PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE RIGEN EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROMOCIONALES DE IBATUR EN LOS MERCADOS EMISORES EUROPEOS 1. Objeto del Pliego de Prescripciones Técnicas 2. Objeto del Contrato 3. Régimen jurídico aplicable a la licitación 4. Requisitos que deben reunir los licitadores 5. Características técnicas de las prestaciones que integran el objeto del contrato 6. Presupuesto base de licitación 7. Duración del Contrato 8. Supervisión de la ejecución del Contrato
- 2-1.- OBJETO DE LAS PRESCRIPCIONES TÉCNICAS El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene como finalidad el establecimiento de las prestaciones que forman parte del objeto del contrato organización de eventos promocionales de las Illes Balears en los mercados emisores europeos, El presente Pliego de Prescripciones Técnicas regula la ejecución de la prestación objeto del contrato, de conformidad con las reglas y límites que, para los contratos de servicios, determina la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Las determinaciones establecidas en este Pliego de Prescripciones Técnicas, así como las contenidas en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, constituyen normas vinculantes para el contratista, quien realizará las prestaciones que constituyen el objeto del contrato con expresa sumisión a los mismos. 2.- OBJETO DEL CONTRATO El objeto del contrato consiste en la organización de eventos promocionales de las Illes Balears como destino turístico en los mercados emisores europeos con el fin de conseguir mantener el liderazgo de las islas como destino turístico,
- 3 - debiéndose circunscribirse geográficamente la realización de dichos eventos a los mercados emisores de Alemania, reino unido y Francia. Se ha de entender como organización desde el estudio y gestiones previas necesarias, al desarrollo, coordinación, promoción y la ejecución final de cada actividad. 3.- RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE A LA LICITACIÓN El contrato se rige por los Pliegos de Prescripciones Técnicas, el Pliego de Cláusulas Administrativas particulares y por el Documento de Formalización del Contrato. El presente contrato se configura como un contrato de servicios y, teniendo en cuenta lo establecido en el anexo II de la Ley 30/2007, de 30 de octubre de contratos del sector público, su régimen jurídico no se encuentra sujeto a regulación armonizada, tal y como se desprende de la regulación prevista en la Ley de Contratos del Sector Público. Teniendo en cuenta las características técnicas de la prestación, la duración y el presupuesto base de licitación, la adjudicación del presente contrato se realizará mediante procedimiento abierto, de conformidad con lo previsto en el Manual de Instrucciones Internas de IBATUR para la contratación pública de obras, servicios y suministros y de acuerdo con los límites establecidos en la Ley de Contratos del Sector Público.
- 4-4.- CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS PRESTACIONES QUE INTEGRAN EL OBJETO DEL CONTRATO 4.1. Las prestaciones a ejecutar por parte del adjudicatario consistirán, de conformidad con el objeto del contrato, en la organización de eventos promocionales en los mercados emisores europeos con el fin de conseguir mantener el liderazgo de les Illes Balears como destino turístico. Se ha de entender como organización desde el estudio y gestiones previas necesarias, al desarrollo, coordinación, promoción y la ejecución final de cada actividad. Los licitadores únicamente podrán incorporar en sus proposiciones la organización de cómo máximo tres (3) eventos, con el fin de no diseminar la acción promocional que se pretende desarrollar a través de la presente licitación, debiendo circunscribirse geográficamente la realización de dichos eventos a los mercados emisores de Alemania, Reino Unido y Francia. 4.2. Las prestaciones a desarrollar por los adjudicatarios incluyen, con carácter no excluyente, las siguientes actuaciones: Búsqueda y reserva de espacios singulares. Acondicionamiento. Decoración Catering de producto balear. Convocatoria de asistentes, medios de comunicación, autoridades profesionales, etc.
- 5 - Azafatas. Contratación de personalidades públicas de relieve nacional e internacional para conseguir mayor presencia en determinados mercados. Presentador y/o speaker para cada acto. Gastos de desplazamiento de los equipos destinados a la organización del evento o contratación de personal nativo si es preciso. Transporte, montaje y desmontaje de todo el material desplazado. Obsequios y/o merchandising balear. Seguimiento, control e informe final de la asistencia a cada acto. Idea y concepción. Transporte del personal adscrito y necesario para la ejecución del contrato. Y todas las necesidades de comunicación, promoción y marketing precisas para el óptimo desarrollo de este contrato, teniendo en cuenta la imagen de las Illes Balears como destino turístico. 4.3. Las empresas interesadas deberán presentar un plan de acción articulado en las fases siguientes: 1) Presentación del servicio. 2) Ejecución del mismo 3) Metodología, control y fórmulas de evaluación final de cada evento. Las empresas licitadoras deberán aportar las siguientes propuestas:
- 6 - a) Diseño y producción del plan de acción, en el que se especificarán las propuestas de acción en función de las fases descritas, aportando las ideas creativas de producción previstas para cada licitador. b) Coordinación, control y seguimiento del plan, que incluirá dirección y supervisión de las tareas de los equipos que realicen la producción de las diversas acciones aprobadas, así como de los equipos que desarrollen dichas acciones, sean propios o subcontratados en los países donde se realicen los eventos previstos. c) Propuesta de equipo humano y equipamiento técnico a aportar para este servicio por el licitador, con máxima descripción: currículums, experiencia en éste ámbito, disponibilidad real, vehículos, instalaciones, etc. 5.- PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN El presupuesto base de licitación para la prestación de los servicios de organización de eventos promocionales de las Illes Balears en los mercados emisores europeos, objeto del presente procedimiento es de 1.551.725, I.V.A. excluido. 6.- DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del presente contrato será de 18 meses a contar desde la firma del documento de formalización del contrato.
- 7 - Llegado el vencimiento del plazo de duración del contrato, éste podrá ser prorrogado por plazo igual al inicial previo acuerdo de ambas partes, de conformidad con lo previsto en la Ley de Contratos del Sector Público. 7.- SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La Gerencia de IBATUR será la encargada de determinar, en los casos que proceda, el conjunto de actuaciones que, de las descritas en el presente Pliego, deberá llevar a cabo el Adjudicatario en el desarrollo de la ejecución del objeto del contrato. En tal sentido la Gerencia de IBATUR, o la persona que ésta determine, podrá llevar a cabo el conjunto de funciones que a continuación se relaciona: 1. Asignar un director del contrato por parte de IBATUR, quien será auxiliado en aspectos funcionales por técnicos del mismo. 2. Dar las instrucciones oportunas con el fin de alcanzar los objetivos del contrato. De tal manera, velará por el cumplimiento de los términos contractuales y técnicos previstos en el presente Pliego. 3. Proponer las modificaciones que convenga introducir para el buen desarrollo de los servicios que conforman las prestaciones objeto del contrato. 4. Convocar cuantas reuniones considere pertinentes para el buen desarrollo de los servicios y su supervisión.
- 8 - La empresa adjudicataria deberá disponer de una oficina abierta o delegación en la ciudad de Palma de Mallorca.