PRESENTACIÓN Y TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES 1. Introducción. 2. Esquema de la tramitación de un expediente 3. Registro de Alta de expedientes. 4. Visado del expediente. 5. Sellado digital 6. Pago y recepción de la documentación visada. 7. Archivo de expedientes. 1. INTRODUCIÓN 1.1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN El visado de los trabajos profesionales de los arquitectos, es un procedimiento administrativo reglado, derivado del artículo 5.12 de los Estatutos COAM y de la legislación vigente. El visado puede efectuarse únicamente, sobre trabajos radicados en la demarcación colegial del COAM, con excepción de las peritaciones encomendadas por los Tribunales de Madrid. Según el Real Decreto 1000/2010 el colegiado puede solicitar el visado en otra demarcación. En aplicación de las directrices del Consejo Superior de Colegios de Arquitectos de España los expedientes serán remitidos por el colegio de origen al colegio de destino, que tiene la competencia de visado al desarrollarse el trabajo en su ámbito territorial. 1.2 COLEGIACIÓN O ACREDITACIÓN PARA VISAR Para poder visar un trabajo (o para registro como constancia), el arquitecto debe estar dado de alta en el COAM en la modalidad Tipo AC, arquitecto colegiado, obligatoria y con plenitud de derechos, o su equivalente en cualquier otro colegio del estado español. 1.3 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS 1. Desde el día 1 de febrero de 2.011 el visado telemático es el único medio para la tramitación de visado, según Acuerdo adoptado por la Junta de Representantes Ordinaria de 16 de Diciembre de 2010. Para ordenar la información es preciso utilizar la estructura del Índice Documental de Archivos para Visado Digital elaborada por el COAM. La introducción de datos la realiza el colegiado desde la aplicación de visado telemático. La documentación se enviará en ficheros.pdf. Para permitir el visado los documentos, no estarán protegidos. Las firmas electrónicas aceptadas por el COAM en el momento actual son: la expedida por él mismo, el D.N.I. electrónico, la expedida por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Firma Profesional y Camerfirma. 2. A esto hay excepciones que van a poder seguir visándose en soporte papel: Página 1 de 5
Los certificados finales de obra presentados en el impreso conjunto con Aparejador, los expedientes de visado urgente, según lo previsto en el artículo 28 del Reglamento de Visado (digitalización posterior), así como los supuestos previstos en el artículo 5.2 del Real Decreto 1000/2010, de 5 de agosto, sobre visado colegial obligatorio (para expedientes en los que el COAM actúa como Colegio Receptor). El formato es libre, si bien se aconseja, para la documentación escrita el formato DIN A4 y un máximo de DIN A1 para la gráfica, dobladas a DIN A4. 3. Los trabajos registrados en formato papel, y para los cuales se ha presentado solicitud de digitalización, serán digitalizados por el personal del COAM o por la empresa externa encargada (para formatos superiores a DIN A3). Una vez completada esta operación preliminar, se introducen manualmente los datos de la comunicación de encargo y los ficheros digitalizados en formato.pdf en la aplicación de visado. Esta operación tiene un coste variable que será abonado por el colegiado que ha presentado la solicitud. En los trabajos registrados en formato papel se introducen manualmente los datos. La ausencia o manifiesta incorrección de datos aportados generará automáticamente un aviso indicando que "no ha podido admitirse a trámite el expediente". 4. en el caso de presentación de documentos ya estructurados y firmados digitalmente en formato CD, USB o asimilados la introducción de los datos en la aplicación la realizará el personal del COAM y tendrá un coste añadido que será abonado por el colegiado. 1.4 NOTIFICACIONES DEL COAM A LOS COLEGIADOS Y ACREDITADOS El COAM notificará los requeridos e incidencias a los colegiados y acreditados al e-mail colegial (nºcolegiadoapellido@coam.es) facilitado por el COAM o al correo electrónico que haya indicado el colegado para notificaciones de visado. 1.5 COMUNICACIONES COLEGIADOS-ACREDITADOS CON EL COAM Los colegiados y acreditados pueden comunicarse con el departamento de visado por correo electrónico: informaciondeexpedientes@coam.org, fax: 915951510, correo postal, mensajería, teléfono: 915951533, o entrevista personal en los horarios de atención. 2. ESQUEMA DE LA TRAMITACIÓN DE UN EXPEDIENTE ALTA/(REGISTRO) DE EXPEDIE NTES ------------------------------ > VISADO --- > SELLADO --- > PAGO --- > ARCHIVO (MECANIZACIÓN/DIGITALIZACIÓN) REQUERIDOS Página 2 de 5
