Informe de fin de Gestión Suyapa González Sorto Cédula 0800530543 Puesto # 0096365 Profesional Jefe 1 de Egresos Contabilidad Nacional Fecha de inicio de la labor: 1 de julio de 2004 Fecha de fin de la labor: 31 de Octubre 2014 Motivo de separación del cargo: Por acogerme a la Pensión. Noviembre, 2014
Informe Final de Gestión, según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno 2-1-Presentación: Resumen Ejecutivo de contenido del informe Objetivo: Rendir cuentas sobre los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo mi responsabilidad, a fin de garantizar la transparencia y dar a conocer los aspectos importantes en el desempeño del puesto de Profesional Jefe de Egresos 1 en la Contabilidad Nacional en la Unidad de Consolidación de Cifras desde el 04 de julio de 2004 hasta el 28 de Febrero 2013 y en la Unidad de Registro Contable Patrimonial desde el 1 de marzo del 2013 al 31 de octubre del 2014. Resumen Ejecutivo En acatamiento a la resolución emitida por la Contraloría General de la República mediante publicación en la gaceta N. 131 del 7 de julio del 2005 sobre Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, en el presente informe se detallan los aspectos mínimos requeridos en esta directriz según se detalla en el apartado 2-2 de los resultados de la gestión. La labor sustantiva institucional realizada en la Contabilidad Nacional tiene su respaldo en la legislación vigente, principalmente en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N. 8131,y el Manual Institucional de Clases, cuyos artículos principales se citan en el informe. Durante los 8 años y 2 meses laborados como Profesional Jefe de Egresos 1,en la Unidad de Consolidación de Cifras se dieron cambios originados principalmente porque la Unidad de Consolidación era una Unidad nueva y se debió comenzar desde cero, desde el convencimiento de todas las Instituciones del Sector Público de que además del Informe de Ingresos y Gastos que elaboraban anualmente deberían enviar Estados Financieros Contables a la Contabilidad Nacional, de conformidad a la Ley 8131 de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, art 93, 94,95 y 96, en los cuales se resalta la rectoría en materia contable de la Contabilidad Nacional, me enfrenté con que la normativa emitida a través de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos crea nuevas funciones y mayores exigencias y compromisos, principalmente la normativa contable que como órgano rector debe implementar la Contabilidad Nacional a través de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público Costarricense (NICSP). Otro aspecto importante de resaltar en el presente informe, es que en marzo del 2013 fui trasladada de forma horizontal como coordinadora de la Unidad de Registro Patrimonial, la cual es una de las más importantes de la Contabilidad Nacional por tratarse de todo el Registro Patrimonial del Poder Ejecutivo, lo cual me enfrento a un gran reto en el cual vi enriquecido mi conocimiento contable, ya que es la Unidad que estará más impactada con todas las nuevas aplicaciones de la nueva Normativa NICSP, por lo que el trabajo de preparación fue bastante duro, trabajo que si normalmente es muy complejo mucho más será con la aplicación de la nueva normativa. Existen otras tareas adicionales a las funciones propias del cargo como es el seguimiento y reforzamiento del Control Interno, con respecto a las acciones emprendidas para establecer, 2
mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno, en las Unidades que tuve a mi cargo se les envió a los funcionarios información en materia de Control Interno para reforzar el conocimiento que ya ellos tenían, para tratar que los resultados de la encuesta anual que elabora el Ministerio fueran óptimos. Trate en lo posible de cumplir y atender las recomendaciones y disposiciones como resultado de los estudios realizados por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna, ya que las respuestas a las disposiciones de la Contraloría General de la República representaban un porcentaje muy alto de trabajo en revisión y estudio para que estas respuestas fueran reales y con gran contenido técnico. Es importante mencionar que dentro de los proyectos más importantes en que he participado están: Forme parte del grupo de Elaboración y Revisión de los Clasificadores Presupuestarios del Gasto, como representante de la Contabilidad Nacional hasta el año 2013. Como Coordinadora de Unidad forme parte del grupo de coordinadores para dar respuesta a todas las consultas de las instituciones del Sector Público en los temas de Contabilidad, Consolidación y NICSP nueva normativa contable. Dentro de la Contabilidad Nacional forme parte de la Revisión del plan contable para todo el Sector Público Costarricense, las políticas contables, guías de implementación y relación de cuentas. Atención de consultas relacionadas con mi gestión dentro de la Unidad a mi cargo. 2-2 Resultados de la Gestión Labor sustantiva institucional. La labor sustantiva de la Contabilidad Nacional tiene su soporte principalmente en los artículos de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131 según se detallan seguidamente: Artículo 90 Definición: El Subsistema de Contabilidad Publica estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios, así como por los organismos que participan en este proceso. El objeto será proporcionar información sobre la gestión financiera y presupuestaria y servir de apoyo al Sistema de Cuentas Nacionales. Asimismo los objetivos expresados en el artículo 91 establecen: a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados. b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público. c) Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría. 3
d) Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. e) Posibilitar la integración de las cifras contables del sector público en el Sistema de Cuentas Nacionales y proveer la información que se requiera para este efecto. Artículo 93: Órgano Rector: La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones: a) Proponer al Ministro de Hacienda para su aprobación, los principios y las normas generales que regirán el Subsistema de Contabilidad Pública. b) Establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Dentro de este marco, definirá la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades. c) Velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionados en el inciso anterior. d) Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. e) Llevar actualizada la contabilidad de la Administración Central. f) Mantener registros destinados a centralizar consolidar los movimientos contables. g) Preparar cada año el informe correspondiente a la liquidación del presupuesto y el estado de situación del tesoro público y del patrimonio fiscal, para que el Ministro de Hacienda pueda cumplir con lo dispuesto sobre el particular. h) Aprobar la terminología y los formularios que deban adoptar las dependencias de la Administración Central para realizar las transacciones que generen registros contables. i) Archivar, documentalmente o por otros medios, la información originada en las operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años. j) Proponer su propia organización la cual se determinará y regulará mediante reglamento. Funciones que por su naturaleza son propias del puesto de acuerdo al Manual Institucional de Clases: Planea, ejecuta, analiza, coordina, dirige y supervisa todas las actividades técnicas y profesionales en materia contable necesarias para la consecución de los objetivos de la Unidad de Registro Patrimonial y también son base para el de la Unidad de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense, para esta última se debe tomar en cuenta los artículos 94,95 y 96 de la Ley 8131. 2-2-1 Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad. Los cambios importantes se dieron a nivel de la normativa por cuanto, hubo un cambio en la Ley de Administración Financiera de la República N. 1279, la que fue sustituida por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N.8131 cuya vigencia se da a partir del año 2001. Si bien es cierto, el nombramiento en este puesto se dio a partir de 01 de julio 2004, también es cierto que los cambios presentados en la ley no se dieron en forma inmediata, por cuanto la modificación trajo cambios muy fuertes para lo que se requería de tiempo y asesoría para lograr su implementación. 4
La ley 8131, cambió drásticamente el ámbito de aplicación en relación a la ley anterior por cuanto la N. 1279 se aplicaba a nivel de la Administración Central conformada por el Poder Ejecutivo (Ministerios) y los Poderes de la República. La ley 8131 viene a cambiar todo este escenario por cuanto se amplía el ámbito de aplicación a todo el Sector Público, ya que también esta Ley se aplicará, en lo que concierna, a los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del sector público y las entidades privadas, en relación con los recursos de la Hacienda Pública que administren o dispongan, por cualquier título, para conseguir sus fines y que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes referidos en los incisos anteriores o por los presupuestos institucionales de los bancos del Estado. Con la promulgación de la ley, se crean nuevas funciones a nivel de Sector Público, variando la estructura organizacional de la Contabilidad Nacional, así se creó la Unidad de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense, en la cual se me nombro como Profesional jefe 1 para desempeñar el cargo de Coordinadora de la Unidad a partir del 1 de julio del 2004. La Contabilidad Nacional como órgano rector le corresponde adoptar y emitir la normativa técnica para el cumplimiento de los objetivos del Subsistema; por lo que fue necesario adoptar e implementar Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, las cuales rigen a partir del 1 de enero de 2016. Se elaboró un Plan Contable para el Sector Público Costarricense con la finalidad de obtener una información uniforme que permita realizar comparaciones y análisis a nivel gubernamental. Además de la ley citada, es importante señalar que con la emisión de la Ley de Control Interno N. 8292 y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, nace una gran responsabilidad por el Control Interno así como nuevas funciones y exigencias que cumplir. Según lo establece la legislación, corresponde a los Directores de Dependencias, Presidentes de Tribunales y demás titulares subordinados que coordinen Departamentos, Unidades, equipos de trabajo y órganos adscritos al Ministerio, difundir y aplicar la normativa en el ámbito de su competencia. 2-2-3- Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión. Desde el inicio en el puesto hasta la fecha, según lo establece la Directriz N. 004-2007 sobre los lineamientos para la aplicación de la Ley de Control Interno, se han realizado evaluaciones a nivel institucional, con la participación de todos los funcionarios. El cuestionario aplicado en los periodos que van desde el año 2004 al 2014, han sufrido cambios en cuanto al número de preguntas, redacción y componentes del control interno lo que ha venido a mejorar los resultados obtenidos. Como resultado de las autoevaluaciones las Unidades que tuve a mi cargo, siempre mostraron excelentes resultados por lo que esto me dio mucha satisfacción. La comparación de la aplicación de la autoevaluación es útil para medir el progreso en la aplicación de la normativa de control interno y la eficacia de los planes de mejora así como el cumplimiento de los objetivos de la Unidad y de la Dirección. 5
