CIERRES DE CONTABILIDAD (parte común)

Transcripción

1 CIERRES DE CONTABILIDAD (parte común) Estos son los pasos a seguir para realizar el cierre de contabilidad a fecha 31 de agosto (Curso Académico) y a fecha 31 de diciembre (Ejercicio Económico): 1. Comprobar que el saldo de la cuenta de gestión coincide con el certificado bancario: a) Ir al icono LISTADOS b) En el campo ÁREA, seleccionar 5. TESORERÍA. c) Seleccionar el informe 5.30 Anexo IV. Conciliación Cuenta Bancaria y el Libro de la Cuenta Operativa. Después, haremos clic en LANZAR. d) Marcar en la siguiente ventana la opción PERÍODO CURSO o EJERCICIO (según convenga) y darle al botón ACEPTAR. 1

2 e) Introducir la fecha de aprobación de la cuenta de gestión si queremos que aparezca en el anexo o, si simplemente queremos contrastar datos, directamente botón ACEPTAR. f) El documento que se abrirá nos informará tanto del saldo remanente como de los movimientos pendientes de compensar. Este proceso de compensación se realizará un poco más tarde, por lo que por ahora, los datos que nos interesan son los que figuran al final del informe. La cantidad de ambas líneas debe ser la misma. Primera página del informe Última página del Informe g) De no coincidir, deberemos puntear todos los movimientos del extracto bancario con los movimientos del G.I.R. hasta encontrar el error. Para ello, tendremos que obtener el listado de movimientos del Libro de Banco de la Cuenta Operativa : LISTADOS > ÁREA TESORERÍA > Informe 5.10 Libro de Banco de la Cuenta Operativa > LANZAR. 2

3 2. Comprobar que el Remanente de los libros de Cuenta Bancaria y Caja Metálico coinciden con la Cuenta de Gestión a) En LISTADOS > ÁREA TESORERÍA, seleccionaremos el informe 5.40 Anexo V. Conciliación entre Libros de Banco y Caja y la Cuenta de Gestión. Después, haremos clic en LANZAR. b) Elegimos de nuevo la opción que convenga en la ventana PERÍODO (Curso o Ejercicio) y tras ella, introduciremos, si es necesario, la fecha de aprobación. (Pasos d) y e) del punto anterior). c) Comprobar que en el apartado 1 del anexo V aparecen los remanentes de la cuenta bancaria (que deberá coincidir a su vez con el anexo IV anterior) y de la caja metálico. d) Comprobar en el apartado 2 que el Saldo Final refleje el Saldo total de Banco y Caja (suma de los remanentes del apartado 1) menos las operaciones pendientes de ingreso o de pago. e) De no coincidir, deberemos puntear todos los movimientos de la Caja Metálico con los movimientos del G.I.R. hasta encontrar el error. Para ello, iremos a: LISTADOS > ÁREA TESORERÍA > Informe 5.20 Libro de Caja > LANZAR. 3

4 3. Comprobar que no hay Saldo Negativo ni en Bolsas Finalistas ni en Balance de Partidas a) Seguimos en LISTADOS, pero esta vez cambiamos el ÁREA a BOLSAS b) Seleccionar el listado 3.10 Informe de Bolsas Finalistas y LANZAR. c) Comprobar en cada hoja del informe que el Saldo Disponible sea o positivo o igual a 0. Es decir, que NUNCA SEA NEGATIVO. d) Si alguna de las bolsas está en negativo, NO PODREMOS CERRAR la cuenta de gestión, por lo que será necesario cambiar o modificar Obligaciones y Pagos a bolsas que tengan saldo. 4

