Para conseguir un correcto funcionamiento de absysnet, es necesario que el programa tenga conocimiento, en la medida de lo posible, de las particularidades de cada biblioteca, y también las características comunes a todas las bibliotecas de la red. La descripción de lectores, ejemplares, horarios, calendarios, etc., deben realizarse a través del módulo de mantenimiento de absysnet. Este proceso aparece en el manual del programa bajo el nombre parametrización.
En este grupo se definen asuntos referentes a la propia biblioteca: dirección, persona responsable, calendario, etc. La mayor parte de estas opciones deben retocarse de manera centralizada por el centro coordinador o por el responsable informático. Sin embargo, el horario y sobretodo el calendario sí deben ajustarse en cada biblioteca. Esto es necesario para que el programa calcule correctamente las fechas de devolución de los préstamos teniendo en cuenta los días que la biblioteca está cerrada. Como puede verse en la Ilustración 2, podemos marcar como festivos los días de la semana en que la biblioteca está cerrada (en este caso los domingos), las fiestas permanentes (por ejemplo el 25 de diciembre, que todos los años es fiesta) y las fiestas variables (como las correspondientes a la Semana Santa que cada año caen en fecha distinta. Las fiestas permanentes solo hace falta definirlas una vez. Las variables hay que definirlas cada año. Al crearse una nueva biblioteca, no tiene un calendario propio, se le asigna el calendario de la Biblioteca Pública de Zaragoza hasta que creen el suyo propio. Una vez creado se le asigna a la biblioteca correspondiente. El parametrización del horario es similar, pero no tiene importancia al hacerse los préstamos por días enteros. El resto de las opciones de este grupo deben dejarse para el Centro Coordinador o el administrador.
La parametrización del catálogo permite definir los tipos de ejemplar (DVD, LIP, LNP, etc) que se definirá la política de préstamo a aplicar sobre el ejemplar, localizaciones (P, D, RF, etc.), estado (B, D, E), soporte y código 1 que vamos a utilizar en la biblioteca. Código 1 es un parámetro que se utiliza fundamentalmente para marcar algunos ejemplares como novedades del mes en curso. Actualmente hay definidos una gran cantidad de parámetros del catálogo que deberían ser suficientes para cada biblioteca. La mayoría de estos ajustes se reflejan en el catálogo colectivo y por tanto deben manejarse con el máximo cuidado. En caso de necesitar algún cambio debéis poneros en contacto con el Centro Coordinador o el administrador que realizarán los ajustes de los mismos En este grupo están las opciones para definir los tipos de lector y diversos códigos para clasificar los lectores. Código 1 se emplea principalmente para especificar los departamentos de los socios de la Biblioteca del Gobierno de Aragón (BDGA); código 2 para las profesiones de los lectores; y el código 3 para las nacionalidades. Como los lectores no son particulares sino que los compartimos todas las bibliotecas de la red, estos parámetros de lectores tampoco deben tocarse a la ligera. Cualquier tipo nuevo o modificación de los existentes debe realizarse por medio del Centro Coordinador o el administrador. Estas opciones permiten crear cuentas de gasto, y otras opciones para controlar la funciones económicas de absysnet. La mayor parte de las bibliotecas gestionan estos asuntos de otra manera, por lo que no se comentarán aquí las opciones de parametrización de este grupo. En este grupo se definen las opciones que controlan el tránsito de documentos de la biblioteca. La opción más importante es la que define las políticas de préstamo. Como los fondos de cada biblioteca son distintos, cada una puede tener distintas políticas en función de su catálogo. Lo que si es recomendable, sobre todo para no crear confusión con los préstamos en red, es mantener períodos de 21 días para libros y 7 días para materiales audiovisuales, y ajustar el número de préstamos de ese tipo que se puede llevar el lector. La plantilla con la política de préstamo, muestra 3 zonas. En la parte
