CloudKPI Barcelona: +34 931255688 www.irisview.com info@irisview.com Manual de evaluación Un rápido cuadro de mando Dirección necesita herramientas para conocer la actividad realizada y así tomar mejores decisiones. Presentar a su equipo de trabajo una serie de indicadores seleccionados es la mejor forma de transmitir sus prioridades y conseguir que la empresa trabaje alineada. Lamentablemente los proyectos de cuadro de mando, reporting y en general los relacionados con el business intelligence son largos y costosos. Definir los objetivos de la empresa, los indicadores que permiten saber si los cumplimos y conectarse al sistema informático para calcularlos implica semanas e incluso meses de trabajo. Rápidos resultados Nuestra metodología simplifica estos pasos para disponer de resultados de forma muy rápida. Encontrará numerosos indicadores ya desarrollados, especialmente comerciales y financieros como son la fidelidad, ventas, cross-selling, liquidez, solidez, fondo de maniobra que están a su disposición con tan solo seleccionarlos y con los que analizará la situación y futuro de la empresa. Capítulos de este documento Estos son los pasos que seguiremos para presentar un cuadro operativo y otro estratégico: Registro de la empresa Entrada en el programa Presentar la empresa Creación de los cuadros de mando Diseñar un cuadro operativo a partir de los indicadores estándar Determinar las dimensiones de análisis Cargar la información de la empresa y calcular el cuadro de mando Validar los indicadores Diseñar la estrategia para tener un cuadro de mando estratégico Cargar la información de la empresa y calcular el cuadro de mando Otras posibilidades como son el diseño de paneles gráficos, informes de resumen, gestión de usuarios no entran en el ámbito de este manual. Para seguir este documento ejecute las líneas escritas en azul. Pág. 1
Registro de la empresa Para comenzar a trabajar es necesario registrar su empresa. Para ello conéctese a nuestra web: www.irisview.com Y pulse la opción de Evaluación Pág. 2
Rellene la información de la pantalla de registro tal siguiendo los ejemplos que se presentan. El código de la empresa y del usuario deben tener 6 caracteres como mínimo y evitar espacios y caracteres no estándar como Ñ, Ç y acentos. El proceso de registro crea el entorno de trabajo para su empresa y tras 10 o 15 segundos accederá al cuadro de mando vacío. En las siguientes ocasiones deberá acceder mediante la introducción de los códigos de empresa, usuario y contraseña. Pág. 3
Entrando en el programa Si es la primera vez que entra verá que el cuadro de mando está vacío. CloudKPI mostrará un asistente con las opciones básicas para diseñar su cuadro de mando. Nota: el asistente no aparecerá en caso de que ya haya diseñado el cuadro de mando con anterioridad. Si lo desea puede acceder al mismo desde la opción Asistente del menú Administración... Pág. 4
Presentar la empresa (opcional) Presentar la empresa y conocer sus aspectos básicos es indispensable antes de desarrollar su plan estratégicos. Esta presentación incluye aspectos administrativos, de negocio y la misión, visión y valores. De esta forma los trabajadores conocerán mejor la historia y actividad de la empresa en la que se encuentran. Complete la información de su empresa y pulse el botón Salvar una vez haya finalizado... Pág. 5
Qué cuadros necesita? Los indicadores necesarios para la gestión de su empresa se mostrarán en cuadros de mando. Puede desarrollar tantos cuadros necesite. Normalmente tendrá uno para cada departamento, unidad de negocio o área y finalmente otro a nivel de dirección que combine información de los anteriores. Diferencia entre cuadros de mando operativos y estratégicos Habrá observado que constantemente diferenciamos entre cuadros de mando operativos y estratégicos. Entendemos que un cuadro operativo es aquel que contiene indicadores que muestran la actividad del día a día. Por el contrario un cuadro estratégico es resultado de un estudio de los objetivos a medio y largo plazo a partir de un análisis DAFO y el diseño del plan estratégico. Un cuadro de mando estratégico ofrece un gran valor pero también es cierto que muchas empresas, de hecho la mayoría, están más preocupadas del día a día y lo que necesitan es un cuadro operativo. Al crear un cuadro de mando deberá decidir si es estratégico o no. El método de diseño varía dependiendo del tipo de cuadro del que se trate. En el caso de un cuadro estratégico éste es resultado de la definición del plan estratégico. Si es operativo tan solo deberá seleccionar los indicadores que deben aparecer en el cuadro. En este manual mostraremos los dos casos. Pág. 6
Creación del cuadro de mando operativo Vamos a crear un cuadro de mando llamado Comercial. Pulse la opción Qué cuadros de mando necesito? del asistente Aparece la pantalla de creación del cuadro y lo rellenamos de la siguiente manera... Observe que el cuadro no es estratégico. Al acabar pulse el botón Salvar y aparecerá seleccionado aunque vacío ya que aún no ha incluido ningún indicador. Pág. 7
