Guía para el Cotejo de Documentos en el Proceso de Inscripción SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO
Índice Introducción 5 I Objetivo. 5 II Normatividad Actual Aplicable 5 III Pasos para el Cotejo 6 IV Tipo de Documentos a Cotejar. (ejemplos) 9 1. Acta de Nacimiento 9 2. Documento Legal Equivalente 20 3. Credencial de Elector 25 4. Cartilla de Servicio Militar Nacional 27 5. Pasaporte 29 6. Acta Testimonial 31 7. Documento expedido por la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR) 34 8. Ficha Signalética expedida por el Director del Centro de Readaptación Social 36 9. Clave Única de Registro de Población (CURP) 39 10. Matrícula Consular (Certificado de Matricula Consular) 41 11. Tarjeta de Residencia 43 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO
GUÍA PARA EL COTEJO DE DOCUMENTOS EN EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN Pág. 5 Pág. 6 DICE Normas de Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Primaria y Secundaria para adultos, aprobado según acuerdo No. 13/63/99 del 6 de septiembre de 1999 emitido por la Junta Directiva del INEA en su 63 sesión ordinaria que a la letra dice: (acta de nacimiento para extranjeros o FM3) *Se establece la Matrícula Consular como un documento alterno de inscripción y certificación para las comunidades de mexicanos en el extranjero. Además se autorizarán: Boleta de Acta de Nacimiento Acta de Adopción Carta de Naturalización Presunción de Nacionalidad Tarjeta de Residencia DEBE DECIR Normas de Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Básica para Adultos y Modelo de Educación para la Vida, aprobado según acuerdo No. 11/68/00 del 16 de octubre del 2000 emitido por la Junta Directiva del INEA en su 68 sesión ordinaria que a la letra dice: (acta de nacimiento para extranjeros ) *Se establece la Matrícula Consular y tarjeta de Residencia como documentos alterno de inscripción y certificación para las comunidades de mexicanos en el extranjero. Además se autorizó: Tarjeta de Residencia GUÍA PARA LA ACEPTACIÓN DE FOTOGRAFÍAS EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DICE DEBE DECIR Pág.3 Normas de Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Primaria y Secundaria para adultos, aprobado según acuerdo No. 13/63/99 del 6 de septiembre de 1999 emitido por la Junta Directiva del INEA en su 63 sesión ordinaria que a la letra dice: Normas de Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Básica para Adultos y Modelo de Educación para la Vida, aprobado según acuerdo No. 11/68/00 del 16 de octubre del 2000 emitido por la Junta Directiva del INEA en su 68 sesión ordinaria que a la letra dice: SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 3
Para la expedición del Certificado de Terminación de Estudios, el IEEA debe contar con el expediente del educando con todos los módulos acreditados, las copias cotejadas de la documentación solicitada en el proceso de inscripción, así como una fotografía reciente, tamaño infantil, de frente con el rostro descubierto, en blanco y negro o color y fondo claro. Para la expedición del Certificado de Terminación de Estudios, el IEEA debe contar con el expediente del educando con todos los módulos acreditados, las copias fotostáticas cotejadas de: copia certificada del acta de nacimiento, documento legal equivalente para el caso de extranjeros; para secundaria, certificado de primaria, así como una fotografía reciente, tamaño infantil, de frente con el rostro descubierto, en blanco y negro o color y fondo claro. SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 4
Introducción El Técnico Docente cumple con una importante función al cotejar los documentos de inscripción, ya que es la primer persona que en forma directa compara los originales contra las fotocopias, es por eso que el presente documento instruye acerca de los pasos básicos que deben seguirse para ejecutar dicha función. I Objetivo. Describir los criterios generales para el cotejo de los documentos válidos en el proceso de inscripción que deberá observar el personal involucrado de los Institutos Estatales a través de las Coordinaciones de Zona. II Normatividad Actual Aplicable De acuerdo a las normas número 2 y 4 del Proceso de Inscripción del documento Normas de Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación Básica para Adultos y Modelo de Educación para la Vida aprobado según acuerdo No. 11/68/00 del 16 de octubre del 2000 emitido por la Junta Directiva del INEA en su 68 sesión ordinaria que a la letra dice: SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 5
