DIRECTIVA Nº 008-2013-GRU-P-GGR-GRPPyAT-SGDI NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES DE LOS FEDATARIOS DE LA SEDE CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE UCAYALI I. OBJETIVO: Establecer los requisitos, procedimientos, funciones, obligaciones y prohibiciones de los Fedatarios para mejorar la relación Estado-Sociedad, así evitar que los administrados efectúen mayores gastos en la presentación de documentos originales en la Sede Central del Gobierno Regional de Ucayali. II. FINALIDAD: Contar con un instrumento normativo que oriente y garantice la labor de los Fedatarios designados en la Sede Central, para que desarrollen sus labores de comprobar y autenticar los documentos administrativos, así como la certificación de firmas según sus atribuciones dentro del marco de la legislación vigente. III. ALCANCE: Las disposiciones establecidas en la presente Directiva, son de obligatorio cumplimiento de los servidores públicos designados como Fedatarios competentes para certificación de firmas, así como de los servidores en general de las Unidades Orgánicas de la Sede Central. IV. BASE LEGAL: Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y modificatorias. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley Nº 28175, Ley Marco del Empleo Público. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, Aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, Aprueban el Reglamento de la Ley Nº 27806. Ordenanza Regional Nº 021-2010-GRU/CR, Aprueban la modificación de la Estructura Orgánica y las funciones del Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional del Departamento de Ucayali. V. NORMAS GENERALES: El régimen de los fedatarios, conforme al art. 127º de la Ley Nº 27444, cada Entidad designa Fedatarios institucionales adscritos a sus unidades de recepción documental, en número proporcional a sus necesidades de atención, quienes sin exclusión de sus labores ordinarias, brindan gratuitamente sus servicios. Tiene como labor personalísimo comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y copia presentada, la fidelidad y autenticidad del contenido del documento para su empleo en los procedimientos de la Entidad. VI. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS: a). Autenticación: La autenticación es una acción administrativa realizado por un servidor público designado como Fedatario, que previo cotejo con el documento original da fe, si el contenido de la copia ~ 1 ~
o copias de un documento guardan similitud con el original presentado, luego de lo cual estampa un sello y firma. b). El Fedatario: Servidor público designado para ejercer la labor personalísima de comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la veracidad y/o fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos administrativos y procesos técnicos de la Entidad. A pedido de los administrados, certifica firmas previa verificación de la identidad del suscriptor para las actuaciones administrativas que sean necesarias. c). El Administrado: Es la persona, empleado de confianza, directivo o servidor público que solicita los servicios del Fedatario en materia de autenticación de documentos y certificación de firmas, previo cotejo de documentos originales. d). Acto administrativo: Es la decisión manada de la Autoridad competente en el ejercicio de sus funciones, relativa a derechos; deberes e intereses de las Entidades administrativas y/o de los particulares respecto a ellos, generando efectos administrativos. Son impugnables. e). Acto de administración: Es aquella actividad específica destinada a satisfacer necesidades secundarias a la administración interna, destinadas a organizar y hacer funcionar los servicios públicos o las actividades que desarrolla la Administración de la Entidad. No son impugnables. f). Certificación: La certificación es un acto administrativo realizado por un directivo o servidor público competente en el ejercicio de las funciones del cargo o a petición de parte, que consiste en dar fe que la suscripción de la firma es autentica, previo cotejo con su DNI. g). Empleado de confianza competente: Se entiende por autoridad administrativa competente a aquel empleado de confianza, directivo o servidor público que ostenta uno de los cargos siguientes: - Gerente General, Gerentes Regionales, Jefe del Órgano de Control, Procurador Público o Secretario General del Gobierno Regional de Ucayali. - Presidente de la Comisión Permanente o Especial de Procesos Administrativos. - Gerentes Sub Regionales y Directores Regionales. h). Petición de Parte: Expresión por escrito del interés directo, personal, actual y probado por un acto administrativo realizado por el Gobierno Regional o de actuaciones contenidas en un expediente. VII. DE LA DESIGNACIÓN DE FEDATARIOS: El Presidente Regional, mediante Resolución Ejecutiva Regional, designa a los Fedatarios Institucionales. El Secretario General es el Jefe del Pool de Fedatarios Institucionales. ~ 2 ~
