Santana, Junio del 2008 ESTUDIO PREVIOS PARA EL SERVICIO DE ALQUILER DE AMPLIFICACIÓN DE SONIDO, LUCES, ANIMACIÓN Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES EN EL EVENTO MULTICULTURAL XLVI FERIAS Y FIESTAS DEL MUNICIPIO DE SANTANA (BOYACÁ), DURANTE EL TIEMPO COMPRENDIDO ENTRE EL 25 AL 28 DE JULIO DE 2008. 1. ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DEL SERVICIO En el Municipio de SANTANA (Boyacá - Colombia), el evento anual de ferias y fiestas patronales es una demostración de la expresión Multicultural, por ello se aprobó anualmente su desarrollo en el mes de julio de cada vigencia fiscal. El evento contempla, la presentación de danzas, grupos folclóricos y artísticos y festival de orquestas, para lo cual es indispensable contar con una amplificación de sonido, luces y animación. El Municipio no cuenta con los materiales, ni servicios, ni el personal humano necesario para ejecutar el objeto del plan anual de cultura en lo referente con el evento multicultural de las ferias y fiestas de Santana Boyacá, y la ley 715 del 2001, permite apoyar y fortalecer las expresiones Multiculturales. Por ello se justifica que el Municipio este interesado en contratar los servicios de alquiler de amplificación de sonido, luces, animación y desarrollo de actividades en el evento multicultural XLVI ferias y fiestas del Municipio de Santana (Boyacá), durante el tiempo comprendido entre el 25 al 28 de julio de 2008. 2. OBJETO Y CONDICIONES DEL CONTRATO La contratación que nos ocupa, según la necesidad comentada, deberá tener por objeto el servicio de alquiler de amplificación de sonido, luces, animación y desarrollo de actividades en el evento Multicultural XLVI ferias y fiestas del municipio de Santana (Boyacá), durante el tiempo comprendido entre el 25 al 28 de julio de 2008. 3. OBLIGACIONES En desarrollo del objeto del contrato, el contratista tendrá a su cargo las siguientes obligaciones: 3.1)- Amplificación de Sonido. 3.2).- Presentación de iluminación y efectos especiales. 3.3).- Animación en los eventos artísticos y culturales. 3.4).- Animación y presentación de orquestas en el festival. 3.5).- Animación y presentación de grupos de danzas, grupos artísticos y culturales. 1
4. DISPOSICIONES LEGALES Y SOPORTE DEL PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007. Decreto 066 de 2008 Proyecto del Plan Anual de Cultural. De conformidad con la ley 1150 de 2007 artículo 2 numeral 2 se realizara selección abreviada de menor cuantía por el mecanismo de convocatoria publica y se aplicaran los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la ley 80 de 1993 5. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Los recursos asignados para esta adquisición corresponden al Presupuesto de Gastos de la Alcaldía Municipal de Santana (Boyacá) para la vigencia fiscal del año 2008, por valor de Dieciséis millones de pesos ($16.000.000,oo) rubro 201030501001 Eventos Culturales y Festivales de orden local, regional y nacional, soportados con la Disponibilidad Presupuestal de Junio de 2008, expedida por la Tesorería Municipal 6. VALOR Y FORMA DE PAGO El valor total asignado para la convocatoria pública es por Dieciséis millones de pesos ($16.000.000,oo), los cuales serán cancelados de la siguiente forma: a)- Un anticipo equivalente al 50% del valor del Contrato y dentro de los diez días siguientes al perfeccionamiento y legalización del mismo. b)- Un pago final del 50% del valor del contrato al recibido y satisfacción del cumplimiento del servicio. También se podrá pactar el pago así: a). Un pago total equivalente al 100% del valor del contrato a la entrega final de los servicios solicitados y recibo a satisfacción por parte del Municipio 7. PLAZO PARA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo máximo para la ejecución del contrato será de ocho días. empezará a contarse una vez suscrita el acta de iniciación. Este término 8. SITIO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS El sitio de prestación de los servicios es el Municipio de SANTANA (BOYACÁ), en el parque central y la plaza de toros. 2
