PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIOS DE RECEPCIONES Y ALMUERZOS EN EL ÁMBITO DE LOS ACTOS PÚBLICOS COORDINADOS POR LA VICEALCALDÍA. I.- OBJETO El presente contrato tiene por objeto la prestación del servicio de recepciones, almuerzos y cenas que se lleven a cabo en el ámbito de los actos públicos coordinados por la Vicealcaldía, quedando excluidos aquellos que se califiquen de especial relevancia institucional, así como los que presenten peculiaridades organizativas por razón del lugar de celebración o los requerimientos técnicos. II.- CONDICIONES TÉCNICAS 1. Clases de Servicios Las Empresas que concurran lo harán a alguna de las siguientes categorías: Categoría I: Recepciones, almuerzos y cenas extraordinarias. Categoría II: Recepciones, almuerzos y cenas singulares. Categoría III: Recepciones, almuerzos y cenas de carácter ordinario. Atendiendo al hecho de que en un mismo día se pueden celebrar distintos actos, se establecen dos lotes por categoría con las siguientes limitaciones en el momento de presentar ofertas: - las empresas que concurran únicamente podrán optar a una categoría (I, II, III) y a un lote de la citada categoría. Las diferencias de cada una de las categorías se fundamentan en: - Los requerimientos de personal. - La presentación de productos y del entorno. - Servicios complementarios. - Precio. - Servicios y elementos específicos. 2. Servicios y elementos comunes a todas las categorías. En cada categoría se prestarán los siguientes servicios: Desayuno, Coffee break, vino español, copa de cava, cocktails y almuerzos/cenas y como mínimo incluirán en todas las categorías los siguientes servicios y elementos técnicos: 1
a) Desayuno / Coffe break / vino español / copa de cava Estos servicios consisten en montar y servir un desayuno, coffee break, copa de vino o copa de cava y, consta de los siguientes servicios y elementos: - Menaje - Vajilla de porcelana - Cristalería - Cubertería - Mesas redondas para vestidas con faldón a suelo, si es necesario. - Barra, si se precisa. - Sillas, tapizadas con funda, si es necesario - Mantelería de algodón de alta calidad de color liso, si es necesario - Transporte y recogida - Montaje completo de mesa b) Cocktails. Este servicio consiste en montar y servir un cocktail y consta de los siguientes servicios y elementos: Servicios a realizar: - Visita previa al lugar de celebración - Planificación del montaje y de la ejecución del servicio - Instalación y equipamiento de la barra de bar - Realización del servicio de sala (viandas y bebidas) a los invitados - Desmontaje y recogida del material Elementos: - Cristalería de vino y refrescos en proporción a 4 piezas por persona - Útiles para el servicio de bebidas (cubiteras, bandejas de camareros, jarras de café, lavavasos, etc.) - Servilletas tipo cocktail de celulosa dos capas de alta calidad. - Barra de bebida de atención a los invitados vestida con mantel y faldón plisado, a suelo - Cocina, menaje, útiles y personal de cocina (si fuera necesario) c) Almuerzo/cena Este servicio consiste en montar y servir un almuerzo/cena y consta de los siguientes elementos y servicios: Servicios a realizar: - Visita previa al lugar de realización 2
- Planificación del montaje y de la ejecución del servicio - Montaje y colocación del esqueleto de mesas - Vestido y equipamiento de las mesas y sillas de los - Realización del servicio de sala (viandas y bebidas) a los invitados. - Desmontaje y recogida del material Elementos: - Vajilla de porcelana - Plato de pan - Cristalería - Cubertería de acero inoxidable 18/10 - Mantelería de algodón de alta calidad de color liso - Mesas redondas para los vestidas con faldón a suelo - Ceniceros de agua - Sillas tapizadas con funda - Mesas de trabajo adecuadas para la manipulación de las bebidas y viandas incluidas en el menú. - Isotermos para transporte - Cocina, menaje, útiles y personal de cocina, si fuera necesario. 3. Requisitos comunes a todas las categorías Publicidad. - La empresa adjudicataria, no podrá exhibir durante la prestación de los servicios, publicidad propia o ajena en las personas, elementos o utensilios utilizados (servilletas, cerillas, vasos, platos, cubiertos, uniformidad de los camareros, etc.). Forma y plazo de solicitud de pedidos. - El adjudicatario deberá, como mínimo disponer de un servicio de recepción de pedidos desde las 9 horas hasta las 21 horas. - Los encargos se realizarán exclusivamente por la Subdirección General de Relaciones Institucionales, mediante fax o correo electrónico con 48 horas de antelación, excepto cuando se trate de celebraciones imprevistas, en cuyo caso el plazo se reducirá a 24 horas. - El Ayuntamiento de Madrid se reservará la facultad de anular la petición de un servicio con una antelación mínima de 48 horas. Si por circunstancias sobrevenidas e imprevistas se precisara la anulación de un servicio con una antelación menor, se procederá en dicho sentido si se accede por parte de la empresa siempre y cuando no resulte gravoso para la misma. - Se designará un responsable único por parte de la empresa a quien el Ayuntamiento tendrá como interlocutor. 3
