PLIEGO DE CONDICIONES CONTRATO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE UNIVERSIDAD EL BOSQUE VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA 2011
1. INFORMACIÒN GENERAL DE LA INVITACIÒN 1.1 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL OBJETO La Universidad El Bosque, requiere seleccionar el oferente para contratar la prestación del servicio de vigilancia privada, con medio humano y canino, armas, equipos de comunicación y monitoreo de alarmas, las 24 horas del día todos los días del mes en su sede ubicada en la Cra. 7B bis No. 132-11; en los siguientes turnos, como mínimo: PUESTOS OBSERVACIONES 4 puestos de 24 horas permanentes Con arma de fuego y radio de comunicación y adicional Avantel para los supervisores, en éste se incluye 1 puesto de 24 horas para el cargo de supervisor. 2 puestos 12 horas de lunes a sábado, Con radio de comunicación diurno, días hábiles 2 puestos 12 horas de lunes a viernes, diurno, días hábiles 1 puesto 16 horas de lunes a sábado, diurno, días hábiles 1 puesto 10 horas de lunes a viernes y 6 horas sábados, diurno, días hábiles 1 puesto 8 horas de lunes a sábado, diurno, días hábiles 1 puesto 15 horas de lunes a viernes y 8 horas sábados, diurno, días hábiles Con radio de comunicación Con radio de comunicación Con radio de comunicación Con radio de comunicación Con radio de comunicación 1 puesto de 12 horas nocturno Con radio de comunicación y canino 2
1.2 ASPECTOS GENERALES El oferente deberá anexar certificación respecto al cumplimiento de las condiciones técnicas mínimas requeridas para que la Universidad pueda evaluar su propuesta. 1.2.1 Dotación del personal Para que la prestación del servicio de vigilancia y seguridad se cumpla en óptimas condiciones, el personal asignado debe contar con los elementos y equipos necesarios para el desempeño de su labor, entre los que están: Uniformes con distintivos de la empresa: vestido completo, gorra y calzado Arma de fuego, con su respectivo salvoconducto y registro Indumil (para los puestos de 24 horas) Placa y carnet de verificación. Credencial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Radio de comunicaciones con sus respectivas licencias vigentes, expedida por el ministerio de Comunicaciones. Elementos como: Libro de minutas para los diferentes puestos, bolígrafos, linternas y directorio de teléfonos para emergencias. Y todos los demás elementos que sean indispensables para la prestación de este servicio. 1.2.2 Afiliaciones del Personal La firma oferente deberá tener afiliado el personal que destinará para la prestación del servicio en la Universidad El Bosque, a las siguientes entidades: Entidad promotora de salud. Fondo de pensiones. Fondo de cesantías. Administradora de Riesgos Profesionales. Igualmente deberá cumplir con las exigencias señaladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 (Cumplimiento de las obligaciones parafiscales). 3
1.2.3 Nivel del Personal El personal destinado para prestar el servicio a la Universidad El Bosque deberá estar certificado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada como mínimo en el primer nivel de instrucción. 1.2.4 Seguridad Industrial Los oferentes deben comprometerse que durante la ejecución del contrato, sean adoptadas todas las medidas de higiene, protección y seguridad industrial necesarias para proteger y evitar riesgos o accidentes a cualquiera de sus usuarios, a los funcionarios de la Universidad y al personal a su cargo. Adicionalmente debe presentar su programa de salud ocupacional y seguridad industrial; en el evento que ocurra alguna deficiencia, daño o accidente por la falta de adopción de medidas de seguridad industrial, el contratista deberá asumir por su cuenta y riesgo las consecuencias que se deriven de ello. 1.3 CRONOGRAMA ACTIVIDAD FECHAS 1. Publicación de pliegos de Noviembre 21 de 2011 condiciones 2. Inscripciones de interesados Noviembre 21 al 23 de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. 3. Visita al sitio Noviembre 24 11:00 a.m. 4. Reunión de aclaración Noviembre 25 11.00 a.m. 5. Entrega de propuestas Diciembre 1 hasta las 3:00 p.m. 6. Plazo para Evaluación de las Diciembre 2 al 9 propuestas 7. Notificación y traslado a los Diciembre 13-4:00 p.m. proponentes sobre resultado de la evaluación 8. Reunión de adjudicación Diciembre 15 3:00 p.m. 9. Perfeccionamiento del contrato Entre los cinco días siguientes a la Adjudicación. 10. Iniciación del servicio contratado. 1 de Enero de 2012 4
