Herramientas de Excel

Transcripción

1 Herramientas de Excel capítulo 14

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3 Herramientas de Excel formato herramientas (hoja de cálculo) excel En Excel encontrará multitud de herramientas que le facilitarán el trabajo a realizar. En esta unidad aprenderá las herramientas cuyo uso es más habitual Rellenado El rellenado es la inserción de datos, fórmulas, funciones, etc., en una celda sin necesidad de inserción manual (sin la necesidad de escribir). Existen dos tipos de rellenado: el automático y el manual. Rellenado automático: le evita tener que escribir algunas palabras o frases enteras. En la imagen inferior podrá observar que al comenzar a escribir lo mismo que tiene en la celda superior, Excel le ofrece la opción de clicar en la tecla Enter o Tabulador para aceptar y que inserte el texto. excel 2007 Pese a que en muchas ocasiones esta herramienta es muy útil, cabe decir que el rellenado automático es limitado pues no funciona en toda la Hoja de Excel y sólo se puede utilizar con texto. El rellenado automático sólo funciona si escribe en la celda inferior o si sigue escribiendo en la misma columna: 313

4 Rellenado manual: tiene multitud de usos. Para rellenar de forma manual deberá pinchar con el ratón el recuadro situado en la parte inferior derecha de la celda activa y arrastrarlo hacia la dirección deseada (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). También podrá realizar el relleno de celdas manual seleccionando el rango deseado o la celda en la que se realizará el rellenado. En la pestaña Inicio, encontrará la opción Rellenar. Las diferentes opciones que permite el rellenado manual son: Texto: podrá rellenar todo tipo de texto e incluso crear cadenas. Para copiar cadenas de texto deberá seleccionar las celdas donde empieza la cadena y arrastrar hacía la dirección necesaria. Imagine, por ejemplo, que quiere introducir los meses del año. Deberá escriba Enero y Febrero en dos celdas conjuntas (laterales o superior e inferior), y a continuación seleccionar las dos celdas y arrastrarlas. De esta forma, comprobará que se escriben los meses del año hasta diciembre y luego volverá a empezar la cadena. Números: el funcionamiento es idéntico al del texto. Podrá copiar números arrastrándolos, copiando un número o una cadena de los mismos. Si escribe, por ejemplo, 5 y 10 y arrastra, hará una cadena de 5 en 5. Texto y número: sucederá lo mismo. Si escribe Grupo 1 y Grupo 2, por ejemplo, al arrastrar, verá Grupo 3, Grupo 4, etc. Fórmulas y funciones: para arrastrar fórmulas y funciones deberá tener en cuenta las referencias. El arrastre será útil ya que permitirá no sólo copiar la fórmula o función sino que también la adaptará a la celda que se copia modificando las celdas con las que realizará la operación. De esta forma, al arrastrar hacia una fórmula que contiene =A1+B1, por ejemplo, se transformará en =A2+B2. Al rellenar una celda o un grupo de celdas, siempre aparecerá un icono justo al lado del cuadrado inferior derecho. Si pincha en él, le aparecerá un cuadro de diálogo con una serie de opciones. - Copiar celdas: copiará el contenido íntegro de la celda excepto en las fórmulas y funciones. - Rellenar serie: seguirá la serie. - Rellenar formatos sólo: copiará el formato de la celda sin el contenido.

5 - Rellenar sin formato: copiará el contenido sin formato. formato (hoja de cálculo) Series personalizadas Además de las series mencionadas anteriormente, Excel también propone crear series personalizadas. Para crearlas, abrirá el menú de Office mediante su botón y entrará en Opciones de Excel. excel 2007 Una vez dentro, accederá al apartado Más frecuentes y clicará en Modificar listas personalizadas. Se abrirá la siguiente ventana:

6 Como podrá comprobar, las listas de días de la semana y meses del año ya están introducidas pues éstas vienen por defecto. Para insertar una nueva lista tendrá dos opciones: - Entrar los elementos de la lista Entradas de lista, tal y como se puede ver en la siguiente imagen. - Seleccionarlos de una lista existente en su libro Excel. Para ello, clicará en el botón Siguiente. Una vez haya introducido su lista personalizada, sería conveniente que la probara. Por ejemplo, puede escribir Lorena y arrastrar la celda activa. De esta forma, verá que se rellenará con los nombres indicados.

