Nota: La política ejercicio de derechos políticos no aplica a las asambleas de afiliados de los fondos de pensiones y de cesantias. Se refiere exclusivamente al ejercicio de derechos politicos en relacion con las inversiones de los fondos administrados por proteccion S.A. POLÍTICA EJERCICIO DE DERECHOS POLÍTICOS Ejercicio de Derechos Políticos Para el ejercicio de los Derechos Políticos, PROTECCIÓN asistirá a todas las asambleas, juntas directivas y consejos de administración correspondientes a las inversiones en las cuales tenga posición, a través de los fondos que administra, de conformidad con lo establecido en el Régimen de Inversiones, sean estas de accionistas, de tenedores de bonos, carteras colectivas o fondos de capital privado. Se asegurará de ejercer los derechos políticos cuando su ejercicio sea obligatorio de conformidad con el Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan. En los demás casos, la Administración de PROTECCIÓN, de manera discrecional, definirá en que eventos ejercerá los derechos políticos. Al ejercer los derechos políticos correspondientes a las inversiones de los fondos de pensiones obligatorias y el fondo de cesantías, PROTECCIÓN velará por los intereses de los afiliados a dichos fondos. Representación en Asambleas PROTECCIÓN no podrá representar a ninguna entidad en dichas reuniones ni tampoco ser representado por un tercero, excepto en casos especiales. Para efectos de la designación de las personas que representen a los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados por PROTECCIÓN en el ejercicio de los derechos políticos correspondientes a sus inversiones, se deben seguir los siguientes criterios:
1. Que quien ejercerá la representación, sea independiente, con relación al emisor, cartera o fondo de capital privado que cita a la asamblea, de conformidad con lo definido en la Ley 964 de Julio 8 de 2005 del Mercado público de valores. 2. Que quien ejercerá la representación tenga el conocimiento y la ilustración suficiente para desempeñarse adecuadamente. 3. La posición de PROTECCIÓN y de quien nos vaya a representar, en el caso que este último tenga también posición de títulos objeto de la asamblea, deberá coincidir en todos los aspectos. 4. Para el caso que la representación vaya a ser ejercida por un tercero que no tiene posición en los títulos objeto de la asamblea, el perfil del mismo será definido de conformidad con los temas que se vayan a tratar en la asamblea. Parágrafo: En el evento que el representante de PROTECCIÓN adirepresentar a un tercero se observarán los mismos criterios que se expresaron anteriormente. Representación en Comités de Vigilancia o Control Las personas de PROTECCIÓN, que sean designadas para participar en un comité sea este de vigilancia o control, sugerirán y motivarán que el mismo tenga un marco claro de actuación, esbozado mediante un reglamento interno que será dado por los propios miembros y el cual incluirá como mínimo las consideraciones que al respecto imparta el área jurídiorganización para el caso. Lineamientos para la asistencia a reuniones PROTECCION se asegurará que los representantes de los Fondos de Pensiones Obligatorias y Cesantía que administra participen en las asambleas de accionistas, asambleas de tenedbonos y asambleas de inversionistas a las cuales tienen derecho en virtud de sus inversiones, y efectuará seguimiento permanente al cumplimiento de la presente Política. Las personas que ejerzan los derechos políticos que le corresponden a los Fondos de Pensiones Obligatorias y de Cesantía administrados deben sujetarse a los siguientes lineamientos: 1. Deben cumplir con las reglas y obligaciones contenidas en el artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2955 de 2010 y demás normas que lo completen, supriman o modifiquen, así como la Política de Ejercicio de Derechos Políticos establecida por PROTECCIÓN.
2. PROTECCIÓN mediante un medio verificable, impartirá instrucciones a las personas que asistan en su representación a las reuniones en donde se deben ejercer depolíticos, las cuales estarán respaldadas en un concepto jurídico, de riesgos y/o de inversiones, según corresponda 3. En caso de no contar con información suficiente para votar una decisión material, deben dejar constancia de dicha situación en el acta de la reunión. 4. En el poder que se entregue a los representantes se deberá indicar claramente el alcance del mismo, de forma tal que el mandatario ejecute adecuadamente el mandato. 5. En caso que el título que representa la inversión que da lugar al ejercicpolíticos se encuentre en un depósito centralizado de valores, deben llevar a la reunión el respectivo certificado de depósito. 6. Quien ejerza la representación de PROTECCIÓN, sea este un tercero o no, deberá entregar un informe donde se detallen los aspectos más importantes definidos en la correspondiente asamblea, el cual hará parte de la hoja de vida que se tiene del emisor. 7. Cuando en el ejercicio de los derechos políticos PROTECCIÓN vote de forma contraria a la mayoría, se asegurará que las razones de su decisión sean incorporadas en el acta de la respectiva reunión. Políticas y procedimientos en caso de decisiones no materiales PROTECCIÓN podrá abstenerse de participar en la deliberación y de ejercer el voto en relación con decisiones no materiales, previa verificación de los siguientes criterios: 1. En caso que el tema de la decisión se encuentre enunciado en el orden del día o convocatoria a la reunión, se deberá contar con un pronunciamiento del área jurídica, de riesgos y/o de inversiones, según corresponda, en el que se indique que no se considera relevante participar en la votación de la decisión no material. 2. Si el tema de la decisión no se encuentra enunciado en el orden del día o convocatoria a la reunión, el representante de PROTECCIÓN, deberá verificar que la decisión no se encuentre entre los temas que de acuerdo con el numeral 4.1.4 de la Circular Externa 001 de 2002 y demás normas que lo completen, supriman o modifiquen., constituye decisiones materiales. PROTECCIÓN sólo podrá abstenerse de ejercer el voto en relación con decisiones materiales, en caso que la decisión genere un conflicto de interés o si no se ha podido obtener información suficiente para votar el asunto, caso en el cual se documentarán las razones de la abstención, así como las gestiones llevadas a cabo para obtener la información, cuando a ello haya lugar.