5 e) Comprobadas las bolsas finalistas, ahora comprobaremos el BALANCE DE PARTIDAS de la Cuenta de Gestión. Para ello iremos al icono que hay en la pantalla principal. f) Comprobar en cada hoja del informe que el SALDO FINAL de cada partida sea o positivo o igual a 0. g) De haber algún saldo negativo, o bien tendremos que cambiar o modificar Obligaciones y Pagos a partidas que tengan saldo, o bien, si se trata de partidas de la misma bolsa, podremos compensarlas en el propio cierre de la Cuenta de Gestión. 4. Comprobar que no se han superado las cantidades presupuestadas en las partidas de ingreso y gasto. a) Ir al icono PARTIDAS PRESUPUESTO b) En la ventana Mantenimiento de partidas presupuestarias, haremos clic en el botón CARGAR (en la imagen siguiente, punto 1). Una vez cargadas las partidas de ingreso y gasto, arrastraremos hacia la derecha la barra que hay en la parte inferior de cada una de estos apartados (punto 2) para así poder visualizar la columna Importe Pendiente de Modificar (punto 3). De NO haber superado las cantidades presupuestadas, estas columnas deberán reflejar un importe total de 0. 5

6 c) De haber superado las cantidades presupuestadas, esta columna nos facilitará la cantidad excedida. En este caso, habrá que realizar una Modificación Presupuestaria. Para ello, revisaremos el presupuesto partida a partida utilizando el filtro CLAVE en esta misma ventana. Antes, lo primero que tendremos que hacer es apuntarnos la clave de cada una de las partidas de ingreso. d) A continuación, escribiremos en el filtro CLAVE el número de la partida en cuestión y le daremos al botón CARGAR. De esta forma podremos visualizar tanto la partida de ingreso como las partidas de gastos correspondientes al mismo código de procedencia. e) Llegados a este punto, comprobaremos los siguientes datos: i. Que la columna Importe Actual de ambas partes coincida (recuadros rojos) ii. Que la columna Remanente + Derechos de las partidas de ingreso siempre sea igual o mayor que la columna Obligaciones de las partidas de gasto (recuadros amarillos). iii. Que las columnas Imp. Pendiente de Mod. de ambas partes sea siempre igual a 0 (recuadros rosas) 6

7 La siguiente imagen sería un ejemplo de error en el presupuesto (presupuesto sobrepasado en el apartado iii.) y en la contabilidad (diferencia negativa en el apartado ii.) Para el error de diferencia negativa habría que cambiar algún movimiento cargado a estas partidas y pasarla a otras donde aún haya remanente. Para el error de presupuesto sobrepasado, habrá que seleccionar las partidas en cuestión y darle al botón MODIFICAR. 7

8 f) Dentro de la ventana Detalle de Partida Presupuestaria, iremos a la pestaña MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS. g) En la casilla Importe Modificación pondremos la cantidad a aumentar y le daremos al botón ACEPTAR. h) Al aceptar, volveremos a la ventana Mantenimiento de Partidas Presupuestarias. Aquí volveremos a repetir el proceso anterior tantas veces como sea necesario hasta obtener una igualdad entre las columnas Importe Pendiente de Aprobar de Ingresos y Gastos. (Recuadros rojos) 8

9 i) Cuando ya hayamos revisado y, en su caso, modificado, una a una, todas las partidas del presupuesto, procederemos a la aprobación del Presupuesto Modificado desde la barra gris > PRESUPUESTO > APROBAR PRESUPUESTO MODIFICADO. j) En la nueva ventana, haremos clic en NUEVO k) En la siguiente ventana aparecerán todas las partidas que han sido modificadas con su importe correspondiente. Podremos seleccionarlas una a una desde la columna Aprobar? o bien, seleccionarlas todas a la vez utilizando el check que aparece en el punto 1. Tendremos que poner una nueva fecha de aprobación (punto 2) y por último, haremos clic en el botón ACEPTAR (punto 3). 9

