Guia per a l elaboració de la sol licitud, desenvolupament i justificació d actuacions en el marc de la iniciativa FORMA EMPRESA50.CAT ORDRE EMO/212/2013, de 02 de setembre CONVOCATÒRIA 2013 02 de setembre de 2013
I) Introducció Pàg 1 1. Sol licitud i documentació relacionada 2. Termini per a la presentació de la sol licitud 3. Orientacions tècniques per la presentació de la sol licitud II) Emplenament de la sol licitud Pàg 6 1. Desenvolupament i àmbit de l acció de suport i assessorament Introducció Actuacions 1.1 Objectius generals de l acció de suport 1.2 Objectius específics que han d assolir les actuacions d assessorament 1.3 Continguts mínims orientatius de les actuacions 1.4 Metodologia 1.5 Mecanismes de seguiment, avaluació i control 1.6 Tipologia de les empreses destinatàries de les actuacions 1.7 Relació sol licitant/ empreses 1.8 Àmbit d actuació territorial i sectorial 1.9 Calendari d execució previst Pàg 6 2. Capacitat tècnica de l entitat sol licitant Pàg 17 III) Instruccions per a les actuacions de gestió i justificació Pàg 19 1. Desenvolupament de les actuacions de gestió Pàg 19 2. Desenvolupament de les actuacions de justificació Pàg 20
I) Introducció La iniciativa FORMA EMPRESA50.CAT és una mesura promoguda pel Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya per a incentivar la formació de les micro i petites empreses catalanes fins a 50 treballadors, mitjançant el sistema de formació de demanda bonificada, que està integrat per les accions formatives de les empreses i els permisos individuals de formació. L objectiu d aquesta iniciativa és que les empreses accedeixin i utilitzin el crèdit del que disposen per a la realització d accions de formació. A tal objecte, les entitats beneficiàries d aquesta subvenció podran oferir actuacions d assessorament individualitzat a les empreses, formació a mida sobre el sistema de formació de demanda i, si s escau, assessorament en la detecció de necessitats. Aquesta guia pretén ésser una eina de consulta i recolzament en els diferents processos de sol licitud, gestió i justificació per totes aquelles entitats que participin en aquesta iniciativa FORMA EMPRESA50.CAT. La guia s anirà completant a mida que vagin avançant les diferents fases, amb instruccions actualitzades que puguin orientar i servir d ajuda a les entitats beneficiàries. 1. Sol licitud i documentació relacionada La sol licitud només pot estar signada pel representant legal de l entitat habilitat per a la gestió de subvencions. Per tant, és necessari que el representant legal de l entitat sol licitant disposi dels poders suficients que acreditin la seva condició. 1.1. Per tal de formular la sol licitud és imprescindible presentar la sol licitud (utilitzant l aplicació descarregable des del web del Consorci www.conforcat.cat) i l imprès Declaració per a la sol licitud de la subvenció, descarregable també des del web. 1.2. A més, cal aportar la següent documentació relacionada (original i còpia o còpia compulsada): - Poder suficient en dret que acrediti les facultats de representació legal de la persona que signa la sol licitud - Estatuts legalitzats adientment - Documents acreditatius de la inscripció de l'entitat al registre administratiu corresponent - Full de domiciliació bancària degudament emplenat, d acord amb el model del Departament d Economia i Coneixement que està disponible a la pàgina d internet del Consorci (www.conforcat.cat). Només s ha d aportar el full de domiciliació bancària en el cas de canvi de dades o si és el primer cop que se sol licita un ajut o una subvenció al Departament d Empresa i Ocupació, Servei d Ocupació de Catalunya o al Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya. Aquesta documentació pot ser substituïda per l imprès Declaració de la documentació aportada si ha estat presentada durant els darrers 5 anys. 1 FORMA EMPRESA50.CAT
