Hacienda Conceptos Generales
Sumario 1. Introducción... 2 2. Comprobaciones previas... 2 2.1. Obtención de los datos... 2 2.2. Comprobación de datos de identificación... 3 3. Área de trabajo... 5 3.1. Generar un modelo nuevo... 6 4. Comprobar datos... 7 4.1. Completar datos del modelo... 8 5. Guardar y abrir el modelo... 8 6. Imprimir el modelo... 8 7. Generar el fichero AEAT... 8 8. Entrega del fichero a AEAT... 9 8.1. Consejos prácticos... 9 Conceptos Generales a3erp 1
1.- Introducción a3erp Hacienda genera un fichero en aquellos modelos que hay que presentar telemáticamente. El Servicio de Posventa atenderá consultas relacionadas con la generación de dicho fichero pero, una vez generado, es responsabilidad del usuario conocer cómo enviar este fichero a Hacienda. Recuerde: el Servicio de Posventa no puede atender consultas relacionadas con la página web de Hacienda ni ayuda a completar los modelos a nivel legal. A continuación, se relacionan todos los modelos que tiene a3erp. Consulte con su distribuidor si no dispone de algún modelo: 111: retenciones e ingresos a cuenta. 115: retenciones e ingresos a cuenta. Rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. 180: resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta. Arrendamientos. 303: declaración-liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido. Puede ser mensual o trimestral. 340: libro Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido. Puede ser o mensual o trimestral. 347: declaración anual de operaciones con terceras personas. 390: declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido. Intrastat: comunicación estadística sobre el movimiento de mercancías dentro de la Unión Europea. 2.- Comprobaciones previas Antes de acceder al módulo a3erp Hacienda, es aconsejable realizar una comprobación de los datos de la empresa desde a3erp. Por ejemplo, Hacienda no permite algunos caracteres especiales como acentos, apóstrofes, etc. Sin embargo, a3erp sí lo permite. Por tanto, al intentar generar el modelo, se mostrarán los avisos correspondientes, donde podrá comprobar el motivo (por ejemplo, que hay un nombre con un acento) y que no se permite la impresión del modelo. Se aconseja tener esto en cuenta para evitar dichos errores. Otro ejemplo, son los modelos en que el NIF del cliente/proveedor es necesario. Con lo cual, los datos mostrados, en caso de tener fichas sin el NIF, no serán correctos. 2.1.- Obtención de los datos Los modelos obtienen los datos de todas las facturas clasificándolos en función de: Tipo de operación. Tipo de I.V.A. I.R.P.F. Por ejemplo, en el modelo 111 serán los documentos que tienen % de IRPF. A tener en cuenta: cualquier anotación en el libro diario, por ejemplo, un asiento manual con I.R.P.F. o I.V.A., no quedará reflejada en los Modelos de Hacienda. Cualquier dato que se quiera ver reflejado en un Modelo de Hacienda, se tiene que entrar desde Facturas. Conceptos Generales a3erp 2
2.2.- Comprobación de datos de identificación A continuación, se detallan los pasos previos que se tienen que configurar o comprobar antes de la realización de la generación del modelo: 1.- Alta de Delegación y Administración Hay que comprobar que los datos de Delegación y Administración, donde hay que presentar los modelos, estén ya dados de alta desde el punto Ficheros/ Impuestos/ Códigos de Hacienda. 2.- Configurar datos empresa A continuación, debe informar los datos fiscales de la empresa. Para ello, acceda al menú Configuración/ Datos generales/ Parametrización/ Empresa/ Datos fiscales. En esta pantalla se deben rellenar todos los datos (sin acentos ni símbolos), comprobar que el NIF esté correcto, etc. Pulse sobre la pestaña Datos de hacienda y rellene los datos solicitados. Conceptos Generales a3erp 3