10 l) De haber realizado correctamente este proceso, nos saldrá una pantalla de confirmación. Para cerrarla, haremos clic en SALIR. m) Volveremos así a la pantalla de Aprobación de las Modificaciones Presupuestarias, y allí veremos la modificación que acabamos de aprobar. Para cerrarla, haremos clic en SALIR. n) De vuelta a la ventana Mantenimiento de partidas presupuestarias, una última comprobación nos debería asegurar que las modificaciones son correctas observando que: i. En Ingresos, la suma de las columnas Imp. Inicial, Imp. Remanente e Imp. Modificado, y en Gastos, la suma de las columnas Imp. Inicial e Imp. Modificado, es igual a la columna Imp. Actual (recuadros rosas). ii. La columna de Ingresos Remanente +Derechos es superior o igual a la columna de Gastos Obligaciones (recuadros verdes). iii. El importe de las columnas Imp. Pendiente de Modificar de ambas partes es 0 (recuadros naranjas). 10

11 5. Conciliación de Tesorería a) Para este proceso de conciliación de movimientos iremos al icono CONCILIACIÓN DE TESORERÍA. b) Esta conciliación se puede realizar en cualquier momento: día a día, semana a semana o mes a mes. Eso sí, como mínimo se ha de realizar dos veces al año: Al cierre del Curso Académico y al cierre del Ejercicio Económico. Para ello, primero debemos CARGAR los movimientos a conciliar. c) La ventana nos mostrará el listado completo de operaciones (Ingresos y Gastos). Estos movimientos se pueden seleccionar uno a uno (utilizando los cuadraditos que se encuentran al principio de cada línea) o todos a la vez (utilizando la opción Seleccionar Todas. 11

12 d) Cuando estén seleccionados, marcaremos la opción de Conciliación que más nos convenga (punto 1): iv. Fecha de Compensación (fecha en blanco) para los casos en los que la fecha de Compensación y Conciliación sean distintas. v. Fecha de Compensación igual a Fecha de Operación en el resto de los casos. e) A continuación, haremos clic en el botón ESTABLECER (punto 2 en la imagen anterior) y por último, botón ACEPTAR. 12

13 6. Sacar los impresos de la Cuenta de Gestión a) Para sacar los impresos, iremos al icono LISTADOS. b) Primero seleccionaremos en ÁREA el punto 5. TESORERÍA. c) Seleccionaremos el documento que necesitemos y le daremos al botón LANZAR. Los documentos que se pueden obtener son los siguientes: i Libro de Banco de la Cuenta Operativa (para el centro) ii Libro de Caja (para el centro) iii Anexo IV Conciliación Cuenta Bancaria y Libro de Banco de la Cuenta Operativa (para Enviar a Huesca SÓLO si hay diferencia entre la Cuenta Bancaria y el Libro de Banco. Ej. Cheques contabilizados pero aún no cobrados) iv Anexo V Conciliación entre Libros de Banco y Caja y la Cuenta de Gestión (para Enviar a Huesca) v Acta de Arqueo de Caja (para Enviar a Huesca siempre que el centro tenga CAJA METÁLICO. d) Al lanzar alguno de ellos, la aplicación puede pedir que seleccionemos en la siguiente ventana entre la opción PERÍODO CURSO o EJERCICIO (según convenga). Después, botón ACEPTAR. 13

14 e) Introduciremos la fecha de aprobación y de presentación de la cuenta de gestión y le daremos al botón ACEPTAR. f) Cuando hayamos sacado los documentos de TESORERÍA, pasaremos a la opción 4. CUENTA DE GESTIÓN en el desplegable ÁREA. g) Seleccionaremos el documento que necesitemos y le daremos al botón LANZAR. Los documentos que se pueden obtener son los siguientes: i Cuenta de Gestión del Curso Académico (para enviar a Huesca) ii Cuenta de Gestión del Ejercicio Económico (para enviar a Huesca) iii Libro de Cuenta de Gestión (para el Centro) iv Informe de la Cuenta de Gestión del Curso Académico detallado a nivel de Centro. (no es obligatorio) h) Como en el caso de los documentos de Tesorería, en alguno de estos documentos la aplicación puede pedir que seleccionemos en la siguiente ventana entre la opción PERÍODO CURSO o EJERCICIO (según convenga). Después, botón ACEPTAR. A continuación, introduciremos la fecha de aprobación y de presentación de la cuenta de gestión y le daremos al botón ACEPTAR

