Mantenimiento de Tablas Tabla de contenidos 1.- MANTENIMIENTO DE TABLAS... 3 Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa
. 2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica.
1.- Mantenimiento de Tablas 1) Se abre en Vista Hoja de datos cualquiera de las tablas que se crearon en la práctica anterior; por ejemplo la de Ventas. 2) Dentro de la pestaña Hoja de datos de la Cinta de Opciones se muestran los diferentes grupos (Campos y columnas, Formato y tipo de datos y Relaciones), mediante los cuales se pueden agregar nuevos campos a la tabla a partir de la Plantilla de campos predefinidos que incorpora el programa. Asimismo, es posible Insertar una nueva columna o Eliminar una existente o bien, Cambiarle el nombre. En esta misma pestaña, también se puede comprobar el tipo de datos asignado para cada campo que forma la tabla, el formato que se le dio en el momento de su creación y alguna propiedad más de las que se especificaron en dicho proceso. De la misma manera, permite abrir la ventana de Relaciones por si fuera necesario efectuar cualquier operación sobre las mismas. 3) Se pasa a la etiqueta de Inicio de la Cinta de Opciones y con las funcionalidades que ofrece el Grupo Fuente, se puede formatear la tabla de Ventas para que tenga un aspecto más personalizado. Una vez que se ha finalizado esta tarea se guardan los cambios. (El mismo trabajo de formato se puede hacer con el resto de las tablas que contiene la base de datos). 4) Con el Grupo Registros de la etiqueta Inicio se pueden efectuar muchas operaciones de mantenimiento, no solo de los registros, sino también de la tabla. Así, el botón Nuevo permite situarse al final de la tabla para introducir un nuevo registro y el botón Eliminar (proceso irreversible) permite borrar un registro completo o varios contiguos (se seleccionan pulsando simultáneamente la tecla mayúsculas) y también un campo o columna de la tabla. 5) Como se comprobó cuando se introdujeron los datos en las respectivas tablas, el registro queda guardado automáticamente sin necesidad de pulsar en el botón Guardar. De la misma manera, cuando se modifique algún valor o incluso un registro completo, no es necesario guardar dicho cambio. 6) Si se despliega el menú que contiene el botón Más, se puede observar que contiene una serie de comandos con los que es posible, entre otras acciones, modificar del ancho de una columna o la altura de las filas, Ocultar un campo, volverlo a visualizar, Inmovilizar un campo o varios y volverlos a liberar. 7) Para Ocultar uno o varios campos: - Situando el cursor en cualquier celda del campo que se va a ocultar: Botón Más / Ocultar columnas. - Repetir los pasos anteriores si se quiere ocultar otro campo. - Los campos ocultos no se visualizan en pantalla y tampoco cuando se imprima la tabla. 8) Visualizar campos ocultos: Botón Más / Mostrar columnas. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 3
9) Con el Grupo Ordenar y Filtrar de la etiqueta Inicio se puede efectuar una ordenación de los registros por algún criterio distinto al que propone el programa: siempre ordena una tabla en forma ascendente de acuerdo al contenido de los registros del campo clave principal. También, con el resto de comandos incluidos en este grupo es posible seleccionar aquellos registros que cumplan con determinadas condiciones previamente establecidas. Para Ordenar la tabla por algún campo concreto la técnica que se debe seguir es bien sencilla: se sitúa el cursor en cualquier celda del campo que se va a ordenar y se elige el tipo de ordenación, ascendente o descendente, con los botones respectivos incluidos en este grupo. Si se quieren ordenar los registros de una tabla por varios campos, es obligatorio que éstos sean contiguos (si no lo fueran, se pueden mover para juntarlos). Al usar varios campos, el programa ordenará los registros según su contenido empezando por el campo situado más a la izquierda de los indicados para la ordenación y así sucesivamente hasta completar todos los campos indicados. Si lo que se pretende es dejar la tabla ordenada de acuerdo a los valores del campo clave principal (como se presenta originalmente), todas las ordenaciones que ha realizado el usuario se pueden eliminar pulsando en el botón Borrar todos los criterios de ordenación. 10) En el mismo Grupo de Ordenar y Filtrar se encuentran los comandos que van a permitir seleccionar algunos registros que cumplan con ciertas condiciones previamente establecidas, siendo posible la utilización de diferentes filtros: Filtro por selección (para filtrar en base a un único criterio): - Indicar en el campo correspondiente el dato que deben tener los registros que se desean filtrar. Por ejemplo, en el campo Concepto se desean seleccionar los registros de la cerveza Carlsberg. - Activar el filtro en el botón Selección, con lo que en pantalla sólo se visualizan los registros de dicha cerveza. - Para eliminar el filtro, se pica en el botón Alternar filtro o también en el botón Filtro. En este último caso, en la ventana que surge se pulsa en la opción Quitar filtro, o bien se verifica la casilla Seleccionar todo. - En registros que contengan datos múltiples en un campo (Concepto en la tabla Ventas) para aplicar el filtro se seleccionan los caracteres que se desean filtrar (Mahou) y se procede como en el caso anterior (aparecen solo las clases de cerveza de la marca Mahou). - Si se desea que el filtro, en vez de incluir ciertos registros los excluya (por ejemplo se desean seleccionar todos los registros excepto los de la marca Carlsberg), el procedimiento es el mismo que en los casos anteriores, sólo que ahora del menú desplegable del botón Selección se elige No contiene o No es igual a. - Independientemente del tipo de filtro que se establezca, sólo puede existir un filtro por tabla, es decir al crear otro se elimina el anterior. Para conservar el filtro de una tabla se ha de guardar su diseño; por este motivo cuando se cierra una tabla con filtro el programa pregunta si se desea guardar los cambios efectuados en el diseño de la tabla. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 4
