PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 30. EINES DE PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS Tal i com s ha definit en apartats precedents, el procés de planificació orientada a resultats requereix la seva seqüenciació i calendarització per tal de poder fer el seguiment de les accions desenvolupades, l avenç en l execució dels recursos, i la consecució parcial dels resultats i dels objectius. Per realitzar aquesta seqüenciació i calendarització, el comandament disposa de dues eines: Diagrames de barres o de Gantt. Informes PERT..1. DIAGRAMES DE GANTT El diagrama de barres o diagrama de Gantt va ser desenvolupat per planificar i fer el seguiment de les activitats. Definició El diagrama de Gantt és un gràfic que reprodueix, per a cadascuna de les activitats, la seva realització temporal, tant la prevista com la realitzada, i permet controlar i preveure l evolució en el temps de l execució. Pots veure un exemple de diagrama de barres al quadre 11. Fases 1. Concreció i presentació del projecte Setmanes 1 1 h 3 4 15 h 5 6 5 h 7 8 40 h 9 10 11 1 13 14 1. Anàlisi de la situació actual 3 3. Definició de l estratègia i pla d implantació 3 4. Elaboració de les fitxes 1 Reunió de presentació Sessions de treball 3 Sessions de validació Coordinació l Oficina Tècnica amb Tancament del projecte, presentació i lliurament de la documentació definitiva Quadre 11. Exemple de diagrama de Gantt simple per blocs d activitats
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 31 Cal dir que és recomanable en processos de cicle o projectes que comencen i acaben, en què les activitats essencialment es succeeixen una darrera l altra. Aquesta recomanació es fonamenta en el fet que visualment és difícil identificar la dependència entre les activitats, o si existeixen dependència i/o limitacions temporals a l hora de començar una activitat només a partir del gràfic. Per a quines activitats hauràs de crear un diagrama de Gantt? Per superar-ho, el comandament podrà acompanyar el diagrama amb una taula de seguiment (hores d esforç per activitat, durada temporal, dependències/limitacions temporals, responsables, i accions correctives) i/o podrà optar per emprar una eina informàtica de programació. En tot cas, per construir-lo, el comandament haurà de rescatar la matriu de responsabilitats (veure el quadre 7, p. 1) que va elaborar per calcular l esforç que cal invertir en cada activitat, i es centrarà en la columna d esforç. A aquesta matriu de responsabilitats, com pot observar-se al quadre 1, el comandament hi afegirà les columnes de: Precedència. Durada i tipologia d activitat. Limitacions temporals. Persona A Persona B Persona C Persona D Esforç Precedència Tipologia d activitat i durada Límits temporals Activitats 1 8 h 1 h 15 h 5 h 40 h Treball fix. 1 de novembre Activitats 0 h 0 h 0 h 60 h 60 h Treball fix. Activitats 3 Activitats 4 5 h 1 h 8 h 40 h 35 h Al finalitzar l activitat Al finalitzar l activitat 3 Demanda fixa. Treball fix. Període de vacances d hivern. Data límit de finalització 31 de gener. Quadre 1. Matriu de responsabilitats ampliada La columna precedència permetrà concretar la relació que hi ha entre dues activitats, és a dir, si ha d acabar una per tal que comenci l altra. La columna durada i tipologia d activitat concretarà el temps (hores o dies) que caldrà emprar per desenvolupar l acció. La durada dependrà del tipus d activitat i també del nombre de persones que hi participen. El comandament es pot trobar davant d activitats de: Durada fixa, en què, independentment del nombre de recursos que siguin adscrits, aquesta tindrà la mateixa durada: per exemple, una reunió de treball.
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 3 Treball fix, en les quals un augment dels recursos destinats redueix el total d hores de durada: per exemple, preparar el mailing. La columna de limitacions temporals inclourà informació sobre les dates concretes en les quals: Ha de començar o finalitzar una acció: per exemple, la data de finalització del procés de justificació de subvencions. No es treballarà: per exemple, vacances i períodes no laborables. És impossible realitzar l acció: per exemple, actes de l àmbit, fires, etc. Així doncs, per exemple, en el quadre 1, s hi observa que l activitat 1 implica un esforç de 40 hores i no té cap activitat precedent, així que es podrà començar en la data d inici del projecte (1 de novembre). És una activitat de treball fixa de tal manera que el treball (esforç) es divideix entre totes les persones integrants de l equip, les quals executen els passos de treball que tenen assignats de forma paral lela, al mateix moment; la durada serà de 0 hores. En el cas de l activitat 3, en canvi, la situació és diferent: l activitat requereix un esforç de 40 hores; és necessari que s hagi finalitzat l activitat 3 per poder-la desenvolupar; és de durada fixa, és a dir, independentment de les hores assignades a cadascun dels recursos, la durada sempre serà la mateixa; té una durada de 10 hores; per últim, està condicionada temporalment per les dates de vacances d hivern. Un cop desenvolupada la matriu de responsabilitats, s està en disposició d elaborar el seu diagrama de Gantt (quadre 13): A la primera fila d encapçalament (direcció horitzontal), s hi posarà el rang temporal, és a dir, hores, dies, etc. A la primera columna (direcció vertical), s hi anirà introduint els blocs d activitats, les activitats individuals i/o els passos de treball, fins el grau de desagregació que permeti fer el seu seguiment. Bloc d activitats 1. Analisi i redisseny de processos Durada (dies) Anterior 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 13 14 1.1. Constitucio de grups de treball. 3-1.. Definició de responsables de grups de treball. 1.1 1.3. Inventari de proces. 10 1.1 Quadre 13. Diagrama de Gantt A la graella, hi recollirà, com a mínim, les antecedències entre les activitats i la seva durada; complementàriament, podrà incloure-hi el nom de les persones assignades a cada activitat, així com l esforç que cal dedicar en cada activitat.
