INSTRUCTIVO PARAMETRIZADO Misión Acreditación, Instructivo de activación, distribución y uso VERSIÓN: 1.0 CÓDIGO: IN-CO-CMO-13 FECHA: 06-Abr-2015 ORIGEN En el Comité Núcleo de Sistema, escenario donde se realiza el seguimiento integral al proceso de acreditación institucional, se discute la necesidad de sensibilizar, divulgar, comunicar y preparar más a la Comunidad Educativa para este importante proceso, en lo posible mediante una herramienta lúdica que recreativamente comunique, forme y prepare a los públicos de interés
OBJETIVO Formar y preparar a los grupos de interés en el proceso de Acreditación en su fase de evaluación externa. Lograr aprendizaje y preparación a través de 11 misiones correspondientes a los 11 factores para la acreditación institucional. DEFINICION Misión Acreditación es un juego de formación para el proceso de Acreditación Institucional. MECÁNICA DEL CONCURSO Una vez en el sitio de la campaña, el usuario accede al juego logueandose, al ingresar selecciona su perfil correspondiente. (Estudiante, docente, administrativo) solo podrá loguearse con un perfil en caso de identificar que fue logueado con más de 1 perfil, la persona quedará descalificada y sin participación en el concurso. Seleccionado el perfil, encontrará el tablero de misiones asignadas según su rol. Cada misión se compone del video-reto, las instrucciones del juego, el juego y la documentación asociada al factor trabajado. Cada misión tendrá un puntaje independiente y la suma de éstas, proporcionará el puntaje final del juego para cada participante.
PIEZAS PUBLICITARIAS DEL CONCURSO ACTIVACION DEL CONCURSO Debe realizarse una actividad en cada Rectoría que active el juego, se propone: 1. Realizar un BTL con actores simulando ser agentes del juego 2. Realizar una búsqueda de animadores del concurso en la Rectoría Área de Mercadeo y Comunicaciones 3. Realizar entrega de piezas publicitarias alusivas al concurso ver piezas de la campaña La entrega de las piezas de la campaña será coordinada por la Dirección Nacional de Mercadeo y Comunicaciones y les llegara a cada una de las sedes por parte del proveedor así: SEDES BOTONES JUEGO VOLANTES AFICHES JUEGO MISION Sede Bello 5.119 5.119 30 Sede Bogotá Sur 2.473 2.473 10 Sede Cundinamarca 6.679 6.679 50 Sede Principal 6.490 6.490 20 Sede Valle 1.928 1.928 15 UVD 3.911 3.911 10 Centro Regional Villavicencio 2.110 2.110 10 Centro Regional Barranquilla 613 613 4 Centro Regional Bucaramanga 1.070 1.070 4 Centro Regional Cúcuta 461 461 4 Centro Regional Ibagué 1.340 1.340 10 Centro Regional Neiva 2.442 2.442 10 Centro Regional Pasto 296 296 3 Centro Regional Lérida 367 367 10 Servicios Integrados 100 100 10 Total 35.400 35.400 200
Por sedes Cada Rectoría, Vicerrectoría y sus sedes debe realizar su fase de activación, de acuerdo a las características de la sede y a partir del 24 de marzo o antes si se cuenta con el material en sede. MANTENIMIENTO Debe garantizarse una activación y mantenimiento del concurso, a través de piezas publicitarias y animadores del concurso Animadores del Concurso Se propone como animadores publicitarios y de comunicación a las áreas regionales de mercadeo y comunicaciones Se propone como animadores del concurso a 5 Profesores por facultad o centro regional y 2 estudiantes por programa, y 2 colaboradores por área - en cada sede - ellos tendrán como misión la divulgación y animación para que el juego sea usado La elección de los profesores y estudiantes por facultad y programa respectivamente, corresponde a la Vicerrectoría y/o coordinación académica con apoyo de los líderes de mercadeo y comunicaciones de cada sede. A los animadores se les entregarán miles de volantes con el concurso, su definición, dinámica y premios para volantear al ingreso de las instalaciones
Piezas Publicitarias Afiches físicos y electrónicos Botones Q-R- en las escaleras de las sedes propias Videos (Spot promocional y los spot de las 11 misiones Redes sociales oficiales del juego Facebook: Fan page Acreditación Uniminuto Twitter Hashtag #AcreditacionUNIMINUTO Donde se podrán realizar la creación de cronogramas de trinos y a través de los cuales se divulgará: Mensajes Misiones Videos Otras redes a usar Google Plus de UVD con: Mensajes Misiones Videos Campaña de Mailing que incluirá: Flyers enlazados al sitio de la campaña Flyer de inicio del juego Flyers por cada misión Flyers impresos Flyer con diseño de campaña y QR que lleve al sitio Afiche