En el cas de que existeixi entitat vinculada, la documentació que per aquesta s haurà de presentar és la següent: - Poder suficient en dret que acrediti les facultats de representació legal de la persona que signa la sol licitud - Estatuts legalitzats adientment - Documents acreditatius de la inscripció de l'entitat al registre administratiu corresponent - Declaració responsable per a la sol licitud de la subvenció en el cas d entitats vinculades estatutàriament o, en el cas que la relació amb la sol licitant sigui mitjançant un acord de vinculació, document acreditatiu de l acord. La documentació relativa als tres primers punts pot ser substituïda per l imprès Declaració de la documentació aportada si ha estat presentada durant els darrers 5 anys. 1.3. El projecte a desenvolupar mitjançant l aplicació descarregable haurà d incloure l acció o accions d assessorament que vol desenvolupar el sol licitant i la memòria justificativa de la capacitat tècnica del sol licitant per a la gestió de l acció que sol licita. 1.4. Una mateixa entitat no pot sol licitar, a càrrec d aquesta convocatòria, més d una acció d assessorament. L incompliment d aquest límit comportarà l admissió a tràmit de la sol licitud que s ha presentat en darrer lloc. 2. Termini per a la presentació de la sol licitud El termini per a la presentació de la sol licitud finalitza el dia 20 de setembre de 2013 inclòs. 3. Orientacions tècniques per la presentació de la sol licitud L aplicació per formular la sol licitud caldrà descarregar-se-la de la pàgina web del Consorci (www.conforcat.cat), a l apartat zona de descàrregues. Consideracions per a la instal lació: Hi ha dues versions d instal lació (vàlides per a Windows XP, Windows Vista i Windows 7, Windows 8): SFE5013_Install.exe (sense motor de base de dades BDE). SFE5013B_Install.exe (amb instal lació inclosa del motor de base de dades BDE). Per tal de saber quina versió us heu de baixar cal saber si ja teniu instal lat el BDE en el vostre ordinador. Aneu al Tauler de Control i verifiqueu si existeix la icona: 2 FORMA EMPRESA50.CAT
Si no existeix, cal que us baixeu la versió amb el motor de base de dades BDE (SFE5013B_Install.exe). Si ja existeix, cal que us baixeu la versió sense el motor de base de dades (SFE5013_Install.exe). Procediment d instal lació de l aplicació de sol licitud 1 Feu doble clic en el fitxer d instal lació i cliqueu acceptar/següent en els diferents quadres de diàleg que vagin apareixent fins que us aparegui: Desmarqueu l opció Run SFE5013B o Run SFE5013 i cliqueu Finish. En l ordinador s hauran creat dues icones (a l escriptori i al menú d inici) amb la drecera a l aplicatiu de sol licitud: IMPORTANT: Si el sistema operatiu del vostre ordinador és Windows Vista o Windows 7, feu un clic amb el botó de la dreta sobre la icona de la drecera i seleccioneu l opció: Seleccioneu la pestanya Compatibilidad i activeu la casella Ejecutar este programa en modo compatibilidad para: 1 Cal tenir drets d usuari administrador per a poder instal lar l aplicació. 3 FORMA EMPRESA50.CAT
Si no ho feu és molt probable que tingueu aquest error del sistema en executar l aplicació de sol licitud: Presentació de la sol licitud: Una vegada emplenada la sol licitud (es fonamental emplenar tots els camps abans d imprimir els documents), l entitat haurà de preparar: Una còpia del document Declaració responsable per a la sol licitud de subvenció (descarregable des del web www.conforcat.cat) signada pel representant legal. Una impressió dels documents signats on correspongui: 1. Imprimir Sol licitud de subvenció: Entrar a Dades entitat (des del menú inicial) i clicar Imprimir model. 4 FORMA EMPRESA50.CAT
2. Imprimir Entitat vinculada FORMAEMPRESA50 (si s escau): Entrar a Entitats vinculades (des del menú inicial) i clicar Imprimir model. 3. Imprimir les dades relatives a les accions d assessorament (objectius, continguts, metodologia, etc): Clicar Imprimir sol licitud (des del menú inicial). Automàticament la sol licitud s imprimirà per la impressora que tingueu configurada per defecte. 5 FORMA EMPRESA50.CAT
Dues còpies en suport digital del fitxer d exportació de dades. En relació al suport digital (pendrive o CD), haurem de clicar el botó Exportar sol licitud (des del menú inicial). Automàticament es crearà un fitxer que conté les dades que s han de portar al Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya juntament amb la sol licitud en paper. II) Emplenament de la sol licitud 1. Desenvolupament i àmbit de l acció de suport i assessorament Per tal d introduir la sol licitud des de l aplicació descarregable des del web www.conforcat.cat, en primer lloc és necessari donar d alta les dades identificatives de l entitat sol licitant i, en cas que existeixin, de les entitats vinculades: MENÚ I: DADES D ENTITAT 6 FORMA EMPRESA50.CAT