Norma núm. 2 Los aspirantes que soliciten inscripción deben presentar copia certificada y fotostática del Acta de Nacimiento o documento legal equivalente (acta de nacimiento para extranjeros). En caso de que el interesado no tenga ésta, los documentos alternos que reconoce el INEA como validos para la inscripción, son los siguientes: Credencial de Elector, Cartilla de Servicio Militar Nacional, Pasaporte, Acta Testimonial, documento expedido por la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR), Ficha Signalética expedida por el Director del Centro de Readaptación Social, Constancia de la Clave Única de Registro de Población (CURP) o Matrícula Consular 1 y Tarjeta de Residencia 1. * * Se establece la Matrícula Consular y la Tarjeta de Residencia como documentos alternos de inscripción y certificación para las comunidades de mexicanos en el exterior. Norma núm. 4 El Instituto Estatal no debe retener los originales de la copia certificada del Acta de Nacimiento ni de algún otro documento, únicamente debe conservar las copias debidamente cotejadas y firmadas. III Pasos para el Cotejo a) Verificar que todos los datos, tanto en el original, como en la fotocopia sean 100% legibles. SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 6
Si el documento tiene errores obvios, tachaduras, correcciones, el adulto deberá iniciar el trámite de aclaración o rectificación ante la Institución correspondiente. En caso de acta de nacimiento, siempre que contenga errores, incongruencia entre los datos, datos faltantes o no coincidentes, se deberá orientar al adulto para que acuda al Registro Civil que la expidió para que se verifique si el error está en el libro o únicamente se expidió mal la copia certificada. Si el error proviene del libro y no afecta a los datos asentados en el acta, como son errores mecanográficos, ortográficos, falta de datos cuya omisión sea accidental, que se desprenda del contenido del acta y no afecte la identidad de la persona, el Registro Civil podrá efectuar una aclaración o rectificación de tipo administrativo y una vez subsanado el error u omisión, hará una anotación marginal y expedirá la copia certificada conteniendo la misma. Cuando el error u omisión que se pretenda subsanar modifique los datos esenciales del acta o la identidad del individuo, como son el o los nombres apellidos, sexo, fecha de nacimiento, cuando se pretenda agregar o suprimir un nombre o alguna otra circunstancia, el interesado deberá promover un juicio de rectificación de acta ante los tribunales competentes del poder judicial, a fin que mediante sentencia ejecutoria se ordene al Registro Civil, la rectificación correspondiente y se haga la anotación marginal en el libro donde se asentó el acto. SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 7
b) Verificar datos principales. Estos datos serán marcados en los ejemplos que a continuación se mostrarán con los índices 1. Nombre del Adulto y 2. Fecha de Nacimiento Estos datos deben ser respetados textualmente para su captura en el Sistema de Acreditación y Seguimiento Automatizado (SASA). c) Verificar datos particulares por documento. d) Estampar en la fotocopia sello, nombre y firma de la persona que coteja, en señal de validación, ejemplo: Instituto Nacional para la Educación de los Adultos Nombre: Coordinación de Zona Microregión Este documento es copia fiel del original que tuve a mi vista Puesto: Firma Fecha (Para uso exclusivo del INEA) SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 8
IV Tipo de Documentos a Cotejar. (ejemplos) 1. Acta de Nacimiento Existen varios formatos para este documento, a continuación se muestra un Acta de Nacimiento que ejemplifica dos casos: a) Acta de Nacimiento con CRIP, expedida a partir de 1982. Como se observa en el número 9 la fecha de registro (1990) es posterior a 1982 por lo que deberá contener la CRIP. b) Acta de Nacimiento con un solo apellido (no tiene anotado el nombre de la madre). Como se observa en el documento únicamente el padre presentó al adulto, por lo que tiene un solo apellido, mismo que textualmente prevalecerá en la emisión de su certificado. En este ejemplo los datos particulares que se deben considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Lugar de Nacimiento 4. Sexo 5. No. de Libro en que esta asentada el Acta 6. No. de Acta de Nacimiento o Foja 7. Sello 8. Nombre de los Padres 9. Fecha de Registro 10. CRIP (en algunos casos esta clave (15 dígitos) es anotada como CURP, ya que el formato así fue diseñado) 11. Certificación SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 9
