Excel Aprende El computador es uno de los inventos que más ha impactado en diversos ámbitos de la vida en los últimos años, gracias a los múltiples programas que ofrece. Uno de esos programas es Excel, herramienta fundamental para realizar y elaborar tareas específicas vinculadas al trabajo de los emprendedores. En ese sentido, este nivel de Aprende Excel propone dar a conocer a los usuarios el programa Excel y familiarizarlos con él, pues facilita la realización de las operaciones aritméticas y permite elaborar desde un pequeño análisis de ingresos o gastos hasta un completo presupuesto para los proyectos de emprendimiento. Al finalizar el primer nivel de Aprende Excel estarás en capacidad de: Conocer el entorno de Excel. Identificar el vocabulario básico en la hoja de cálculo. Ingresar, crear y archivar una tabla. Introducir distintos tipos de datos y operaciones (suma y resta) realizadas en la hoja de cálculo. Hoja de cálculo Excel se presenta como una hoja cuadriculada en la que es posible trabajar con números, letras y gráficos de una forma organizada y fácil. A esta presentación se le denomina hoja de cálculo y está diseñada para efectuar operaciones con los datos que se ingresen. Las celdas que se forman verticalmente se llaman columnas y a cada una se le asigna una letra del alfabeto, que va desde la A hasta la combinación IV. Toda hoja de cálculo consta de 256 columnas. Las celdas que se organizan horizontalmente se denominan filas. A éstas se les asigna un número que va hasta el 65 536. A la intersección entre una fila y una columna se le denomina celda y es allí donde podrás ingresar números, letras y gráficos. Lo práctico de la hoja de cálculo radica en que una vez desarrollado o creado un modelo, es posible modificar de forma automática el resultado obtenido, cambiando uno o varios de los datos empleados. Por ejemplo, para adicionar puedes colocar las cifras una debajo de la otra, como lo harías en un papel y, al final, con unos comandos especiales que aprenderás más adelante, dar la orden de suma. Cómo comenzar? Para iniciar el uso del programa Excel y poder realizar las tareas que deseas, debes seguir estos pasos: 1. Haz clic en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla. 2. Pulsa la opción Todos los Programas 3. Busca el directorio Microsoft Office y selecciona Microsoft Excel 2003, u otra versión que tengas. 56
4. Debe aparecer la pantalla de Excel lista para trabajar. 5. Si ya existe un libro de trabajo de Excel en alguna carpeta, sólo necesitas abrirlo para activar el programa. Desplazarse por una hoja de cálculo Debido a la extensión de una hoja de cálculo, es importante aprender a desplazarse por ella para introducir datos en una de las celdas visibles en pantalla. Si pasas el cursor por la pantalla observas una cruz, a la que llamaremos puntero. Con él puedes realizar distintas operaciones; la más sencilla de ellas consiste en seleccionar una celda, para lo cual debes ubicar el puntero sobre la misma y hacer clic, así quedará lista para escribir. La celda activa aparece en pantalla con un borde negro. Clasificación de las barras En la pantalla de Excel se visualizan las siguientes barras: Barra de títulos Barra de Herramienta estándar Barra de menú Barra de formato Barra de fórmulas Panel de tareas Barra de estado La barra de títulos Área de indicadores de teclado Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando. Cuando se crea un libro nuevo, el programa le asigna provisionalmente el nombre de Libro 1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras. En el extremo derecho están los botones de minimizar, restaurar y cerrar. La barra de menú Es la barra que se encuentra en la parte superior del área de trabajo de Excel, donde aparece el menú con todas las órdenes fundamentales. La barra de menú de Excel posee nueve opciones: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, Ayuda. En el extremo derecho están los botones para minimizar, restaurar y cerrar el libro de trabajo. Contiene las operaciones de Excel agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Archivo verás las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden archivar en Excel, como: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar. 57