7 14.2. Formato Condicional El formato es la configuración de la celda que incluye su color, tipo y tamaño de letra, sombreado, etc. El formato condicional es el formato que tiene una celda en función de su contenido. Puede utilizar el formato condicional con texto o números. El formato condicional lo encontrará en el grupo Estilos de la pestaña Inicio. formato (hoja de cálculo) Al abrirlo mostrará las siguientes opciones: excel 2007 Resaltar reglas de celdas: permite de forma rápida dar un formato especial. Encontrará las siguientes opciones: Es mayor que : aplicará el formato a celdas que sean mayor del número que especifique. Es menor que : igual que el anterior pero con celdas que sean menores. Entre : formato para celdas entre los dos números indicados.

8 Es igual a: válido para texto o números. Dará formato a la celda que contenga un texto o número específico. Texto que contiene: sólo para texto. Dará formato a las celdas que contengan un texto específico (aunque no sea completo); por ejemplo, a todas las celdas que contengan una a. Una fecha: formato para celdas que contengan una fecha. Dispone de Hoy, Ayer, Mañana, Mes pasado, Mes siguiente, Este mes, etc. Duplicar valores: mostrará valores duplicados o únicos. Reglas Superiores e inferiores: a través de esta opción podrá dar formato a los mejores o peores resultados de su tabla: 10 Mejores : resaltará con el formato escogido los mejores resultados. Podrá escoger el número de mejores resultados.

9 10% mejores : de la misma forma que en los 10 Mejores pero a través de porcentaje. 10 Inferiores : igual que en los 10 Mejores pero con los peores resultados. 10% peores : igual que 10% mejores, pero con los peores resultados Por encima del promedio: marcará con formato escogido los resultados que sean mayores al promedio de todos los seleccionados. formato (hoja de cálculo) Por debajo del promedio: de la misma forma que la anterior, pero marcando los peores resultados. excel 2007 Barras de datos: añadirá una barra de porcentaje en la celda de cada dato numérico tal y como puede observar en la imagen:

10 Escalas de color: asigna un color de celda dependiendo del dato que contenga en su interior, tal y como se muestra en la imagen inferior: Conjuntos de iconos: funciona de la misma forma pero en lugar de asignar colores a la celda, asigna un icono:

11 Nueva regla: aquí podrá crear una regla personalizada de acuerdo a las necesidades que tenga en ese momento, indicando los colores que necesite o usted desee. La ventana que abre esta opción es la misma que abre la opción Más reglas de todas las herramientas anteriores. formato (hoja de cálculo) Borrar reglas: permitirá borrar el formato condicional de las celdas seleccionadas o de toda la hoja. excel 2007 Administrar reglas: desde aquí administrará las reglas de formatos condicionales que tiene pudiendo eliminarlas, editarlas o creando nuevas.

12 14.3. Protección de datos Cada vez se hace más imprescindible tener los datos protegidos. En este apartado hará un repaso de las herramientas de las que dispone Excel para proteger sus datos. Excel dispone de cuatro niveles de protección: - Nivel 1: Celdas - Nivel 2: Hojas - Nivel 3: Libros - Nivel 4: Total Paso 1: indicar las celdas a proteger o no proteger. Las celdas deberá protegerlas de forma individual. Para ello, deberá seleccionar todas las celdas que desee proteger. Recuerde que si son todas, puede utilizar la combinación de teclas Ctrl+E para seleccionar toda la hoja. Una vez seleccionadas, deberá dirigirse al formato de celdas mediante la combinación de teclas Ctrl+1. Dentro de la ventana Formato de Celdas deberá ir a la pestaña Proteger :

13 Como podrá observar, de las dos opciones la opción bloqueada aparece marcada y la opción oculta, desmarcada. Esto significa que cuando proteja la hoja, las celdas quedarán bloqueadas pero serán visibles. Si desea que un grupo de celdas no quede bloqueado deberá seleccionar el grupo y llevar a cabo los mismos pasos hasta llegar a proteger y desmarcar la casilla bloqueada. Paso 2: proteger la hoja formato (hoja de cálculo) Hasta ahora, aún no ha activado ninguna protección. Solo ha indicado qué celdas bloqueará y/o ocultará cuando pase al segundo paso. Para proteger la hoja deberá dirigirse a la ficha Revisar, grupo Cambios, opción Proteger hoja que hará aparecer la siguiente ventana: excel 2007 Debe tener en cuenta que la hoja a proteger será la activa en el momento. En la ventana indicará qué desea proteger (lo que es lo mismo: definirá qué podrá hacer un usuario cuando entre en el documento protegido). Por último, podrá crear una contraseña de desprotección.