Número máximo de. - Los servicios se prestarán para poder cubrir recepciones y desayunos de hasta 1.000 personas y almuerzos o cenas de hasta 500 personas. Lugar de celebración. - Los servicios se celebrarán en el lugar que designe el Ayuntamiento. Duración del servicio. - La duración de los servicios será aproximadamente de tres horas teniendo en cuenta que los mismos deberán ser preparados con una antelación mínima de una hora u hora y media. Si por alguna circunstancia ajena a la voluntad del Ayuntamiento el tiempo fuera superior, el precio no sufriría modificación alguna. Elementos personales. - Vestimenta. El encargado o maitre deberá vestir traje oscuro con corbata y los camareros vestirán esmoquin negro y guantes blancos. Las doncellas vestirán uniforme oscuro, con cofia, delantal y guantes blancos. Se admite igualmente como vestimenta de camareros y doncellas aquella propia de la empresa siempre y cuando sea de color oscuro ( preferentemente negro ) y reúna características de sobriedad y elegancia. En ningún caso podrá exhibirse publicidad en la misma. - La ratio de camareros será de uno por cada 10 asistentes. - Se designará un responsable de cada servicio que deberá estar presente en el lugar de la celebración. Condiciones sanitarias relativas a materias primas y comidas. - Todas las materias primas utilizadas deberán cumplir las condiciones higiénico-sanitarias de calidad y pureza estipuladas en las normas que regulan dicha materia, así como las condiciones de los medios empleados en su transporte. - Las comidas deberán prepararse con la menor anticipación posible al tiempo de consumo. - En lo no dispuesto en estos pliegos se estará a lo establecido en la normativa higiénico-sanitaria que resulte en cada momento de aplicación. 4. Servicios y elementos específicos de cada categoría. CATEGORÍA I Dentro de esta categoría se establecen dos lotes: A y B. Cada lote integrará todos los servicios comunes definidos anteriormente. 4
Los servicios, además de cumplir los requisitos básicos, deberán tener las siguientes características: Desayunos: Se dispondrá de productos integrales y selección de frutas. Vino español: - El vino tinto que se ofrezca será reserva. - El vino blanco que se ofrezca será varietal Cocktail: - El vino tinto que se ofrezca será reserva. - El vino blanco que se ofrezca será varietal - Se dispondrá de mesas de apoyo para invitados en proporción 1/15 vestidas con faldón a suelo, mantel, ceniceros de agua y góndolas para desperdicios. - Se incluirán adornos florales y/o centros de mesa. Almuerzo/cena: - El vino tinto que se ofrezca será reserva. - El vino blanco que se ofrezca será varietal - Se ofertarán 2 tipos de vajilla de porcelana de alta calidad, cristalería clásica de alta calidad y cubertería de diseño clásico, con cuchillo mangado o en dos piezas. - Se ofertará bajoplato o plato de respeto - Se ofertarán mantelerías adamascadas de algodón de alta calidad. - Se ofertará sillería tapizada con funda, vivo y lazo. - Se incluirán adornos florales y/o centros de mesa. - Se dispondrá de una doncella por cada dos mesas y si el servicio lo requiere de camareros con conocimiento de idiomas. - La minuta del menú se facilitará impresa con los criterios corporativos y/o símbolos que se requieran. - Se servirá con carácter previo un aperitivo con productos fríos y calientes. CATEGORÍA II Dentro de esta categoría se establecen dos lotes: A y B. Cada lote integrará todos los servicios comunes definidos anteriormente. Los servicios, además de cumplir los requisitos básicos, deberán tener las siguientes características: 5
Vino español: - El vino tinto que se ofrezca será crianza. - El vino blanco que se ofrezca será joven varietal Cocktail: - El vino tinto que se ofrezca será crianza. - El vino blanco que se ofrezca será joven varietal - Se dispondrá de mesas de apoyo para invitados en proporción 1/15 vestidas con faldón a suelo, mantel, ceniceros de agua y góndolas para desperdicios. - Se incluirán adornos florales y/o centros de mesa. Almuerzo/cena: - El vino tinto que se ofrezca será crianza. - El vino blanco que se ofrezca será joven varietal. - La mantelería será lisa y de algodón de alta calidad. - La sillería será tapizada con funda y lazo. - La vajilla será de porcelana, alta calidad. - La cristalería será de alta calidad. La cubertería será de diseño clásico con cuchillo mangado o en dos piezas. Se incluirán adornos florales y/o centros de mesa. - Se dispondrá de una doncella por cada tres mesas. - Se servirá con carácter previo un aperitivo con productos fríos. CATEGORÍA III Dentro de esta categoría se establecen dos lotes: A y B. Cada lote integrará todos los servicios comunes definidos anteriormente. Los servicios, además de cumplir los requisitos comunes, tendrán las siguientes características específicas: 6
Almuerzo/cena: - La mantelería será lisa y de algodón de alta calidad - La cubertería será de diseño clásico con cuchillo monoblock o en una pieza - La vajilla será de porcelana calidad standard - Se servirá con carácter previo un aperitivo con productos fríos. III.- PRECIO UNITARIO DE LICITACIÓN Los precios unitarios de los servicios, por persona, (IVA no incluido) serán los siguientes: CATEGORIA I: Servicio Desayuno Coffee Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 Precio sin IVA 16,21 euros 17,16 euros 13,34 euros 21,93 euros 31,46 euros 106,76euros 97,24 euros CATEGORIA II: Servicio Desayuno Coffe Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 Precio sin IVA 13,34 euros 14,30 euros 11,43 euros 16,21 euros 24,79 euros 83,88 euros 70,54 euros 7
