DIRECCIÓN ABASTECIMIENTO SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 00342 COMPRAVENTA DE SERVIDORES ADENDO 2 El presente constituye el Adendo 2 al proceso de Solicitud Privada de Ofertas 00342, mediante el cual ISA en nombre de XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. realiza las siguientes modificaciones y aclaraciones: MODIFICACIÓN 1 CAPÍTULO 1 - INFORMACIÓN GENERAL Numeral 1.3 Alcance de la Solicitud Se reemplaza el segundo y tercer párrafo del numeral 3, por el siguiente: funcionalidad de los equipos) de hardware debe ser máximo de seis (6) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. funcionalidad de los equipos) de software propio de los equipos debe ser máximo de cuatro (4) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. MODIFICACIÓN 2 CAPÍTULO 4 - MINUTA DEL CONTRATO Cláusula Segunda - Alcance del Objeto del Contrato Se reemplaza el segundo y tercer párrafo del numeral 3, por el siguiente: funcionalidad de los equipos) de hardware debe ser máximo de seis (6) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. funcionalidad de los equipos) de software propio de los equipos debe ser máximo de cuatro (4) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. MODIFICACION 3 ANEXO - ESPECIFICACIONES DETALLADAS DE LOS SERVIDORES- Servidores para PI Se reemplaza el numeral 2 Procesador-, por el siguiente: Característica Requerimiento Mínimo Ofrecido Procesador: 2.1. Arquitectura: INTEL 2.2. Tipo Cuad core - Intel Xeon 2.3. Velocidad Mínimo 1.86 Ghz
Adendo 2 2 2.4. Memoria Caché 8 MB Level 3 cache per processor 2.5. Cantidad 1 Procesadores Instalados MODIFICACIÓN 4 CAPÍTULO 4 - MINUTA DEL CONTRATO Cláusula Quinta Forma de Pago- del Contrato Se reemplaza esta cláusula, por la siguiente El Vendedor presentará factura por la suma equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del Contrato, una vez sean recibidos a satisfacción de XM los servidores instalados y en operación, la que será presentada en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín acompañada del original del Certificado de Recepción de los Bienes firmado por el Director de Tecnología de XM, y de la Garantía de Calidad y Correcto Funcionamiento y Provisión de Repuestos y Accesorios, otorgada en los términos de la Cláusula Quinta de Garantías y Seguros de este Contrato. Para obligaciones pactadas en pesos. Las facturas serán canceladas a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de su radicación en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín. En aplicación de la Ley 1231 de julio de 2008, el Contratista (o Proveedor) podrá optar por emitir factura título valor o simple factura. XM al momento de recibir la factura verificará que la misma cumpla con los requisitos de título valor o de simple factura, según sea el caso. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en XM. Si la factura es título valor, el Contratista (o Proveedor) la presentará en original y dos (2) copias, acompañada de los documentos que se exigieren en esta cláusula. En el original y en las copias de la factura se colocará un sello de RECIBIDO, que indicará fecha, hora y firma de quién recibió. El original y una copia de la factura, se devolverán al Contratista o Proveedor y la otra copia quedará en XM. El documento de aceptación de la factura como título valor, se enviará al Contratista o Proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura, firmado por el Director de Tecnología de XM.Cualquiera sea, la factura presentada, debe cumplir con todos los requisitos exigidos en la ley y la omisión de alguno de ellos tendrá como consecuencia su rechazo. El Contratista (o Proveedor) declara conocer los requisitos establecidos en la ley para la facturación de bienes o servicios. Cuando el Contratista (o Proveedor) endose la factura título valor, el legítimo tenedor del título para su pago deberá presentar en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín, como mínimo con tres (3) días calendario de anticipación a la fecha de pago, el original de la factura, acompañada de los siguientes documentos: 1. Persona natural: fotocopia simple de su cédula de ciudadanía. Persona jurídica: original o fotocopia simple del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por el organismo competente con una antelación no superior a noventa (90) días calendario, con respecto a la fecha de su presentación ante XM.