MENÚ II: ENTITATS VINCULADES 7 FORMA EMPRESA50.CAT
Només s acceptaran entitats vinculades estatutàriament a l entitat sol licitant o amb acord de vinculació. És possible incorporar a la sol licitud més d una entitat vinculada amb el botó + 8 FORMA EMPRESA50.CAT
Actuacions Les actuacions objecte d aquesta iniciativa són accions d assessorament individualitzat a les empreses de fins a 50 treballadors en les següents modalitats : a) La promoció i difusió individualitzada del sistema de formació de demanda que està integrat per les accions formatives de les empreses i els permisos individuals de formació. b) La informació i l assessorament individualitzat a les empreses i, si s escau, formació a mida sobre el sistema de formació de demanda. c) Les accions de suport i d assessorament en la detecció de necessitats formatives de cada empresa. Aquestes actuacions d assessorament individualitzat a les empreses podran consistir únicament en una de les modalitats establertes als punts a), b), i c), en dues, o en totes les modalitats d actuacions, en funció de l assessorament a mida que necessiti cada empresa. Cal recordar que només seran objecte de subvenció les actuacions d assessorament que assoleixin l objectiu de la utilització dels sistema de formació de demanda, sempre i quan l empresa objecte de l acció d assessorament no estigui donada d alta en els sistema de formació de demanda o no hagi fet ús del crèdit del que disposa per a formació de demanda en el darrer any. En qualsevol cas, l entitat beneficiària haurà de disposar dels mitjans tècnics, humans i materials necessaris per realitzar funcions de programació, coordinació, execució, justificació i control intern de l acció d assessorament. En cap cas es podran subcontractar les actuacions d assessorament previstes. Per tal de calcular l import de la subvenció destinada al finançament de la iniciativa FORMA EMPRESA50.CAT l entitat sol licitant haurà de tenir en compte els mòduls econòmics màxims definits a l Annex 2. 9 FORMA EMPRESA50.CAT
MENÚ III: DADES DE SOL LICITUD 1.1 Objectius generals de l acció de suport En aquesta pantalla s han d introduir els objectius generals a assolir en l acció de suport i assessorament. L entitat sol licitant haurà de formular objectius generals i desenvolupar i concretar amb posterioritat els objectius específics de cadascuna de les actuacions. També és necessari seleccionar en aquesta pantalla les actuacions que es tingui previst realitzar. En funció de les que se seleccionin, en el menú superior s activaran noves pestanyes per tal d introduir la informació relativa a cadascuna de les actuacions: Objectius i Continguts / Metodologia i Mecanismes de seguiment, avaluació i control. 1.2 Objectius específics que han d assolir les actuacions d assessorament Els objectius específics de les actuacions d assessorament hauran d estar orientats a aconseguir els objectius generals descrits. 10 FORMA EMPRESA50.CAT
1.3 Continguts mínims orientatius de les actuacions Les accions a desenvolupar s agrupen al voltant de tres línies o modalitats d assessorament, que es portaran a terme en funció de les necessitats de cada empresa. A la sol licitud l entitat haurà de desenvolupar i especificar els continguts de les seves accions d assessorament, que perseguiran la consecució dels objectius específics prèviament descrits. Els continguts mínims que per a cada modalitat d assessorament s han de desenvolupar són els que es detallen a continuació. a. Continguts mínims per actuacions de promoció i difusió individualitzada del sistema de formació de demanda que està integrat per les accions formatives de les empreses i els permisos individuals de formació. Podríem dir que aquestes actuacions fan referència a l assessorament sobre les característiques, tipologies i funcionament del model de formació de demanda: 1. El sistema de formació de demanda 1.1 Accions de formació en les empreses. 1.2 Permisos individuals de formació (PIF) 1.3 Normativa de Referència. 2. Formació bonificada en les empreses 2.1 La cotització per la contingència de Formació Professional a la Seguretat Social. 2.2 Càlcul del crèdit que té assignat l empresa. 2.3 Percentatge de bonificació en funció de la grandària de les empreses. 2.4 Requisits que ha de complir l'empresa per aplicar les bonificacions. 2.5 Compliment d'aportació privada. 2.6 Compliment de participació de col lectius prioritaris. 11 FORMA EMPRESA50.CAT