Filtro por formulario (para filtrar en base a distintos criterios): - Dentro del botón Avanzadas del Grupo Ordenar y Filtrar se encuentra la opción Filtro por formulario. - La tabla sin datos visibles que surge esta preparada para incluir los criterios de selección de los registros, sabiendo que la pestaña Buscar se refiere a criterios unidos por el operador Y. Por su parte, la pestaña OR se refiere a criterios unidos por el operador O. - Por ejemplo, se quieren seleccionar los registros donde aparezcan las ventas de la cerveza Estrella Damm del empleado 1. Se activa el Filtro por formulario seleccionando en el campo Concepto la cerveza elegida y en el campo Empleado el número1. Se vuelve a pulsar en el botón Avanzadas y en el menú desplegable se pica en la opción Aplicar filtro u ordenar, con lo que la tabla sólo mostrará los registros que cumplen estas dos condiciones. Si ahora se introduce una nueva condición (también se quieren visualizar las ventas de esta cerveza del empleado 2), sólo hay que desplegar la flecha que aparece a la derecha del nombre del campo Empleado y verificar la casilla correspondiente. - Para eliminar el Filtro por formulario, se pulsa otra vez en el botón Avanzadas y se selecciona la opción Borrar todos los filtros. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 5
11) Filtro avanzado (para filtrar en base a distintos criterios): - Pulsando en el mismo botón Avanzadas se puede seleccionar la opción Filtro avanzado/ordenar. - Aparece una nueva ventana en la que se diseña el filtro que, como se observa, está compuesta de dos zonas. La de arriba incluye la tabla seleccionada con sus respectivos campos. La de abajo, que se llama rejilla o cuadrícula QBE, va a permitir elegir los campos que contiene el filtro y definir los criterios de selección de los registros en dichos campos. Por ejemplo, supongamos que se quieren visualizar en pantalla los registros de cualquier tipo de cerveza cuya cantidad vendida se encuentre entre 40 y 80 unidades y el precio de venta sea superior a 300. - Se arrastran desde la tabla los campos que se necesitan a la cuadrícula QBE, o bien, se seleccionan en las correspondientes flechas despegables de la fila Campo. - Se establece un orden ascendente para el campo Concepto. - Se escriben en las columnas correspondientes los criterios de selección y se pulsa en el botón Avanzadas para elegir la opción Aplicar filtro u Ordenar. - Para eliminar el filtro se sigue el mismo procedimiento que el llevado a cabo en el caso anterior. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 6
- Ejemplo: en la tabla Clientes seleccionar los campos Nombre y Localidad para que aparezcan sólo los que residen en Avila y Zamora. - El filtro avanzado es más completo que el filtro por formulario, ya que se pueden incluir criterios de selección más complejos que en este último. Por ejemplo, en la tabla Pedidos, se pueden filtrar aquellos proveedores cuya cantidad de pedido sea mayor o igual que 175 unidades y el precio de compra sea inferior a 1.500. 12) En el Grupo Buscar de la misma pestaña de Inicio se encuentran una serie de botones y menús desplegables que permiten buscar en una tabla algún registro conociendo el dato de alguno de sus campos o sustituir su valor por otro cuando fuese preciso. Por ejemplo, si en la tabla Ventas se desean buscar todos los registros de la cerveza Carlsberg, se pica en el botón Buscar con lo que se abre una nueva ventana en la que se completan los diferentes recuadros que la componen de la siguiente manera: Se pulsa en el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla con el criterio establecido. Se sigue pulsando sobre este botón sucesivamente para encontrar todos los valores de Carlsberg que se encuentren en la tabla. Cuando finalice la búsqueda el programa mostrará una ventana en la que indicará que no existen más registros de esta cerveza en la tabla. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 7
Si lo que se desea es sustituir un valor de un determinado campo de un registro por otro, habrá que seleccionar en la ventana anterior la etiqueta Reemplazar que tiene las mismas opciones que para Buscar y además un recuadro para introducir el valor de sustitución, el recuadro Reemplazar por. El botón Reemplazar sustituye el dato donde nos encontramos en ese momento y el botón Reemplazar todos sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución. El Grupo Buscar, se completa con los botones Ir a y Seleccionar. El primero permite desplazarse por los registros de una tabla mediante las posibilidades que facilita (Primero, Anterior, Siguiente, Último y Nuevo), aunque lo habitual para hacer estos desplazamientos es utilizar los botones de navegación que ofrecen las mismas funcionalidades y se encuentran en la parte inferior de la ventana: Por otra parte, mediante el botón Seleccionar, se puede elegir un registro concreto o la tabla completa para realizar sobre ella una determinada acción. 13) Antes de imprimir los datos de una tabla es conveniente comprobar el aspecto que tendrá el resultado de la impresión. Por ejemplo, con la tabla Ventas abierta se hace clic en el Botón de Office y se despliega el menú de la opción Imprimir para seleccionar Vista preliminar. Ahora, en la Cinta de Opciones sólo se muestra la pestaña Vista preliminar con sus diferentes Grupos (Imprimir, Diseño de Página, Zoom, Datos, Cerrar Vista Preliminar) Como se observa, no se visualizan todos los campos de la tabla en la misma hoja, por lo que se debe cambiar la orientación de Vertical a Horizontal para poderla imprimir posteriormente en una sola hoja. Entonces, en el Grupo Diseño de Página se pulsa en el botón Horizontal, o bien, se hace clic en el botón Configurar página de este mismo grupo y en la ventana que surge, se marca la casilla de verificación Horizontal de la pestaña Página. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 8