Diseño del cuadro de mando Vamos a añadir los indicadores al cuadro de mando. Desde el asistente seleccione la opción Diseño del cuadro Que incluye varias etapas: Definir cuales son los indicadores que aparecerán en el cuadro de mando Definir cuales son las dimensiones de análisis del cuadro de mando Definir de qué forma comparará las medidas Pág. 8
Qué indicadores necesito? En el cuadro de mando aparecerán los indicadores que le ayudarán a gestionar la empresa. CloudKPI incluye una biblioteca de indicadores ya desarrollados, especialmente del área comercial y financiera. Nota: también puede crear otros específicos para su empresa quedando fuera del ámbito de este manual. Pulse la opción Qué indicadores aparecen? del asistente que da paso a la pantalla en la que se diseñan los títulos, subtítulos e indicadores que aparecen en el cuadro de mando así como su disposición en el mismo. Inicialmente este formulario aparece vacío ya que no hemos añadido aún ningún indicador. Añada primero un título que presente un objetivo. Por ejemplo Mejora del 20% en la facturación y pulse en la flecha Añadir el texto al cuadro Verá como al añadir cada uno de los elementos se va actualizando la apariencia que tendrá el cuadro de mando Pág. 9
Ahora añadiremos un indicador. Para ello seleccione un Área, por ejemplo Std Ventas Facturas y después pulse en el indicador de la lista que quiera añadir al cuadro de mando, por ejemplo Importe facturado. Automáticamente aparecerá el indicador en el cuadro de mando. Repita este proceso con otros indicadores (el número de reclamaciones está en el área Std Reclamaciones) y añadiendo otro título tal y como se muestra en el ejemplo. Cada vez que añade o selecciona un indicador o texto se muestra una pantalla que le permite configurar su diseño y también unas flechas con las que cambiar la posición de cada línea: En este ejemplo no vamos a hacer nada más. Salve el diseño del cuadro de mando y cierre el formulario. Pág. 10
Dimensiones de análisis Todos los cuadros e indicadores tienen unos atributos que nos permiten analizar la situación de la empresa en detalle. La facturación se analizará por delegación, cliente o producto... la producción se analizará por planta o máquina... Estos atributos se llaman dimensiones de análisis y es necesario conocer con cuales queremos analizar nuestros indicadores. En unos casos las dimensiones se corresponden con la estructura física de la empresa como son las delegaciones, países, regiones, planta o almacenes. En otros casos dependerán del negocio. Por ejemplo departamentos, servicios, grupos de clientes y clientes, familia de productos y productos, centro de costes Pulse la opción Qué dimensiones tiene el cuadro? del asistente para acceder a la pantalla en la que definirá que dimensiones de los indicadores que aparecen en el cuadro de mando utilizará. Nota: Un cuadro de mando puede analizarse hasta por 8 dimensiones. Seleccione, como se muestra en el ejemplo, las dimensiones de análisis del cuadro. En este caso Vendedor, Categoría de productos y Cliente y cierre la ventana. Nota: las dimensiones disponibles dependen de los indicadores que aparezcan en el cuadro de mando. Pág. 11
Calculando los indicadores Una vez diseñado el cuadro con sus dimensiones e indicadores tan solo falta conectarnos a la información de la empresa y calcular los indicadores. Esta etapa es más delicada y es necesario tener conocimientos técnicos del sistema informático y de las bases de datos que contienen la información de su empresa: sus facturas, movimientos contables, compras En IRIs View Consulting disponemos de personal técnico que puede realizar el estudio de su sistema informático y conectarse a sus datos. Medidas para el proceso de evaluación El cálculo de los indicadores se realiza a partir de la información de su empresa. Con la intención de agilizar este proceso de evaluación vamos a utilizar datos de ejemplo que se han creado durante el proceso de registro. Para ello pulse directamente en Cálculo del cuadro Tras unos segundos se presentará el cuadro de mando con los indicadores calculados. Si quiere realizar una prueba con información real de su empresa lea el manual CloudKPI: carga de información desde Access. Pág. 12
Validación del indicador No daremos por finalizado el cuadro hasta haber comprobado que los valores que muestra sean correctos. Es posible que haya habido problemas de varios tipos: haber definido erróneamente el indicador, o su fórmula de cálculo o incluso detectar errores en los datos de su propio sistema informático. El cuadro de mando incluye varias funcionalidades que le ayudarán a analizar los indicadores. Medidas y gráfica de evolución El cuadro de mando muestra cada indicador con los valores que corresponden a cada fecha y un gráfico que muestra la evolución del indicador en los dos últimos años y comparación con los objetivos. Seleccione el indicador Importe facturado pulsando encima del mismo. Registros origen Los indicadores se han calculado a partir de los datos de su base de datos. Pulsando en cualquier cifra del cuadro de mando verá los registros originales: Pág. 13
