Accesorios - Arqueo de Caja

Transcripción

1 Accesorios - Arqueo de Caja Con este nuevo sistema, en Gesden Evo podremos llevar un absoluto control del dinero que queda en caja de la clínica, incluyendo hasta el número de monedas y billetes que existen a lo largo del día en la clínica. Para poder llevar un arqueo de caja correcto es necesario tener configuradas varias opciones en Gesden, una de ellas son las monedas y billetes, que se realiza desde Sistema Gestión de Monedas. Desde aquí, lo único que introduciremos son las monedas existentes en curso legal y billetes, indicando el valor monetario de los mismos para un posterior desglose de la caja. En Descripción colocaremos el nombre de la moneda, en Unidad, el valor, en Tipo, si se trata de moneda o billete, y en Imagen podremos cargar una imagen de la moneda o billete correspondiente. Una vez hecho esto, tendremos que crear la caja de la clínica como si se tratara de un banco, para ello, iremos desde Administración Cuentas Bancarias de Clínica y agregaremos desde la pestaña superior Añadir un banco llamado, por ejemplo, Caja Clínica.

2 Ahora, ya solo nos faltaría configurar las formas de pago desde Sistema Formas de Pagos. Desde aquí, podremos configurar que todos los pagos que sean por efectivo vayan ingresados a Caja Clínica e incluso que los gastos que introduzcamos con forma de pago en efectivo también se descuenten de Caja Clínica. Una vez configurado todo, ya podríamos realizar el Arqueo de caja. El funcionamiento es el siguiente: Desde Accesorios Arqueo de Caja accederemos al arqueo de caja

3 Desde aquí, podremos abrir caja, modificar la forma de pago de la caja o la fecha de cierre, borrar la caja en caso de equivocación e incluso realizar ingresos desde Entrada Caja que no sean por entradas médicas o pagos a cuenta y realizar extracciones de la caja desde Salida Caja que no fueran gastos introducidos en Gesden. También podremos dar un cierre de caja al finalizar la jornada e incluso imprimir tanto por pantalla como por impresora un documento con todos los movimientos desglosados de la caja. Desde aquí lo haremos manualmente, porque cualquier pago realizado en el Gesden que fuera en efectivo o cualquier gasto que sea pagado en efectivo, lo cogerá automáticamente el arqueo de caja. Lo primero de todo será la apertura de caja, marcaremos la opción Abrir Caja Desde esta ventana, marcaremos qué caja estamos abriendo, desde qué fecha hasta qué fecha queremos llevar el arqueo (por defecto es el día en curso, pudiéndolo ampliar por semanas, quincenas e incluso meses) y marcaremos la forma de pago a arquear, que será siempre en efectivo.

4 En el saldo inicial, pondremos la cantidad de dinero que tenemos cuando abrimos caja en la caja de la clínica, desglosándolo por billetes y monedas, colocando la cantidad de cada uno de los billetes y monedas que tenemos en la caja, lo que nos dará automáticamente el total de dinero en esos momentos. Podremos incluso cargar la caja del día anterior al cierre de la misma o del último cierre habido en la clínica, simplemente marcando la pestaña de refrescar en la casilla del saldo inicial.

5 Lo aceptamos y nos colocará el último saldo que haya disponible en la caja de clínica, con el mismo número de monedas y billetes que dejamos en el cierre anterior, por lo que nos quedará la Caja Abierta. A partir de ahora, cada cobro que realicemos en efectivo irá a parar a caja de clínica, quedando registrado en el arqueo de caja para cuando cerremos la caja. Lo mismo ocurrirá cuando realicemos algún gasto en el Gesden Evo y le coloquemos la forma de pago en efectivo.

6 Desde el propio arqueo de caja, la opción Salida de Caja, nos servirá en caso que tengamos que coger dinero de la caja para compras menores, por ejemplo, varios de supermercado, comprar algo de material de oficina o aquellos otros gastos en que tengamos que coger dinero efectivo de la caja para pagarlos, sin introducirlos desde gastos. Colocaríamos el importe efectivo que retiramos para cubrir dicho gasto, seleccionaríamos la forma de pago (en efectivo) y podremos colocar el motivo en Concepto. Al aceptarlo, ya hemos introducido la salida de efectivo de la caja justificándolo a su vez, sin la necesidad del gasto en el Gesden Evo. Al finalizar la jornada, procederemos al Cierre de Caja, por lo que nos tendrá que sumar, al importe inicial, los pagos en efectivo y restar los gastos en efectivo para que nos dé con exactitud el efectivo al finalizar el día. Iremos a Arqueo de Caja de nuevo, y seleccionaremos Cerrar Caja. Aquí nos aparecerá el saldo inicial, los pagos efectivos y gastos efectivos, que podremos controlar desde la parte superior.

7 Para cerrar caja, lo que nos interesará será la parte inferior Tendremos varias opciones: - Importe Calculado: es la suma del saldo inicial de caja más los ingresos efectivos menos los gastos pagados en efectivo. - Importe Arqueado: Aquí, marcaríamos esta opción y colocaríamos la cantidad de billetes y monedas que tenemos en caja. - Diferencia y %Diferencia: Al realizar el recuento de dinero de caja, si no tenemos el mismo importe entre el Importe Calculado y el Importe Arqueado, nos dará el importe de diferencia y el porcentaje de la diferencia con respecto al Importe Calculado inicial. - Importe a Ingresar: Cuando antes de cerrar caja, por ejemplo, el Doctor o el Contable fuera a realizar un ingreso de parte o el total del importe recaudado en la clínica, entonces marcaríamos el importe a ingresar en el banco de la recaudación del día, marcaríamos los billetes que vamos a llevar al banco. - Banco a Ingresar: Marcaremos el nombre del banco al cual hemos hecho este ingreso anterior. Ejemplo:

8 En este arqueo de caja, tenemos calculado un saldo efectivo en caja de 986,79 y en el Importe Arqueado hemos contado en efectivo un total de 986,79 en caja, por lo que nos da una diferencia de 0. Ingresaremos 700 del efectivo de la caja al Banco Santander, por lo que en la caja, al cerrarla en esta ocasión, habrá la diferencia del Importe Arqueado menos el Importe a Ingresar. Si marcamos la opción Imprimir podremos sacar un informe con el detalle desde que hemos abierto la caja hasta que la hemos cerrado.