Identificación y Gerenciamiento de Riesgos en Proyecto Puente Grúa en Refinería de Petróleo Todos los proyecto tienen riesgos, siempre tendremos al menos algún nivel de incertidumbre, especialmente los proyectos de alta tecnología son particularmente riesgosos. En el ambiente de los proyectos técnicos los objetivos tecnológicos pueden diferir mucho de los proyectos previos, pero no ocurre lo mismo con las buenas prácticas de proyecto. Las buenas prácticas vienen generalmente de la experiencia, que desafortunadamente nacieron de errores y olvidos. Las personas aprenden que es lo que no se debe hacer cometiendo errores y luego sufriendo las consecuencias. Por lo que la experiencia es un invaluable recurso, incluso cuando no son propias. La identificación de riesgos debe realizarse comenzarse revisando las asunciones del proyecto, chárter del proyecto, hoja de datos y toda la información u documentos usados para iniciar el proyecto. Se deben barrer todas las áreas que comprende un proyecto comenzando con el Alcance del proyecto (debemos tener mucho cuidado con los cambios de alcance y defectos), Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos como las principales fuentes de riesgos, sin olvidar Compras y Comunicación. Desarrollo del Plan de Identificación y manejo de Riesgos 1- Algunos conceptos a tener en cuenta en el Manejo de Riesgos 1
Probabilidad: Cuál es la probabilidad de que ocurra un evento de riesgo? Impacto: Cuán puede resultar un evento de riesgo?, y cuánto cuesta? Mitigación: Como podemos reducir la probabilidad?, y cuánto? Contingencia: Como podemos reducir el Impacto?, y cuánto? Reducción: es el producto de la Mitigación por la Contingencia ( R=MxC) Exposición: Es la diferencia entre el Riesgo Evaluado menos Evento: Qué es lo que puede ocurrir? Riesgo Asumido: es el resultado del estudio si se toma la decisión de realizar el proyecto. 2- Definición del proyecto: Puente Grúa para ser colocado en Nave de alta peligrosidad de explosión, alta contaminación, difícil acceso. Por lo que deberá contar con todos elementos móviles del mismo antichispas. El mismo deberá proveerse de control remoto (esto implica un desarrollo tecnológico de elevado impacto en el proyecto y alta probabilidad de incumplimiento del ítem. 3- Conseguir información de la experiencia de expertos, reunir un grupo de personas que estén familiarizados con este tipo de proyecto y preguntarles sobre las consecuencias de accidentes o no cumplir con las especificaciones, como prevenirlas y que hacer si ocurren. Siempre manteniendo el control de la reunión. 4- Identificar las consecuencias de cada riesgo. De la reunión mantenida se ha conseguido información acerca de que ocurriría si el riesgo se materializa. Luego se debe asociar cada riesgo con las consecuencias. Se debe tratar de ser lo más específico posible. Por Ejemplo: No cumplir con las especificaciones del proyecto: No aceptación del cliente, implica tantos $ de re trabajos o redefinición de ingeniería, mayores tiempos de proyecto, etc. No cumplir con tiempos de fabricación: Implica tantos $, mal uso de los recursos, desgaste de relación contractual. Excederse en el presupuesto: pérdida de rentabilidad, hasta llegar a la imposibilidad de continuar. 5- Eliminar los ítems irrelevantes Se eliminan todos aquellos ítems que tienen bajo impacto, el tenerlos en cuenta distraería recursos necesarios para analizar los riegos importantes. 6- Listado de todos los elementos de riesgo identificados 7- Asignar una probabilidad 2
Es determinar si la probabilidad de ocurrencia realmente se materializa sea alta, media o baja, o siguiendo una escala desde 0,00 hasta 1,00 H: Alta: Ha ocurrido frecuentemente, tiene muchas de ocurrencia en el futuro, o es un evento que habitualmente se presenta. (Por ej. Desarrollo de nueva tecnología) M: Media: Ha ocurrido ocasionalmente o tiene una expectativa de ocurrencia razonable de que se presente en el futuro. (Por ej. Garantía de calidad durante la fabricación deficiente) L: Baja: Ha ocurrido muy infrecuentemente o es de esperar que se presente como una excepción en el futuro. (Por ej. Falta de recursos para puesta en marcha) N/A: No Aplicable: es un riesgo irrelevante para este proyecto u operación. NI: Se necesita información: Imposible determinar la probabilidad con la información disponible. La información debe provenir desde una fuente externa. Se debe considerar como de alta probabilidad hasta poder contar con esa información. (Por ej. Disponibilidad de grúas