Adendo 2 3 2. Comunicación suscrita por el legitimo tenedor o por su representante legal si éste es persona jurídica, en la que se indique el nombre del Banco, tipo de cuenta (ahorros, corriente u otras), número de la cuenta, teléfono y ciudad. XM sólo recibirá la factura de lunes a jueves, de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. XM pagará a sus Contratistas (o Proveedores) y tenedores de títulos valores en la fecha de vencimiento de la factura o el primer día hábil siguiente al vencimiento. Original de la factura título valor remitida por correo se radicará en XM y junto con el documento de aceptación correspondiente, sólo se entregará personalmente al emisor, a su Representante Legal o a su apoderado para el efecto. Cuando XM no cancele el valor de la factura en el plazo estipulado en esta cláusula, reconocerá sobre el saldo y proporcional al tiempo de la mora, la tasa DTF a noventa (90) días efectiva anual, vigente a la semana de inicio del período moratorio. Para obligaciones pactadas en dólares de los estados unidos de América y pagaderas en pesos colombianos. Las facturas serán canceladas en pesos colombianos, el primer miércoles siguiente a los cuarenta y cinco (45) días calendario de la fecha de su radicación en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellin. Su valor se liquidará a la Tasa de Cambio Representativa del Mercado TRM certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia del día de pago de la factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en XM. Si la factura es título valor, el Contratista (o Proveedor) la presentará en original y dos (2) copias, acompañada de los documentos que se exigieren en esta cláusula. En el original y en las copias de la factura se colocará un sello de RECIBIDO, que indicará fecha, hora y firma de quién recibió. El original y una copia de la factura, se devolverán al Contratista o Proveedor y la otra copia quedará en XM. El documento de aceptación de la factura como título valor, se enviará al Contratista o Proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura, firmado por el Director de Tecnología de XM. Cualquiera sea, la factura presentada, debe cumplir con todos los requisitos exigidos en la ley y la omisión de alguno de ellos tendrá como consecuencia su rechazo. El Contratista (o Proveedor) declara conocer los requisitos establecidos en la ley para la facturación de bienes o servicios. Cuando el Contratista (o Proveedor) endose la factura título valor, el legítimo tenedor del título para su pago deberá presentar en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín, como mínimo con tres (3) días calendario de anticipación a la fecha de pago, el original de la factura, acompañada de los siguientes documentos: 1. Persona natural: fotocopia simple de su cédula de ciudadanía. Persona jurídica: original o fotocopia simple del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por el organismo competente con una antelación no superior a noventa (90) días calendario, con respecto a la fecha de su presentación ante XM.
Adendo 2 4 2. Comunicación suscrita por el legitimo tenedor o por su representante legal si éste es persona jurídica, en la que se indique el nombre del Banco, tipo de cuenta (ahorros, corriente u otras), número de la cuenta, teléfono y ciudad. XM sólo recibirá la factura de lunes a jueves, de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. XM pagará a sus Contratistas (o Proveedores) y tenedores de títulos valores en la fecha de vencimiento de la factura o el primer día hábil siguiente al vencimiento. Original de la factura título valor remitida por correo se radicará en XM y junto con el documento de aceptación correspondiente, sólo se entregará personalmente al emisor, a su Representante Legal o a su apoderado para el efecto. Cuando XM no cancele el valor de la factura en el plazo estipulado en esta cláusula, reconocerá proporcional al tiempo de la mora, la tasa DTF a noventa (90) días efectiva anual, vigente a la semana de inicio del período moratorio, aplicada sobre el valor de la factura liquidada en pesos colombianos a la Tasa de Cambio Representativa del Mercado TRM certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia del día de pago de la factura. MODIFICACIÓN 5 CAPÍTULO 4 - MINUTA DEL CONTRATO Cláusula Vigésima Se reemplaza esta cláusula, por la siguiente: Se suscribe el presente Contrato de Compraventa 40, por el Director de Tecnología de XM, de acuerdo con el Poder Especial otorgado por el Gerente General de XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. MODIFICACIÓN 6 CAPÍTULO 4 - MINUTA DEL CONTRATO Cláusula Décima Sexta. Sanción por incumplimiento. a. Mora o incumplimiento parcial. Se reemplaza el literal a. de esta cláusula, por la siguiente: Sanción por incumplimiento. a. Mora o incumplimiento parcial. En caso de mora o incumplimiento parcial por parte del Vendedor de las obligaciones establecidas en este Contrato, y cuando persista la mora o el incumplimiento parcial sin que el Vendedor tome acción correctiva en los plazos establecidos, este autoriza a XM, previa comunicación escrita al Vendedor para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, le descuente del saldo a su favor, un cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del Contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en la mora o en el incumplimiento parcial, hasta por un máximo de diez (10) días calendario. ACLARACIONES Pregunta 1