2.7 Compliment comptable i de seguiment i control. 3. Models de gestió per a la formació bonificada 3.1 Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo 3.2 Agrupació d'empreses 3.3 Entitat organitzadora 3.4 El conveni d'adhesió 3.5 Entitat formadora b. Continguts en relació a la informació i assessorament individualitzat a les empreses i, si s escau, formació a mida sobre el sistema de formació de demanda. Aquestes actuacions se centren especialment en l aplicació dels procediments propis del sistema de bonificació. 4. Realització i gestió de la formació 4.1 Acció formativa: Modalitats 4.2 Comunicació de la formació en l aplicació de la FTFE 4.3 Certificació de la realització de l'acció formativa 4.4 Seguiment i control 4.5 Comunicació a la RLT 5. Condicions per a la bonificació 5.1 Gestió administrativa. 5.2 Aplicació de la bonificació 5.3 Requisits de facturació 5.4. Altres suports justificatius 6. Permisos individuals de formació 6.1 Formació per a la qual es pot sol licitar un PIF? 6.2 Càlcul del finançament del PIF 6.3 Aplicació de la bonificació del PIF c. Continguts per les accions de suport i d assessorament en la detecció de necessitats formatives de cada empresa. Aquestes actuacions s encaminen a detecció de mancances formatives i l elaboració d un itinerari formatiu a mida de les necessitats concretes de l empresa objecte d actuació. 7. Necessitats de formació i competències professionals 7.1 Detecció de necessitats formatives en l empresa. 7.2 Els perfils professionals. 7.3 Competències professionals. 7.4 Itineraris de formació. 12 FORMA EMPRESA50.CAT
1.4 Metodologia L entitat sol licitant concretarà, per a cadascuna de les actuacions a realitzar, quin tipus de metodologia es farà servir en el desenvolupament de les actuacions: explicacions, casos pràctics, demostracions, etc. 1.5 Mecanismes de seguiment, avaluació i control L entitat beneficiària ha d assegurar mecanismes de seguiment, avaluació i control per tal de comprovar el desenvolupament de les actuacions previstes i vetllar perquè les accions d assessorament s adeqüin al propòsit definit en aquesta convocatòria. Per aquest motiu l entitat ha de comprovar l assoliment dels acords signats mitjançant el conveni de col laboració en la totalitat de les empreses i lliurarà, un cop finalitzat el servei, un qüestionari de valoració i satisfacció del servei rebut. El qüestionari, un cop emplenat per l empresa destinatària, s haurà de fer arribar al Consorci en el termini màxim d un mes des de la data de la seva complimentació. El model de qüestionari estarà disponible per a les entitats beneficiàries. Així mateix, l entitat beneficiària es responsabilitzarà de tabular els qüestionaris i de mesurar i avaluar l impacte de les seves actuacions. A la sol licitud s haurà de concretar quin serà el sistema d avaluació Els resultats obtinguts de la tabulació dels qüestionaris s hauran de plasmar en la Memòria d actuació justificativa que l entitat presentarà a la finalització de les actuacions. 1.6 Tipologia de les empreses assessorades i calendari d actuacions Les empreses destinatàries de l acció d assessorament hauran de reunir els següents requisits: 13 FORMA EMPRESA50.CAT
