar. 4.- El sistema nos muestra dibujado en Genograma, la Ex Pareja que acabamos de ingresar. Es importante destacar que De acuerdo al ejemplo descrito, el check: Ingresar puede utilizarse en: Esposo - Esposa, Relaciones Significativas, Padre Madre e Hijos. 22
Agregar Relación Social 1.- Para poder agregar en Genograma, el tipo de relación social existente entre los diferentes integrantes que se presentan en él, primero debe seleccionar a uno de los integrantes. 2.- Posteriormente debe ir a la Barra de Elementos de Genograma y seleccionar el ícono: Relación Social. 3.- El sistema abrirá una ventana en la que deberá seleccionar el nombre del otro integrante con quién desea identificar la relación social existente. Además podrá indicar la Fecha de Inicio y/o término de la relación y el Tipo de Relación, para finalmente presionar el botón: Aceptar. 4.- Finalmente el sistema dibujará el tipo de Relación Social entre los integrantes seleccionados. 23
Dibujar Grupo Familiar Los pasos a seguir para dibujar en Genograma, uno o más grupos familiares, es hacer un clic sobre el Genograma y sin soltar el botón del mouse, ir encerrando entre la línea punteada a todos los integrantes del Grupo Familiar. Al soltar el botón del mouse, todos los integrantes quedarán envueltos en un globo dibujado con línea discontinua. 24
Agregar Observaciones 1.- Si desea incorporar en Genograma, alguna observación importante, relacionada con algún integrante, el primer paso será seleccionar a la persona. 2.- Posteriormente, deberá hacer clic en el ícono: Observación, ubicado en la Barra de Herramientas de Genograma. 3.- El sistema abrirá una ventana en la que podrá digitar de forma libre, el texto que requiera incorporar. Luego, deberá hacer clic en el botón: Aceptar. 4.- Finalmente el sistema desplegará el texto, en el Genograma. 25
Agregar Apoyo Social 1.- Si desea incorporar como información relevante, la relación existente entre una persona y alguna institución o grupo social, primero deberá seleccionar a la persona. 2.- Seleccionada la persona, deberá hacer clic en el ícono: Apoyo Social. 3.- El sistema desplegará una ventana en la que deberá seleccionar el Tipo de Relación y digitar el nombre de la institución o Grupo Social. Finalmente deberá presionar el botón: Aceptar. 4.- El sistema dibujará en el Genograma, el Grupo Social y la relación con la persona seleccionada. 26
Agregar Factores Relevantes 1.- Para agregar factores relevantes a una persona, lo primero será seleccionarla dentro del Genograma. 2.- Posteriormente deberá seleccionar el ícono: Factores Relevantes. 3.- Se desplegará una ventana en la que deberá seleccionar el Factor Relevante y además deberá digitar un código inventado, que identifique en forma abreviada el factor. Finalmente deberá presionar el botón: Aceptar. 4.- El sistema incorporará en el Genograma, el código del Factor Relevante que usted haya ingresado. Eliminar Elementos del Genograma En caso de que usted requiera eliminar algún elemento del Genograma (Esposo, Padre, Factor Relevante, etc.), deberá presionar el elemento y posteriormente hacer clic sobre el ícono: Eliminar. 27
Editar Información de un Integrante del Genograma 1.- En caso de requerir, modificar algún dato de un integrante del Genograma, primero deberá seleccionar a la persona. 2.- Posteriormente, podrá visualizar en la parte inferior de la pantalla, un cuadro que contendrá los datos de la persona seleccionada. Al hacer clic en el check: Editar, usted podrá modificar el dato que requiera. Guardar datos de Genograma Para poder guardar los datos, una vez que al Genograma se le haya ingresado la información requerida. Podrá guardar los datos, presionando el botón: Guardar Revisión, ubicado en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar. Imprimir Genograma 1.- Si desea imprimir en papel el Genograma de una Familia, primero deberá presionar el botón: Imprimir Genograma, ubicado en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar. 28
2.- El sistema mostrará por pantalla, una presentación preliminar del Genograma. Para poder enviarla a papel, deberá hacer clic en el botón: Imprimir Directamente. Historial de Genograma El sistema tiene la particularidad de guardar en cada atención realizada, los diversos cambios que le hayan hecho a un Genograma, de esta forma queda guardado un historial de estos cambios, que para revisar, bastará con seguir los siguientes pasos: 1.- Lo primero será ingresar a la Ficha Familiar. De esta forma el sistema mostrará el Genograma tal cual como fue guardado en la última atención realizada. Si usted desea revisar el historial, bastará con seleccionar en el combo: Historial:, la fecha que desea revisar en su Genograma: 29
