Programa de Ayudas a Proyectos de Iniciativas Sociales Guía de Preguntas Frecuentes - Memorias Finales Convocatorias 1
GUÍA DE PREGUNTAS FRECUENTES - CONVOCATORIAS: ÍNDICE MEMORIA FINAL 1. En qué fechas puedo presentar la Memoria final del proyecto? 2. Tengo que justificar el total del coste del proyecto que hemos llevado a cabo? 3. Ha habido variaciones en los conceptos que solicitamos en su momento, cómo lo podemos justificar? 4. Tenemos que enviar las facturas originales o copia a Fundación la Caixa? 5. Una vez presentada la memoria, cuánto tiempo tardan en ingresarnos el 20% restante del importe concedido? ÍNDICE APLICACIÓN WEB A. Información general: 1. Son compatibles todos los navegadores? 2. Cuál debe ser el formato de los documentos subidos? 3. He extraviado la contraseña: cómo puedo recuperarla? 4. He extraviado el usuario: cómo puedo recuperarlo? 5. Puedo modificar el correo electrónico que introdujimos al acreditarnos? 6. No puedo descargar el Formulario Word de la memoria: puedo colgar otro documento? B. Presentación de la memoria final: 1. Dónde tenemos que ir para poder adjuntar el Word de la Memoria final? 2. Cómo se rellena el apartado de Presupuesto? 3. Información sobre los presupuestos. 4. Qué significa la pestaña Otras entidades? 5. Tengo todos los datos de la Memoria rellenados y el formulario Word subido; pero no se me ha habilitado el botón tramitar, qué puedo hacer? 2
MEMORIAS FINALES 1. En qué fechas puedo presentar la Memoria final del proyecto? Recibiréis un e-mail informando de la apertura del plazo de presentación de la Memoria final de vuestra convocatoria. Cuando comencéis a tramitar la presentación desde la Aplicación web podréis ver el plazo de finalización de la misma. Estas fechas pueden variar de una convocatoria a otra. La presentación de la memoria final es requisito indispensable para recibir el segundo pago del convenio y para poder presentar un nuevo proyecto en las convocatorias de 2014. 2. Tengo que justificar el total del coste del proyecto que hemos llevado a cabo? Sólo debe justificarse el total del importe concedido por Fundación la Caixa. Tal y como se indica en el formulario Word que debe rellenar la entidad: Han de relacionar las facturas y documentos que justifiquen el 100% del importe concedido por Fundación la Caixa distribuido según conceptos así como la relación de ingresos obtenidos. Recordad que sólo se pueden imputar gastos entre la fecha de resolución de la convocatoria (fecha de la carta de resolución) y la de finalización del convenio. En caso de no justificar la totalidad del importe concedido se descontará en el segundo pago la parte no justificada. 3. Ha habido variaciones en los conceptos que solicitamos en su momento, cómo lo podemos justificar? En principio, sólo pueden imputarse gastos en los conceptos que se solicitaron en el momento de presentación del proyecto. Si vuestro proyecto ha sufrido alguna variación al respecto, debe quedar reflejada la causa de la misma en la Memoria que presentéis y se analizará en la revisión de la memoria. 4. Tenemos que enviar las facturas originales o copia a Fundación la Caixa? No, salvo que Fundación la Caixa las solicite a la entidad. 5. Una vez presentada la memoria, cuánto tiempo tardan en ingresarnos el 20% restante del importe concedido? Una vez se ha presentado la memoria y ésta ha sido estudiada y aprobada desde Fundación la Caixa, el ingreso se hace efectivo aproximadamente en 1 mes. 3
APLICACIÓN WEB A. INFORMACIÓN GENERAL 1. Son compatibles todos los navegadores? Sí, aunque los navegadores recomendados son: Internet Explorer v8 Mozilla Firefox 2. Cuál debe ser el formato de los documentos subidos? Cualquier formato es aceptado siempre y cuando el peso del documento no supere los 20MB. 3. He extraviado la contraseña: cómo puedo recuperarla? En la página principal del portal existe la opción Has olvidado la contraseña?, deberás introducir el NIF/NIE de la persona designada para la gestión de proyectos y el correo electrónico que introdujiste a la hora de acreditaros; recibiréis un correo electrónico con la nueva contraseña para poder acceder al portal. 4. He extraviado el usuario: cómo puedo recuperarlo? Si no recuerdas el nombre del usuario de tu entidad, deberás llamar al teléfono de información de Obra Social la Caixa 902 22 30 40; indicándonos el CIF de la entidad y el nombre de la persona acreditada, podremos facilitarte tu nombre de usuario. 4
