INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-000002-01 ADQUISICION DE TABLET A) CONDICIONES GENERALES 1. Objeto de la Licitación Adquisición de Tablet para la captura de datos a través de un formulario electrónico y transferencia de información de las diferentes Encuestas que realiza el Instituto Nacional de Estadística y Censos. 2. Para los fines del presente cartel, se entenderá por: INEC: Instituto Nacional de Estadística y Censos. CARTEL: Cartel o pliego de condiciones de esta Licitación. UNIDAD DE PROVEEDURÍA: Unidad administrativa que promueve el concurso. L.C.A.: Ley de Contratación Administrativa. R.L.C.A.: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. OFERENTE: Persona Física o jurídica, interesada en el objeto de este concurso y por motivo de ello presenta oferta formal. ADJUDICATARIO: Persona Física o Jurídica favorecida con el concurso. UTSI: Unidad Técnica de Sistemas Informáticos 3. Recepción y apertura de ofertas. El Instituto Nacional de Estadística y Censos, cédula jurídica Nº 3-007-241710 recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del día 28 de abril del 2016. Las ofertas deberán presentarse en original impreso y una (1) copia completa e idéntica a la oferta original en sobre cerrado debidamente firmadas, con la siguiente leyenda: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-000002-01 ADQUISICION DE TABLET NOMBRE DE LA EMPRESA Dicho sobre deberá entregarse en la oficina de la Unidad de Proveeduría, sita San José, Barrio Escalante, 450 metros oeste de la de Rotonda La Bandera, Calle Los Negritos, Edificio Ana Lorena, Sótano. 3. Presupuesto y responsabilidad sobre ejecución. El monto total asignado para ésta contratación es de 21 240 000.00 (Veintiún millones doscientos cuarenta mil colones exactos). La Unidad de Proveeduría será la encargada de realizar los trámites de contratación cualquier consulta con la Licda. Kristel Ramos tel. 2280-9280 ext. 163, correo kristel.ramos@inec.go.cr. En lo referente a consultas de información técnica adicional necesaria respecto a las características de las Tablet la podrán solicitar a Lic. Kenneth Pereira, teléfono 2280 92801 ext. 303 correo kenneth.pereira@inec.go.cr. Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 1
4. Requisitos de las ofertas. a) Pueden participar en esta licitación personas físicas o jurídicas que por sus antecedentes demuestren que pueden cumplir con el objeto de ésta contratación. b) La oferta deberá ser redactada en idioma español, en forma clara y deberá ser presentada sin manchas, tachaduras, borrones ni otros defectos que las puedan hacer de difícil interpretación. Cualquier corrección deberá hacerse mediante notas que se presentarán junto con el resto de los documentos de la oferta. c) En las ofertas deberán indicarse los datos completos de la empresa oferente y de su representante en caso de que el oferente sea persona jurídica. Asimismo, debe el oferente indicar el lugar para recibir notificaciones, el cual puede ser número de fax, correo electrónico o dirección exacta. En caso de que en la oferta no se indique lugar para notificaciones, el INEC procederá a comunicar las mismas vía correo electrónico para lo cual utilizará la información del oferente que se encuentre en el Registro de Proveedores del INEC. Queda bajo la responsabilidad del oferente comunicar al INEC cualquier modificación que se realice al lugar para recibir notificaciones, toda vez que se consideran como realizadas correctamente las que se comuniquen al lugar inicialmente señalado. d) Preferiblemente presentar las ofertas sin empastar, en carpeta manila, con dos perforaciones en el margen izquierdo y sujeto con prensa plástica, debidamente foliada. e) Las ofertas económicas deberán presentarse utilizando preferiblemente dos decimales. f) Debe aportarse junto con la oferta un timbre del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica por un valor de 200.00 (doscientos colones), de conformidad con el Decreto Nº20014 MEIC (Ley 7105) y un timbre de 20.00 (veinte colones) denominado de la Ciudad de las Niñas, de acuerdo con la Ley 6496, publicada en el Alcance 20 A de La Gaceta 151 del 10 de agosto de 1981. g) Conforme al artículo 65 del R.L.C.A debe aportar cada oferente junto con la oferta las siguientes declaraciones juradas: 1. Declaración Jurada de encontrarse al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, incluidos municipales. 2. Declaración de no encontrarse en ninguno de los casos de imposibilidad legal de contratar con instituciones públicas de Costa Rica, conforme lo establece el artículo 22 y 22 bis de la L.C.A. 3. Declaración Jurada de encontrarse al día con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) y las cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social. 