DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS IMPRESOS

II. Proceso de digitalización de documentos: Hacia una metodología normalizada.

Antecedentes. Más s de 5 años a trabajando en el proceso. Metodología a normalizada. Mejora el intercambio de información n dentro de la red.

Logros alcanzados: Distribuir información a una mayor cantidad de usuarios de forma ordenada y lista para su uso Ofrecer un servicio descentralizado ya que la información llega al usuario de manera ágil mediante Internet y otros medios electrónicos Reducir considerablemente el tiempo de respuesta y el costo de envío de material al disminuir el fotocopiado de documentos y su posterior envío por correo postal

Logros alcanzados: Garantizar la durabilidad y permanencia de los documentos a través del tiempo Elaborar productos de información con valor agregado Transferir los conocimientos y prácticas de digitalización no a otras instituciones interesadas en esta iniciativa en el ámbito regional

Hoy día el CRID cuenta con una colección electrónica de más de 12000 documentos en texto completo y disponible en nuestro Sitio WEB: http://www.crid.or.cr/

Recursos involucrados Recurso humano Hardware: Computadora, Escáner Software: captura, tratamiento de imágenes Fotocopiadora* Espacio físico y otros elementos ergonómicos Otros

EL PROCESO EN DETALLE

1. Selección de los documentos Se debe seleccionar documentos que satisfagan los niveles de demanda de los usuarios. Se debe seleccionar documentos que presenten condiciones físicas f aptas para digitalizarse. Respetar los derechos de autor.

2. Preparación del material para iniciar el proceso. Proporcionar el material en las condiciones necesarias para una eficiente manipulación. n. Controlar la salida y entrada de documentos al proceso.

2. Preparación del material para iniciar el proceso. Preservar la integridad física f de los documentos originales. Mejorar o mantener la calidad de su imagen. Producir copias que conserven las características originales del documento.

3. Organización de la información y nomenclatura de los archivos. Preparación n de la carpetas.

3. Organización de la información y nomenclatura de los archivos. Permite: -Mayor facilidad para la automatización -Facilita la ubicación n y acceso a los documentos.

4. Escaneo Se pretende conservar o mejorar la imagen original.

4. Escaneo Funciones básicas b de un software para escanear: -Selección n del tamaño o a digitalizar -Definición n del tipo de imagen a obtener: Blanco y negro escala de grises colores -Resolución n de captura -Destino de la imagen -Creación n de archivos multipágina -Formato de salida

5. Tratamiento de la imagen y conversiones Tratamiento: edición n de la imagen Eliminar del texto todo aquello que le reste calidad en su presentación. n. Mejorar o conservar mediante las técnicas utilizadas la imagen original. Optimizar el tamaño o del archivo.

Técnicas de edición: texto blanco-negro negro

1. Texto manchado

2. Puntos

3. Limpieza y reconstrucción

4. Reconstrucción de texto

5. Bordes sucios

6. Centrado

7. Reconstrucción de cuadros

8. Texto torcido

A A PRACTICAR!

Técnicas de edición: escala de grises

1. Combinación de técnicas

2. Combinación de técnicas + Ampliación

A A PRACTICAR!

Técnicas de edición: color

1. Sucio

2. Recorte de página

3. Resolución

4. Reconstrucción de texto y color

5. Tratamiento de la imagen y conversiones Conversiones De TIF a PDF Imágenes en miniatura Convertir un archivo gráfico a un archivo de texto

A A PRACTICAR!

6. Preparación del formato de presentación del documento electrónico Metadatos y uso de nuevas tecnologías para mejorar el acceso y recuperación n de documentos electrónicos.

6. Preparación del formato de presentación del documento electrónico COMO INTEGRAR LA INFORMACIÓN N DE METADATOS.

6. Preparación del formato de presentación del documento electrónico GENERACION DE CONTENIDO VISIBLE

BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR ESTA METODOLOGIA: Mejora la accesibilidad y recuperación: Los documentos serán n muchos más m s visibles y más m s relevantes para motores de búsqueda b externos como Google. Normaliza el proceso del tratamiento de documentos electrónicos mejorando el intercambio y distribución n de información. n. Permite mayor disponibilidad del contenido en diferentes medios y formatos: Discos compactos, WEB, PDAs,, RSS. Favorece la preservación n de la información n al almacenar el contenido de los documentos en formatos estándares.

Otros servicios y productos basados en la digitalización de documentos.

CD temáticos: permite recuperar información por subtemas o bien, mediante el uso de su buscador interno de fácil manejo. Asimismo, en cada uno de estos CDs el usuario tendrá la oportunidad de consultar la sección de sitios web, y una lista de contactos personales e institucionales de especialistas en el tema tratado

Material fotográfico: Basado en la metodología utilizada en el procesamiento de documentos, se ha desarrollado recientemente el servicio de digitalización de material fotográfico con el objetivo de poner a disposición de los usuarios una cantidad mayor de material de calidad relacionado al tema de salud y desastres

Material audiovisual: En forma adicional se estará implementando próximamente la digitalización del acervo de material audiovisual de formatos analógicos como el VHS a formatos de DVD entre otros

Gracias! digitalizacion@crid.or.cr