Adendo 2 5 Alcance de los servicios de instalación. Agradecemos por favor se especifique cual es el alcance esperado respecto a los servicios de instalación de la solución, es decir, solo en ensamble físico de los equipos en las sedes físicas descritas, o conlleva a instalación de sistemas operativos o aplicaciones especificas? Respuesta 1: Los servidores se deben dejar ensamblados en las sedes físicas descritas. La instalación de sistema Operativo y aplicaciones lo realizará el proveedor que administra la infraestructura de XM. La instalación del sistema Operativo se realizará inmediatamente después del ensamblaje y con ella se validará la operatividad de la solución. Pregunta 2 Plazos de Entrega Elementos Dentro del cronograma expresado se indica que para la entrega e instalación de los equipos, se tiene un tiempo de 1 mes, para lo cual, comedidamente solicitamos este plazo sea extendido, considerando que los elementos son de fabricación en plantas internacionales, los cuales toman en promedio 45 días, y dependiendo de los niveles de implementación, entre una y dos semanas adicionales. Respuesta 2: No es posible ampliar este plazo Pregunta 3 Solución de Virtualización Dentro de los elementos a implementar, se considera de manera opcional los esquemas de Virtualización y el soporte a los mismos, con base en lo anterior, agradecemos por favor se nos indique cual producto de Virtualización desea validar XM dentro de su plataforma, y en igual sentido, cuales serian las versiones, escenarios de maquinas virtuales a crear, y demás información relevante dentro de este ítem. Respuesta 3: XM está en proceso de definición de la herramienta de virtualización, por eso se informan las alternativas que se están considerando en el anexo 1. En caso de contratarse esta opción el proveedor debe estar en capacidad de brindar soporte sobre cualquiera de ellas, sin embargo las solicitudes se realizaran solo sobre una de ellas (la que XM seleccione), y adicionalmente cualquier versión de Windows server. Pregunta 4 Mantenimientos Preventivos Se requiere dentro del esquema de servicios, complementario a los ofrecidos por el fabricante, mantenimientos preventivos periódicos, que garanticen que la plataforma se encuentre actualizada en cuanto a niveles de firmware, parches y updates que garanticen el optimo funcionamiento de la solución?
Adendo 2 6 Respuesta 4: No está solicitado explícitamente, pero el proveedor lo puede incluir en su oferta. Pregunta 5 El tiempo de atención y solución de incidentes (fallas que estén afectando la funcionalidad de los equipos) de hardware debe ser máximo de cuatro (4) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio Se solicita muy respetuosamente que el tiempo de atención y solución de incidentes de hardware no sea de cuatro (4) horas sino de máximo de seis (6) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. Respuesta 5: Está resuelta en la Modificación 1 de este Adendo Pregunta 6 En el ALCANCE DE LA SOLICITUD Subitem 3 Servicio de soporte La entidad requiere El tiempo de atención y solución de incidentes (fallas que estén afectando la funcionalidad de los equipos) de hardware debe ser máximo de cuatro (4) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio.. Solicitamos a la entidad cambiar a 6 horas el tiempo de solución ya que este es el periodo de tiempo con el cual la mayoría de los fabricantes certifica este requerimiento, no menos. Respuesta 6: Está resuelta en la Modificación 1 de este Adendo Pregunta 7 En el ALCANCE DE LA SOLICITUD Subitem 3 Servicio de soporte La entidad requiere De manera opcional, se requiere que el Proponente incluya en su oferta el soporte para software de terceros: software de virtualización (como el relacionado en el Anexo Especificaciones detalladas de los servidores-) y sistema operativo Windows. Solicitamos a la entidad hacer claridad si el soporte es para todos los software de virtualización (Citrix XenServer Microsoft HyperV Windows Server 2008 VMware ) o uno de ellos y el sistema operativo Respuesta 7: Está resuelta en la Respuesta 3 de las aclaraciones de este Adendo Pregunta 8 En ESPECIFICACIONES DETALLADAS DE LOS SERVIDORES, SERVIDORES PARA PI, Comunicaciones, 5.3. Cantidad de Tarjetas de Red la entidad solicita 2, Solicitamos a la entidad si se refiere a dos puertos de red.