4. Declaración jurada de no estar Inhabilitadas para contratar con la Administración, por habérsele sancionado de acuerdo con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa, inhabilitado para el ejercicio del comercio, o en estado de insolvencia o quiebra h) La oferta debe presentarse debidamente firmada, en el caso de personas jurídicas, por quien tenga poder para ello y cuente con personería jurídica para tal efecto, caso contrario la oferta no podrá ser admisible. i) Los contratos a ejecutar en el país cuyas propuestas provengan de empresas extranjeras, deberán incorporar una declaración de someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo e indirecto puedan surgir del contrato y de su ejecución, con renuncia a su jurisdicción. j) Serán admisibles a éste concurso las ofertas que cumplan con las condiciones técnicas, legales y económicas establecidas en el presente cartel. k) Los oferentes no podrán presentar su oferta indicando únicamente la frase entiendo y acepto, sino que deben Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 2
expresar literalmente la descripción del bien ofertado. l) De presentar ofertas empresas PYMES, deberán adjuntar el documento que demuestre su categoría, artículo 55 -bis del R.L.C.A. 6. Costos de Preparación y Presentación de Ofertas. Todos los costos relacionados con la preparación y presentación de las ofertas, así como por la obtención de las diferentes garantías mencionadas en este cartel, serán sufragados por el oferente. El INEC no reconocerá ningún costo por esos conceptos. 7. Aclaraciones y modificaciones al Cartel. a) La Unidad de Proveeduría se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las condiciones o especificaciones del Cartel, cuando se consideren necesarias, las que se comunicarán a los potenciales oferentes en su oportunidad, con al menos dos días de anticipación al vencimiento del plazo para recibir las ofertas, a través del mismo medio por el cual se les cursa la invitación. b) El INEC se reserva el derecho de prorrogar el periodo de recepción de ofertas hasta por tres (3) días hábiles adicionales. 8. Vigencia de la oferta El plazo de vigencia de las ofertas será de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha fijada para la apertura y recepción de ofertas. 9. Condiciones a) Acorde al Interés público o la necesidad institucional el INEC se reserva el derecho de aumentar o disminuir la cantidad, claramente la empresa deberá indicar en su oferta su aceptación a esta condición. b) Los oferentes deberán presentar junto con la oferta el documento que acredite que cuentan con un centro de servicios en Costa Rica para la garantía y mantenimiento de la marca de la Tablet ofertada, y que cuenta con respaldo del fabricante. c) Los oferentes en su oferta deberán indicar que se comprometen a atender los casos de reporte por daños en un plazo no mayor a tres hábiles, en caso de cambio de las Tablet por motivo de garantía en un plazo no mayor de cinco días hábiles. 10. Precio a) Los precios deberán cotizarse de forma unitaria y señalando a la vez el monto total, los cuales serán firmes, definitivos y libres de impuestos, toda vez que conforme al Resolución de Tributación Directa No. 032-2015 de acuerdo al artículo 19 de la Ley N 7839, el INEC goza del mismo régimen de exención de impuestos del Poder Ejecutivo. El precio total cotizado, debe presentarse en números y en letras coincidentes, en caso de discrepancia prevalecerá el valor escrito en letras. b) El oferente deberá cotizar el costo unitario, así como el monto total por la contratación. c) En relación con el Precio, se debe tomar en cuenta lo establecido en el artículo 30 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cual indica que se estimarán inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios: Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 3