2-2-4 Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno institucional o de la unidad, al menos durante el último año. Se divulgaron la Ley 8292 y las Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos sujetos a su fiscalización, a nivel de todos los funcionarios de la Contabilidad Nacional. Se recibieron charlas sobre la Ley de Control Interno así como del nuevo Manual de Normas generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, en cumplimiento con la normativa vigente. Se participó en capacitación sobre el tema del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI). Se trabajó en la elaboración de las matrices del SEVRI, en forma participativa, preparando las matrices N 1 N 2 y N 3 con base en la metodología establecida. Como coordinadora de Unidad participe en la revisión del Plan Estratégico de la Contabilidad Nacional 2007-2011 y el Plan Operativo Institucional 2007,elaborado en la Dirección, instrumentos que se constituyen en guías efectivas en la actividad de cada unidad y del personal que en ella labora de manera que cada unidad formule sus propios planes operativos con base en los planes institucionales, propiciando el desarrollo de una cultura de planificación. Se emitieron y divulgaron directrices a nivel interno con algunas orientaciones generales sobre las medidas que debían acatarse para fortalecer el control interno. Se actualizan periódicamente los manuales de procedimientos de la Unidad de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional. Se revisó el Manual de Normas de Control Interno que se elaboró enla Contabilidad Nacional, mismo que se divulgó a nivel interno para su aplicación. Se atendió y se cumplió con las recomendaciones y disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna del Ministerio como resultado de los diferentes estudios practicados en la Contabilidad Nacional. 2-2-5- Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad, según corresponda. Participación en la implementación y parametrización de las Interfaces de la Deuda Externa SIGADE - SIGAF, la de INTEGRA 2 con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración 6
Financiera (SIGAF);durante el periodo 2013-2014;el cual entró en productivo en el 2014, además también participe en la última etapa de la creación del módulo de cuentas por cobrar Al implementarse el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera, herramienta que presenta un cambio muy importante en lo que a procesos y procedimientos se refiere. La Contabilidad Nacional como ente administrador del Sistema, tuvo que orientar los esfuerzos para establecer los nuevos procesos de registro y control de la Administración Central, así como los procedimientos necesarios en el cumplimiento de los objetivos establecidos.(creación de la Unidad de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense) Como Coordinadora de Unidad participe en el diseño e implementación del Manual de normas de control interno para la Contabilidad Nacional, con el fin de dar cumplimiento con las Normas de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República. Desde que se comenzó con el análisis, de los clasificadores presupuestarios del gasto, herramienta que ha sido la base para los registros de las diferentes operaciones en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), participe activamente como miembro del grupo de Clasificadores ya que se me nombro como representante oficial por la Contabilidad Nacional. Con la participación del grupo de coordinadores se actualizó el Plan General de Contabilidad de la Administración Central, documento que contiene los movimientos y afectaciones contables de las diferentes cuentas que utiliza la Contabilidad Nacional en los registros dentro de los diferentes sistemas. Dicho Plan Contable se actualizó como resultado de la creación de una gran cantidad de cuentas contables resultante de la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF). Se elaboraron nuevos manuales de procedimientos, como resultado del cambio que vino a dar la implementación del nuevo Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), y la nueva normativa sobre Control Interno dictada por la Contraloría General de la República. Se participó en la revisión del Nuevo Plan General Contable adaptado a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, en las políticas contables y se emitieron observaciones. 2-2-6- Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir. La Contabilidad Nacional está inmersa en la implementación de las NICSP, la cual será a partir del año 2016 y de hecho todas las Unidades que la conforman están abocadas en realizar las acciones pertinentes para llevar a cabo esta implementación. Este es un proyecto enorme, desde el año 2009 se han realizado muchas acciones para el logro encomendado, como son la formación de comisiones de trabajo, capacitaciones, requerimientos a nivel de sistemas, depuración de cuentas elaboración de procedimientos entre muchas más, para lograr esta implementación se comenzó el 7
estudio para la aplicación del Devengo en el registro de las cuentas patrimoniales, lo cual se logró con las cuentas de la Deuda Externa y parte de la Deuda Interna (Intereses) quedando pendiente la parte de los cupones, para lo cual es de gran ayuda la implementación de las Interfaces de SIGADE - SIGAF, para las demás cuentas hace falta parametrizaciones en el SIGAF, lo cual queda pendiente al final de mi gestión. 2-2-7-Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la unidad, según corresponda. No me fueron asignados recursos financieros. 2-2-8- Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. Los informes emitidos por la Contraloría General de la República, fueron atendidos en el tiempo y condiciones solicitadas por el ente Contralor. No existen disposiciones pendientes de cumplir al finalizar mi gestión. 2-2-9- Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. Los informes emitidos por la Auditoría Interna, fueron atendidos en el tiempo y condiciones solicitadas por la Auditoría Interna. En la actualidad no existen disposiciones pendientes de cumplir. 3-Comentarios y observaciones Los últimos estados financieros del Sector Público emitidos por la Unidad de Consolidación en ese momento a mi cargo son los correspondientes al año 2012 y en la Unidad de Registro Patrimonial me correspondía liquidar el año 2013. Firma del funcionario Fecha Firma del jefe inmediato Fecha que deja el cargo 8