Adendo 2 7 Respuesta 8: Se requiere dos tarjetas físicas diferentes. Pregunta 9 No se está requiriendo drives ópticos, favor hacer claridad al respecto. Respuesta 9: Se requiere que todos los equipos tengan unidad de DVD. Pregunta 10 Agradecemos si la fecha de cierre es prorrogada en dos días hábiles, esto con el propósito de contar con el tiempo suficiente para terminar de preparar técnica y económicamente la oferta. Respuesta 10: Esta resuelto en la Modificación 1 del adendo 1. Pregunta 11 Solicitud de aclaración del ítem 1.3 Numeral 3, párrafo tercero que dice: funcionalidad de los equipos) de software propio de los equipos debe ser máximo de dos (2) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. La solicitud se hace ya que en la oferta están solicitan es una solución de Hardware y no incluye ningún tipo de Software. Respuesta 11: Esta solicitud hace referencia al firmware, cualquier software necesario para el funcionamiento de los elementos y cualquier otro software de gestión de los equipos que el proveedor incluya en la solución propuesta. Pregunta 12 Sobre los discos para los servidores de PI en la cantidad de Discos solicitados para 2 de los servidores: Se solicitan 2 discos Duros internos. Por favor se solicita a XM aclarar sobre el tamaño de estos discos 4.2. Tamaño: 2 Servidores con 146 GB Efectivos en RAID 1 para Sistema Operativo y datos. 3 Servidores con 146 GB para Sistema Operativo en RAID 1 y 700 GB Efectivos en RAID 5 para datos. Se solicita aclarar en el numeral 4.2 si el total de espacio requerido para los dos servidores es solamente 146gb para sistema operativo y datos o les falto colocar disco
Adendo 2 8 adicional como en la opción de 3 servidores donde solicitan colocan 146gb para sistema operativo y 700gb adicionales para datos. Respuesta 12: Esta resuelto en la respuesta 2 del adendo 1. Pregunta 13 En relación con el numeral 1.3 ALCANCE DE LA SOLICITUD, literal 3. Servicio de Soporte en el párrafo que indica: El tiempo de atención y solución de incidentes (fallas que estén afectando la funcionalidad de los equipos) de software propio de los equipos debe ser máximo de dos (2) horas, después de iniciada la llamada en la mesa de servicio. En este sentido y revisando el anexo de especificaciones detalladas de los servidores, encontramos que la solicitud de oferta no incluye requerimientos de software y para el caso de los servidores virtualizados se solicita soporte de hypervisor en Citrix, HiperV, Windows Server 2008 y VMware respectivamente. De acuerdo con lo descrito en este numeral, entendemos que el requerimiento se relaciona estrictamente con el software que se entregue con los servidores para temas de gestión y administración exclusivamente. Favor precisar y aclarar nuestro entendimiento. Respuesta 13: Esta resuelto en la respuesta 11 de este Adendo Pregunta 14 En relación con el numeral 1.3 ALCANCE DE LA SOLICITUD, literal 4. De manera opcional, se requiere que el Proponente incluya en su oferta el soporte para software de terceros: software de virtualización (como el relacionado en el Anexo Especificaciones detalladas de los servidores-) y sistema operativo Windows, que se instalará sobre la infraestructura objeto de esta solicitud y para el cual deberá cumplir los siguientes niveles de servicio. Revisando el anexo de especificaciones detalladas de los servidores, encontramos que en la solicitud de ofertas para los servidores virtualizados, se solicita soporte de hypervisor en Citrix, XenServer Microsoft HiperV, Windows Server 2008 y VMware respectivamente. Entendemos que XM decidirá por alguno de dichos productos para su proceso de virtualización y que en este sentido, la solicitud de soporte sobre cualquiera de ellos, se refiere a que aun no se ha decidido por cual. Para efectos de costos podemos estimar el soporte con las características solicitadas para cualquiera de ellos, pero con la seguridad que solo se realizará sobre uno solo de los mencionados. Agradecemos precisar nuestro entendimiento. Respuesta 14: Esta resuelto en la respuesta 3 de este Adendo Pregunta 15 En el capítulo 4, Minuta Contrato de Menor Cuantía, Cláusula QUINTA: El pago del contrato se efectuará de la siguiente manera: El Vendedor presentará factura por la suma
Adendo 2 9 equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del Contrato, una vez sean recibidos a satisfacción de XM los servidores instalados y en operación, la que será presentada en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín acompañada del original del Certificado de Recepción de los Bienes firmado por el Director Planeación Operación de XM, y de la Garantía de Calidad y Correcto Funcionamiento y Provisión de Repuestos y Accesorios, otorgada en los términos de la Cláusula Quinta de Garantías y Seguros de este Contrato. De acuerdo con lo descrito en el anexo de Especificaciones Detalladas de los Servidores, encontramos que el servicio de instalación solicitado, se refiere a la instalación física del servidor con todos sus componentes. En este entendido no es necesario realizar la instalación de sistemas operativos ni otros productos, por tal motivo, solicitamos precisar que los equipos son recibidos a satisfacción con la entrega física de los mismos, su ensamblaje y verificación de los mismos. Para que los servidores se encuentren en operación deben tener instalado el software operativo y aplicativo que XM decida implementar. Respuesta 15: Esta resuelto en la respuesta 1 de este Adendo Pregunta 16 Solicitamos formalmente ampliar el plazo para la entrega de las ofertas en por lo menos dos días calendario, de manera que se faciliten todos los procesos de escalamiento de precios a los fabricantes, que a su vez nos permitan realizar el mejor ofrecimiento técnico y económico en el marco del proyecto de la referencia. Respuesta 16: Esta resuelto en la Modificación 1 del adendo 1. Fin del Adendo 2