para montaje, en este caso el cliente final debe dar la información) TBD: Debe ser Determinado: Se Necesitan Estudios Adicionales. Se debe considerar como de alta probabilidad hasta poder contar con esa información. (Por ej. Probabilidad de interferencias con el edificio) 8- Asignar Impacto En general se asigna el Impacto como Alto, Medio o Bajo usando guías predeterminadas en función de la experiencia o el asesoramiento de expertos en diferentes áreas. También se puede fijar el Impacto usando números desde el 0,00 hasta el 1,00. H: Alto: El ítem tendrá un impacto mayor en el sistema y es probable que cause una interrupción del proyecto, es un evento muy visible. (Por ej. Falta de pago del cliente) M: Medio: El Ítem tendrá algún impacto en el proyecto. Puede causar interrupción del servicio (Por ej. Problemas de ingeniería) L: Bajo: No se producen interrupciones del proyecto o efectos negativos que pueden ser corregidos sin un efecto significativo o visible.(por ej. Cambio de proveedor de componentes menores) 3
NA: No aplicable. Es un Riesgo Irrelevante NI: Necesidad de información: es imposible determinar el impacto. Se debe considerar de Alto Impacto hasta su identificación. (Por ej. Tener definidos los recursos para desarrollar el proyecto ) TBD: Debe ser Determinado: Se Necesitan Estudios Adicionales. Se debe considerar como de alto impacto hasta poder contar con esa información. (Por ej. Verificación de la estructura soporte del puente grúa) 9- Determinar el riesgo de cada elemento, el riesgo final se determinará en función de la siguiente tabla: Función (Probabilidad Impacto) Probabilidad L M H NI TBD NA Impacto H M H H H H NA M L M M H H NA L L L L M M NA NA NA NA NA NA NA NA NI M H H H H NA TBD M H H H H NA 10- Ranking de Riesgos Se deben listar todos los elementos que se han identificado desde lo Riesgos mayores hasta los menores. Riesgo Consecuencia Probabilidad Impacto Severidad Riesgo 1 Consec. 1 H H H Riesgo 2 Consec. 2 M H H Riesgo 3 Consec. 3 H M M Riesgo 4 Consec. 4 M M M Riesgo 5 Consec. 5 L M M Riesgo 6 Consec. 6 M L L Riesgo 7 Consec. 7 L L L 11- Compute el riesgo Total, este se puede computar como H,M, L, o con números siendo el 0,5 la equivalencia a un riesgo medio. 4
12- Desarrollo de Estrategia de Mitigación de Riesgos: tiene por objeto reducir la Probabilidad que un riesgo se materialice. Habitualmente se desarrolla para los riesgos que tienen probabilidad alta o media. En algunos casos se busca mitigar los de probabilidad baja pero solamente deben hacerse luego de atender los anteriores. 13- Desarrollo de Plan de Contingencia: se realiza para reducir el Impacto si se materializa un Riesgo. Nuevamente como en el caso anterior solo se desarrollará un plan de contingencias para los ítems que tienen Alto o Medio Impacto. 14- Analizar la efectividad de las estrategias, Cuanto hemos reducido la Probabilidad de ocurrencia y cuanto el Impacto?, Se debe re-evaluar las estrategias de Mitigación y Contingencia y finalmente reasignar el ranking efectivo a los riesgos. Por ejemplo la tabla anterior nos quedaría de la siguiente forma: Riesgo Consec. Probab Probab. Efectiva Impacto Impacto Efectivo Severidad Severidad Efectiva Riesgo 1 Consec. 1 H M H M H M Riesgo 2 Consec. 2 M M H M H M Riesgo 3 Consec. 3 H M M L M M Riesgo 4 Consec. 4 M L M L M L Riesgo 5 Consec. 5 L L M L M L Riesgo 6 Consec. 6 M L L L L L Riesgo 7 Consec. 7 L L L L L L 5
15- Computar el Riesgo Efectivo Después de llevar a cabo el plan estratégico, llegamos a una situación donde se ha podido reducir el nivel de riesgo original hasta permitirnos estar en una posición para finalmente decidir si con nivel de riesgo asumido podemos tomar la posición de continuar adelante con el proyecto o como ocurre en algunos casos terminar con el proyecto sin incurrir en un alto costo. 16- Monitoreo de los riesgos Ya conocemos cuales son los riesgos del proyecto, si llegasen a aparecer debemos poner en practica nuestro plan de contingencias. Debemos tener indicadores que nos digan que variable está saliendo del plan original del proyecto. Debemos tener bien en claro cuando debemos activar el plan de contingencia a realizar para que desaparezcan o sean minimizados. Este plan debe realizarse para los riesgos de severidad alta o media y ser capaces de determinar si el riesgo se ha hecho presente. Si no contamos con este indicador es muy posible que se haga presente silenciosamente y afecte el proyecto, inclusive si tenemos un plan de contingencias adecuado. 6