a) Tenir la raó i el domicili social a Catalunya. b) Tenir d 1 fins a 50 treballadors, en els termes establerts en la normativa de formació de demanda. c) No estar donades d alta en el sistema de formació de demanda o no haver fet ús del crèdit del que disposa per a formació de demanda en el darrer any. A la sol licitud caldrà definir el nombre total de les empreses destinatàries agrupades en funció del següent gradient: Empreses d 1 a 19 treballadors Empreses de 20 a 50 treballadors 1.7 Relació entre l entitat sol licitant i les empreses objecte d assessorament A la sol licitud també s haurà d indicar si existeix una relació entre el sol licitant i les empreses destinatàries de les actuacions. En aquest sentit, serà necessari identificar el tipus de relació existent, que es pot tracta d una empresa associada o amb una altre tipus de relació (territorial, sectorial, proveïdora de serveis etc). Cal aclarir que a la sol licitud no s hauran d especificar les empreses objecte d actuació (nom, raó social etc), sinó indicar de manera genèrica la seva tipologia. 1.8 Àmbit d actuació territorial i sectorial Pel que fa a l àmbit d actuació, l entitat sol licitant haurà de determinar la ubicació territorial de les empreses a les quals van dirigides les accions; aquestes poden estar localitzades: En un àmbit comarcal (la comarca d adscripció de l entitat sol licitant). En un àmbit supracomarcal (la comarca d adscripció de l entitat sol licitant i altres comarques de l àmbit d influència) 14 FORMA EMPRESA50.CAT
En tot Catalunya: En aquest cas serà necessària la realització d accions d assessorament en totes les províncies. Quant a l àmbit sectorial, cal concretar el sector i/o sectors als quals pertanyen les empreses destinatàries de les accions d assessorament, en funció del CCAE de la seva activitat. 15 FORMA EMPRESA50.CAT
Per seleccionar comarques, és possible fer doble clic sobre les comarques objecte d actuació. Es pot comprovar la selecció amb Ordenar per: Seleccionada. Els sectors d activitat se seleccionen de manera idèntica a les comarques. 1.9 Calendari d execució previst L entitat sol licitant detallarà a la sol licitud el calendari d execució per a cadascuna de les actuacions. En cap cas aquestes podran anar més enllà del 30 de setembre de 2014. 16 FORMA EMPRESA50.CAT
2. Capacitat tècnica de l entitat sol licitant: Nivell de coneixements, experiència, recursos i equip tècnic del sol licitant Podran ser entitats beneficiàries aquelles entitats i institucions sense afany de lucre, excloses les administracions públiques, amb raó social i domicili a Catalunya, que acreditin tenir suficient experiència i coneixement del funcionament del sistema de formació de demanda i que, alhora, tinguin una important relació amb les empreses a nivell sectorial i/o territorial. També poden obtenir la condició de beneficiàries les agrupacions formades per les entitats esmentades en el punt anterior amb entitats que hi estiguin vinculades, estatutàriament o amb acord de vinculació, i que tinguin entre els seus fins el desenvolupament d activitats formatives. La seva capacitat tècnica és igualment valorable. Orientacions per realitzar la descripció de la capacitat tècnica: 2.1 Especificar l experiència anterior de l entitat en activitats destinades a promoure la formació de demanda i descriure breument els resultats quantitatius i qualitatius assolits en aquests àmbit. 2.2 Concretar els recursos tècnics i materials propis dels quals disposarà l entitat pel que fa a l execució de les accions d assessorament. 2.3 Detallar el nombre de persones (Núm.), Perfil professional i Funció dels membres de l equip de treball que es posin a disposició per a l execució de l acció d assessorament. Per exemple: Núm: 1 Perfil professional: Responsable tècnic: Pedagog amb 3 anys d experiència en gestió de formació bonificada Funció: Dirigir i coordinar les actuacions de l equip de treball de l entitat Núm: 3 Perfil professional: Assessors tècnics: Amb titulació superior i experiència en gestió de formació bonificada Funció: Assessorar a les entitats Núm: 2 Perfil professional: Aux. Admin.: Experiència en la tramitació d expedients, arxiu, atenció telefònica Funció: Suport administratiu amb tasques d arxiu, atenció telefònica, etc. En aquest apartat és important recordar que l entitat beneficiària executarà directament les actuacions previstes en les accions d assessorament i no podrà subcontractar-les amb tercers. 17 FORMA EMPRESA50.CAT
Per introduir la informació relativa a l equip de treball s ha de fer servir la part inferior de la pantalla i es poden incorporar registres amb el botó +. 18 FORMA EMPRESA50.CAT