1.4 INSCRIPCIONES DE INTERESADOS. Los interesados en presentar propuesta para la presente contratación, deberán inscribirse en la siguiente dirección electrónica: servicios@unbosque.edu.co, entre los días 21 a 23 de noviembre, entre las 8:00 a.m. y 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. 1.5 VISITA TÉCNICA OBLIGATORIA Los interesados podrán asistir a la visita técnica obligatoria a las Instalaciones de la Universidad El Bosque, donde se han de prestar los servicios. Dicha visita se efectuará a las 11:00 a.m. del día 24 de noviembre de 2011. Para este efecto deberán presentarse a la Oficina de la Vicerrectoría Administrativa, ubicada en el séptimo piso del Edificio Fundadores ubicado en la Cra.7B bis No. 132-11. La visita tiene como fin, el que los proponentes obtengan una apreciación directa y se formen una idea de las condiciones y la ubicación de las instalaciones en donde se realizará la prestación del servicio y además contemplen en la propuesta servicios de vigilancia para el nuevo edificio. La Visita técnica será atendida por la Jefe del Departamento de Servicios Generales. A esta visita deberá asistir el Representante Legal o su delegado, quien deberá presentar el poder debidamente constituido para participar en la misma. 1.6 REUNION DE ACLARACIÓN Si cualquiera de las personas que se hayan inscrito en la lista de posibles oferentes y que asistió a la visita al sitio, descrita en el numeral anterior, lo solicita, la Universidad El Bosque, celebrará una reunión aclaratoria con el objeto de precisar el contenido y alcance de la presente licitación, los documentos que hacen parte de la misma, y oír a los interesados el día veinte cinco (25) de Noviembre de 2011, a las once de la mañana (11:00 a.m.), en la Sala de Juntas de la Vicerrectoría, en la dirección ya mencionada. 5
1.7 FECHA Y HORA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Quienes estén interesados en presentar propuestas y participar en el proceso de contratación, podrán presentarlas en la oficina de la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad El Bosque, Séptimo piso Edificio Fundadores, Carrera 7 B Bis No.132 11, el día 1 de diciembre de 2011 a las 3:00 p.m. Las propuestas deben ser entregadas en original y copia en sobre sellado. 1.8 PLAZO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El plazo para evaluar las propuestas estará comprendido entre el 2 al 9 de diciembre de 2011. 1.9 NOTIFICACIÓN Y TRASLADO A PROPONENTES La Notificación sobre el resultado de la evaluación se hará el día 13 de Diciembre de 2011, a las cuatro (4:00) p.m. 1.10 ADJUDICACIÓN La adjudicación se realizará en la vicerrectoría Administrativa de la Universidad El Bosque, el día 15 de Diciembre de 2011, a las 3:00 p.m. 1.11 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO El proponente seleccionado en el proceso de licitación, deberá suscribir el respectivo contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de adjudicación de la contratación. Para lo cual deberá pagar los documentos que hacen parte del contrato y allegar los recibos de consignación y pólizas respectivos. La Universidad El Bosque, podrá prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término adecuado, siempre y cuando las necesidades de la administración así lo exijan. 6
2. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 2.1 Documentos Legales Licencia de Funcionamiento Vigente: El oferente deberá presentar licencia vigente de funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual debe especificar que el servicio de vigilancia y seguridad privada a prestar es con armas de fuego y las modalidades autorizadas en vigilancia fija y con medio canino. Licencia de Comunicaciones: El oferente deberá anexar la licencia vigente del Ministerio de Comunicaciones, mediante la cual se le permite a la empresa de vigilancia privada, el uso de los equipos de comunicación. Permisos de Tenencia o Porte de Armas: el oferente deberá presentar certificación del organismo competente, en la cual conste que las armas asignadas al servicio son de su propiedad y posee la autorización de tenencia y porte. Convenio o licencia de monitoreo de