VIII. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACIÓN DE FEDATARIOS: a) Propuesta de Fedatarios por el Secretario General, Director de Recursos Humanos, Director de Contabilidad y Sub Gerente de Obras. b) La selección de servidores públicos propuestos para la designación de Fedatarios, se efectúa por una comisión integrada por las Oficinas Regionales de Administración, Asesoría Jurídica y Secretaría General, a través de la información pertinente de la Oficina de Recursos Humanos. c) La Oficina de Recursos Humanos proporcionará a la Comisión de Evaluación, los datos de los servidores públicos para Fedatarios, consiste en lo siguiente: - Datos Generales (apellidos y nombres, fecha de nacimiento, tiempo de servicios al Estado a través del Gobierno Regional de Ucayali) - Estudios profesionales o técnicos. - Capacitación (seminarios, talleres, etc.) - Experiencia laboral (cargos desempeñados) - Comisiones especiales desempeñados. - Méritos personales (ver Anexo Nº 1) d) La Comisión de Evaluación presenta un informe al Presidente Regional, quien autorizará a la Oficina Regional de Asesoría Jurídica para que proyecte la Resolución Ejecutiva Regional de designación de fedatarios del Gobierno Regional de Ucayali. IX. DEL NÚMERO DE FEDATARIOS: La Sede Central del Gobierno Regional de Ucayali, designará 11 Fedatarios, distribuidos de la siguiente forma: 3 de Secretaría General, 1 de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, 1 de la Oficina de Recursos Humanos, 1 de la Gerencia Regional de Infraestructura, 1 de la Gerencia Regional de Desarrollo Económico, 1 de la Sub Gerencia de Ordenamiento Territorial, 1 de la Oficina Regional de Defensa Nacional, Seguridad Ciudadana y Defensa Civil, 1 del Consejo Regional y 1 del área de Almacén. X. DE LOS REQUISITOS PARA EL FEDATARIO: - Mostrar probada honestidad, disciplina y eficiencia en el desempeño de los cargos asignados, así como conducirse con decoro y honradez en su vida social. - Ser servidor público nombrado, contratado permanente o adscrito de la administración pública de probada capacidad. - Gozar de buena salud física y mental. - No haber sido sancionado por faltas disciplinarias. - No pueden ser fedatarios los servidores públicos que intervienen directamente en trámites posteriores en la recepción o resolución de los expedientes. XI. DEL PERIODO PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DEL FEDATARIO: Los Fedatarios son designados por un período máximo de dos años, pudiendo prorrogarse para un período adicional. XII. DE LA REMOCIÓN DE LOS FEDATARIOS: La designación de Fedatarios queda sin efecto por las siguientes causales: a) Por renuncia irrevocable presentada después de transcurridos al menos doce meses del ejercicio del cargo. b) Por destaque o rotación del servidor público a otro órgano o dependencia. c) Por cese del servidor público. d) Por instauración del proceso administrativo disciplinario. e) Por fallecimiento. ~ 3 ~
XIII. DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: El Fedatario al desarrollar su labor en la autenticación y/o certificación de los documentos, debe considerar los principios del procedimiento administrativo sustentados en la Ley Nº 27444, siendo los siguientes: 1. Principio de Simplicidad.- Los trámites establecidos por la autoridad administrativa deben ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria, es decir, los requisitos exigidos deberá ser racionales y proporcionales a los fines que persigue cumplir. 2. Principio de Privilegio de Controles Posteriores.- La tramitación de los procedimientos administrativos se sustentará en la aplicación de la fiscalización posterior, reservándose la autoridad administrativa el derecho de comprobar la veracidad de la información presentada, el cumplimiento de la normatividad sustentativa y aplicar las sanciones pertinentes en el caso que la información presentada no sea veraz. 