Selección por dimensión Los indicadores se han calculado según sus dimensiones de análisis. Puede comprobar el valor de cada una de ellas simplemente seleccionándola en la parte superior de la pantalla. En este ejemplo queremos ver la información del vendedor Buchanan... Automáticamente los indicadores actualizan su valor Nota: vuelva a seleccionar el valor Todos en la dimensión para continuar con la evaluación. Detalle por dimensiones Seleccione el indicador Importe facturado haciendo clic con el ratón sobre el mismo Y seleccione ahora una de las dimensiones Verá como se detalle el indicador por la dimensión seleccionada. Pág. 14
También puede acceder a la pantalla de detalle desde el menú Análisis indicador. Y verá la pantalla en la que se muestra los diferentes valores que toma un indicador para cada valor de una dimensión. Pág. 15
Tabla dinámica Otro análisis interesante se hará mediante la opción Tabla dinámica del menú Análisis indicador Y que muestra el indicador en formato de tabla dinámica pudiendo analizarlo por cada una de sus dimensiones tal y como lo haría en Excel. Pág. 16
Conclusión del desarrollo del cuadro operativo Hemos desarrollado el cuadro muy fácilmente gracias al hecho de disponer de numerosos indicadores estándar ya desarrollados. Evidentemente un caso real debe incluir la creación de indicadores específicos para su empresa y la conexión con su sistema informático que hemos obviado ya que hemos utilizado una base de datos con datos de ejemplo que se instalan con el programa. Existe la posibilidad de cargar su propia información preparada en una base de datos Access tal y como se explica en el documento CloudKPI Carga de información desde Access. Este sistema está pensado para pequeñas empresas con escasos recursos informáticos. Muchas empresas tendrán suficiente con lo que se ha mostrado hasta ahora pero no podemos dejar de recordar que CloudKPI nace como herramienta de gestión estratégica y es lo que vamos a mostrar en la segunda parte de este documento en donde vamos a desarrollar un segundo cuadro que en este caso será estratégico con su análisis DAFO, objetivos, iniciativas y mapa estratégico. Esperemos que lo encuentre interesante. Pág. 17
Creación del cuadro estratégico Tal y como se ha explicado anteriormente ahora vamos a crear un nuevo cuadro para Dirección. Para no ser repetitivos nos limitamos a mostrar las pantallas básicas para la creación. Pulse la opción Qué cuadros de mando necesito? del asistente Aparece la pantalla de creación del cuadro. Pulsamos en el botón Nuevo cuadro y lo rellenamos de la siguiente manera... No se olvide de activar Estratégico lo que nos dará acceso al menú de diseño del plan estratégico. Al acabar pulse el botón Salvar Pág. 18
Definición de la estrategia La gestión estratégica supone un avance extraordinario dentro de la dirección de la empresa. Es la diferencia entre controlar lo que pasa actualmente y planificar el futuro. CloudKPI incluye funcionalidades que facilitan la definición de la estrategia como son los Análisis DAFO, objetivos, inductores, planes de acción y mapas estratégicos y a las que accederá desde el asistente. Acceda a las siguientes funciones desde la opción Definición de la estrategia del asistente o bien desde el menú Estrategia Pág. 19
Análisis DAFO Se trata de la herramienta estratégica por excelencia y con la que conocerá las fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades de su organización. Pulse en el botón Elementos del DAFO para crear varios elementos tal y como se muestra en el ejemplo. Introduzca la descripción, tipo y comentario y finalmente sálvelo. A continuación se realizará una lluvia de ideas àra aprovechar las fortalezas y oportunidades para vencer las debilidades y amenazas. Pulse el botón de las propuestas e introduzca varias actividades tal y como se muestra en el ejemplo. Nota: como puede observar hemos añadido mucha información en el DAFO para hacerlo más comprensible aunque en este proceso de evaluación tan solo sea necesario rellenar dos o tres elementos. Pág. 20
Temas, perspectivas, objetivos, vectores y relaciones causa -efecto El análisis DAFO nos da las pistas para decidir cuales serán los temas, perspectivas, objetivos estratégicos de la organización y relaciones de causa y efecto entre estos últimos. En esta pantalla se enumerarán cada uno de ellos con su descripción y comentarios. A la vez que se crean, eliminan lo modifican los elementos se va actualizando el mapa estratégico y el modelo del cuadro de mando. En todos los casos se pulsará el botón de nuevo elemento Y aparecerá la pantalla correspondiente a cada uno de los elementos que deberá completar convenientemente. Y al acabar la edición lo salvará con el botón: Pág. 21