A tener en cuenta: si hay algún error u omisión al rellenar los datos de estas pantallas, posteriormente puede producirse un error al imprimir el modelo con el formato oficial, o al generar el correspondiente fichero. Recuerde que la validación de estos datos la realizará el módulo de Hacienda y, por lo tanto, bajo sus normas y su criterio. Consulte la página web si tiene dudas al respecto: www.aeat.es 3.- Comprobación de clientes/proveedores Para realizar este modelo es imprescindible que los NIF de clientes y de proveedores sean correctos. Para comprobarlo, acceda al menú Herramientas/ Mantenimiento base de datos/ Comprobaciones/ Comprobación de NIF y Cuentas bancarias y realice los siguientes pasos: Para comprobar los NIF de los clientes, en la parte inferior, seleccione: NIF, Clientes y Procesar NIF vacíos y pulse el botón Procesar. Si todo está bien, no debe salir ningún registro. Para comprobar los NIF de los proveedores, seleccione NIF, Proveedores y Procesar NIF vacíos. En el caso de que salga algún registro, en la columna Incidencia se detallará el problema encontrado. Para solucionarlo, pulse el botón Ver origen y accederá directamente a la ficha errónea. Conceptos Generales a3erp 4
4.- Código NIF del país Por último, debe comprobar que el código del país está bien asignado. Para ello, acceda al menú Ficheros/ Otros/ Auxiliares gestión/ Países. Deberá rellenar la columna Código NIF de los países en los cuales tengamos clientes o proveedores. A tener en cuenta: si se utilizan clientes o proveedores genéricos, el código NIF no se traspasará a los modelos oficiales, aunque al hacer la factura se informe el país. Se desaconseja utilizar este tipo de clientes/proveedores si se tienen que declarar. 3.- Área de trabajo Una vez finalizada la entrada de los datos fiscales de la empresa, ya podemos entrar en el modelo de hacienda. Para ello, accedemos al programa a3erp Hacienda, que estará en el mismo directorio donde se encuentra instalado el a3erp. Se accede por el menú de Modelos oficiales, a través de la opción de Ver todos los modelos, o bien accediendo directamente al modelo que se desee generar. En la parte superior se encuentran los siguientes botones: Nueva: permite acceder a crear un nuevo modelo. Están clasificados por categorías: I.V.A., I.R.P.F. e Informativas. Abrir: permite abrir un fichero de un modelo que se ha generado y guardado con anterioridad. Guardar: permite guardar el modelo actual para poderlo recuperar posteriormente. Conceptos Generales a3erp 5
Imprimir borrador: permite imprimir los resultados del modelo para poder puntearlo, por ejemplo, con la información de a3erp. Imprimir modelo oficial: siempre que el modelo (según la normativa de Hacienda) se pueda imprimir, se imprimirá con el formulario oficial. Generar PDF: si lo permite, el modelo (según la normativa de Hacienda) se puede imprimir en formato PDF. Generar fichero AEAT: genera el fichero (según disponibilidad de cada modelo) con el formato que exige Hacienda. Este es el que se debe enviar o importar desde la propia página web de Hacienda. Botón de ayuda: situado en algún modelo de Hacienda, al pulsar este botón se abrirá un documento Word, con las especificaciones e instrucciones de ese modelo. 3.1.- Generar un modelo nuevo Pulse el botón Nueva y seleccione el modelo que corresponda. En nuestro caso, vamos a generar el modelo 303, por tanto, acceda al menú Nueva/ I.V.A./ Modelo 303. Al acceder, le solicitará los datos de la empresa, el tipo contable y el periodo para obtener el modelo. Pulse Aceptar y se abrirá una pestaña con el modelo generado y con los cálculos realizados. Conceptos Generales a3erp 6
Si abre varios modelos sin cerrar el actual, se irán creando varias pestañas, uno por cada modelo. No obstante, puede cerrarlos con el botón de la X a la derecha. Los formularios están divididos en dos pestañas (pueden cambiar según el modelo): En el apartado de Liquidación dispone del modelo seleccionado, cumplimentado con los importes correspondientes, calculados a partir de la facturación de a3erp. En la pestaña Declarante se encuentran los datos de nuestra empresa, tal y como están indicados en Datos generales. 4.- Comprobar datos Es importante que los datos calculados se comparen con los datos de a3erp, para comprobar que la información que se va a entregar sea correcta. El usuario debe conocer el funcionamiento de cada modelo para que, al entrar la información en a3erp, ésta se registre correctamente. Conceptos Generales a3erp 7
