DESCRIPCIÓN BREVE En esta guía podrá conocer los fundamentos de la plataforma OJS y los pasos necesarios para publicar un número de revista sin seguir todo el proceso editorial. UNA GUÍA Servicio de Publicaciones de la Universidad Autónoma de Madrid PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS
TABLA DE CONTENIDOS A. CUESTIONES PREVIAS 1. Qué es OJS?...3 2. Un sistema basado en roles.3 B. UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS 1. Entrada en el sistema.6 2. Configuración general de la revista (como GESTOR) 6 3. Creación del número (como EDITOR).7 4. Publicación de los artículos (como AUTOR y EDITOR)...9 C. ANEXO I 1. Publicación de un número completo en un solo PDF 13
CUESTIONES PREVIAS Qué es OJS? Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administración y publicación de revistas online desarrollado por la organización canadiense Public Knowledge Project (PKP). La plataforma OJS permite seguir dos posibles procesos: a) Publicar una revista siguiendo todo el proceso editorial: envío por parte de los autores de los originales, revisión, correcciones de estilo y sintaxis, maquetación, etc b) Publicar una revista SIN seguir el proceso editorial: cuando los gestores de la revista quieren publicar directamente el material con el que cuentan pueden ahorrarse los pasos previos y hacerlo todo ellos mismos. Esta es la opción que vamos a explicar en detalle en este documento. Un sistema basado en ROLES La particularidad de OJS es que es un sistema organizado en torno a los roles involucrados en el proceso de edición y publicación de una revista: gestores de revista, editores, editores de sección, revisores, maquetadores, lectores Cada uno se ocupa de una tarea. Si queremos publicar una revista en OJS sin seguir todo el proceso editorial (opción b), debemos asegurarnos de que, como mínimo, estamos dados de alta como usuarios en estos TRES roles: 1. GESTOR DE LA REVISTA: Por una parte, controla qué usuarios están involucrados en la revista y puede darles de alta en un rol específico (editor, autor). Por otra parte, es el responsable de la configuración general de la revista, incluyendo aspectos como la apariencia, las secciones, etc. Esta es una imagen del menú de inicio de un Gestor:
2. EDITOR DE LA REVISTA: Es el encargado de crear nuevos números y de publicarlos. También puede modificar aspectos de números anteriores y trabajar en los próximos números sin que esto sea visible para el resto de usuarios. Cuando el editor ya tiene los textos de los autores, decide en qué número y en qué sección (editorial, artículos, reseñas) va a colocar esos documentos. Esto es lo que ve el Editor en su menú de inicio: 3. AUTOR: Sube a la plataforma su documento en PDF y rellena una ficha con datos relevantes (título del artículo y resumen, datos del autor). Una vez subido el artículo a OJS, este llegará a una cola de envíos solo visible para el EDITOR, quien, como acabamos de mencionar, colocará dicho documento en el correspondiente número de revista y sección. Así es el menú que ve el AUTOR a la hora de subir su artículo:
*Es muy importante estar dado de alta simultáneamente como GESTOR, EDITOR y AUTOR para publicar una revista en OJS sin seguir todo el proceso editorial. De esta manera, nosotros mismos podremos hacer todo directamente y en un periodo de tiempo más corto saltando de un rol a otro según lo que necesitemos hacer. A continuación, describimos en detalle todos los pasos que necesitamos seguir para publicar.
UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS 1. Entrada en el sistema Para publicar en OJS, lo primero que tenemos que hacer es ir a la página de nuestra revista, alojada en la web Servicio de Publicaciones de la UAM, y entrar en Acceso Usuarios registrados Una vez dentro, nos aparecerán la lista de roles y quién los ostenta en nuestra revista. Es conveniente comprobar que estamos dados de alta simultáneamente en los roles de GESTOR, EDITOR y AUTOR para poder publicar directamente. El GESTOR es el único que puede asignar un rol a un usuario desde su menú de inicio. 2. Configuración general de la revista (como GESTOR) Con el rol de GESTOR, podremos acceder a un menú inicial que ofrece diferentes apartados relacionados con la configuración general de la revista. El apartado más relevante para nosotros será el de Configuración (Inicio > Usuario/a > Gestión de la revista > Configuración de la revista)
Si pinchamos en Configuración encontraremos 5 puntos básicos que tendremos que rellenar para seleccionar cómo queremos que sea la configuración general de nuestra revista. Estos son: 1. Detalles, 2. Políticas, 3. Envíos, 4. Gestión y 5. Apariencia. Su cumplimentación es bastante sencilla. Uno de los aspectos más positivos de OJS es que una plataforma fácil de usar para todo el mundo, ya que casi todo consiste en rellenar formularios muy claros y concisos ya establecidos. 3. Creación del número (como EDITOR) En este apartado describiremos cómo CREAR un número de revista con sus correspondientes secciones 1 (Editorial, artículos, reseñas, etc), que aparecerán listadas en la Tabla de Contenidos del número. En primer lugar, desde la página de inicio del EDITOR, seleccionamos la opción Crear número. 1 Si, por el contrario, usted desea subir a la plataforma un número completo, es decir, un solo PDF que incluya todo el contenido del número en un bloque, por favor consulte el ANEXO I.
