CONCLUSIONES DE MANTENIMIENTO DE COLOMBIANSOFTURE SAS Bogotá, D.C., Junio 2014
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 2 FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: MANTENIENTO E INVENTARIO COLOMBIANSOFTURE SAS Fecha elaboración Junio 2014 Sumario: Este documento tiene por objeto hacer el mantenimiento preventivo y el inventario a los activos fijos de la empresa Yes Cremalleras SAS y realizar el conteo y caracterización de los recursos humanas de la empresa. Código: Versión: Estado: Pendiente Categoría: Autor (es): Revisó: Aprobó: Colombiansofture SAS Jhonatan García Young Jairo Firmas: Información Adicional: Ubicación: Este documento reúne la información correspondiente de la observaciones que resulten del manteniendo e inventario de los activos fijos y de la lista de conteo y caracterización de los recursos humanos. Realizado en Bogotá Página 2 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 3 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 01/06/201 Equipo de pruebas Electra Creación de documento Página 3 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 4 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 5 1.1. PROPÓSITO... 5 1.2. ALCANCE... 5 2. INVENTARIOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA.... 6 2.1. CARACTERIZACION DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS.... 6 3. MANTENIMIENTO... 7 3.1. ACTIVIDADES DEL MANTENIMIENTO.... 7 3.2. LISTA DE CHEQUEO DEL MANTENIMIENTO.... 7 4. ROLES Y ACCIONES DE LOS EMPLEADOS... 8 4.1. CARACTERIZACION DE LA ACCIONES QUE REALIZAN LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA... 8 5. INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA.... 9 5.1. CARACTERIZACION DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS.... 9 6. RESULTADOS DEL PROCESO.... 11 6.1. MANTENIMIENTO GENERAL EN LOS ALMACENES.... 11 6.2. MANTENIMIENTO GENERAL EN LOS ALMACENES.... 11 6.3. CARACTERIZACION DE LA ACCIONES QUE REALIZAN LOS EMPLEADOS.... 12 7. CONCLUSION.... 13 7.1. CONCLUSION.... 13 Página 4 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 5 1. INTRODUCCIÓN 1.1. PROPÓSITO Este documento tiene como propósito realizar un mantenimiento preventivo a todos los activos fijos de la empresa, inventariarlos y hacer un listado de roles y acciones que tienes cada empleado. 1.2. ALCANCE Este documento se convierte en una guía para desarrollar de una forma organizada las diferentes actividades que se realizarán en la empresa Yes Cremalleras SAS Página 5 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 6 2. INVENTARIOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA. 2.1. CARACTERIZACION DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS. Este cuadro es el formato de inventarios realizados para la empresa donde se registran los activos fijos. ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DEL ACTIVO Valor Página 6 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 7 3. MANTENIMIENTO 3.1. ACTIVIDADES DEL MANTENIMIENTO. Las actividades que se realizaron en los almacenes de yes cremalleras y en la oficina de la bodega con las que se consiguieron hacer el mantenimiento preventivo y el inventario de los activos fijos fueron las que se plantean en la siguiente tabla. 3.2. LISTA DE CHEQUEO DEL MANTENIMIENTO. A continuación se presenta el formato que se utilizo para lista de chequeo del mantenimiento de cada activo fijo de la empresa. TIPO DE PRUEBA Versión de Ejecución Fecha de Ejecución EJECUTADA CUMPLE NO CUMPLE Observaciones Limpieza teclado: Limpieza pantalla externa: Limpieza pantalla interna Limpieza CPU interna: Limpieza CPU externa: Limpieza Mouse: Limpieza impresora externa Limpieza impresora interna Instalación paquete office Instalación de Ccleaner Página 7 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 8 Desinstalación de programas Eliminación de virus Corrección de hardware Formateo de PC Corrección de software Instalación navegador chromers Instalación antivirus 1año 4. ROLES Y ACCIONES DE LOS EMPLEADOS 4.1. CARACTERIZACION DE LA ACCIONES QUE REALIZAN LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA El siguiente cuadro es el formato de la lista que se utilizo con el objetivo de registrar las acciones que realizan los empleados que utilizan el sistema de Colombiansofture. Nº NOMBRE PUESTO DE TRABAJO TAREA A DESEMPEÑAR 1 2 3 4 5 Página 8 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 9 5. INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA. 5.1. CARACTERIZACION DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS. Inventarios realizados para la empresa donde se registran los activos fijos. ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA ACTIVOS FIJOS DESCRIPCION DEL ACTIVO Responsable: Sandra Díaz Monitor LCD 22 LG, Procesador Intel Core 17-3770 3.4 GH Disco Duro ITB TOSHIBA SATA 1500 GB, DVD Liteon SATA, Multilector de memoria, Teclado Genius, Mouse Janus, Licencia Windows 7 Professional. Responsable: Diana Pulido. Monitor LED 21,5 LG, Procesador Intel Core 17-2600 3.4 GHz, Disco Duro 1500 GB TOSHIBA SATA, DVD Liteon SATA, Multilector de memoria, teclado Janus, Mouse Janus, Licencia Windows 7 Professional. Valor 1 440.000 1 780.000 459.000 Responsable: Diana Pulido Impresora Samsung scx-3405, Impresora, Fotocopiadora y Scanner. Responsable: Sandra Díaz. Monitor LCD 19 Samsung, Procesador Intel Core 17-3770 3.4 GHZ, Disco Duro 1500 GB TB TOSHIBA DVD Liteon SATA, Multilector de memoria, Teclado Janus, Mouse Janus, Licencia Windows 7 Professional. 1 440.000 Página 9 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 10 799.000 Responsable: Área Comercial. Impresora scx-4833fd, Impresora, Scanner, Fotocopiadora. 269.000 Responsable: Roció Mendoza. Impresora Samsung scx-405f, Scanner, Fotocopiadora. Responsable: Young NA. Monitor LED 22 LG, Procesador Intel Core 17-3770 3,4 GHZ, Disco Duro ITB TOSHIBA SATA 1500, DVD Liteon SATA, Multilector de memoria, Teclado Microsoft, Mouse Microsoft. 1 890.000 Página 10 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 11 6. RESULTADOS DEL PROCESO. 6.1. MANTENIMIENTO GENERAL EN LOS ALMACENES. Las actividades realizadas con el fin de evitar los daños en los sistemas operativos de los activos fijos de la empresa, verificar su funcionamiento, realizarle correcciones por virus en el caso de los computados o deterioro por polvo y falta de limpieza, también revisión del software, desinstalación de programas no útiles e instalación de programas como antivirus y de limpieza. 6.2. MANTENIMIENTO GENERAL EN LOS ALMACENES. A continuación el resultado del mantenimiento, promedio de los todos los que se realizaron. TIPO DE PRUEBA Versión de Ejecución Fecha de Ejecución EJECUTADA CUMPLE NO CUMPLE Observaciones Limpieza teclado: Limpieza pantalla externa: Limpieza pantalla interna Limpieza CPU interna: Limpieza CPU externa: Limpieza Mouse: Limpieza impresora externa No hay. Limpieza impresora interna No hay. Instalación paquete office No requiere. Instalación de Ccleaner Desinstalación de programas Página 11 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 12 Eliminación de virus Corrección de hardware No requiere. Formateo de PC No requiere. Corrección de software Instalación navegador chromers Instalación antivirus 1año No requiere. 6.3. CARACTERIZACION DE LA ACCIONES QUE REALIZAN LOS EMPLEADOS. Tabla de caracterización que se utilizo con el objetivo de registrar los roles que tienen los empleados de la empresa Yes Cremalleras S.A.S que utilizan el sistema de Colombiansofture. BODEGA Nº NOMBRE PUESTO DE TRABAJO TAREA A DESEMPEÑAR 1 Sandra Díaz Ventas 2 Diana Pulido Contabilidad Ventas Nacionales Y Locales, Facturación, Cotizaciones, Toma De Pedidos De Los Almacenes y Facturación. Lleva La Contabilidad De La Empresa, Recursos Humanos, Pagos, Liquidación Y Contratos. 3 Roció Mendoza Remisionadora Remisiones y Pedidos. ALMACEN RESTREPO 4 María Liliana Moreno Encargada De Almacén, Ventas Inventarios Y Pedidos. ALMACEN CENTRO 5 Yineth Ruiz Encargada De Almacén, Ventas Vendedora, Pedidos, Inventarios Y Planilla. 6 Gloria Casalla Ventas Vendedora. Página 12 de 13
MANTENIENTO E INVENTARIO Página 13 7 Andrés Ramírez Ventas Vendedor. ALMACEN ALQUERIA 8 Yuli Andrea Borda Encargada De Almacén, Ventas Pedidos, Inventarios Del Almacén, Ventas. 9 Diana María Pachón Auxiliar De Ventas Ventas ALMACEN POLICARPA 10 Norma Galindo Encargada De Almacén, Ventas Pedidos e Inventarios. 11 Julie Bento Vendedora Auxiliar Ventas. 7. CONCLUSION. 7.1. CONCLUSION. Se realizo el inventario de los activos fijos de la empresa pero no se completo ya que no se tenía la información de todos y con sus precios. El mantenimiento preventivo si se realizo satisfactoriamente y se llevo a cabo en todos los almacenes y en la bodega de la empresa, algunos equipos ya requerían el mantenimiento por suciedad y virus. También se hizo la caracterización de los de los roles y acciones que realizan los empleados de la empresa en los almacenes y en la parte de administración en la bodega para hacer un registro y estudiar las posibilidades de ingresar alguna de las tareas que realizan a nuestro sistema para facilitar y agilizar su proceso. Página 13 de 13