Acta de Nacimiento con CRIP, (desde 1982) y con un solo Apellido 6 5 9 2 1 3 4 8 10 11 7 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 10
c) Acta de Nacimiento con un solo apellido (tiene anotado el nombre de la madre). Como se observa en el documento aparecen los nombres de los padres del adulto, sin embargo solo está anotado el nombre del adulto y el apellido del padre, en este caso se deberá tomar el primer apellido de la madre para complementar el nombre del mismo. En este ejemplo los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Lugar de Nacimiento 4. Sexo 5. No. de Libro en que esta asentada el Acta 6. No. de Acta de Nacimiento o Foja 7. Sello 8. Nombre de los Padres 9. Fecha de Registro 10. Certificación SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 11
Acta de Nacimiento con un solo Apellido 5 6 9 4 2 1 3 8 7 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 12 10
d) Acta de Nacimiento sin CRIP, expedida hasta 1981. En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Lugar de Nacimiento 4. Sexo 5. No. de Libro en que esta asentada el Acta 6. No. de Acta de Nacimiento o Foja 7. Sello 8. Nombre de los Padres 9. Fecha de Registro 10. Certificación SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 13
Acta de Nacimiento sin CRIP, (hasta 1981) SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 14
5 7 6 3 1 9 4 2 8 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 15
Acta de Nacimiento sin CRIP, (hasta 1981) 10 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 16
e) Acta de Nacimiento con Aclaraciones. En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Lugar de Nacimiento 4. Sexo 5. No. de Libro en que esta asentada el Acta 6. No. de Acta de Nacimiento o Foja 7. Sello 8. Nombre de los Padres 9. Fecha de Registro 10. Nota Aclaratoria (En este caso mediante una sentencia ejecutoriada se realizó una rectificación del nombre adicionándole como segundo apellido el de Toledo) 11. Certificación SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 17
Acta de Nacimiento con aclaraciones 5 6 3 1 2 9 4 8 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 18
Acta de Nacimiento con Aclaraciones 10 11 7 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 19
2. Documento Legal Equivalente a) Acta de Nacimiento para Extranjeros Existen varios formatos para este documento, es considerado como documento legal equivalente al acta de nacimiento expedido en el país de origen del adulto extranjero cuando éste tenga un idioma diferente al español, el técnico docente deberá solicitar al adulto una traducción por escrito. Acta de Nacimiento para extranjeros (idioma diferente al español). SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 20
Acta de Nacimiento para Extranjeros (traducción). En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Lugar y Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. Nombre de los Padres 5. Lugar del Registro 6. Fecha de Expedición 7. Nombre del Traductor SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 21
Acta de Nacimiento para Extranjeros (Traducción) 3 1 2 4 5 6 7 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 22
b) Documento Migratorio FM3 En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. Nacionalidad 5. Lugar de Nacimiento 6. Sexo y Estado Civil 7. Actividad Autorizada 8. Firma del Interesado 9. Fotografía del Adulto 10. Huella digital 11. No. de Folio 12. Lugar y Fecha de Expedición 13. Nombre y Firma del Funcionario 14. Sello 3 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 23
Documento Migratorio FM3 14 12 13 9 10 11 1 2 6 4 5 7 8 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 24
3. Credencial de Elector Existe un formato único el cual se ejemplifica a continuación. En este tipo de documento los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Clave de Elector. De donde se obtendrá la Fecha de nacimiento, ésta debe calcularse con la posición de la 7 a la 12 en el orden año, mes y día, cuando el mes o día sea menor a diez, se antepone un cero 3. Nombre del Documento 4. Edad y Sexo 5. Domicilio 6. Folio 7. Año de Registro 8. Estado, Distrito, Municipio, Localidad y Sección 9. Firma del Adulto y Huella Digital 10. Fotografía del Adulto SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 25
Credencial de Elector 7 4 10 3 1 5 6 2 8 9 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 26