alarmas y operación de medios tecnológicos: El oferente deberá anexar fotocopia del convenio o licencia de monitoreo de alarmas y medios tecnológicos, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Las empresas que recurran a terceros para la instalación de equipos, deben anexar el registro de dicha actividad ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Resolución vigente o solicitud de aprobación de uniformes y distintivos: El oferente deberá presentar copia de la resolución vigente expedida por la superintendencia de vigilancia privada, mediante la cual se aprobaron los diseños, colores, materiales, condiciones de uso y demás especificaciones y distintivos, utilizados por el personal de vigilancia y seguridad privada, la cual deberá mantenerse vigente durante la ejecución del contrato. Certificación de vinculación a la red de apoyo de la Policía Nacional: El oferente deberá aportar una certificación vigente expedida por la red de apoyo de la Policía Nacional, en la que conste su vinculación a esta. 7
Resolución del Ministerio de la Protección Social que autoriza a la empresa a laborar horas extras: El oferente deberá allegar copia de la resolución expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, donde autoriza las horas extras. Registro sanitario vigente y licencia expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para el servicio canino. Certificación de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada: El proponente deberá presentar certificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia, con fecha de expedición no superior a noventa (60) días en la cual se indique que la empresa de vigilancia no ha sido sancionada, durante los últimos diez (10) años. Certificado de antecedentes fiscales del Representante Legal Certificado de antecedentes fiscales de la Empresa Certificado de antecedentes disciplinarios del Representante Legal Certificado de pasado judicial del Representante Legal Certificación original con la cual acredite el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás disposiciones sobre la materia (APORTES A PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL) suscrita por el Revisor Fiscal en los casos de persona natural, la certificación la suscribirá directamente el proponente. Fotocopia de la Cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa que oferte, al ciento cincuenta por ciento (150%) y fotocopia del NIT. 2.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS 2.2.1 RUT El oferente deberá presentar el respectivo certificado expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 2.2.2 Estados Financieros Los oferentes deberán anexar el Balance General y Estado de Resultados de los dos últimos años. 8
2.2.3 Certificaciones Bancarias Los oferentes deberán anexar dos certificaciones bancarias con una vigencia no mayor a 30 días hábiles. 2.3 PÓLIZAS 2.3.1 De Seguros El oferente debe tener póliza global de responsabilidad civil extracontractual vigente, que ampare los riesgos que surjan de la prestación del servicio de vigilancia, requisito que se acreditará anexando copia de dicha póliza a la propuesta. 2.3.2 De cumplimiento, de seriedad de la oferta, de salarios y prestaciones Además de la póliza de responsabilidad civil, el oferente deberá constituir a favor de la Universidad El Bosque con Nit. 860.066.789-6 en una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia, una póliza de seguros con las siguientes garantías: 1. De cumplimiento para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud del contrato, por una suma equivalente al 20% del mismo, vigente durante su ejecución y tres meses más. 2. De seriedad de la Oferta, la garantía se hará exigible si el oferente que resultare seleccionado no suscribe el contrato dentro del término establecido en el documento pliego de condiciones, por una suma equivalente al 10% y con una vigencia hasta la fecha señalada para la adjudicación y dos (2) meses más. 3. De salarios y prestaciones sociales del personal que emplee en la ejecución del presente contrato, por una cuantía del 5% del valor del contrato y con vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más. 9