3. REGISTRO DE ALTA DE EXPEDIENTES Comunicación de Encargo Todo expediente se inicia con una Comunicación de Encargo, preferentemente en modalidad telemática por medio de la aplicación de visado (alta de expedientes - nueva comunicación de encargo). Al expediente de cabecera generado podrán añadirse sucesivamente y en caso de necesitarlo, fases y documentos relacionados con la comunicación de encargo generada. La tramitación debe ajustarse a los procedimientos legales de firma electrónica que permitan asegurar los efectos certificantes propios del acto de visado. Si la documentación se presenta en formato diferente al telemático, se repercutirán sobre el solicitante los gastos adicionales correspondientes, que serán fijados por la Junta de Gobierno. Documentación del trabajo. La documentación que componen cada uno de los trabajos profesionales está regulada por la legislación estatal, autonómica y local vigente que sea de aplicación, en cada caso. Contenido documental de los proyectos para visado, de conformidad con la Ley 2/1974 de 5 de Febrero sobre Colegios Profesionales, el Anejo I (Contenido del proyecto) del Código Técnico de la Edificación y el R.D. 1000/2010 de 5 de Agosto sobre el Visado colegial obligatorio. Alta/Registro Toda documentación tramitada, tanto para visado como para constancia en el COAM, recibe un número de registro documental. El número de registro documental se enviará al colegiado mediante correo electrónico, con el que se le confirmará la recepción del expediente. Como resguardo, si la entrega es un formato papel, se entregará un adhesivo en el que figura el número de Registro, la fecha, hora de entrega. Introducción de datos en la aplicación La introducción de datos la realiza el colegiado desde la aplicación de visado telemático. En los trabajos registrados en formato papel acompañados de la solicitud de digitalización se introducen manualmente los datos. Una vez procesados los datos, se notificará al colegiado por los medios habituales, que "el expediente ha sido admitido a trámite" y el trabajo pasa a los Arquitectos de Visado. 4. VISADO DEL EXPEDIENTE El Arquitecto de Visado comprueba si existen otros trabajos en curso o visados en el mismo emplazamiento o con idéntico objeto, circunstancia que hará saber al colegiado o colegiados afectados cuando sea preciso. Página 3 de 5
Posteriormente, verifica la documentación presentada y si procede visa el trabajo y lo comunica al colegiado. En caso de existir duda, reparo o carencia en la documentación aportada, el arquitecto de visado requiere al colegiado. En el artículo 2 del Reglamento de Visado se definen los trabajos profesionales sujetos a visado, en el artículo 3 el objeto del visado y en el Texto refundido de Normativa de Visado se reúnen todos los criterios para el visado de los expedientes. Para las obras de edificación la documentación a aportar y revisar está definida en el Contenido documental de los trabajos, que está redactado en base al Código Técnico de la Edificación. En los ficheros aportados se ha de comprobar la validez de la firma digital. El requerimiento debe ser único; los que puedan producirse con posterioridad sólo se referirán a las aportaciones que contesten el primer requerido o a la documentación adicional que se presente para completar el expediente. Recibido el requerimiento el arquitecto puede resolverlo preferentemente accediendo al expediente a través de la aplicación de visado telemático en las modalidades correspondientes, según las instrucciones recibidas. Solucionadas las incidencias se procede al visado del expediente. En el caso de que deba incluirse algún texto de caución en el sello de visado, se insertará además del de Visado. Si la resolución fuera la denegación de Visado, el arquitecto lo aceptará por escrito y deberá incluir