A continuación, pasaremos a una pantalla en la tendremos que introducir la información básica del número volumen o número, año, título. Como se puede ver en la imagen de abajo, también aparecerá una pestaña desplegable en la que podrá clasificar provisionalmente al número en la categoría Próximos números, es decir todavía sin publicar y no accesible a los lectores. Como información extra, debe saber que el EDITOR puede modificar aspectos de los Números anteriores y seleccionar cuál quiere mostrar como Número actual. En esta misma pantalla se ofrece también la opción de seleccionar una imagen que actúe como portada del número en cuestión si queremos. Debemos asegurarnos de que pulsamos Guardar cuando terminemos y ya tendremos ese nuevo número creado aunque en este punto aún sólo es visible para usted y no para los
lectores. Ya que, por el momento, no ha subido ningún artículo, aparecerán 0 elementos en el número. Si pinchamos en el nuevo número creado, nos llevará a otra pantalla ofreciendo la opción de Publicar número. Si pulsamos en esta pestaña, entonces el número será visible a otros usuarios y pasará de Próximos Números a Número actual. Puede comprobar esto si va al ARCHIVO de la revista y el número aparece allí. Hasta este momento, hemos detallado el proceso para CREAR un número. Justo a continuación veremos cómo subir y publicar los artículos. 4. Publicación de los artículos (como AUTOR y EDITOR) Ahora, es necesario seleccionar el rol de AUTOR para proceder a subir los artículos a la plataforma. En el menú de inicio del AUTOR, pincharemos en Haga click aquí bajo el apartado Empezar un nuevo envío.
A continuación, iniciaremos un sencillo proceso de 5 pasos que nos permitirá cargar los documentos uno a uno. En el paso 1, seleccionamos la sección 2 específica en la que queremos colocar nuestro documento (Editorial, Artículos, Reseñas, Miscelánea, etc) y marcamos con un tick todos los elementos de la lista de comprobación del envío, como puede ver en la imagen de abajo. 2 Si queremos crear nuevas secciones o deseamos nombrar una sección con un título específico (ej. I. Metafísica y Epistemología), tendremos que entrar en el sistema con el rol de GESTOR, localizar Páginas de gestión en su menú principal y seleccionar el apartado Secciones de la revista para configurarlo.
En el paso 2, subimos el documento como tal a la plataforma. Es muy IMPORTANTE asegurarse de que pulsamos Cargar y luego Guardar y continuar. En el paso 3, introduciremos los metadatos relevantes para este documento. Es imprescindible cumplimentar los campos de nombre y apellidos del autor, su email de contacto, el título del documento y su resumen. En el paso 4, se ofrece la opción de cargar archivos complementarios, tales como figuras o tablas. Y finalmente, el paso 5 es una confirmación de que hemos realizado correctamente el proceso seleccionando Guardar. ----------- En este momento, nuestro documento se enviará a la cola de envíos que SOLO maneja el EDITOR. Por tanto, es el momento de seleccionar este rol para terminar el proceso de publicación del artículo. En la página de inicio del EDITOR, bajo el apartado Envíos y, específicamente, en Sin asignar, encontraremos un número entre paréntesis que representa ese documento que acabamos de subir. Esto significa que nuestro PDF ha sido cargado en la plataforma, pero todavía no ha sido asignado ni a un número en concreto ni a una sección como Artículos o Reseñas.
Pinchamos en Sin asignar y esto nos llevará a una pantalla en la que haremos click sobre el documento que queremos publicar. A continuación, podremos visualizar los datos de este documento organizados en varias secciones: RESUMEN, REVISIÓN, EDICIÓN, HISTORIAL Y REFERENCIAS.
A nosotros, nos interesan dos: a) RESUMEN: para asegurarnos de que el documento va a la sección correcta, como Editorial o Artículos, y especialmente la b) EDICIÓN: Seleccionamos este apartado, y enseguida veremos un desplegable en Planificación que nos pregunta en qué número queremos colocar ese documento. Después, hay que recordar pulsar en REGISTRAR. Con esta última acción finaliza el proceso. El documento ya estará asignado al número y correspondiente sección. Si queremos comprobar que está todo correcto, debemos ir a la página web de nuestra revista, seleccionar la pestaña de ARCHIVO 3 y ver que, efectivamente, el documento se ha colocado donde nosotros deseábamos. 3 Si usted no puede encontrar en ARCHIVO el número de la revista con sus respectivos artículos puede ser debido a que, como EDITOR, no haya seleccionado la opción Publicar número y, por tanto, todavía no sea visible al público general.
ANEXO I: Publicación de un número completo en un solo PDF Si usted desea subir a la plataforma OJS el PDF de un número completo es decir, un único documento PDF que incluya todo el contenido del número en un solo bloque, existe un procedimiento muy fácil y rápido. PASO 1: Primero debe crear el número de la revista como EDITOR. Esto se hace exactamente igual que como hemos explicado en el apartado 3. Creación del número más arriba. Básicamente, en su página de inicio como EDITOR, selecciona la opción Crear número. A continuación, debe rellenar el formulario con todos los datos de dicho número, que se colocará provisionalmente en la categoría de Próximos números. PASO 2: Para subir ese único documento en PDF, primero pinche en el número que acaba de crear. PASO 3: El paso anterior le llevará a una pantalla como la de la imagen. Seleccione la opción GALERADAS DEL NÚMERO
PASO 4: Busque el documento en PDF que desee subir en Seleccionar archivo. Una vez hecho esto, es muy importante pulsar Cargar para que el documento se suba a la plataforma correctamente. PASO 5: Diríjase a la pestaña de Tabla de contenidos, que está a la izquierda de Galeradas del número. Allí, simplemente seleccione Publicar número y el proceso estará completo: su número completo en PDF ya será accesible a todo el mundo.
Si desea comprobar que está todo correcto, debe ir a la página web de su revista, seleccionar la pestaña de ARCHIVO y ver que, efectivamente, el número está allí y que puede visualizar el PDF sin problemas.