14 Paso 3: proteger el libro Una vez haya llegado aquí, los usuarios que entren en su documento ya no podrán modificar los datos ni cambiar el formato. Sin embargo, podrán modificar la estructura el orden de las hojas. Para que no puedan hacerlo, deberá proteger el libro. Para hacerlo, deberá ir a la ficha Revisar, grupo Cambios, opción Proteger libro. Para las opciones Restringir permiso y Administrar credenciales necesitará una cuenta de Windows Live ID, pero para proteger el libro, deberá clicar en Proteger estructura y ventanas. A continuación, deberá seleccionar Estructura (protegerá el orden de las hojas) y Ventanas (no mostrará el libro a pantalla completa), e indicar una contraseña si lo desea. Paso 4: contraseña de inicio En esta paso del proceso, podrá indicar una contraseña al abrir el libro Excel. De esta forma, si el usuario no conoce la contraseña no podrá visualizar la información. Para asignar una contraseña deberá ir al menú de Office, opción Preparar, y clicar en Cifrar Documento :

15 formato (hoja de cálculo) A continuación, se mostrará una ventana para que le indique la contraseña de acceso: excel 2007 Una vez protegido todo a todos los niveles, debe aprender cómo se

16 desprotege. Al abrir el documento encontrará lo siguiente: En primer lugar, deberá introducir la contraseña y se mostrarán los datos: Aun así, si intenta escribir le aparecerá el siguiente mensaje: Para desproteger la hoja y el libro, deberá dirigirse la ficha Revisar, grupo

17 Cambios, opción Desproteger hoja, y a continuación, Desproteger Libro : formato (hoja de cálculo) Para volver a proteger la hoja y el libro deberá hacerlo cada vez de forma manual. En el caso de la contraseña de inicio, deberá desactivarla si no quiere que vuelva a aparecer. Si la mantiene, Excel se la solicitará cada vez que abra el libro Comentarios Los comentarios son notas que se pueden insertar para aclarar resultados de una operación o informar sobre algo adicional. Esta opción la encontrará en la ficha Revisar del grupo Comentarios: excel 2007 Para insertar un nuevo comentario, deberá situarse sobre la celda deseada y pulsar sobre el botón Nuevo comentario. Al insertar el comentario, aparecerá un cuadro de color amarillo como el de la siguiente imagen:

18 Cuando clique fuera del comentario, observará que el comentario se oculta. Por tanto, el comentario solo será visible cuando sitúe el ratón sobre la celda que lo contiene. Para cada celda a la que tenga asignado un comentario aparecerá una punta de flecha de color rojo en la parte superior derecha. Mostrar/ocultar comentarios Es posible mostrar u ocultar los comentarios de diversas maneras: Con el cursor: como se ha mencionado antes, los comentarios aparecerán al situar el cursor encima de la celda que contiene el comentario. Mediante el menú contextual: con el botón derecho del ratón sobre la celda que contenga el comentario, abrirá el menú contextual que permite mostrar u ocultar el comentario. Mediante las opciones del grupo Comentarios: Botón Mostrar u ocultar comentarios: mostrará u ocultará el comentario de la celda activa y lo mantendrá abierto. Para cerrarlo, deberá darle de nuevo al botón. Botón Mostrar todos los comentarios: mostrará u ocultará todos los comentarios de la hoja activa y los mantendrá abiertos. Para ocultarlos todos, deberá pulsar nuevamente el botón. Editar comentario Para editar un comentario podrá hacerlo de las siguientes formas: Con el menú contextual: mediante el botón derecho del ratón que abrirá el menú contextual y pulsando sobre la opción Modificar comentario. A través del botón Modificar comentario del grupo Comentarios. Mostrando el comentario: dejándolo fijo (sin que se oculte) y pinchando en él. Eliminar un comentario Lo podrá hacer mediante el menú contextual o mediante el grupo comentarios.