15 CIERRE DE CURSO CONTABLE (sólo 31 de Agosto) Obviamente, antes de un cierre a fecha 31 de agosto, debemos haber realizado los pasos reflejados en el apartado anterior CIERRES DE CONTABILIDAD (parte común). Con este proceso se cierra el Curso Académico y se abre la contabilidad del curso siguiente. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos: 7. Crear el Curso Contable siguiente a) En la barra gris, hacemos clic en CURSO > CAMBIAR CURSO b) En la siguiente ventana, iremos al botón CREAR (AÑO) y al botón ACEPTAR. c) A continuación, la aplicación nos solicitará que configuremos la estructura del curso que viene. Nos dará la opción entre crear nuevas estructuras o seguir con las del año anterior y entre continuar con los mismos centros de coste o quitarlos. El Centro que quiera continuar con la misma configuración del año anterior, deberá marcar las opciones tal y como se refleja en la siguiente imagen. d) Al ACEPTAR, volveremos a la ventana de selección de curso: Si queremos modificar las partidas del curso siguiente, elegiremos el nuevo curso creado; si queremos cerrar la contabilidad, elegiremos el curso anterior. 15

16 8. Modificación de las Partidas Presupuestarias y de los Centros de Coste para el Curso Contable Nuevo a) En la barra gris, hacemos clic en CURSO > CAMBIAR CURSO b) Seleccionamos con un doble clic o con el botón ACEPTAR el Curso Contable recién creado. c) Ir al icono PARTIDAS PRESUPUESTO d) Al entrar en la siguiente pantalla, podremos observar que la columna de Importe Inicial aparece con las mismas cantidades iniciales que se pusieron el año anterior y que, al no haber cerrado todavía el curso anterior, la columna de Importe Remanente aparece con ceros. La parte de modificación de cantidades se explica un poco más adelante. En este momento, lo único que habría que realizar aquí es ELIMINAR, AÑADIR o MODIFICAR las partidas presupuestarias acorde con las necesidades del centro. 16

17 Si durante el próximo curso se dejara de ingresar algún tipo de subvención (siempre y cuando no tuviera remanente pendiente de traspasar en el curso anterior) o si quisiéramos eliminar una partida de gasto porque ya no nos sirve, simplemente marcaremos la partida en cuestión y haremos clic en el botón ELIMINAR. Para crear una nueva, haremos clic en el botón AÑADIR. Marcaremos si es una partida de Ingreso o de Gasto, y rellenaremos tanto la denominación de la nueva partida como los códigos de procedencia de fondos, de programa educativo y de clasificación económica (éste último si es una partida de gasto). El importe inicial se modificará más adelante, cuando ya tengamos el importe del remanente. La opción de MODIFICAR, en este momento del proceso, sólo nos permitirá cambiar el nombre de la partida. Una partida ya creada no permite cambiar ningún código de procedencia, programa o clasificación económica. Si se diera el caso de querer mantener una partida pero cambiándole, por ejemplo, la clasificación económica, no queda más remedio que crear una nueva con los códigos correctos y eliminar la antigua. e) Para crear, eliminar o modificar los Centros de Coste, hacemos clic en el icono CENTROS DE COSTE. f) La siguiente pantalla nos permitirá crear nuevos centros de coste y modificar o eliminar los antiguos. 17