5. Puedo modificar el correo electrónico que introdujimos al acreditarnos? Si dispones de tu usuario y contraseña, deberás acceder al portal de convocatorias e ir a la pestaña de Entidades/persona; una vez allí y pulsando el botón editar podrás modificar el correo electrónico de la entidad. 6. No puedo descargar el formulario Word de la Memoria: Puedo colgar otro documento? El único documento que se dará por válido es el que ponemos a disposición de las entidades para descargarlo desde la aplicación. Si tienes problemas para descargar el documento, es posible que sea debido al nivel de seguridad del navegador que estás usando; si tienes otro navegador instalado en tu ordenador, prueba realizar la descarga desde allí. En caso de que sigas sin poder realizar la descarga, llama al teléfono de información de Obra Social la Caixa 902 22 30 40, desde allí te ayudaremos a obtener la plantilla. B. PRESENTACIÓN DE LA MEMORIA FINAL 1. Dónde tenemos que ir para poder adjuntar el Word de la Memoria final? Debes acceder a la Plataforma de Convocatorias con el usuario y contraseña de tu entidad; allí encontrarás el botón para comenzar a tramitar la Memoria Final. 5
Pulsando el botón Completar accederás a todas las pestañas que debes rellenar y al apartado en el cual debes subir el Formulario Word de la memoria Final. 2. Cómo se rellena el apartado de Presupuesto dentro de la Aplicación? En la pestaña de presupuesto, verás desglosado en cada concepto los importes solicitados por tu entidad en el momento de presentación de la convocatoria. 6
Para poder cumplimentar cada uno de los conceptos, debes pulsar el icono que te aparece a la derecha de cada campo. Se te habilitará en la parte inferior de la pantalla los campos a cumplimentar. Los conceptos que se solicitan son: Justificado por la entidad: se trata del importe que la entidad puede justificar de la ayuda otorgada por Fundación la Caixa relacionado con ese concepto. Aportaciones propias y de otras entidades: se debe indicar lo que la propia entidad u otras entidades han aportado Nombre de las entidades: si el concepto anterior se ha rellenado, se debe indicar el nombre de la entidad que ha realizado dicha aportación. Comentarios: aclaraciones al concepto justificado Además de rellenar cada concepto que aplique, la entidad debe cumplimentar el campo Comentarios de la Ejecución Presupuestaria que aparece en la parte inferior de la pantalla. 7
3. Información sobre los presupuestos. En la pestaña de Presupuesto, encontrarás la siguiente información para poder realizar la justificación. Debes leerla atentamente para poder rellenar correctamente el cuadro. 4. Qué significa la pestaña Otras entidades? Si el proyecto lo presentó tu entidad de manera individual: Tendrás que rellenar el siguiente cuadro si tu entidad se ha coordinado con alguna entidad para llevar a cabo el proyecto. 8
Si tu proyecto lo presentó tu entidad de manera conjunta con otra u otras entidades: Además del recuadro anterior, debes cumplimentar el siguiente; en él constará los datos de la entidad o entidades que declaraste que iban ha colaborar en el momento de presentación del proyecto. Podrás editar los datos de esta entidad o entidades; pero no podrás borrarlas. Pulsando el icono con forma de lápiz se te habilitarán los campos que debes cumplimentar: 9
5. Tengo todos los datos de la Memoria rellenados y el formulario Word subido; pero no se me ha habilitado el botón tramitar, qué puedo hacer? Tienes que revisar que todas las pestañas estén completadas; se indica con un icono verde. Si alguna de las pestañas está incompleta, debes pulsar Qué falta? y la aplicación te marcará los campos que quedan por completar. Una vez tengas todos los apartados completados, el botón Tramitar se habilitará para que puedas enviar tu solicitud. 10