19 Navegar por los comentarios Para visualizar todos los comentarios uno a uno y no saltarse ninguno de la hoja, tiene a su disposición los botones Anterior y Siguiente del grupo Comentarios Revisión Como en otros programas de Office, Excel también dispone de diccionario para corregir las faltas de ortografía, buscar sinónimos y definiciones, o traducir. formato (hoja de cálculo) Todas estas opciones las encontrará en la ficha Revisar, dentro del grupo Revisión: Ortografía En Excel, la ortografía es diferente a otros programas, pues aquí no le indicará las palabras que contienen errores ortográficos y no corregirá la gramática de forma automática. Para activar la corrección ortográfica, deberá pulsar el botón Ortografía que encontrará en el grupo Revisión de la ficha Revisar. Al activar la ortografía aparecerá la siguiente ventana: excel 2007

20 Es importante observar cuál es diccionario que está activo. Si escribe en otro idioma, es importante cambiarlo para evitar errores. Para cada palabra que Excel detecte como falta ortográfica deberá escoger entre las siguientes opciones: Omitir una vez: dejará la palabra escrita tal y como está y la omitirá. Omitir todas: omitirá la falta y la de todas las palabras iguales. Agregar al diccionario: omitirá la falta y la agregará al diccionario para futuras ocasiones. Esta opción es útil en el caso de nombres propios, nombres de empresas y vocabulario técnico. Cambiar: cambiará la palabra con la falta con la sugerencia seleccionada. Cambiar todas: cambiará esta palabra con la falta y todas las que sean iguales. Autocorrección: autocorregirá cada falta de forma automática (esto no significa que corrija todo el documento de forma automática). Para configurar las opciones del corrector, deberá clicar en el botón Opciones y se abrirá la siguiente ventana que permitirá cambiar la configuración de Excel para que detecte las faltas ortográficas:

21 Referencia Los diccionarios de referencia sirven para buscar definiciones, traducciones y sinónimos de una palabra. Es esencial disponer de conexión a Internet para que pueda encontrar la información. formato (hoja de cálculo) excel 2007

22 Sinónimos En la misma ventana vertical a la derecha de la ventana de Excel, encontrará la opción Buscar sinónimos de una palabra. Traducción De la misma forma que puede buscar sinónimos o definiciones, Excel es capaz de traducir textos o palabras en multitud de idiomas a través de Internet Ordenar y filtrar En el grupo Ordenar y filtrar que encontrará en la ficha Datos, dispone de herramientas para la ordenación de datos y el filtrado. Estas opciones son muy útiles incluso con tablas pequeñas, pues de forma rápida podrá filtrar por un campo en concreto. Ordenar Para ordenar deberá situarse en una celda de la columna por la que quiere ordenar (no hará falta que se ponga en un lugar concreto o que seleccione toda la columna). Una vez situado, deberá pulsar los botones para ordenar de menor a mayor o para ordenar de mayor a menor. Así, ordenará automáticamente detectando los encabezados y manteniéndolos en su sitio, y ordenando toda la tabla para que los datos concuerden entre sí. Otra opción es indicar las opciones de Ordenación a través del botón Ordenar.

23 formato (hoja de cálculo) Antes de ponerse a ordenar deberá comprobar que la casilla Mis datos tienen encabezados está marcada. Una vez comprobado, podrá agregar varios niveles. Así, si algún dato de la misma columna fuese igual, se ordenarían por el segundo nivel. En cada nivel encontrará: - Ordenar por (columna) según (valores, color de la celda, color de la fuente, icono de celda) y criterio de ordenación, del cual dependerá de la forma en la que ordene. Cuando haya personalizado por completo su ordenación, deberá hacer clic en Aceptar y podrá ver cómo se ordena su tabla con los criterios escogidos. Filtro excel 2007 Para activar el filtro en su tabla, deberá situar la celda activa dentro de la tabla y pulsar el botón. A continuación, verá que aparecen unas flechas en los encabezados:

24 Al pulsar una de estas flechas, aparecerá un menú contextual con el que podrá ordenar de forma ascendente o descendente la columna, ordenar por color, texto, número o visualizar todos los registros del campo en una lista. Podrá combinar los filtros para que la búsqueda sea más efectiva. Vea el ejemplo a continuación:

25 Asimismo, podrá aplicar un filtro [en el ejemplo], en el que se mostrarán los vendedores con más de 4 millones en ventas: formato (hoja de cálculo) Para hacerlo, aparecerá la siguiente ventana en la que podrá indicar el criterio: excel 2007

26 Una vez ya estén aplicados los filtros, visualizará la siguiente información en pantalla: Como podrá observar, el filtro de ventas aparecerá diferente a los demás. Es la forma que tiene Excel de indicarle qué filtros se han aplicado. A partir de aquí podrá continuar filtrando para obtener el resultado deseado. Por ejemplo, podrá filtrar ahora por todos los vendedores que contengan una Z en su nombre:

27 formato (hoja de cálculo) Se mostrará, pues, la siguiente tabla: excel 2007 Y así podría continuar aplicando los filtros que necesite hasta encontrar los datos que necesita en la tabla. Para borrar los filtrados y mostrar la tabla tal y como estaba antes, puede hacerlo a través del botón que encontrará en la ficha Datos. También puede borrar los filtros uno por uno para mantener los demás aplicados. Bastará con que abra el filtro y seleccione la opción Borrar filtro de CAMPO como puede observar en la imagen:

28 14.7. Cálculos automáticos en la barra de estado Recuerde que la barra de estado es la que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel. En ella encontrará cálculos automáticos que Excel realiza sin que se lo pida. Esta herramienta se pone en marcha cuando selecciona varias celdas. En la imagen superior se han seleccionado 4 celdas (de ahí el recuento) que contienen el número 5 cada una. La suma será, pues, 20 y el promedio, 5. De esta forma podrá obtener cálculos rápidos sin realizar operaciones Propiedades de un libro Excel Para acceder a las propiedades del documento desde Excel, deberá dirigirse al botón Office, submenú Preparar y opción Propiedades. Esto abrirá la siguiente barra donde podrá insertar datos como Autor, Título, Asunto, Categoría, Comentarios, etc. Si desea ver más propiedades del documento, deberá hacer clic en el botón y elegir la opción Propiedades Avanzadas. En esta ventana, encontrará información general como la fecha de creación, el nombre del archivo, su peso y ubicación, etc. En la pestaña Resumen encontrará la misma información que la explicada antes de acceder a las propiedades avanzadas. En Estadísticas también encontrará fecha de creación, modificación y último acceso. En Contenido se mostrarán las hojas que tienen el libro y su nombre.

29 Por último, en Personalizar se encontrará con otras propiedades: formato (hoja de cálculo) excel 2007

30 Recordatorio! lección 14! El rellenado es la inserción de datos, fórmulas, funciones, etc., en una celda sin necesidad de inserción manual (sin la necesidad de escribir). Existen dos tipos de rellenado: el automático y el manual.! El rellenado automático es limitado pues no funciona en toda la hoja de Excel y sólo se puede utilizar con texto y si escribe en la celda inferior o sigue escribiendo en la misma columna.! Excel también le ofrece la posibilidad de crear series personalizadas. Para crearlas, abrirá el menú de Office y entrará en Opciones de Excel. Una vez dentro, accederá al apartado Más frecuentes y clicará en Modificar listas personalizadas.! El formato es la configuración de la celda que incluye su color, tipo y tamaño de letra, sombreado, etc. El formato condicional es el formato que tiene una celda en función de su contenido. Puede utilizar el formato condicional con texto o números.! Los comentarios son notas que se pueden insertar para aclarar resultados de operaciones o dar información complementaria. Esta opción la encontrará en la ficha Revisar del grupo Comentarios.

31 ! En el grupo Ordenar y Filtrar que encontrará en la ficha Datos dispondrá de herramientas para la ordenación de datos y el filtrado.! La barra de estado de Excel se encuentra en la parte inferior de la ventana. En ella encontrará cálculos automáticos que Excel automáticamente realiza.