18 9. Cierre del Curso Contable Actual a) En la barra gris, hacemos clic en APERTURA/CIERRE > CIERRE CONTABILIDAD. b) En la siguiente pantalla, marcaremos la opción Definitivo. La fecha del nuevo cierre aparecerá automáticamente > botón ACEPTAR. c) Accedemos a la pantalla Traspaso de Remanentes de Centros de Coste. Si NO se trabaja con Centros de Coste > botón ACEPTAR (y saltamos hasta el paso h ). Si SÍ se trabaja con Centros de Coste > seguid los siguientes pasos. i. Asignación Automática (1): Este botón pasará las cantidades reflejadas en los centros de coste del curso que se cierra y los pasará a sus correspondientes centros de coste del curso que se abre, siempre y cuando estén creados ii. Asignación Manual (2): Seleccionamos un centro de coste en el cuadro de la izquierda (origen) y otro en el de la derecha (destino) > Hacemos clic en el botón >> situado en el medio de los dos cuadros > Aparecerá la siguiente pantalla en la que 18

19 podremos decidir si pasamos la cantidad total o una parte (se puede reflejar con un porcentaje o directamente con una cantidad menor). iii. iv. Botón RESTAURAR (3): Si se ha cometido algún error, este botón reinicia el proceso y vuelve a dejar en los centros de coste de origen las cantidades traspasadas. Una vez traspasados los centros de coste deseados, continuaremos el proceso de cierre con el botón ACEPTAR (4). d) La siguiente pantalla permite la Asignación de Saldos Remanentes de las partidas presupuestarias. El proceso es muy parecido al de la Asignación de los Centros de coste: i. Asignación Automática (1): Este botón pasará las cantidades reflejadas en las partidas presupuestarias del curso que se cierra y los pasará a sus correspondientes partidas del curso que se abre, siempre y cuando estén creadas. ii. Asignación Manual (2): Seleccionamos una partida en el cuadro de la izquierda (origen) y otra en el de la derecha (destino). IMPORTANTE: AMBAS DEBEN TENER EL MISMO CÓDIGO DE BOLSA. No se pueden pasar remanentes a partidas con códigos distintos. Estos códigos representan a las diferentes procedencias de los fondos: 1 para el concepto 229, 5 para distintos del 229 etc. iii. Hacemos clic en el botón >> situado en el medio de los dos cuadros. Así aparecerá la siguiente pantalla en la que podremos decidir si pasamos la cantidad total o una parte (se puede reflejar con un porcentaje o directamente con una cantidad menor). 19

20 iv. Botón RESTAURAR: Si se ha cometido algún error, este botón reinicia el proceso y vuelve a dejar en las partidas las cantidades traspasadas. v. Una vez traspasados todos los remanentes, hacemos clic en ACEPTAR. Si el proceso ha terminado correctamente, nos aparecerá el siguiente mensaje: 20

21 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Una vez cerrada la contabilidad anterior, los remanentes ya aparecen en las partidas presupuestarias del nuevo curso, por lo que ya se puede proceder con la elaboración del presupuesto. a) Ir al icono PARTIDAS PRESUPUESTO b) Revisaremos el presupuesto partida a partida utilizando el filtro CLAVE en esta misma ventana. De esta forma podremos visualizar tanto la partida de ingreso como las partidas de gastos correspondientes al mismo código de procedencia. c) Para modificar un Importe Inicial, hacemos doble clic en la partida en cuestión y en la siguiente pantalla ponemos el nuevo importe. 21

22 d) Una vez realizados los cambios en todas las partidas con el mismo código de procedencia, comprobaremos los siguientes datos: i. Que la suma de las columnas Importe Inicial e Importe Remanente de la parte de Ingresos sea igual a la columna Importe Inicial de Gastos (recuadros verdes) ii. Que la columna Importe Actual de ambas partes coincida también con dicha suma (recuadros rojos). e) Cuando ya hayamos revisado y, en su caso, cambiado, una a una, todas las partidas del presupuesto, procederemos a la aprobación del Presupuesto Inicial desde la barra gris > PRESUPUESTO > APROBAR PRESUPUESTO INICIAL. f) En la nueva ventana, marcaremos el check de Presupuesto Aprobado y pondremos la fecha de aprobación. Finalmente, haremos clic en el botón ACEPTAR y con eso ya podremos empezar a pasar facturas. 22