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús, pero las más habituales se realizan con mayor rapidez a partir de los iconos de las otras barras que estudiarás a continuación. Estas barras tienen un comportamiento inteligente que consiste en mostrar sólo los comandos más utilizados de los menús. La barra de herramienta estándar Por ejemplo, si haces clic en Insertar, se despliegan varias opciones, según se observa en la ilustración. Varias de esas opciones tienen una flecha (un triángulo), que significa que esa opción despliega otras opciones. En el ejemplo, al hacer clic sobre Imagen surgen otras opciones. Supón que seleccionas Imágenes prediseñadas. Esto significa que vas a insertar una imagen que ya está en el programa. Contiene iconos para ejecutar, de forma inmediata, algunas de las operaciones más habituales como: Nuevo, Abrir, Guardar, Permiso, Correo electrónico, Imprimir y Vista preliminar. La barra de formato Contiene las operaciones más comunes para aplicar a los formatos, como el tipo de fuente que puede ser negrita, cursiva o subrayada. También muestra las alineaciones, las marcaciones de bordes, los colores de fondo para las celdas y el color de la fuente utilizada. La barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estás situado. Cuando modificas el contenido de una celda, esta barra varía ligeramente. Si das clic en el puntero de esta barra se abren tres funciones: Botón de cancelar, que puedes utilizar si cometes un error. Das clic sobre él y borra. Igual si oprimes la tecla Esc. Botón de introducir. Es equivalente a ubicarte sobre la celda y darle enter en el teclado. Botón de modificar fórmulas. Si das clic sobre este botón se despliega la siguiente pantalla: Esta pantalla se denomina Insertar función, en la que se despliegan funciones como sumar, contar, promediar y otras que aprenderás más adelante. 58
La barra de etiquetas Se encuentra en la parte inferior de la ventana del libro de trabajo y tiene dos grandes divisiones. La primera contiene unas flechas. Las que tienen una raya vertical sirven para llevarte al principio o al final de las diferentes hojas. Las flechas sin raya te desplazan hacia adelante o hacia atrás, de a una. La segunda parte contiene los botones con los nombres de las hojas que hacen parte del documento. La que aparece resaltada en negrilla muestra la hoja en la que estás trabajando. Las barras de desplazamiento Hay dos barras en los extremos: la barra de desplazamiento vertical que permite moverte de fila en fila pulsando el ratón en las flechas de la barra y la barra de desplazamiento horizontal, para moverte de columna en columna. La diferencia entre usar las flechas de las barras de desplazamiento con el ratón o las flechas del cursor con el teclado es que, en el primer caso, la celda activa continúa siendo la misma y en el segundo no. La barra de estado Se encuentra en la última línea de la pantalla. Da información sobre lo que sucede o se realiza en tu documento. Casi siempre aparece la palabra Listo en el extremo izquierdo, para informar que la hoja de cálculo está preparada para aceptar nuevos datos. Si escribes nuevos datos aparece la palabra Introducir. Si escribes más información o alguna fórmula aparece la palabra Modificar. Los recuadros del extremo indican si estás colocando mayúsculas (MAY) o números (NUM). Panel de tareas Está en el costado derecho de la pantalla cuando abres Excel. Si oprimes en el botón desaparecerá. El panel de tareas está dividido en diferentes comandos. Uno de ellos te conecta con Microsoft Office, te da información actualizada sobre Excel en línea y te ayuda con la actualización desde la Web. También encuentras una casilla titulada Buscar. Si necesitas ayuda, escribes la palabra clave de lo que deseas buscar y se despliega la información relacionada. En la otra parte se encuentra el menú de Abrir, que señala los documentos más recientemente utilizados. Hay otro menú que se activa con el triángulo el cual despliega nuevas opciones, para consultas más especializadas, y es de gran utilidad como la Ayuda. Salir de Excel Es importante que antes de salir del programa guardes el trabajo. Después, te ubicas en la barra del título, en el extremo derecho, y das clic sobre el cuadro rojo que tiene la X. Al hacer esto, el programa pregunta si deseas guardar lo que realizaste. También puedes cerrar desde la barra de menú. Para esto, te ubicas en Archivo y das clic en Salir. Seleccionar filas y columnas Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar, de forma conjunta, operaciones sobre ese grupo determinado. Por ejemplo, para dar un nuevo formato. Para seleccionar una fila, pulsas sobre el número que designa la fila. Y si quieres seleccionar varias filas mantén pulsado el botón y te desplazas. Por ejemplo, así aparece si vas a seleccionar las filas 4, 5 y 6. 59
