PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR PARA LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERO EN EL SENO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES
1. OBJETO DEL CONTRATO... 3 2. REQUISITOS TECNICOS... 3 3. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS TRABAJOS. 8 4. CONTROL ECONÓMICO Y FACTURACIÓN... 9 5. PROPIEDAD INTELECTUAL... 9 6. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN... 9 7. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA... 10 8. SUBCONTRATACION DE LOS TRABAJOS... 10 9. PLAZO DE EJECUCION... 10 10. PRORROGA DEL CONTRATO... 10 11. OFERTA... 10 13 PENALIZACIONES... 12 2
1. OBJETO DEL CONTRATO Constituye el objeto del contrato la prestación de los siguientes servicios: Mantenimiento de las funcionalidades e integración del sistema SAP/R3 SECTOR PUBLICO v 4.6C para la gestión económico-financiera. No serán objeto de ésta contratación el suministro o mantenimiento de las licencias de uso de productos de terceros utilizados en la nueva plataforma de gestión salvo que el ofertante así lo exprese. La fecha de entrada en vigor del contrato para cada uno de los elementos funcionales a mantener será la del día de la firma del contrato y con una duración de un año. SAP en su versión 4.6C, están implantados los siguientes módulos y desarrollos adicionales (se enumeran los más significativos): - Elaboración y edición Presupuestos - Vinculaciones y modificaciones de crédito - Gestión y seguimiento de expedientes de contratación - Gestión y seguimiento de expedientes de subvenciones - Otros expedientes - Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria - Fiscalización - Tesorería (caja, bancos, fianzas/avales, embargos, factoring, endosos) - Contabilidad Presupuestaria - Contabilidad de activos fijos y patrimonio - Recaudación ejecutiva - Recaudación por cuenta de OO.EE. - Junta Consultiva de C. Registro de contratos y otros - Gestión BAS y envíos TESEO - Sistema de información (BW v 3.1) - Interfaces con otros sistemas - Liquidaciones y modelos oficiales 2. REQUISITOS TECNICOS 2.1. Tipología y nivel funcional de los servicios Los servicios amparados por el presente contrato serán de aplicación sobre los siguientes niveles: 3
Actualización del equipo lógico básico SAP/R3 SECTOR PUBLICO v4.6c: Incorporación de nuevos transportes referente a notas OSS. Equipo lógico de aplicación: mantenimiento correctivo, adaptativo, perfectivo y preventivo de las funcionalidades que constituyen el sistema de la gestión económica-financiera, así como, el mantenimiento en iguales términos de las parametrizaciones sobre el equipo lógico básico SAP/R3 SP v4.6c con las adaptaciónes, en su caso necesarias, durante la vigencia del presente contrato, y la integración existente con otros sistemas de información complemenrarios de la gestión en SAP. A efectos del presente contrato y con el objeto de clarificar los conceptos y la terminología aplicada, se entenderá lo siguiente: Por equipo lógico básico SAP/R3 v.4.6c sector público: el conjunto de versiones y releases licenciadas por SAP que constituyen el cuore y los módulos funcionales del sistema SAP/R3 v4.6c juntamente con los módulos específicos implantados al dia de hoy. Por equipo lógico de aplicación: el conjunto de parametrizaciones, adaptaciones funcionales y desarrollos específicos resultantes de la implantación del nuevo sistema de gestión económico-financiero en la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares. Por mantenimiento correctivo: el dedicado a la corrección de anomalías, errores, fallos ocultos, defectos o malfuncionamientos que se pongan de manifiesto en cualquiera de las funcionalidades que forman el equipo lógico de aplicación descrito anteriormente. No supondrá cargo alguno el mantenimiento correctivo aplicado a aquellas funcionalidades que estén dentro del período de garantía así como aquellas, que estando fuera del período de garantía, por la propia particularidad de la funcionalidad solo puedan ser testadas en su totalidad cuando se den determinadas circunstancias o condiciones no disponibles en el momento de su implantación. Por mantenimiento adaptativo: el dedicado a la adaptación de las funcionalidades, que forman el equipo lógico de aplicación descrito anteriormente, ante imperativos legales, normativos, orgánicos o funcionales. 4
Por mantenimiento perfectivo: el dedicado a la adaptación y desarrollo de funcionalidades que mejoren el sistema, equipo lógico de aplicación descrito anteriormente, en sus prestaciones, funcionalidad, ergonomía y ayuda en la operativa diaria, así como, la integración con otros sistemas de información. Por mantenimiento preventivo: el dedicado a mantener la consistencia de las funcionalidades implantadas y ayudar a detectar en la medida de lo posible cualquier excepcionalidad que en dichas funcionalidades se pueda producir. Obligatoriamente, las tareas realizadas independientemente del tipo de mantenimiento de que se trate conllevarán la actualización de la documentación del sistema en aquellos casos en que proceda dicha actualización. 1. Prestaciones 1. Coordinador del servicio El oferente designará una persona (denominada Coordinador del Servicio) que representará a su dirección, será el interlocutor principal con el Director del proyecto, con el objeto de gestionar la buena marcha del contrato. 2. Gestión de las incidencias y peticiones de trabajos de mantenimiento El oferente incluirá un conjunto de servicios colaterales que garanticen el correcto funcionamiento del servicio de mantenimiento y proporcione la información periódica necesaria sobre las incidencias y peticiones acaecidas y los principales parámetros de gestión del servicio. De igual forma, propondrá para someter a su consenso con el Director del Proyecto un modelo o sistema de gestión y control del servicio que se constituirá como herramienta para el seguimiento de las acciones de mantenimiento amparadas por el presente contrato. Las distintas operaciones constitutivas del mantenimiento se registrarán o anotarán, según el modelo y la forma que se determine, en el sistema de gestión adoptado y con aquellos datos que se considere oportuno para su utilización 5