Selección de Capas en Genograma Una de las grandes ventajas que posee este instrumento de evaluación familiar, es la posibilidad de Encender o Apagar las distintas capas que componen un Genograma, a través de los tres botones ubicados en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar. Es importante mencionar que al entrar a la Ficha, siempre las tres capas se encontrarán encendidas. Capa de Relaciones Capa Factores Relevantes Capa de Sistemas de Apoyo 1.- Si desea ver por ejemplo, sólo la información referente a las relaciones, deberá dejar encendida sólo esa capa. Para apagar las otras, basta con hacer un clic sobre cada una de ellas. El sistema, mostrará sólo la información de las relaciones. 2.- Si desea ver por ejemplo, sólo la información referente a los Sistemas de Apoyo, deberá dejar encendida sólo esa capa. El sistema, mostrará sólo la información de los Sistemas de Apoyo. 30
2.- Si sólo desea revisar la capa Estructural, deberá dejar apagados todos los íconos. De esta forma se verá únicamente la estructura familiar. Fase Familiar y Crisis Normativa Otra herramienta útil existente en la Ficha Familiar de RAYEN, es la posibilidad de incorporar las distintas Fases familiares y crisis tanto Normativas como No Normativas, según la Escala de Duvall, modificada por Florenzano. Fase Familiar 1.- El primer paso a seguir es seleccionar en lado izquierdo de la ventana, la pestaña: Historia. 2.- Ya dentro de la pestaña, deberá seleccionar la Fase Familiar, de acuerdo a la lista presentada por RAYEN y finalmente presionar el botón: Agregar. 31
Crisis Normativa 1.- Para agregar Crisis Normativa, bastará con seleccionar la que corresponda en el listado presentado por RAYEN y posteriormente el año aproximado del hecho. Crisis No Normativa 1.- Si usted desea agregar una Crisis No Normativa, deberá seleccionar la opción correspondiente de acuerdo al listado presentado por Saydex y posteriormente el año aproximado del hecho. Para finalmente agregar cualquiera de las crisis seleccionadas, deberá pinchar el botón: Agregar. 32
3.- Una vez agregada la crisis y fases familiares, el sistema las presentará en una lista. Fase Familiar y Crisis Normativa Otra de las herramientas existente en Ficha Familiar, es la posibilidad de registrar la Evaluación Familiar, y RAYEN la presenta como una funcionalidad dinámica que permite llevar un registro de las distintas evaluaciones realizadas. 1.- El primer paso es seleccionar la pestaña: Evaluación Familiar, ubicada en el lado izquierdo de la pantalla. 2.- El siguiente paso será seleccionar la Evaluación Familiar, indicando el Riesgo que presenta la familia. 3.- Posteriormente deberá ingresar la fecha de evaluación y una observación (en caso de que lo requiera). 33
4.- Finalmente para agregar los datos registrados, deberá pinchar el botón: Agregar. 5.- Una vez agregado los datos, el sistema mostrará en una lista, las distintas evaluaciones realizadas. Antecedentes Familiares Si necesita ver antecedentes clínicos de uno o todos los integrantes de la Familia, deberá seleccionar la pestaña: Antecedentes, ubicada en el lado derecho de la Ficha Familiar. De esta forma podrá ver por ejemplo, los Factores de Riesgo y Factores Protectores de los integrantes de la Familia. 34
Si necesita agregar Factores de Riesgo o Protectores, podrá pinchar el botón: Cambiar Antecedentes. De esta forma, el sistema desplegará los datos en modo de edición, permitiendo tickear el dato clínico que requiere agregar. Formularios Clínicos Otra funcionalidad inserta en la Ficha Familiar, es la posibilidad de llenar formularios por cada uno de los integrantes de la familia, como por ejemplo una Encuesta Social. Dado que las respuestas pueden ser distintas entre cada integrante, el sistema permite llenar y revisar los formularios por cada persona. Para esto bastará con seleccionar el formulario y luego presionar el botón: Llenar. 35
Revisión de Historial Clínico En caso de que requiera revisar antecedentes clínicos de algún integrante de la familia, podrá revisar su Historial de Atenciones, y para poder hacerlo el primer paso será seleccionar al integrante que desea revisar. El sistema mostrará todo su historial de atenciones tal cual como aparece comúnmente en la Ficha Individual de los pacientes. Desde aquí podrá contar con las mismas funcionalidades del Historial Individual, permitiendo ordenar por diagnóstico, prescripciones, Recetas y Actividades. Además de contar con la revisión en detalle de cada atención. 36