Seleccionar columnas Para marcar una columna completa te sitúas en la barra superior de la misma, donde se encuentra la letra que la designa, y pulsas el botón izquierdo del ratón. Puedes seleccionar varias columnas si mantienes pulsado el botón del ratón y te desplazas. Seleccionar un bloque de celdas Fácilmente, es posible seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón te mueves hacia la esquina opuesta. Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y moverte a la última, manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado. Por ejemplo, para seleccionar desde la celda B3 a la D5, pulsa sobre la B3 y te mueves a la D5. Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas? Supón que quieres marcar las celdas B3, B4, B5 y las D3 y D4. 1. Te mueves desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. 2. Mantienes pulsada la tecla Ctrl (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado), pero sueltas el botón del ratón y te mueves a D3. 3. Te mueves desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. 60
Ingresar datos Ahora vas a moverte dentro de la hoja de cálculo. Aunque todavía no has ingresado datos en la primera hoja vas a guardar el archivo con el nombre de Presupuesto Familiar, según el siguiente procedimiento: Haz clic en el menú Archivo. De allí se despliegan unas opciones. Una de ellas es Guardar y Guardar como. Al hacer clic en alguna de éstas, solicita en qué parte del computador vas a guardar tu trabajo. Puedes guardarlo en Mis documentos o en el Escritorio. Escribes: Ejercicio Presupuesto1. La pantalla de Excel aparecerá: Observa el nombre en la barra de herramientas. Te ubicas en la celda A1 y escribes Presupuesto Familiar. Excel permite poner nombres a las columnas o a las filas, para identificarlas fácilmente. Te darás cuenta que a medida que lo haces, el texto aparece en la celda como en la barra de fórmulas y al dar clic en el botón la pantalla se verá así: Te ubicas en la celda B1, escribes Enero y oprimes la tecla tab. De esta manera, queda registrado y pasas a la celda C1, en la que escribes Febrero y oprimes la tecla tab, con lo que pasas a la celda D1, en la que escribes Marzo. Te das cuenta que, en la primera celda, el texto Presupuesto familiar es muy largo y no cabe, pero aun así permanece intacto. Por eso, vas a ajustar el ancho de la columna y acomodar las entradas largas. Para eso, te ubicas en el final del borde de la columna A y, con el ratón sostenido, amplías el ancho de la columna para ver totalmente la leyenda de la primera celda. Ahora, debajo de Presupuesto, escribes Ingresos Papá y oprimes retorno. De esta manera registras el dato y pasas a la celda de abajo. Allí escribes Ingresos Mamá y das retorno. En la siguiente celda escribes Total Ingresos Familiares. En el teclado de tu PC hay unas flechas que te permiten desplazarte hacia el sitio que necesites. 61
Ingreso de valores numéricos El ingreso de valores numéricos es tan sencillo como el de texto. Ubícate en la hoja 2. Allí aprenderás a realizar las operaciones matemáticas básicas. En la celda A1 escribe Suma, en la B1 Resta, en la C1 Multiplicación y en la D4 División. Ahora escribe los números en las diferentes celdas, así: Sumar Para sumar debes ubicarte en la celda A4, y oprimes en el teclado el signo =. Luego, oprimes en el teclado el signo + en la celda A2. Repites la operación para la celda A3: Posteriormente, das retorno y observa que en la parte de fórmulas tenemos = A2 + A3 con el resultado de la suma 56. Restar El procedimiento es igual al de la adición, pero utilizando el signo de la sustracción. En el ejemplo, se aplica a las celdas B2 y B3. Das retorno y observas en la parte de fórmulas = B2 B3 con el resultado de la sustracción 26. Multiplicar La multiplicación utiliza el signo de asterisco *. Para el ejemplo, te ubicas en la celda C4 y oprimes la tecla =. Luego, en las celdas C2 y C3, y oprimes el asterisco. Das retorno y observas que en la parte de fórmula tienes = C2 * C3 con el resultado de la multiplicación 50. Dividir La división utiliza el signo / (flash) con el mismo procedimiento anterior. Das retorno y si observas en la parte de fórmulas tienes = D2 / D3 con el resultado de la división 9. 62
Correcciones En una hoja de cálculo puedes realizar correcciones para cambiar el contenido de una celda que ya has confirmado. Pulsas sobre la celda que quieres cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior. Haces clic sobre la parte de la barra que muestra el contenido de la celda. Pulsas la tecla Supr y borras el contenido o pulsas en la tecla de retroceso que se encuentra encima de retorno en el teclado para realizar modificaciones. Ejercicio Realiza un ejercicio en el que has escrito PRESUPUESTO ANUAL, pero descubres que tenías que escribir PRESUPUESTO MENSUAL. Luego, llena debajo de Presupuesto Mensual la siguiente información: La pantalla debe quedar así: PRESUPUESTO MENSUAL VALORES Ingreso de Papá 500 000 Ingreso de Mamá 500 000 Valor total ingresos Pago luz 40 000 Pago agua 60 000 Pago teléfono 30 000 Pago colegio 120 000 Pago mercado 200 000 Total gastos Ingresos - Gastos Felicitaciones! Terminaste el primer nivel de Aprende Excel. Finalmente, realiza las correspondientes operaciones. 63