3. EXPERIENCIA Demostrar experiencia no menor de ocho (8) años en ejecución y cumplimiento de contratos con un objeto similar, con entidades públicas o privadas. Acreditar la suscripción de al menos tres (3) contratos en el país, durante los tres últimos años donde el proponente haya prestado o esté prestando servicios similares a los solicitados en esta invitación. Aportar certificados de las entidades con las cuales ha ejecutado contratos similares, en donde conste la fecha de firma de los mismos, objeto del contrato, tiempo de ejecución, valor del contrato y demás elementos relevantes del contrato suscrito. 4. OFERTA ECONÓMICA El oferente deberá discriminar el valor de acuerdo a los turnos mencionados en el numeral 1,1; el subtotal y el total de la oferta incluido los valores agregados, impuestos y retenciones de Ley, de acuerdo con el Estatuto Tributario. Los impuestos son responsabilidad del oferente, de acuerdo con la naturaleza de la sociedad y del servicio a prestar. 5. NATURALEZA JURÍDICA DELCONTRATO Contrato de prestación de servicios. Todos los gastos que ocasione el cumplimiento del presente contrato, tales como legalización de documentos, solicitudes de servicios, materiales, personal, etc., será por cuenta del CONTRATISTA 6. PLAZO DE EJECUCIÒN El plazo de ejecución del contrato será de doce (12) meses, contados a partir del 1 de enero de 2012. 7. FORMA DE PAGO El valor del contrato que se llegue a suscribir se pagará al CONTRATISTA mediante pagos mensuales mes vencido, previa presentación de las facturas correspondientes y visto bueno del supervisor del contrato. 10
8. PARAMETROS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 8.1 Participantes Podrán participar las personas jurídicas cuyo objeto social tenga relación con el servicio que se pretende contratar, con licencia de funcionamiento vigente expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para la prestación del servicio de vigilancia modalidad fija, medio canino y monitoreo de alarmas; preferiblemente con experiencia de contratos en el sector educativo. 11
8.2 Carta de Presentación de la Oferta La carta de presentación de la oferta debe seguir el siguiente modelo: MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN ANEXO No. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Bogotá, de noviembre de 2011 Señores UNIVERSIDAD EL BOSQUE Vicerrectoría Administrativa Ciudad. REF: PLIEGO DE CONDICIONES CONTRATO DE SERVICIO DE VIGILANCIA PARA LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE Respetados señores: Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para participar en el proceso de selección para contratar el servicio de vigilancia y seguridad privada para la Universidad el Bosque. Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación me comprometo a notificarme, perfeccionar el contrato, y legalizarlo dentro del término señalado en el cronograma, el cual se contará a partir del día siguiente a la notificación de la misma y ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte de la propuesta, así como los del contrato, los precios de esta propuesta y las demás estipulaciones de la misma. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que conozco el pliego de condiciones de la referencia, sus Adendas e informaciones sobre preguntas y respuestas, así como los demás documentos relacionados con los trabajos y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. 2. De igual forma manifiesto que acepto las consecuencias que del incumplimiento de los requisitos a que se refiere el numeral anterior se deriven. 3. Que en caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a iniciar su ejecución tan pronto como se dé la orden de iniciación del mismo mediante la correspondiente 12
comunicación escrita, y a terminarlo dentro de los plazos contractuales de acuerdo con lo establecido en los documentos de la propuesta. 4. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual. 5. Que leí cuidadosamente el pliego de condiciones y elaboré mi propuesta ajustada al mismo. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. 6. IGUALMENTE DECLARO BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO QUE TODA LA INFORMACIÓN APORTADA Y CONTENIDA EN MI PROPUESTA ES VERAZ Y SUSCEPTIBLE DE COMPROBACIÓN Cordialmente, REPRESENTANTE LEGAL NIT TELÉFONO FIJO Y CELULAR DICRECCIÓN CORREO ELECTRÓNICO NOTA: Esta carta debe venir firmada por el proponente o por el representante legal debidamente facultado. 13