A modo de ejemplo le proponemos crear los siguientes elementos estratégicos: Perspectiva económica Perspectiva de clientes La gestión de objetivos es un poco más complicada puesto que debe indicarse a qué perspectiva corresponde el objetivo y los indicadores con los que comprobaremos su cumplimiento: Para crear estos objetivos de ejemplo primero debe crear el objetivo, darle nombre, decidir a qué perspectiva y elemento DAFO corresponde y salvarlo. Y una vez hemos creado el objetivos lo debemos asociar a los indicadores. En este ejemplo importe facturado y número de facturas Cree los siguientes objetivos: Objetivo Incremento de facturación en un 20% (perspectiva económica) Asociado a los indicadores Importe de las facturas y Número de facturas Objetivo Disminuir el número de reclamaciones (perspectiva de clientes) Asociado al indicador Núm de reclamaciones Pág. 22
Cada nuevo elemento aparece automáticamente en el mapa estratégico y en un esquema del cuadro de mando. Modifique la posición de cada objetivo para hacer el mapa estratégico más comprensible. En un caso real definirá una docena de objetivos y relaciones entre ellos tal y como se muestra en este ejemplo. Cierre la ventana para regresar a la pantalla principal. Pág. 23
Inductores y Planes de acción (opcional) Para cada objetivo se derivarán los inductores que permitirán su cumplimiento y en cada caso un plan de acción con las actividades planificadas. Cree un Inductor asociado a uno de los objetivos creados antes tal y como se muestra en este ejemplo y un par de actividades asociadas al inductor. Cierre la ventana para regresar a la pantalla principal. Pág. 24
Cálculo de los indicadores Tal y como se ha explicado en el capítulo anterior procedemos a calcular los indicadores a partir de la información de ejemplo que contiene el programa. Verá que al finalizar el proceso de cálculo se muestra el cuadro de mando con los indicadores que se han seleccionado anteriormente. Nota: de la misma forma que en los cuadros de mando operativos aquí también podemos configurar las dimensiones de análisis y vistas. Mapa estratégico Con todo lo hecho hasta ahora podremos acceder al mapa estratégico desde el menú principal que mostrará los objetivos, sus relaciones, valores y en resumen la situación de la empresa. Nota: esta imagen muestra un ejemplo completo con numerosos objetivos y relaciones entre ellos. Pág. 25
Conexión al sistema informático Antes hemos comentado que durante este proceso de evaluación se calculan los indicadores a partir de datos ficticios que se han creado durante el registro de la empresa. En un caso real nos conectaremos a su sistema informático. CloudKPI incluye una extensa librería de indicadores ya desarrollados y que los puede incluir de forma inmediata en el cuadro de mando. Estos indicadores abarcan las áreas más habituales de las empresas: comercial, compras, finanzas... Para conectarse a su sistema informático pulse la opción Conexión al sistema informático y desarrollo de indicadores Verá que aparecen imágenes representativas de cada una de las bases de datos así como las tablas que contienen la información necesaria para el cálculo de los indicadores. Nota: en este manual de evaluación tan solo presentamos la forma en la que se debe realizar la conexión a su sistema informático pero sin realizar ningún ejemplo práctico dado que cada base de datos es diferente y queda fuera del ámbito de este documento. Pág. 26
Bases de datos, áreas e indicadores Tendrá tantas conexiones a su sistema informático como bases de datos haya. Cada una con su propia cadena de conexión. Las áreas representan los departamentos de la empresa (facturas, reclamaciones, pedidos ) Cada área está asociada a una base de datos y tendrá configurada la tabla con los datos y los campos clave para calcular los indicadores. Un área tiene indicadores que se calcularán a partir de los campos clave o bien mediante cálculos realizados a partir de otros indicadores. Pág. 27
Conclusiones Como ha podido ver disponer de una herramienta que le ayude a gestionar su empresa, conocer la actividad realizada y los resultados no es difícil y su precio es muy asequible. Aunque no se ha mostrado en este manual puede gestionar tantos usuarios como desee cada uno de ellos con una visibilidad limitada. Sabemos que la parte más complicada es la carga de la información de su empresa. Es necesario saber en que base de datos se encuentra, tablas y registros y finalmente acceder para extraer la información. La dificultad dependerá del programa de gestión con el que trabaje. En la mayoría de casos incluyen funcionalidades para la exportación de los datos y facilitan el proceso de carga en el fichero Access. Para cualquier consulta nos encontrará en: Email: info@irisview.com Tel: +34 931255688 Pág. 28