1. Precio Ruinoso, que dé lugar a presumir el incumplimiento de obligaciones financieras por insuficiencia, lo que faculta a la Administración para indagar con el oferente si con el precio cobrado será capaz de cumplir con los términos del contrato. 2. Precio Excesivo, el que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien supera una razonable utilidad. 3. Precios que excede la disponibilidad presupuestaria, en casos que la administración no tenga medios para el financiamiento oportuno; o el oferente no acepte ajustarse su precio al límite presupuestario. 4. Precio producto de una práctica colusoria o de comercio desleal. d) Para efectos de esta contratación se aplicará el porcentaje de deducción correspondiente al Impuesto sobre la Renta, según lo establecido en los artículos 23.- y 59.- de la Ley Sobre el Impuesto de la Renta. e) El adjudicatario deberá estar debidamente inscrito como contribuyente en Tributación Directa del Ministerio de Hacienda y contar con factura legalizada. g) El detalle del precio será de acuerdo con el Decreto Ejecutivo No. 33305-MEIC-H, publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 168 del 01 de setiembre del 2006, el cual modifica el Reglamento en el artículo No. 12 de la Ley 7017 de Incentivos para la Producción Industrial. 11. Ofertas alternativas Para el presente concurso no se aceptarán ofertas alternativas, así mismo, no se autorizará la presentación de ofertas conjuntas, mediante la figura de subcontratación, solamente una oferta base conforme lo dispone el artículo 70.- y 71.- del R.L.C.A. De presentar ofertas bajo la forma Consorciada deberán considerar lo dispuesto en el artículo 72.- al 77.- del R.L.C.A. 12. Garantía: 12.1 Cumplimiento Dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en que quede en firme el acto de adjudicación, el adjudicatario de esta contratación deberá rendir una Garantía de Cumplimiento equivalente al 10% (Diez por ciento) del monto total adjudicado, a favor del INEC y deberá tener una vigencia de 60 días hábiles partir de la formalización contractual. La garantía debe de entregarse en el Proceso de Tesorería de la Unidad de Finanzas del INEC, ubicada 450 metros Oeste de la Rotonda de la Bandera, Edificio del INEC, primer piso. 13. Clausula penal Se aplicará si el adjudicatario incumple con la fecha de entrega establecida en este cartel. Dicho incumplimiento será sancionado con 2% del valor total del contrato por cada día de atraso, hasta un máximo de un 20% (equivale a diez días) del monto total adjudicado, una vez que alcance este porcentaje de clausula penal será causa suficiente para que el INEC declare de forma unilateral la resolución contractual por incumplimiento imputable del contratista, conforme lo establece el artículo 204.- y concordantes del R.L.C.A. Lo anterior procederá de no presentar una justificación del motivo que ocasiona la demora con la respectiva solicitud de prórroga del plazo de acuerdo con lo establecido en el artículo 198.- R.L.C.A. 14. Requisitos comunes a la garantía La garantía citada en este cartel, deberán rendirse en un todo de acuerdo con lo establecido en el Artículo 42.- Formas de Rendir la Garantía, del R.L.C.A. Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 4
Si se desea presentar la garantía en dinero efectivo deberá depositarla directamente en la oficina de Tesorería de la Unidad de Finanzas del INEC, ubicada 450 metros Oeste de la Rotonda de la Bandera, Edificio del INEC, primer piso. La garantía será devuelta a petición de manera formal por los participantes dentro lo ocho días siguientes, a la recepción definitiva del objeto contractual. 15. Selección y adjudicación: a) El plazo para el estudio y la adjudicación de esta licitación será dentro de los 12 días hábiles, contados desde la fecha de apertura de las ofertas, dicho acto recaerá en aquella oferta que oferte el menor precio y cumpla con los aspectos técnicos, legales y económicos del Cartel. En caso de empate se adjudicará a la empresa que oferte el menor precio el de permanecer dicha condición se tomará lo establecido en el artículo 55.- R.L.C.A., mediante un sorteo. De tratarse de empresas PYMES se aplicará lo establecido en el artículo 55.- bis del R.L.C.A. b) El INEC se reserva el derecho de prorrogar el plazo de adjudicar de acuerdo con lo establecido en el párrafo quinto del artículo 45.- L.C.A. c) Por la naturaleza del objeto contractual, el INEC se reserva el derecho de adjudicar de manera total la presente Licitación, conforme al artículo 52.- inciso n) del R.L.C.A. d) El adjudicatario se comprometerá a firmar un contrato con el INEC o una Orden de compra una vez en firme el acto de adjudicación, según corresponda, una vez que haya presentado la correspondiente Garantía de cumplimiento para el refrendo interno por parte de la Asesoría Jurídica del INEC. De formalizarse por medio de orden de compra debe aportar los correspondientes timbres fiscales que corresponden a 0.0025% del total adjudicado. Se considera insubsistencia del procedimiento no retirar la Orden de Compra o no presentarse a firmar el contrato en el plazo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 191.- del RLCA. 16. Recibo de las Tabletas: Los equipos deberán ser entregados en la Bodega del INEC ubicada 450 mts Oeste de la rotonda de la Bandera Edificio Ana Lorena, sin costo alguno, previa coordinación con al menos dos días hábiles con el encargado de Activos, al teléfono 2280-92-80 ext.320, para lo cual se realizará una recepción provisional. 