III) Instruccions per a les actuacions de gestió i justificació 1. Desenvolupament de les actuacions de gestió Prèviament al començament de les actuacions d assessorament, i en el termini màxim d un mes des de la notificació de la Resolució d atorgament, l entitat beneficiària haurà de presentar un calendari actualitzat de les actuacions i de l equip de persones que ho portarà a terme. Per tal de facilitar el seguiment de les actuacions iniciades, l entitat haurà de lliurar mensualment una fitxa descriptiva de les actuacions que ha realitzat, en les que es recolliran les dades identificatives de l empresa, un resum del contingut de l acció i del lloc de la seva realització i, si s escau, una actualització del calendari d actuacions i de l equip que les durà a terme. L entitat beneficiària i l empresa destinatària de l assessorament signaran (per triplicat) un conveni FORMAEMPRESA50 en exclusiva on l empresa es comprometi a rebre l assessorament únicament per part de l entitat que li presta el servei, d acord al model normalitzat que el Consorci facilitarà a les entitats beneficiàries. L entitat beneficiària lliurarà una còpia del conveni signat al Consorci, en el termini d un mes des de la seva signatura. A la finalització del servei les entitats beneficiàries es responsabilitzaran de lliurar el Qüestionari de valoració i satisfacció del servei rebut a la totalitat d empreses objecte d actuació. El model de qüestionari estarà disponible per les entitats beneficiàries i, un cop emplenat per l empresa destinatària, s haurà de fer arribar al Consorci en el termini màxim d un mes des de la data de la seva complimentació. Les dades obtingudes com a resultat de tabular els qüestionaris de valoració i satisfacció tindran l objectiu de valorar l impacte de les seves actuacions. RESUM DEL PROCEDIMENT En resum, i per simplificar els processos administratius i facilitar la gestió i el compliment dels terminis a les entitats, es demanarà que l entitat beneficiària presenti la següent documentació: Abans de començar les accions d assessorament: Calendari actualitzat de les actuacions i de l equip de persones que ho portarà a terme. El primer dia hàbil de cada mes: Fitxa descriptiva de les actuacions que ha realitzat, en les que es recolliran les dades identificatives de l empresa, un resum del contingut de l acció i del lloc de la seva realització. 19 FORMA EMPRESA50.CAT
Actualització dels calendari d actuacions i de l equip que les durà a terme, si s escau. Convenis signats durant l últim mes amb les empreses destinatàries, si s escau. Qüestionaris de valoració i satisfacció emplenats per les empreses que han estat objecte d actuació durant l últim mes, si s escau. Per una altra banda, el Consorci podrà convocar als representants del beneficiari, realitzar comprovacions in situ i efectuar indicacions o recomanacions que garanteixin l adequació de les actuacions a les condicions establertes en la convocatòria i en la Resolució d atorgament de la subvenció. Així mateix, el Consorci podrà requerir als beneficiaris les dades i els documents que estimi necessaris per verificar l adequat desenvolupament de les actuacions subvencionades. 2. Desenvolupament de les actuacions de justificació La justificació de la subvenció s haurà de presentar en el termini màxim de dos mesos després de l acabament de l última acció d assessorament. L entitat beneficiària podrà presentar la justificació de la subvenció mitjançant compte justificatiu amb aportacions de justificants de despesa o mitjançant compte justificatiu amb aportació d informe auditor. Independentment de si es presenta mitjançant compte justificatiu amb aportacions de justificants de despesa o mitjançant compte justificatiu amb aportació d informe auditor, l entitat beneficiària haurà de presentar una memòria que reculli els resultats tabulats dels Qüestionaris de valoració i satisfacció, que van ser emplenats durant la fase de gestió per la totalitat de les empreses que van estar objecte d actuació. Les Instruccions de justificació de la subvenció es publicaran al web del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya. 20 FORMA EMPRESA50.CAT