Por ejemplo: Uno de los datos importantes es el Tipo de operación de las facturas. Por ejemplo, si quiere obtener el modelo 111 de IRPF, las facturas deben tener correctamente asignado el importe del IRPF en el pie de las facturas. El usuario debe saber que, si una factura tiene IRPF, no saldrá en el modelo 347. Las facturas con Tipo de operaciones Intracomunitarias se listan en el modelo 349, con lo cual, el usuario debe conocer que no aparecerán en el modelo 347. Cualquier duda sobre la legalidad de cada modelo debe consultarse con un asesor contable o con Hacienda, puesto que el Servicio de Posventa no ofrece este tipo de soporte. 4.1.- Completar datos del modelo En ciertos modelos no se pueden obtener todos los datos de manera automática, con lo cual, puede ser necesario cumplimentar esos datos directamente en el modelo. Por ejemplo, si algún modelo necesita datos de nóminas, a3erp no contempla esta posibilidad, por lo tanto, será necesario rellenarlo manualmente. En algún modelo, es obligatorio marcar la forma de pago deseada: En efectivo o E.C. (adeudo en cuenta). Y deberá ser el usuario el que repase el modelo y edite lo que el programa no calcula. Si falta algún dato, al procesar el modelo oficial aparecerá una relación con los errores encontrados. 5.- Guardar y abrir el modelo Puede grabar el modelo con los datos generados para poder almacenar todos los modelos del año, por si tiene que volverlo a imprimir, por cualquier motivo, o porque aún esté pendiente. Pulse el botón Guardar y aparecerá una ventana solicitando el nombre del fichero que se genera. Pulse el botón Abrir si desea abrir un modelo guardado con anterioridad. En ambos casos, se abrirá el explorador de Windows y deberemos buscar la ubicación donde se guarda o se abre el fichero. 6.- Imprimir el modelo Una vez calculado y comprobado que está todo correcto, sólo falta imprimirlo en papel blanco, ya que a3erp se encarga de dibujar todo el formulario. Hay que tener en cuenta que Hacienda, en función del modelo, no permite la presentación en papel y exige que se entregue de forma telemática. Por lo tanto, puede ser que en algunos modelos tanto el botón de Imprimir Modelo oficial, como el botón Generar PDF no estén disponibles. Si el modelo dispone de la opción, bastará pulsar el botón deseado. En caso de Generar PDF, se abrirá la ventana para indicar dónde guardar el fichero y elegir el directorio. 7.- Generar el fichero AEAT Cada vez son más los modelos que Hacienda ya pide que se envíen mediante soporte, en lugar de entregar formularios en papel. a3erp Hacienda tiene la opción de generar el fichero con el formato necesario. Para ello: Pulse el botón Generar fichero AEAT. En Guardar como seleccione el directorio donde desea guardar el fichero. Asígnele un nombre y pulse el botón Guardar. Conceptos Generales a3erp 8
8.- Entrega del fichero a AEAT a3erp finaliza con la generación del fichero o la impresión del formulario en papel. En el caso de los modelos que se deben presentar telemáticamente, debe ser el usuario quien sepa cómo entregarlo. Normalmente se usa la propia página web de Hacienda que dispone de la Oficina Virtual, donde dispone de la posibilidad de enviar el fichero generado. Hay que tener en cuenta que para algunos trámites online es necesario el Certificado de Usuario. Recuerde que: cualquier consulta sobre el envío de dicho fichero, debe contactar con Hacienda. El Servicio de Posventa no ofrece soporte sobre la página web de Hacienda. 8.1.- Consejos prácticos Se recomienda no utilizar clientes/proveedores genéricos, puesto que puede ocurrir que agrupe sin especificar. Si hay más de un tipo contable, se tiene que generar un modelo por cada tipo contable. Conceptos Generales a3erp 9
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