17. Plazo de entrega: La empresa adjudicataria deberá comprometerse en su oferta que entregará los equipos dentro de un plazo no mayor a veinte (20) hábiles, después de la formalización de esta contratación y emitida la orden de compra. 18. Garantía: La garantía contra defectos fábrica no debe ser menor a 1 (un) año. 19. Forma de pago Se cancelará contra producto entregado y recibido a satisfacción por la contraparte técnica dentro de los 30 días naturales siguientes de las recepciones definitivas de lo contratado. En caso de que se adjudique una oferta presentada en dólares, se pagará de acuerdo con lo establecido en el párrafo tercero del artículo 25.- del R.L.C.A. Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 5
B) OBJETO CONTRACTUAL. 1. La oferta debe ser presentada de acuerdo con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en este Cartel. Especificando características y el orden de la línea, separando la información legal, técnica y de precios en forma clara, de no hacerlo quedará fuera de concurso. 2. Los equipos deben ser originales y nuevos, no se aceptarán equipos reconstruidos o de segunda mano. En el siguiente cuadro se detalla las características mínimas que deben cumplir las tabletas: Peso máximo 500g. Sistema operativo Android 4.2 o superior en Español Conectividad con Wi-Fi, 3G, GPS Pantalla de 9.6" mínimo y 10.1" como máximo Batería interna de 5000 mah o superior Memoria RAM 1.5 GB o superior Memoria ROM 8 GB o superior Debe incluir protector vidrio ultra fino y larga duración, protege la pantalla de huellas y otros residuos, sin perder la estética del dispositivo, debe mantener el acceso total a la pantalla táctil de la tableta, anti reflejos y rayones. Las empresas participantes deberán entregar junto con la oferta una muestra de la Tablet ofertada el día de la apertura y recepción, para que la UTSI realice las pruebas con los sistemas desarrollados por el INEC, la misma será devuelta al proveedor una vez concluida la prueba. 3. Una vez que se determine el cumplimiento de los oferentes con lo establecido en el punto anterior, se procederá a realizar la prueba a la tableta, a la cual se le verificará que cumpla con lo siguiente: Detalle 1 Que permita instalar el sistema de captura de datos del IPC, ECE, ENAHO y ETAPA 2 Verificar que los sistemas instalados permitan pasar pregunta por pregunta desde el inicio hasta el final del cuestionario 3 Verificar que la boleta de los sistemas anteriores se guarde correctamente en la tarjeta de Memoria Externa 4 Verificar que cumple el peso solicitado Cumple No Cumple Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 6
5 Verificar que cumple el tamaño solicitado 6 Verificar que los desarrollos se ajusten correctamente a las dimensiones del aparato 7 Verificar funcionalidad del GPS y 3G del aparato 8 Verificar que la transferencia de la base de datos de la Tableta se almacene correctamente en la MicroUSB 9 Verificar que el aparato permita ajustar el brillo de la pantalla El sistema por instalar fue desarrollado en la plataforma JAVA y SQ Lite para el sistema operativo Android 4.2 o superior. 4. Posterior a la verificación de las características de las tabletas se procederá a la evaluación del rendimiento de la batería, mediante una prueba en el campo, al final del día se evaluará con la siguiente tabla: Detalle 1 Al finalizar la prueba durante la jornada laboral de una operación estadística, la batería queda con un porcentaje de: Porcentaje batería Puntos Más 70% 5 69% a 50% 3 49% a 30% 1 Menos de 30% 0 La prueba se realizará el segundo día hábil siguiente a la apertura en un horario de 8:00 am a 4:00 pm, el responsable de las pruebas será el Lic. Kenneth Pereira, UTSI, los oferentes interesados en presentarse a las pruebas lo podrán hacer y las intervenciones las realizarán una vez finalizada la prueba a cada tableta, así mismo se realizará un acta posterior a la prueba con los resultados y firmas de los responsables. La empresa que cumpla técnica, legal, y obtenga el mayor puntaje del punto 4., que antecede y oferte el menor precio recaerá la adjudicación de esta contratación. Esta Contratación se regirá por lo establecido en el presente Cartel y lo establecido en la L.C.A y R.L.C.A, y demás normativa que rige esta materia. Elaborado por: Licda. Kristel Ramos Brenes, Analista, Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 7
Contratación Administrativa Aprobado por: Lic. Mario Madriz Q., Coordinador Cartel Licitación Abreviada N 2016LA-000002-01 Página 8