como prueba documental con el objeto de poder valorar el grado de cumplimiento del contrato. El registro o anotación de incidencias, y sus datos serán confidenciales, por lo tanto, el adjudicatario no divulgará su contenido a terceros sin la aprobación escrita del Director del Proyecto. 3. Personal técnico de mantenimiento El oferente incluirá en su oferta el personal técnico necesario para dar respuesta durante el año como mínimo a los niveles de servicio detallados a continuación: Personal técnico con formación suficiente en el entorno SAP/R3 Sector Público, conocimiento específico de sus funcionalidades y sus herramientas de desarrollo capaz de dar soporte al personal responsable del sistema ante aquellas acciones de mantenimiento que por su envergadura o características superen su capacidad de respuesta. Ante la imposibilidad de poder determinar a priori que acciones de mantenimiento se realizaran el oferente indicará en su oferta (con relación al personal técnico de respaldo) que personal técnico dedicará para dar servicio a dicho soporte en cantidad y cualificación especificando su perfil. Con el objeto de determinar el coste de la dedicación de éste personal técnico, el ofertante incluirá en su oferta y bajo la unidad de medida adecuada (jornadas, horas, etc.) el montante económico resultante con el baremo de tarifas aplicadas. Los precios por jornadas/horas serán adecuados a los de mercado dependiendo del perfil requerido y coincidirán con los contenidos en la oferta. Las acciones de mantenimiento a desarrollar deberán ser priorizadas y valoradas, tanto en esfuerzo como en coste, conjuntamente entre el adjudicatario a través de su coordinador del servicio y el Director del proyecto, quienes determinaran que tareas pueden ser asumidas en el marco del contrato y que otras por su propia naturaleza o envergadura, suficientemente justificadas, deberían ser objeto de contratación aparte. Para ello, el Director del Proyecto centralizará todas las peticiones de los usuarios, cuando no puedan ser resueltas por el personal responsable del sistema las dirigirá al coordinador del servicio representante del adjudicatario, quien las devolverá debidamente valoradas aplicando las tarifas a que se refiere el párrafo anterior o la estimación de horas a reservar. El Director del Proyecto será quien priorizará, aceptando o no la 6
valoración del adjudicatario, comunicándole formalmente en su caso el encargo de los trabajos. Por la particularidad de las funcionalidades implantadas objeto de mantenimiento y con la finalidad de poder garantizar el suficiente grado de calidad del servicio prestado, se considera necesario el que un mínimo del personal técnico ofertado deberá proceder del equipo que participó en la implantación del nuevo sistema para la gestión económico-financiera en la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares. 4. Equipo de trabajo Condicionantes del equipo de trabajo ofertado La falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal ofertado, deducida del contraste entre los valores ofertados y los conocimientos reales demostrados en la ejecución de los trabajos, implicará asumir penalizaciones, y en último término, la sustitución de dicho personal. Constitución inicial del equipo de trabajo El equipo humano que se incorporará tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá estar formado por componentes relacionados en la oferta adjudicataria y consecuentemente valorados. La autorización de cambios puntuales en la composición del mismo requerirá de las siguientes condiciones: - Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio. - Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir. - Elección de entre los candidatos, por parte del Director del proyecto. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que realizan la asistencia corresponde al Director del 7
proyecto, siendo potestad suya solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un preaviso de quince días, por otro de igual categoría, si existen razones justificadas que lo aconsejen. Si el adjudicatario propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con un mínimo de quince días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta. 3. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS TRABAJOS Con el objeto de mantener la coherencia y coordinación de la gestión económicofinanciera de la CAIB y de sus entes dependientes, la Dirección del Proyecto será asumida por el Órgano Directivo de la Contabilidad Publica y de control interno. El Director del Proyecto propondrá al Interventor General, si la casuística lo requiere o bien si lo considera necesario, la creación de otros órganos de control del proyecto con los miembros que estime oportunos, en todo caso, estará asistido en todo momento por el Responsable de los Sistemas de Gestión Económico-financieros y en quien podrá delegar aquellas competencias que considere oportuno dentro del marco del presente contrato. El presente contrato tiene un escenario de ejecución inscrito eminentemente en el ámbito funcional del sistema de gestión, no obstante, en lo referente a cambios de versión o releases, o bien en aquellos aspectos en que pudiera surgir alguna implicación sobre los sistemas de comunicaciones, software de base, intranet y hardware corporativo, se someterá a la Dirección Gral de Tecnología como órgano competente en la materia. Las funciones de la Dirección del proyecto, con relación a la prestación de los servicios del presente contrato, serán las siguientes: 1) Velar por el cumplimiento de los servicios exigidos y ofrecidos. 2) Valorar, priorizar, diligenciar y validar las acciones y trabajos de mantenimiento a realizar. 3) Realizar las certificaciones parciales de los servicios prestados y conformar en su caso las facturas recibidas, vistos los informes del Responsable de los Sistemas de Gestión Económico-financieros. 8