4. Cartilla de Servicio Militar Nacional Existe un formato único el cual se ejemplifica a continuación En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Lugar y Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. Nombre de los Padres 5. Estado Civil 6. Grado Máximo de Estudios 7. Domicilio 8. Matricula 9. Fotografía del Adulto 10. Huella Digital 11. Lugar y Fecha de Expedición 12. Sello 13. Firma del Interesado 14. Firma del Operador 3 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 27
Cartilla de Servicio Militar Nacional 1 2 4 5 6 7 13 14 12 11 8 9 10 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 28
5. Pasaporte Existen varios formatos para este documento En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto (Apellidos y Nombres) 2. Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. No. de Pasaporte 5. Lugar de Nacimiento 6. Sexo y Estado Civil 7. Fecha de Expedición/ Fecha de Vencimiento. 8. Fotografía del Adulto 9. Sello en Relieve 3 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 29
Pasaporte 4 1 2 5 6 7 9 8 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 30
6. Acta Testimonial Existen varios formatos para este documento En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Fecha de Expedición 4. Nombre del Documento 5. Lugar de Nacimiento 6. Nombre de los Padres 7. Nombre(s) y Apellidos del 1er. Testigo 8. Nombre(s) y Apellidos del 2do. Testigo 9. Documentos de Identificación de los Testigos 10. Años de Conocer al Adulto 11. Nombre Completo y Firma del Funcionario Autorizado que elaboró el Acta 12. Nombre Completo y Firma del Adulto 13. Nombre Completo y Firma del 1er. Testigo 14. Nombre Completo y Firma del 2do. Testigo SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 31
Acta Testimonial 4 3 8 7 1 9 5 2 6 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 32
Acta Testimonial 10 11 12 13 14 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 33
7. Documento expedido por la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR) Existen varios formatos para este documento y solo son emitidos en los estados de Campeche, Chiapas y Quintana Roo. En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Nombre de la Institución 4. Lugar de Nacimiento 5. Nombre de los Padres 6. Nombre Completo y Firma del Delegado de COMAR 7. Sello SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 34
Documento expedido por la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR) 3 1 4 2 5 6 7 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 35
8. Ficha Signalética expedida por el Director del Centro de Readaptación Social Existen varios formatos para este documento En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Nombre de los Padres 4. Estado Civil 5. Sello SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 36
Ficha Signalética 1 3 4 2 5 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 37
Ficha Signalética 1 2 5 3 4 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 38
9. Clave Única de Registro de Población (CURP) Existe un formato único que a continuación se muestra. En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Clave CURP. De donde se obtendrá la Fecha de nacimiento, ésta debe calcularse con la posición de la 5 a la 10 en el orden año, mes y día, cuando el mes o día sea menor a diez, se antepone un cero. 3. Nombre del Documento 4. Fecha de Inscripción 5. Folio 6. Datos de Documento Probatorio SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 39
Clave Única de Registro de Población (CURP) 6 3 2 1 4 5 SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y APOYO 40
ACTUALIZACIÓN 10. Matrícula Consular (Certificado de Matricula Consular) Existen varios formatos para este documento En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Lugar y Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. Domicilio 5. Folio 6. Fecha de Expiración 7. Firma del Interesado 8. Firma del Funcionario 9. Fotografía del Adulto
ACTUALIZACIÓN Matrícula Consular 4 3 1 9 2 5 6 El titular de este documento quedo registrado en esta oficina consular, por ser mexicano y tener su domicilio en esta circunscripción. This is an ID issued by the MEXICAN GOVERNMENT. 7 8
11. Tarjeta de Residencia ACTUALIZACIÓN Existen varios formatos para este documento En este tipo de documentos los datos particulares que se deberán considerar para cotejo son: 1. Nombre del Adulto 2. Fecha de Nacimiento 3. Nombre del Documento 4. Número de Extranjero 5. Fecha de Vencimiento 6. Fotografía del Adulto 7. Huella Digital 8. Firma del Adulto
ACTUALIZACIÓN Tarjeta de Residencia 2 4 5 7 3 1 6 8