MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 CODIGO 1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1.1 IDENTIFICACION 4,97 4,96 1 2 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? El área de Contabilidad suministra información para conciliar con las áreas Administrativa, Jurídica, Tecnologia y áreas misionales, entre otras. Adicionalmente, entrega información a la Secretaria General para el seguimiento financiero del MEN Se tienen identificados los productos de los procesos contables 3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable La entidad tiene identificados los procesos que generan transacciones como es el de Ley 21, Estampilla, entre oros. 4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos Se encuentra documentada en la ficha técnica A-FT-FI- PC-01-01 incluida en el SIG de la entidad. Además se ve reflejada en la notas de los estados financieros. Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? En cumplimiento de la política contable del MEN se requiere a las diferentes áreas para el oportuno reporte de la información que debe ser registrada en los estados financieros. 6 7 8 ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Si, los hechos económicos de la entidad son confiables y de fácil medición controlados a través del SIIF Nación. Toda transacción se realiza con los soportes correspondientes y dependiendo del hecho económico. Las descripciones se realizan en el SIIF con la extensión proporcionada por el sistema y con la información adecuada al registro 1
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? El personal conoce ampliamente la normatividad aplicable y tiene experiencia en el sector publico, contador y equipo de apoyo. 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el régimen de contabilidad pública aplicable para la entidad? El personal conoce el régimen de contabilidad pública y tiene experiencia en el sector publico, contador y equipo de apoyo. 11 ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los soportes documentales son idóneos y respaldan los hechos económicos 12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? Los soportes documentales son idóneos y respaldan los hechos económicos. 13 ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el régimen de contabilidad pública? Los hechos económicos han sido identificados según el PGCP y de acuerdo con el principio de prudencia. 1.1.1.2 CLASIFICACION ambientales llevados a cabo en los procesos 14 proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? 1 16 17 ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública? Las obligaciones contraídas por el MEN por concepto de bienes y servicios están incluidos en su totalidad en los estados financieros. Los registros de los hechos económicos son de fácil comprensión y corresponden a la naturaleza del registro. La clasificación de las cuentas corresponden a las normas técnica del PGCP. Se están registrando los hechos económicos de acuerdo a los procedimientos del régimen de contabilidad pública y de acuerdo a los procedimientos de control interno contable Resolución 37 de 2008. 2
18 El catálogo general de cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? El catálogo general de cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros que utiliza el MEN si está de acuerdo a la última versión de la página WEB de la Contaduría General de la Nación y está parametrizado en el SIIF. 19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? EL MEN cumple en alto grado la utilización de las cuentas y subcuentas para el registro de los diferentes hechos económicos. 20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se está llevando un control oportuno en la identificación de partidas con la información y conciliación bancaria. 21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? Si, se efectúan las conciliaciones de las operaciones reciprocas con las diferentes entidades públicas. 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,92 22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? El MEN. realiza conciliaciones periódicas mensuales, trimestrales y semestrales con las diferentes áreas, con el fin de generar información depurada y confiable. 23 24 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se realizaron conciliaciones para la actualización del cálculo de activos fijos y estimaciones de provisiones, actas de levantamiento de bienes. El registro de los diferentes procesos contables revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones realizadas por el MEN. 2 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores De acuerdo a las políticas contables adoptadas por MEN a través de las diferentes conciliaciones con las áreas involucradas se realizan las respectivas verificaciones. 26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones, realizadas, cuando a este último haya lugar? Se evidenció que los registros cumplen con la oportunidad y se lleva un consecutivo en orden cronológico de toda transacción realizada en el SIIF 27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? La verificación que se realiza antes de cada cierre es a través de auxiliares SIIF, lo cual permite evidenciar si la información quedó registrada en su totalidad. 3
28 Se conoce y aplican los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? Se conoce y se aplican los tratamientos contables diferenciales existentes. 29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente? 4 Se cumple en Alto Grado En lo transcurrido de la vigencia 201, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación, continúa con deficiencias de tipo operativo y de software; presentando congestión y tiempos demasiado lentos de respuesta. El sistema genera reportes que no contienen la información en condiciones requeridas para un adecuado análisis y seguimiento. 30 31 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Para el registro de las transacciones, hechos u 32 operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran 33 debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACION 1.2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES Los libros de Contabilidad se encuentran debidamente soportados en los diferentes comprobantes a través del SIIF. Los registros contables se realizan con los soportes que respaldan cada hecho económico. Los comprobantes son generados por el SIIF Los libros son generados por el SIIF 4,92 34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el régimen de contabilidad pública? Los libros de contabilidad son extractados del sistema oficial del registro del SIIF 3 36 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? El sistema SIIF genera informes de estados financieros con los reportes o libros del mismo sistema. Existe una administración para el sistema SIIF y sus usuarios 37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Se cumple con la elaboración y reporte de los estados financieros con los tiempos estipulados por la CGN 4