El proponente deberá demostrar mediante algún soporte la capacidad operativa para cumplir con la prestación de los servicios y garantizar las actividades de acuerdo al requerimiento de la administración. 9. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Las actividades a cumplir serán las siguientes: Amplificación de Sonido. Presentación de iluminación y efectos especiales. Animación en los eventos artísticos y culturales. Animación y presentación de orquestas en el festival. Animación y presentación de grupos de danzas, grupos artísticos y culturales Los equipos a incluir en la amplificación e iluminación serán: Un Mixer de 12 canales marca MACKIEL Dos Mixer de 32 x 8 cada una marca MACKIEL Una Consola ESPAIN 787 Una Consola PEAVEY 684 Tres Ecualizadores Bheringer modelo GEQ 3102 Cuatro Compresores Bheringer modelo MBX 4600 Dos Cámaras de efectos Bheringer modelo BSP 2024P Dos Crusover Bheringer Dieciséis Bajos con parlantes de 1200w cada uno Ocho Bajos medios con dos parlantes de 600w cada uno Ocho Bajos altos con dos parlantes de 600w cada uno Dos Cabinas Ceibo con 2 parlantes de 1200w cada una Dos Bajos de Monitoreo con 2 parlantes de 1200w cada una Seis Cabinas B3 de 10 pulgadas cada una Cuatro Cabinas B3 de 15 pulgadas cada una Cuatro Potencias SP 7000 - Fijos 28.000w Ocho Potencias SO 6000 - Fijos 48.000w Dos Potencias SP 5000 - Fijos 10.000w Cuatro Potencias SP 3000 - Fijos 12.000w Una Potencia PA 800 - Fijos 800w Dos Kid de batería marca TAKSTAR Doce Micrófonos SM57 Cinco Micrófonos SNNHEISER 835 Tres Micrófonos Bheringer XM 8500 Tres Micrófonos SHURE PG57 Siete Micrófonos SHURE PG58 Un Micrófono inalámbrico AKG WMS40 Un Micrófono inalámbrico SPAIN MC 807 SP Veinticuatro Bases para micrófonos Doce Clanes de micrófonos Una Planta de Bajo Unidad GEIMINEN model CDX2000 Unidad DENON modelo 4000 3
Seguidor SPOT 1200w Pares 64w Robóticas marca DJ Multicolor American DJ Estrover Audio Rítmicas Cámaras de Humo Cámara de Burbujas Cámara de Espumas Lluvia Cósmica Cañones de Confetis Sala de Control de Frente 10. RAZONES CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Se cuenta con los recursos necesarios para desarrollar el objeto aquí descrito. Se cuenta con un margen de tiempo aceptable para adelantar el proceso de contratación. El gasto programado en el Plan Mensualizado de Caja PAC de la presente vigencia fiscal. Es conveniente la contratación con el fin de realizar las actividades necesarias de los programas del plan de desarrollo 2008 2011. 11.ANÁLISIS DE RIESGO: La celebración del contrato resulta indispensable y prioritaria para el Municipio de Santana y los riesgos del contrato podrían manifestase en lo siguiente: RIESGOS PARA EL CONTRATANTE a) Generales: Los recursos para el pago son producto de recursos del SGP y el PAC de tesorería podría alterase por la falta de flujo en los bancos. Forma o mecanismos para minimizarlos o contrarrestarlos Mediante la herramienta de unidad de caja se realizaría un pago total contra entrega a los dos meses de finalizado el tiempo de ejecución. 12. SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORIA: La interventoría será ejercida directamente por la Secretaria General y Desarrollo Social de la alcaldía municipal de Santana (Boyacá) 4
13. GARANTÍA DEL CONTRATO A efectos de asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista, una vez adjudicado el contrato deberán ser presentadas por el contratista las siguientes Garantías: BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: Deberá ser equivalente al (100%) del valor que el CONTRATISTA recibe a titulo del anticipo, por el término del contrato y cuatro (4) meses más. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presente contrato, la cual estará vigente por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más. 14. PERSONA RESPONSABLE DEL PROCESO La persona responsable del proceso será el Alcalde del Municipio de Santana (Boyacá). Reviso; SALVADOR SUA GUZMÁN Secretario de Planeación Elaboro; JOSE BELISARIO SIERRA ABRIL Asesor Externo 5