FEDERACIÓN DE CASTILLA-LA MANCHA DE KARATE Y DISCIPLINAS ASOCIADAS Manual Administración de Afiliados Bienvenidos a la nueva forma de controlar y gestionar los datos de afiliados de la Federación de Castilla La Mancha de Karate. Deseamos que este sea un gran comienzo de la andadura hacia una completa administración online de datos y recursos relacionados con afiliados, clubes y administración. Para acceder a la plataforma solo tiene que entrar en www.fcmkda.com y a continuación seleccionar la opción Acceso gestión de afiliados. 1
RECOMENDACIONES INFORMÁTICAS: Si usas Internet Explorer como navegador (Recomendamos Firefox 3.x, Google Chrome u Opera) deberá de tener en cuenta que hay que realizar unos ajustes en su navegador para el correcto funcionamiento de la web. Estos ajustes están explicados en un enlace situado justo debajo del menú deslizante. Es posible que algunas configuraciones del navegador no permitan visualizar algunas pantallas con las que trabaja el programa: En este caso, debería comprobar que no tiene activada la opción de Bloquear ventanas emergentes (Herramientas > Opciones > Contenido), o bien si ésta opción la quiere activada debe añadir la página al listado de excepciones para que permita que nuestra página abra ventanas emergentes (todas están relacionadas con la aplicación de la página, por lo que ninguna de ellas será de publicidad). Después de configurar esto, debe ir a Herramientas > Limpiar Historial Reciente. Si alguna vez le aparece error al retroceder de página o entrar en un apartado, actualice de nuevo la página hasta que se solucione. Se recomienda usar los botones de retroceso Volver al Club o pinchar en el menú, antes que dar a Retroceder Página en el navegador pues la página vuelve a comprobar los permisos de acceso y suele resultar algo molesto. PORTADA Desde la portada seleccionamos el tipo de acceso a la base de datos, que en nuestro caso será Afiliados. La Portada contiene los distintos accesos restringidos: Afiliados (acceso del deportista). Clubes. Técnicos (en desarrollo). Eventos (en desarrollo). Administración (Federación). 2
ACCESO A AFILIADOS Es la página de autentificación de los afiliados. Mediante este proceso nos aseguramos que accede a su ficha y nadie más puede ver su información. Desde este acceso el afiliado accede a su ficha de deportista (una por cada disciplina) que gestiona su club y la FCMKDA, y podrá gestionar demás trámites que están en proyecto. SISTEMA DE ACCESO DNI/NIE: Introducir el DNI o NIE. CÓDIGO: Su número de licencia (viene en la parte trasera de su tarjeta federativa). Si tiene problemas para acceder, puede que en su ficha no tenga completado el DNI. Recuerde que el DNI/NIE ha de introducirse sin espacios ni guiones. Puede que le dé error según se ponga o no un cero delante, o si no se pone la letra. El sistema para acceder, reconoce el DNI/NIE según está escrito en la base de datos, por lo que si tiene problemas puede ponerse en contacto con Secretaría. 3
FUNCIONES El federado tiene a su disposición las siguientes funciones: MODIFICAR DATOS. RENOVACIÓN DE LICENCIA. SISTEMA DE MENSAJERÍA CON ADMINISTRACIÓN. CONSULTA DEL HISTORIAL DE GRADOS. CONSULTA DEL HISTORIAL DE LICENCIAS. GENERAR CERTIFICADO DE GRADOS. GENERAR CERTIFICADO DE AFILIACIONES. MODIFICAR DATOS El deportista podrá modificar o añadir aquellos datos de contacto que falten, que hayan cambiado, o estén erróneos en la ficha de su licencia. Algunos de esos datos no podrán modificarse, si necesita cambiarlos el Club ha de ponerse en contacto con Administración para que proceda a rectificarlo. Por ejemplo, si la fecha de nacimiento es errónea, deberá acreditar a Secretaría la fecha correcta y se procederá a su modificación (cuestiones de seguridad). RENOVAR LICENCIA El deportista puede renovar su licencia en cualquier momento de la temporada, sin necesidad de rellenar los datos ante su club. Para ello debe seleccionar el botón Renovar licencia del Afiliado **** A continuación le saldrá un cuadro en el que debe activar la casilla de RENOVAR. Además, también debe seleccionar la casilla 2ª LICENCIA si se trata de la segunda o sucesiva licencia que posee durante la misma temporada (federados en más de una disciplina). De esta forma el importe de la licencia se reduce. Cuando hayamos terminado, pulsamos el botón y continuamos los pasos para revisar los datos y volver a confirmar. LA FORMA DE PAGO SERÁ ÚNICAMENTE POR TARJETA. NOTA: Puede que algunos Clubes no desean habilitar la opción de que sus federados puedan renovarse por sí mismos a través de su acceso. En este caso, el botón estará deshabilitado. 4
MENSAJERÍA Abre una ventana de mensajes entre el deportista y administración. Pueden usar estos mensajes para modificar algún dato erróneo en la ficha o cualquier otra consulta. La pantalla de mensajería se divide en tres pestañas: Mensajes Recibidos: Con dos secciones, mensajes no leídos y mensajes leídos. Mensajes Enviados: Muestra una lista de los mensajes enviados. Nuevo Mensaje: Nos permite enviar un mensaje. Indique un destinatario de la lista desplegable, relleno los campos asunto y mensaje para enviar un mensaje a otro club o a administración. Al enviar un mensaje aparecerá una ventana indicando que el mensaje se ha enviado correctamente o en caso contrario que no se ha podido mandar. Cuando reciba un mensaje, verá el asunto del mensaje, quién lo envía y la fecha de envío del mensaje. Pulsando sobre la cabecera del mensaje se despliega la información y nos da nuevas opciones sobre ese mensaje: Contestar al remitente del mensaje / Borrar el mensaje / Marcar como leído un mensaje. HISTORIAL DE GRADOS Pulsando el botón situado bajo los datos del deportista, se abre una ventana con el historial de Grados grabado en la base de datos. Será el club quien debe grabar sus grados hasta marrón. Si desea que Administración grabe grados otorgados por la RFEK, debe facilitar a su Club fotocopia de su carné de grados para que lo envíe a la FCMKDA y proceda a actualizar su ficha. 5
HISTORIAL DE LICENCIAS Pulsando el botón situado bajo los datos del deportista, se abre una ventana con el historial de licencias grabado en la base de datos. Si desea que figuren afiliaciones más antiguas, debe facilitar a su Club fotocopia de su carné/s de afiliación para que lo envíe a la FCMKDA y proceda a actualizar su ficha. EMISIÓN DE CERTIFICADOS A través del botón situado debajo de los datos del deportista, accedemos a las funciones por las cuales podemos generar en cualquier momento un certificado en formato PDF sobre los grados o las afiliaciones del deportista. CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN (parte superior) En dos botones distintos podemos generar dos tipos de certificados: - Que certifique la afiliación de una temporada concreta. - Que certifique la afiliación de todas las temporadas que consten en su ficha. CERTIFICADOS DE GRADO (parte inferior) Con la desaparición del carné de grados (físico), el deportista podrá certificar el grado que posee si lo necesita para cualquier asunto o ante algún organismo. Se generan dos tipos: - Que certifique un grado concreto (hay que seleccionar de la lista el grado que nos interesa certificar). - Que certifique el histórico de grados (los que aparecen en la ficha). 6