superior, hay una primera zona, a la izquierda, que define a los lectores para los que será aplicable esta política; también en la parte superior pero a la derecha está la segunda zona, donde se definen los ejemplares que se verán afectados por esta política. Finalmente, en la parte inferior está la tercera zona, donde definiremos la política en sí misma, fundamentalmente número y días de préstamo. A la hora de crear una política, pincharemos en el botón + como es habitual en absysnet. En la primera zona, la correspondiente a lectores es muy importante mantener en blanco la casilla Biblioteca. De lo contrarió, la política no serviría para todos los socios de la red, sino solo para aquellos que se encuentren asociados a la biblioteca asociada. En la segunda zona, sí que debemos rellenar el campo Biblioteca y Tipo de ejemplar. El de sucursal podemos dejarlo en blanco. En la Ilustración 3, se muestra la política de préstamos de ejemplares de tipo Libro prestable para lectores del tipo Adulto En y en la sucursal aparece el número máximo de ejemplares de ese tipo que se podrá llevar un lector., define si el libro podrá ser prestado o no en caso de que estuviera reservado por otro lector. El es el número máximo de días que podrá tener un lector el documento en su poder. El sistema tiene en cuenta este dato, junto
con el calendario de la biblioteca para calcular la fecha de devolución. y deben activarse solo si tenemos máquina de autopréstamo y queremos que este material sea prestable por esta vía. y indica el número de veces que se puede renovar el préstamo definido por esta política y el numero de días que se prolongará el mismo cada vez. es el numero de días antes del vencimiento del préstamo durante los cuales se puede renovar. Por ejemplo: si pusiera 3, solo se podría renovar el préstamo 3 días antes del vencimiento. Con un valor 0, el préstamo se puede renovar en cualquier momento antes del vencimiento. indica si el préstamo puede ser renovado por el lector entrando con su número de lector y contraseña en el OPAC. y indican los días que deben pasar desde el vencimiento del préstamo, desde la primera y desde la segunda carta antes de generar la primera, segunda y tercera carta de reclamación. es el tiempo a partir del vencimiento del préstamo que puede pasar antes de que se le aplique suspensión al lector. es el número de días de suspensión por día de retraso y por ejemplar. Si por ejemplo ponemos 2, y el lector devuelve 4 días tarde 3 libros, quedará suspendido por 24 días. es la máxima sanción que puede acumular un lector por un retraso en la devolución de un préstamo realizado con esta política. El resto de opciones del préstamo a domicilio no se utilizan y pueden y deben dejarse en blanco. La pestaña préstamo en sala no se usa ya que esos préstamos o no se realizan o no se controlan con absysnet. La pestaña petición de préstamo ( ) regula las condiciones de préstamo a lectores que lo solicitan desde otra biblioteca. Es lo que llamamos habitualmente préstamo en red. Esta pestaña tiene 3 bloques similares, bajo el nombre:, y. Solo es necesario definir la política para el préstamo en red en el bloque. En ese bloque, en pondremos el número máximo de préstamos de este tipo que podrá realizar un lector simultáneamente. Hay que poner también el mismo número en la casilla que aparece encima de. sirve para posibilitar préstamos en red a través del OPAC y debe permanecer desactivada. Lo que sí debe marcarse es No si hay ejemplares disponibles, que sirve para evitar peticiones de préstamo si en la biblioteca que lo solicitan tienen ejemplares disponibles de ese mismo título. y son los días que tiene el lector para
recoger el material una vez que ha llegado a la biblioteca y la suspensión que se aplicará al lector si no acude a recoger el préstamo. Los otros bloques ( y ) deben quedarse sin definir. La pestaña reservas ( ) determina el comportamiento del sistema a la hora de tratar las reservas. En caso de querer activar las reservas, habría que rellenar los siguientes campos: especifica el número máximo de reservas de préstamo que puede hacer un lector con ejemplares de este tipo. es similar al anterior pero para reservas hechas desde el OPAC. Se puede poner a 0 para evitar esta posibilidad. especifica en número de días que estará activa la reserva. es el número de días que pueden pasar desde que se activa la reserva hasta que el lector que la hizo procede con el préstamo. debe estar marcada para no permitir
reservas sobre ejemplares no prestados. debe estar desactivada.. Si está marcada se permitirá el préstamo a otro lector distinto al que hizo la reserva. Manual dixit. es el número de días que se sancionará al lector por cada reserva que no se lleve en préstamo.