en dicha aceptación la firma del cliente. Las incidencias que por su conflictividad o su trascendencia en el ámbito de la normativa de visado, excedan de la capacidad de resolución del Departamento de Visado, se elevarán a la Comisión de Control. Igualmente pueden elevarse a dicha Comisión a solicitud del colegiado autor del trabajo los casos en que exista discrepancia razonada con los criterios del Departamento de Visado. Todo ello sin perjuicio de los mecanismos de reclamación y recurso a otras instancias, de acuerdo con los vigentes Estatutos del COAM. 5. SELLADO DIGITAL Una vez finalizado el proceso de visado de los expedientes, conforme a los criterios del artículo 5.12 de los Estatutos del COAM, se insertará digitalmente en su documentación, el sello, con los textos de caución que procedan, o en caso contrario, el sello de Denegación de Visado y la firma digital del COAM en cada uno de los ficheros del expediente. La fecha incluida en el sello, es la de visado del trabajo. En la fase de sellado, el sello de visado digital se incorpora a cada archivo, que queda bloqueado con la certificación electrónica del COAM, pudiendo el colegiado imprimir cuantas copias necesite. La certificación electrónica del COAM autentifica electrónicamente el visado contra la Autoridad certificadora del COAM. Se ha incluido en el visado un código de identificación del sello de visado (banda lateral inferior izquierda) que permitirá consultar vía web su validez visualizando los datos del expediente tales como el número de colegiado, el tipo de trabajo y el emplazamiento al que corresponde el documento Con este sistema se evitarán posibles falsificaciones e intrusismos, facilitando a terceros la comprobación de la validez del documento, y dando al visado un valor añadido y una certificación adicional. Página 4 de 5
Al entrar en esta dirección https://telematico.coam.org/visado/validar.jsp e introducir los códigos se desplegará una ventana con los datos del documento visado. El expediente queda disponible para ser descargado por el colegiado a través de la aplicación telemática, una vez satisfecho en su caso el precio de visado y, en caso de haber solicitado la gestión de cobro, las facturas de honorarios. 6. PAGO Y RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN VISADA A ventanilla de salida (virtual o física) llega el expediente preparado para su descarga/retirada (en las excepciones previstas) una vez se abonen los costes de tramitación (y las facturas, en caso de existir gestión de cobro). El pago de las facturas citadas puede realizarse en la Caja del COAM, mediante talón conformado o talón del colegiado no conformado, abono bancario realizado en cualquiera de las cuentas abiertas por el Colegio en distintas entidades bancarias y por los sistemas electrónicos dispuestos: tarjetas de débito, crédito o pasarelas de pago. 7. ARCHIVO DE EXPEDIENTES Una vez retirado el expediente, se procede a su archivo, por orden de número de registro. El archivo de expedientes incluye: el original visado y toda la documentación generada durante su tramitación, así como cuantas incidencias se hubieran producido durante su tramitación y se realiza en el servidor del sistema informático. La documentación archivada está disponible para su consulta por el COAM como antecedentes, con las limitaciones que imponen los Estatutos colegiales y la legislación vigentes. La consulta de los trabajos y su reproducción, parcial o total, solo son accesibles para su autor, mediante solicitud firmada al Secretario del COAM, a los servicios de Visado del COAM, o al Servicio Histórico, previo abono de lo solicitado. Cualquier otro solicitante, que no sean los Tribunales de Justicia, deberá contar con la autorización por escrito del autor del trabajo. Pasado el primer año, el plazo de recuperación de un expediente es variable en función del depósito colegial en que se encuentre archivado. En ningún caso el expediente de archivo se devuelve al autor, ni en el caso de que se encuentre anulada la documentación. El archivo digital de los expedientes visados está a libre disposición de los arquitectos autores del trabajo que pueden en cualquier momento acceder a el a través de la aplicación de visado. Página 5 de 5