Volante
Botones
REGLAMENTO DEL CONCURSO Términos y Condiciones: Esta promoción y juego de formación, es exclusiva para Estudiantes, Profesores y Colaboradores y Directivos del área administrativa. Código de la Campaña: MA MISION ACREDITACION. Fechas de Juego: desde el 27 de Marzo al 1 de Mayo de 2015. No puede jugarse dos veces, la participación es por una vez. No recibirá premios dobles ningún participantes Aplican premios hasta agotar existencias y
presupuestos por Rectorías y Vicerrectorías, para garantizar premios recibidos a nivel nacional. No pueden jugar los colaboradores directamente comprometidos con el proceso, esto es: Colaboradores laborando el ACREDITACION INSTITUCIONAL, tampoco los colaboradores que participaron en el diseño y elaboración del juego esto es: Colaboradores de UVD tecnología y mercadeo y comunicaciones y Colaboradores de Mercadeo y Comunicaciones de la dirección nacional PUBLICOS DE LA CAMPAÑA Este juego aplica para profesores, estudiantes y administrativos en todo el sistema Universitario PREMIACION Este juego-campaña premiará la participación en el juego y el acierto de acurdo a las siguientes reglas: Ganadores del concurso a nivel nacional: De cada grupo de interés estudiantes, profesores y administrativos se premiaran los tres primeros ganadores, total 9 premios consistentes en: Primer Lugar Computador MacBook Air Segundo Lugar Iphone 6 Tercer Lugar Ipad 32 GB Características de los premios
MacBook Air Procesador: Intel Core i5 de 1.4GHz Sistema Operativo: OS X Mavericks Memoria: 4 GB Disco Duro: 128 GB Pantalla: 11" Iphone 6 16 GB iphone 6 16GB Pantalla 4,7 Pulgadas Ipad 32 GB Ganadores del concurso por rectorías y vicerrectorías: De cada rectoría y vicerrectoría (Rectoría Sede Principal, Rectoría Cundinamarca, Rectoría Bello, Rectoría UVD, Rectoría Valle, Vicerrectoría Llanos, Vicerrectoría Tolima-Huila, Vicerrectoría Norte- Oriente, Vicerrectoría Bogotá Sur) del sistema.
Por cada grupo de interés se seleccionara al mejor puntaje diferentes de la premiación nacional (1 por estudiante, 1 por profesores y 1 por administrativos) total 3 premios por rectoría o vicerrectoría para un total de 27 premios en todas las rectorías y vicerrectorías. Premio minitabla mac PREMIOS DE LA CAMPAÑA *** Aplica hasta agotar existencias CRITERIOS DE DESEMPATE EN CASO DE EMPATE DE PUNTAJE SE DESEMPATA POR TIEMPO, Y POR ORDEN DE TERMINACION. TIEMPO Y PUNTAJE. HORIZONTE y TIEMPO Aplica en todo el sistema universitario, desde el 27 de marzo hasta el 1 de Mayo de 2015
PRESUPUESTO La dirección de acreditación institucional asume el costo de los premios a nivel nacional $ 14.700.000 La dirección nacional de mercadeo asume el costo de las sedes $ 21.600.000 y será la responsable de tramitar la compra de los 27 ipads ante la dirección de compras. La Campaña y Piezas: $ 40.000.000.00 AUDITORÍA DE RESULTADOS Para garantizar la transparencia de las premiaciones, se designarán representantes de las áreas organizadoras, es decir, Mercadeo y Comunicaciones, UVD y Acreditación Institucional, en presencia del auditor general de UNIMINUTO, Héctor Villalobos. Cabe resaltar que esta auditoría y entrega de premios se realizará al cierre del juego. EVALUACIÓN INDICADORES El administrador del juego a cargo de UVD suministrará la información necesaria para desarrollar los indicadores. Los siguientes son los indicadores propuestos para la campaña y su etapa de evaluación:
1. Número de colaboradores, profesores y estudiantes que ingresaron a Misión Acreditación 2. Número de colaboradores, profesores y estudiantes que jugaron Misión Acreditación 3. Número de colaboradores, profesores y estudiantes que iniciaron juego y terminaron 4. Número de colaboradores, profesores y estudiantes que iniciaron juego y no terminaron 5. Número de colaboradores, profesores y estudiantes que animaron el juego 6. Número de colaboradores, profesores y estudiantes ganadores en el juego SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS Se propone en el evento social, obtenida la acreditación, realizar una premiación y socialización de resultados. Si no se obtiene la acreditación, realizar evento solo para entregar resultados y premiar Fecha propuesta: Junio 5 de 2015