4) Aprobar o rechazar la sustitución del personal dedicado al contrato y autorizar su acceso a las instalaciones. 5) Otras actuaciones: Informar al adjudicatario de cualquier deficiencia que observe en algún componente funcional, facilitando a la vez toda la información disponible sobre la incidencia. Adoptar las medidas que fueren precisas, dentro de lo posible, con el fin de facilitar la determinación de fallos y sus causas. 4. CONTROL ECONÓMICO Y FACTURACIÓN El pago correspondiente a la prestación del servicio de mantenimiento objeto del presente pliego, se llevará a efecto, mediante presentación de factura documentada, por periodos vencidos y previa conformidad del Director del proyecto vistos los informes del Responsable de los Sistemas de Gestión Económico-financieros. 5. PROPIEDAD INTELECTUAL Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que los derechos de explotación de los programas desarrollados y de las bases de datos creadas o modificadas al amparo del presente contrato corresponden únicamente a la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, con exclusividad y a todos los efectos. 6. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, en ningún caso podrá copiar o utilizar con fin distinto al del objeto de este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. 9
7. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por el comité técnico a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, herramientas y otros recursos utilizados para resolverlos. 8. SUBCONTRATACION DE LOS TRABAJOS Dada la naturaleza y las condiciones especiales del servicio de mantenimiento de los equipos lógicos y funcionales del presente contrato, éste deberá ser ejecutado directamente por el adjudicatario, es decir, no se admitirá la subcontratación de ninguna actividad o recurso. 9. PLAZO DE EJECUCION El plazo de ejecución finalizará al año de la firma del contrato. 10. PRORROGA DEL CONTRATO Se podrá prorrogar éste contrato por un periodo máximo de 12 meses (artículo 198 del texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas), siempre y cuando se efectúe la prórroga por mutuo acuerdo de las partes antes de finalizar el contrato y en las mismas condiciones. 11. OFERTA Con independencia de que el oferente pueda adjuntar a su oferta cuanta información complementaria considere de interés, deberá estar estructurada de la siguiente forma: - Índice - Características generales 10
- Alcance e importe económico. - Acatamiento con carácter general a las condiciones del pliego. - Descripción técnica Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes del servicio ofertado. Se deberá incluir la información requerida en la cláusula 2 de REQUISITOS TECNICOS y concretando los datos que correspondan a lo demandado en cada punto. - Equipo de trabajo Se deberá incluir la información requerida en la cláusula 2 de REQUISITOS TECNICOS y concretando los datos que correspondan a lo demandado en cada punto. - Ejecución del contrato Se incluirá en este capítulo la descripción de las medidas dispuestas por el oferente para asegurar la calidad de los trabajos, metodología, medios materiales, seguridad y confidencialidad, así como aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato. - Datos económicos La oferta incorporará la proposición económica con una descripción pormenorizada de todas las partidas económicas correspondientes a la solución ofertada. Los precios se indicarán en euros y no serán susceptibles de modificación, señalándose de forma independiente los costes o tarifas de cada elemento facturable p.e.: la tarifa de cada categoría ofertada, etc,. En dicho precio se considerarán incluidos todos los gastos precisos para la ejecución de los trabajos objeto del contrato. 11
Caso de que se efectúen descuentos, éstos deberán aparecer concretados en la oferta, en la que se especificará el precio de cada elemento una vez aplicado el descuento, tal y como se exige en el párrafo anterior. Declaración expresa de que las acciones de mantenimiento que se decida que por su naturaleza o envergadura deben ser objeto de contratación aparte, serán valoradas aplicándoles el mismo baremo de tarifas ofertado para el presente contrato. 13 PENALIZACIONES Cuando el contratista, por causas imputables al mismo, hubiere incurrido en demora respecto al cumplimiento en la prestación del servicio, se podrá imponer una penalización diaria en la proporción de 0,12 euros por 601,01 euros del precio del contrato. Cuando tales circunstancias fueran, a juicio del Director del Proyecto, imputables al adjudicatario, por falta de responsabilidad, incompetencia, desidia u otras causas de índole similar, la facturación resultante quedará minorada en el importe estimado de dichas incidencias, sin perjuicio de las acciones y penalizaciones que, de acuerdo con la normativa vigente resulten procedentes. 12