3. Documento Público.- Son considerados documentos públicos, aquellos emitidos válidamente por los órganos de las Entidades. La clasificación de los documentos sujetos a las labores de autenticación son los siguientes: - Decreto Regional - Ordenanza Regional - Acuerdo de Consejo Regional - Resolución Ejecutiva Regional - Resolución Gerencial General Regional - Resolución Gerencial Regional - Resolución Gerencial Administrativa - Resolución Sub Regional - Resolución Directoral Regional - Convenio y Contrato - Directiva y Documento de Gestión Institucional - Carta, Oficio, Oficio Múltiple, Memorando, Memorando Múltiple, Informe, Acta, Certificado y Constancia. - Orden de Compra, Orden de Servicio, Comprobante de Pago, Factura, Boleta de Venta, Recibo por Honorario y Carta Poder. XIV. DE LAS FUNCIONES: a) Revisar y comprobar, previo cotejo entre el documento original que exhibe el administrado y la copia que presenta, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos administrativos en el Gobierno Regional de Ucayali. b) Autenticar mediante su firma y post firma que, el contenido de una copia coincida con el documento original. c) El ejercicio de la función de los Fedatarios, no excluye el cumplimiento de las obligaciones que deben cumplir como servidor público. d) Certificar firmas previa verificación de la identidad del administrado para las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario. e) Informar semestralmente al Secretario General sobre las actividades realizadas. f) Revisar semanalmente el libro de registro de documentos autenticados o visa los reportes emitidos mediante procedimiento automático de datos. g) Queda prohibido autenticar documentos cuyas palabras o frases hayan sido interpolados yuxtapuestos. XV. DE LAS OBLIGACIONES: a) Comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original y la copia, la fidelidad del contenido de esta última. b) Certificar firmas previa verificación de la identidad del administrado. ~ 4 ~
c) Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño. d) Los servicios que presta los Fedatarios de la Sede Central a los administrados son gratuitos. e) Observar buen trato hacia los usuarios. f) Cumplir con puntualidad y responsabilidad con el horario de atención establecido por el Secretario General. g) Ejercer las funciones de Fedatario adicionalmente al desarrollo de las funciones del cargo principal. h) Hacer entrega de cargo al iniciar el periodo vacacional o al cesar en la función de fedatario. XVI. DE LAS PROHIBICIONES: a) Autenticar copias de documentos originales o copias certificadas para procedimientos administrativos que no se desarrollan en el Gobierno Regional de Ucayali. b) Autenticar copias de documentos originales o copias certificadas de documentos que contengan información secreta, reservada o confidencial, sin que, de acuerdo a Ley de la materia, haya transcurrido el tiempo necesario o desaparecido las causas para la excepción al ejercicio del derecho de acceso a la información. c) Solicitar un donativo, una promesa o cualquiera otra ventaja a los usuarios para favorecer u omitir el cumplimiento de las funciones del cargo. d) Colocar su sello y firma sobre carillas en blanco. e) Permitir que los sellos [de autenticación, post firma y redondo] sean utilizados por otras personas y para fines distintos a los que están destinados. f) Intervenir directamente en trámites posteriores a la recepción o en las resoluciones de expedientes. g) Autenticar copias de documentos originales o copias certificadas en mal estado de conservación legible, con borrones y enmendaduras e ilegibles. XVII. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS: a) Recepcionar los documentos originales y las copias de los documentos a autenticar b) Registrar la información que a continuación se señala, según el formato del Anexo Nº 2 adjunto a la presente Directiva, el cual deberá ser legalizado notarialmente: - El número de orden: Se inicia anualmente con el Nº 0001, separado con un guión continúa el año, siendo correlativo. - La fecha: Se consigna la fecha en que se autentica el [los] documento[s]. - La Institución de procedencia: Se indica el nombre de la Institución pública o privada que emitió el documento original. - El tipo de documento a autenticar: Se indica si el documento es partida de nacimiento, partida de defunción, resolución, título profesional, grado académico, certificado de trabajo o de estudios, y una sumilla del contenido del mismo. - La fecha de emisión del documento: Se indica la fecha de emisión del documento original. - Los apellidos y nombres de la persona natural o jurídica a la que pertenece el documento. - El número de folios del documento original: Se coloca el número [en letras y en números] de folios del documento original. - El número de copias a autenticar: Se coloca el número de copias a autenticar. - Las dependencias en donde se presentarán las copias autenticadas, para ello se puede utilizar las siglas de la unidad orgánica. - Los nombres y apellidos de la persona que solicita la autenticación. - El documento de Identidad: Se indica el número del documento de identidad de la persona que realiza la gestión de autenticación, sea DNI, Carné de Extranjería, Pasaporte. - Verificar la firma de la persona que recoge los documentos autenticados. En el caso que no sea el titular quien solicite la autenticación de documentos, la persona solicitante ~ 5 ~
debe identificarse con una carta poder firmada por el titular; por lo tanto, el Fedatario solicita la carta poder original y copia, deberá sellar, firmar, registrar fecha y hora de recepción. En el caso de persona jurídica [empresa], el trámite deberá ser realizado por su representante legal. c) Estampar el sello de Autenticación de Documento. XVIII. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS: a) Recepcionar los documentos originales. b) Solicitar el DNI del administrado. En caso de duda razonable sobre la autenticidad de firmas, solicita que el administrado vuelva a firmar. c) Estampar el sello de Certificación de Firma. d) Presentar el documento para la firma del Fedatario. e) Estampar el sello redondo y colocar la fecha. f) Devuelve al administrado. XIV. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES: PRIMERO.- Para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a los procedimientos administrativos, las Entidades están obligadas a recibir documentos e informaciones en vez de documentación oficial, a la cual reemplazan con el mismo mérito probatorio. Las copias simples o auténticadas por los Fedatarios institucionales, en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos; asimismo solo se exigirán copias autenticadas por Fedatarios institucionales en los casos que sean razonablemente indispensables. SEGUNDO.- La copia del documento privado cuya autenticidad ha sido certificada por el Fedatario, tiene validez y eficacia plena, exclusivamente en el ámbito de actividad de la Entidad. TERCERO.- En caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los procedimientos a autenticar, se consulta al administrado la posibilidad de retener los originales, para lo cual, expedirá una constancia de retención de los documentos al administrado, por el término máximo de dos días hábiles para certificar las correspondientes reproducciones. CUARTO.- La facultad para realizar autenticaciones atribuidas a los Fedatarios, no afecta la potestad administrativa de los funcionarios y/o servidores para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan emitido. ~ 6 ~
ANEXO Nº 1 FORMATO HOJA DE INFORMACIÓN BÁSICA 1. DATOS GENERALES: Apellidos y Nombres: Fecha de Nacimiento: Tiempo de servicio al Estado: Tiempo de servicio en el Gobierno Regional de Ucayali: 2. CARGO CLASIFICADO Y FUNCIONES ACTUALES: 3. ESTUDIOS: Profesionales: Técnicos: Capacitación: 4. EXPERIENCIA LABORAL: 5. COMISIONES ESPECIALES DESEMPEÑADAS: 6. MÉRITOS PERSONALES OBTENIDOS: ~ 7 ~
ANEXO Nº 2 FORMATO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS AUTENTICADOS Número de Orden: Fecha: INSTITUCIÓN DE PROCEDENCIA: Pública: Privada: TIPO DE DOCUMENTO A AUTENTICAR: FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO: APELLIDOS Y NOMBRES: NÚMERO DE FOLIOS DEL DOCUMENTO ORIGINAL: Letras Números NÚMERO DE COPIAS A AUTENTICAR: Letras Números OFICINA[S] DONDE SE PRESENTARÁ[N] LA[S] COPIAS[S] AUTENTICADAS[S]: APELLIDOS Y NOMBRES: DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Número: DNI [ ] Pasaporte [ ] Carné de Extranjería [ ] FIRMA ~ 8 ~