38 39 40 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? Las notas reflejan la realidad de los registros contables Las notas contables tienen información de carácter cualitativo y cuantitativo Las notas presentan consistencia con los saldos contables 1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION 4,83 41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la contaduría general de la nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? EL MEN si cumple con los reportes y son entregados oportunamente a las diferentes instancias y organismos de control 42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se publican los estados financieros en la página http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue- 38142.html. De acuerdo a los lineamientos de la Contaduría General de la Nación. 43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los 44 respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? 4 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras 46 homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4 Se cumple en Alto Grado No se reflejan indicadores financieros en los informes o notas a los estados financieros. Sin embargo se manejan indicadores presupuestales, los cuales son objeto de seguimiento semanal en el Comité Directivo. Es clara y comprensible en las notas contables Se rinden informes a la Secretaria General para la toma de decisiones Los saldos contables presentan homogeneidad con los hechos económicos 47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe matriz de riesgos
48 49 0 1 2 3 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable. Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Es apoyado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional Se hace seguimiento a los controles de cada actividad Se encuentran debidamente estructutados los niveles de autoridad y responsabilidad: Subdirector de Gestión Financiera / Contador / Coordinadores Contabilidad, Ley 21, Tesorería, Cuentas por Pagar, Nómina, entre otros. Existen en el SIG las fichas técnicas de los procesos contables y financieros Existe en el SIG las fichas técnicas de los procesos contables y financieros Existe en el SIG las fichas técnicas y flujogramas de los procesos contables y financieros 4 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Existe y se cumple la política de depuración permanente. Se realizaron actividades de depuración en temas de Inventarios, Ley 21, Litigios y Demandas, Legalización de Anticipos. Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? La información de los bienes es administrada por la Subdirección de Gestión Administrativa, la cual se reporta y concilia con el área contable mensualmente. Las cuentas por cobrar y cuentas por pagar están debidamente individualizadas y registradas por tercero. 6 7 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Se realizaron las conciliaciones para la actualización del cálculo de activos fijos y estimaciones de provisiones. El área de contabilidad cumple con la estructura tecnológica y organizacional, de acuerdo con el tamaño y complejidad de la entidad. 6
8 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público Los funcionarios acreditan los perfiles señalados en el Manual de Funciones y Competencias de la entidad, y poseen los conocimientos y experiencia requeridos para el ejercicio de la profesión contable en el sector público. 9 60 61 62 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? 2.1 FORTALEZAS 2.2 DEBILIDADES AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE 2.3 LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 2.4 RECOMENDACIONES Se realizaron capacitaciones de actualización Si, se realizan informes de empalme de acuerdo con la normatividad vigente y entrega del puesto de trabajo. Existe un procedimiento documentado para realizar el cierre y envío de la información por parte de las áreas que generan hechos financieros económicos, sociales y ambientales. El área contable cumple con las normas de archivo y con el proceso de gestión documental. Se cuenta con una adecuada estructura administrativa y con profesionales Idóneos, comprometidos y con gran experiencia en el área de Contabilidad. Se presentan informes confiables y oportunos a las diferentes instancias y órganos de control; la información y soportes contables se encuentran debidamente organizados y archivados. Se siguen presentando demoras en el reporte de información de algunas áreas y no hay integración de los sistemas de información. El área Financiera asume el liderasgo y una actitud proactiva para recaudar la información de las áreas, participa en el análisis de situaciones especiales, propone de manera oportuna acciones y correctivos que contribuyen a mejorar la calidad de la informacion contable, es por ello que se logró un gran avance en la consecusion de los objetivos y disminución de los riesgos a través de los controles implementados en el periodo informado. Continuar con la aplicación de los controles internos existentes, monitorear la ocurrencia de eventos y ajustar o crear nuevos controles para mitigar los riesgos y así realizar un seguimiento continuo del proceso contable, para lograr resultados tan optimos como los obtenidos en el periodo informado. Fortalecer la formulación, aplicación y análisis de indicadores que se constituyan en instrumentos de evaluación y control de la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso contable. 7