Atención de Referencia de Auditoría En este manual se abordarán las siguientes materias: Comprender el origen de una Atención de Referencia de Auditoría. Documentar una Atención de Referencia de Auditoría (ARA). Origen Las atenciones de referencias de auditoría (ARA de aquí en adelante), tienen su origen en el sistema SISTRADOC. El flujo para crear una ARA sería el siguiente: Ingresa una denuncia a CGR vía oficina de partes. Oficina de partes envía la presentación al directivo superior de la UCE (Unidad de Control Externo) correspondiente. El directivo superior decide si tal presentación se convertirá en algún producto de auditoría. Específicamente, decide si se convierte en una Atención de Referencia de Auditoría 1. El directivo superior envía, mediante SISTRADOC, la presentación a algún ejecutivo de auditoría para que inicie su tratamiento. El ejecutivo de auditoría ingresa al sistema SICA, al módulo Asignación de Trabajo, al link Transversal Buscar presentaciones e importa la presentación desde SISTRADOC hacia SICA, indicando el número de referencia y año de la presentación en cuestión. Acto seguido, el ejecutivo de auditoría crea una asignación de trabajo (AT) asociada a la presentación importada en el punto 5. En ella indica datos como materia, objetivos, fechas de inicio y fin, servicio y fiscalizador asignado a llevar a cabo la ARA. Luego, envía a validación la AT. Finalmente, el ejecutivo auditoría aprueba la AT recién creada. 1 Eventualmente, la presentación podría convertirse en una Investigación Especial o en una Auditoría propiamente tal. Cada uno de estos se trabajan mediante módulos especiales que escapan del alcance de este manual. Página 1
En este último punto el sistema SICA realiza varias acciones en background. Primero, cambia el estado de la AT recién creada a EN PROCESO, y entrega el número de AT asociado a la misma. También, genera un nuevo registro de ARA relacionado a la AT, en la cual el fiscalizador asociado a la AT trabajará. Finalmente, se notifica vía email, la creación y aprobación de la AT al fiscalizador y al ejecutivo de auditoría. Atención de Referencia de Auditoría (ARA) A continuación se describe cómo llevar a cabo una ARA. Poner ARA en sesión El módulo ARA, permite llevar un registro de cada una de las actividades que se llevaron a cabo para atender una denuncia. La ventana principal del módulo se aprecia en la figura 1. Figura 1. Ventana principal de módulo ARA En el centro de esta ventana se puede apreciar una grilla con las ARAs pendientes por resolver por parte del usuario en sesión. Estas ARAs fueron asignadas al usuario mediante la creación de la AT correspondiente, cuyo número correlativo se indica en la primera columna de la grilla. Seguido, se muestra el nombre, estado, fecha en que fue asignada y la materia de la ARA y que fueron indicadas en su correspondiente AT. Esta ventana variará en la información que despliega dependiendo del rol del usuario en sesión. Para un usuario Fiscalizador, se desplegarán todas las ARAs, en cuyas ATs él participe. Para un usuario con rol Ejecutivo de Auditoría, se visualizarán todas las ARAs cuyas ATs sean de la UCE a la que él pertenece. Página 2
Para llevar a cabo una ARA, es necesario seleccionar una y presionar el botón PONER EN SESIÓN. Esto indicará al sistema que la ARA seleccionada se ha puesto en sesión y que a continuación se trabajará en ella. En la figura 2 se visualiza el resultado de poner la ARA en sesión. Figura 2. Resultado de poner una ARA en sesión. Finalmente, se muestra un mensaje de confirmación que la ARA ha sido puesta en sesión exitosamente. Documentar Actividades Para documentar las actividades que se llevan a cabo para atender una referencia, es necesario hacer clic en el link Documentar actividad del menú izquierdo. Figura 3. Pantalla principal de link Documentar actividad. Página 3