CATEGORIA III: Servicio Desayuno Coffee Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 Precio sin IVA 11,43 euros 12,39 euros 9,54 euros 13,34 euros 18,12 euros 66,73 euros 57,19 euros Toda vez que el presupuesto total del contrato asciende a la cantidad de CUATROCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL TREINTA EUROS ( 459.030 ) IVA incluido se detallan a continuación los precios unitarios resultantes de la aplicación del tipo impositivo del IVA al 7% : CATEGORIA I: Servicio Desayuno Coffee Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 CATEGORIA II: Servicio Desayuno Coffee Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 Precio con IVA 17,34 euros 18,36 euros 14,27 euros 23,47 euros 33,66 euros 114,23 euros 104,05 euros Precio con IVA 14,27 euros 15,30 euros 12,23 euros 17,34 euros 26,53 euros 89,75 euros 75,48 euros 8
CATEGORIA III: Servicio Desayuno Coffee Break Copa de cava Copa de vino Cóctel Almuerzo/cena hasta 30 Almuerzo/cena de más de 30 Precio con IVA 12,23 euros 13,26 euros 10,21 euros 14,27 euros 19,39 euros 71,40 euros 61,19 euros En estos precios va incluido el transporte de material, así como el servicio de camareros. La baja que en su caso se produzca se aplicará a los precios unitarios mediante la aplicación del coeficiente de adjudicación. IV.- CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta del (Órgano de contratación) al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: a) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la 9
información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato. b) Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. c) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. d) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que el (Órgano de contratación) le pueda especificar en concreto y que se incluyan como una Adenda al presente contrato. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. e) A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD). f) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel 10
usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. g) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello. h) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid. i) Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a las instrucciones que haya dado, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. j) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con el artículo 9.4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art. 12.4 LOPD). k) Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, el adjudicatario deberá comunicar al organismo contratante antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación la persona que serán directamente responsables de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional. V.- OTRAS CONDICIONES El Ayuntamiento de Madrid no se responsabilizará en ningún momento de los litigios o conflictos de índole laboral que puedan surgir entre las empresas adjudicatarias y sus empleados. 11
Los adjudicatarios se responsabilizarán de manera directa de los modales y actitudes de sus empleados que deberán actuar con la debida corrección y diligencia en todos los servicios que se presten. Asimismo, el personal asignado a cada servicio atenderá en todo momento las indicaciones e instrucciones concretas dadas por el personal municipal competente en materia de relaciones institucionales y protocolo siendo estas prioritarias a las del encargado del servicio. El personal encargado de la manipulación de alimentación deberá reunir las condiciones higiénico-sanitarias debidas así como estar en posesión del carnet de manipulador. A efectos de seguridad, las empresas adjudicatarias deberán facilitar a los servicios de seguridad municipales con la antelación suficiente a la celebración del evento una relación detallada del personal que prestará el servicio de catering, con indicación del nombre y apellidos y número del documento nacional de identidad o número de identificación de extranjeros de cada uno de ellos, así como de las matrículas de los vehículos en los que se transportarán los enseres necesarios para el montaje y desarrollo del servicio. Atendiendo a las características del lugar de celebración, en ocasiones podrá requerirse a las empresas adjudicatarias por parte de la Administración Municipal el transporte de utensilios, mobiliario y demás enseres la tarde anterior a la fecha prevista para la celebración del acto institucional de que se trate. En estos casos, la totalidad de este material quedará almacenado y custodiado en un espacio destinado exclusivamente a los servicios de catering. Obviamente, los productos perecederos (alimentos) que compongan el menú elegido se transportarán el mismo día de la celebración del acto con la antelación de una hora u hora y media respecto al mismo que expresamente se establece en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas. La inclusión de los adornos florales o centros de mesa en los cócteles, almuerzos y cenas de los servicios relativos a las Categorías I y II así como la ornamentación relativa a las mesas y sillas (diferentes tipos de mantelerías, cubremanteles, fundas para sillas en distintos tipos de telas) es un requerimiento obligatorio para las empresas adjudicatarias de las Categorías citadas sin que en ningún caso pueda ser objeto de facturación independiente ni suponer un incremento de los precios unitarios estipulados en el contrato. Dentro de cada categoría los servicios se encargarán de forma que se garantice el equilibrio entre los adjudicatarios, atendiendo al tipo de servicio y al número de. 12
Se indica finalmente que el Ayuntamiento podrá solicitar de los adjudicatarios la presentación de menú de degustación previa al servicio a prestar, incluyendo el montaje de mesa y la presentación de viandas. LA SUBDIRECTORA GENERAL DE RELACIONES INSTITUCIONALES 13