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 33 Un cop es té tota aquesta informació, es pot començar a pintar les cel les de la graella que representaran la durada de cadascuna de les activitats. Atenció El comandament, en cadascuna de les reunions d equip, haurà de repassar el diagrama de Gantt elaborat per analitzar el compliment de les hores d esforç planificades (si cal ampliar-les o reduir-les), la durada de les accions (si s ha d ampliar el termini o reduir-lo), si han sorgit limitacions (baixa d una persona de l equip, un fet climatològic que pugui afectar la planificació, etc.), així com l efecte d aquests canvis sobre la planificació en global. Per facilitar aquesta revisió, el comandament pot preparar el camí crític de la planificació, és a dir, identificar quines són les activitats crítiques que, si es mouen en el calendari (per una ampliació de l esforç o de la durada), significaran l incompliment dels terminis fixats durant l inici del projecte. En el nostre cas, totes les accions són crítiques perquè estan condicionades entre elles, però podria donar-se el cas que existís una altra activitat, l anomenarem 1.7., que no estigués condicionada i, per tant, poguéssim moure-la en el calendari sense cap efecte sobre la totalitat de la planificació; aquesta seria una activitat no crítica. Les mesures preses quedaran reflectides en l acta de la reunió o en la taula de seguiment, i portaran annex un canvi en el diagrama de Gantt. En tot cas, caldrà que prengui una decisió sobre cadascuna de les desviacions que detecti en la planificació, és a dir, hi introdueixi una mesura correctiva que asseguri l assoliment dels objectius. Per exemple, posar més recursos per desenvolupar una acció, sol licitar un aplaçament al/a la directiu/iva públic/a o a l entitat que requereix el resultat de l acció, etc... INFORMES PERT Definició Els informes PERT (tècnica d avaluació i de revisió de programes) són un sistema ordenat de control de les activitats que formen part d un procés complex. Són útils per a projectes no lineals, és a dir, plans de treball constituïts per diferents activitats interrelacionades en el temps de forma no lineal. Això vol dir que es realitzen de forma simultània.
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 34 El PERT no és útil ni recomanable per controlar activitats regulars i que es donen seguint unes pautes temporals molt ben definides (quadre 14). E L 7 4 A B C F G I 1 3 4 6 8 10 N 3 10 4 5 K 7 6 F D 5 H J 7 9 M 6 7 9 I Inici planificació d activitats F Final planificació d activitats 1 Número seqüencial de successos B Identificador de les activitats 4 Dies de treball per realitzar les activitats Línies de connexió corresponents a la seqüència que cal seguir Quadre 14. Diagrama de PERT simple Amb l ús dels PERT el/la gestor/a públic/a obté una informació que li permet: Conèixer el temps d execució del projecte i de cadascuna de les tasques que l integren. Optimitzar el cost del projecte, a partir d un millor ús dels mitjans disponibles i aplicant-hi nous recursos. Controlar l execució del projecte i preveure les possibles incidències en el cas que es donin modificacions del projecte. Pots ampliar la informació sobre els El PERT permet construir el camí crític de l execució, format per aquelles activitats que no admeten desviacions sobre el programat; representen el termini de Lewis (1995) Planificación, pro- diagrames PERT consultant el llibre mínim de temps que es necessita per desenvolupar les accions i els marges que gramación y control de proyectos. es té (tolerància) per desenvolupar les activitats sense comprometre la data Una guía práctica para una gestión final de finalització del pla de treball. de proyectos eficiente.
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 35 En tot cas, per construir-lo, el comandament haurà d elaborar la matriu de responsabilitats ampliada que inclogui informació sobre la precedència de les activitats, la durada i tipologia d activitat, i les limitacions temporals. A partir d aquí està en disposició d elaborar el diagrama de PERT. Així, construirà des de l inici una xarxa de punts interconnectats, cadascun dels quals recollirà el número de succés, moment al més aviat possible des de la data d inici, moment al més tard permissible des de l inici, diferència entre al més aviat possible i al més tard permissible, com s observa al quadre 15. Número de succés Moment més aviat possible des de l inici Moment més tard permissible des de l inici Diferència entre moments Quadre 15. Punt del diagrama PERT Per exemple, en el cas de la taula de responsabilitats ampliada que s ha presentat en l apartat precedent, el punt del diagrama seria el que s adjunta al quadre 16. 1 Inici Activitat 1 0 hores 0 hores 0 hores 0 hores Quadre 16. Exemple de punt del diagrama PERT
PLANIFICACIÓ ORIENTADA A RESULTATS PER A COMANDAMENTS PÚBLICS 36 En aquest cas, el moment és l 1: al més aviat possible és un cop assolides les 0 hores de treball de l activitat 1, al més tard permissible, 0 hores, perquè condiciona la següent activitat i, per tant, no existeix diferència/marge d actuació. Atenció Com en el cas precedent, el comandament haurà de definir el camí crític de la planificació, és a dir, les activitats crítiques que no tenen diferència/marge d actuació. Durant les reunions de seguiment, haurà de revisar les desviacions que detecti en la planificació i caldrà que prengui una decisió, és a dir, introdueixi una mesura correctiva que asseguri l assoliment dels objectius.