En la figura 3, se despliega la ventana principal en donde se documentarán las actividades de la ARA. Esta actividad está destinada para que un usuario con rol Auditor (Fiscalizador para la AT) pueda registrar la información. Por tanto, al poner en sesión la ARA sólo él posee permisos de lectura/escritura sobre las carpetas y actividades; los usuarios con rol Ejecutivo de Auditoría sólo poseen permiso de lectura. La información resultante de llevar a cabo la ARA se registrará en el sistema a modo de carpeta de actividades la cual contiene actividades. Existen dos maneras de registrar dicha información. Crear una única carpeta en la cual registrar todas las actividades realizadas. Crear carpetas de actividades que agrupen actividades comunes entre sí, como por ejemplo, declaraciones, entrevistas, fotografías de terreno, etc. En cada una de estas carpetas se registrará la actividad relativa al nombre de la carpeta. Se recomienda la segunda opción de manera de mantener la información de manera organizada y ordenada. Para crear una carpeta de actividad, es necesario hacer clic en el botón CREAR de la ventana que se muestra en la figura 3, con lo cual se mostrará el siguiente formulario de creación modificación de una carpeta de actividades (figura 4). Figura 4. Formulario de creación modificación de carpeta de actividades. En este formulario se registra el nombre que llevará la carpeta (obligatorio) y una descripción de la misma (opcional). Una vez ingresada la información, se debe hacer clic en el botón GUARDAR. La información de la carpeta recién creada se presentará en la grilla de la figura 4 (ver figura 5). Página 4
Figura 5. Grilla de carpeta de actividades, con la información de la carpeta recién creada. El botón VER/MODIFICAR permite modificar la información relacionada a la carpeta seleccionada en la grilla. El botón ELIMINAR permite la eliminación de la carpeta seleccionada en la grilla. Advertencia: si la carpeta que se desea eliminar contiene actividades registradas en su interior, éstas también serán eliminadas en conjunto con la carpeta. El botón ACTIVIDADES permite registrar actividades relacionadas a la carpeta seleccionada. Al hacer clic en él, se despliega la siguiente ventana de información (ver figura 6). Figura 6. Ventana principal para registro de actividades en la carpeta seleccionada. En esta ventana se despliega en la parte superior la carpeta en la cual el usuario se encuentra trabajando. Luego, se muestra una grilla con las actividades registradas en la carpeta hasta ese momento. Al hacer clic en el botón INGRESAR, se muestra el formulario de ingreso de una actividad (ver figura 7). Página 5
Figura 7. Formulario de ingreso de actividad. En este formulario se permite el ingreso de la información de la actividad realizada. Se debe ingresar el nombre (obligatorio), una descripción/conclusión (obligatorio) de la actividad realizada y la fecha en que se realizó (obligatorio). Seguidamente, se debe hacer clic en el botón GUARDAR para registrar la información en el sistema. Una vez guardada la información, el sistema entrega un mensaje de confirmación y despliega un formulario de ingreso de archivos, el cual permite subir el o los archivos asociados a la actividad recién guardada (ver figura 8). Figura 8. Formulario de ingreso de archivos asociados a la actividad. El sistema no establece como obligatorio el acto de subir archivos asociados a la actividad. Sin embargo, es una buena práctica subirlos con el fin de complementar la información. Además, son utilizados como sustento para el oficio de respuesta, y también, como sustento para el momento en que el ejecutivo de auditoría y el directivo superior participen en el flujo de revisión del oficio de respuesta. El botón VER/MODIFICAR de la ventana de la figura 6, permite modificar la información de la actividad seleccionada como también anexar más archivos. Página 6
El botón ELIMINAR de la ventana de la figura 6, permite eliminar la actividad seleccionada en la grilla. Advertencia: si la actividad que se desea eliminar contiene archivos asociados, éstos también serán eliminados en conjunto con la actividad. El botón VOLVER permite volver a la pantalla de la figura 3. Página 7