Criterios y procedimiento para la selección de miembros de junta directiva o consejos de administración a) Criterios: Para la selección de las personas que serán postuladas o votadasmiembros de Junta Directiva o consejos directivos correspondientes a las inversiones de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados por PROTECCIÓN., se deberátener en cuenta los siguientes criterios: 1. Que el candidato cuente con experiencia en gestión empresarial y/o economía, administración, derecho o ciencias afines dependiendo de la actividad de la entidad para la cual se postule, 2. Que tenga buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad; 3. Que no pertenezca simultáneamente a más de cinco juntas directivas; 4. Cuando PROTECCIÓN postule a un candidato a miembro de junta directiva, se asegurará de contar con la información que le permita evaluar su idoneidad, trayectoria, experiencia, y su independencia de conformidad con lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan. En los casos en los que PROTECCIÓN no postule al candidato pero participe en unaelección, también validará los criterios de independencia previstos en el Decreto 2555 de 2010, para los miembros independientes de la plancha que se está votando. 5. Que candidato no haya sido sancionado personalmente, dentro de los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la elección, con sanción penal o administrativa por delitos o infracciones administrativas relacionadas con el patrimonio económico de terceros o la utilización de información privilegiada. PROTECCIÓN, en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, se abstendrá de solicitar a los miembros de Junta Directiva que hayan sido elegidos con su concurso información del emisor de valores que no tenga carácter público y/o de impartir instrucciones respecto de la forma de ejercer su cargo. b) Procedimiento: Para la elección de un miembro de junta directiva o consejos de administración, PROTECCIÓN seguirá el siguiente procedimiento: 1. Al momento de recibir la convocatoria a la reunión en la que se indique que se van a elegir miembros de junta directiva o consejos de administración, se verificará si se está proporcionando información que permita evaluar la experiencia, trayectoria, integridad, idoneidad e independencia de los candidatos respecto de PROTECCIÓN y de sus vinculados;
2. La elección estará respaldada por un concepto jurídico y/o de riesgos en el que se indique el cumplimiento de las normas y política interna sobre la elección de miembros de junta directiva y consejos de administración, así como la prevalencia de los intereses de los afiliados; y 3. PROTECCIÓN documentará la evaluación de la experiencia, trayectoria, integridad e idoneidad de los candidatos en cuya postulación y elección participe. Rotación, reelección y participación mínima PROTECCIÓN apoyará máximo diez (10) años s la reelección de una persona como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración del receptor de la inversión. Para estos efectos, tendrá en cuenta los siguientes aspectos: 1. Los resultados que haya obtenido dicho miembro en la autoevaluación efectuada por la propia junta o consejo, si la hubiere. 2. La asistencia y participación activa en la respectiva junta directiva o consejo de administración 3. Que la persona conserve las calidades e independencia evaluadas al momento de la primera designación como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración Sin perjuicio de lo anterior, PROTECCIÓN podrá apoyar la reelección de un candidato a miembro independiente de junta directiva o consejo de administración más de cinco veces si su desempeño así como sus calidades personales lo justifican. Remuneración de miembros de junta directiva o consejo de administración Al evaluar la potencial inversión por parte de los Fondos de Pensiones Obligatorias y de Cesantía administrados, en carteras colectivas, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, PROTECCIÓN tendrá en cuenta si el receptor de la inversión cuenta con políticas en materia de remuneración de los miembros de junta directiva o consejo de administración, considere su participación activa y efectiva en el órgano colegiado, una gestión propia de un buen hombre de negocios y el cumplimiento de los objetivos de largo plazo del receptor de la inversión. Acuerdos de Accionistas Para efectos del el ejercicio de los derechos políticos correspondientes a los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados, PROTECCIÓN S.A. podrá determinar políticos se ejercerán de común acuerdo con otros inversionistas.
Bajo el anterior orden de ideas, PROTECCIÓN que tuvieron procesos de democratización con declaración del accionista mayoritario, tratará de acordar mecanismos de votación con las otras administradoras cesantías que les permitan directivas. Elección del revisor fiscal Al evaluar los documentos que establecen las reglas de Gobierno Corporativo de los receptores de las inversiones de los PROTECCIÓN evaluará si la entidad cuenta con políticas en materia de elección del revisor fiscal, en las que se considere: 1. El examen de la idoneidad y experiencia de los postulantes personas jnaturales. 2. Que las firmas de revisoría apliquen en su trabajo estándares internacionales de reconocida calidad y verificación. 3. Que se verifique e informe por parte del receptor de la inversión el alcance de la planeación del trabajo, la metodología a utilizar, así como del equipo humano asignado por la firma para desarrollar el trabajo. Reglas sobre Conflictos de Interés El Código de Buen Gobierno Corporativo de PROTECCIÓN y el Código de Conducta y Ética contienen reglas sobre conflictos de interés aplicables al proceso de inversión. Procedimientos para asegurar el cumplimiento de la política En los procesos y subprocesos de las áreas jurídicas y de riesgo de inversiones de PROTECCION se incluirá la función de verificar el cumplimiento de las normas y política interna sobre el ejercicio de derechos políticos por parte de los Fondos de Pensiones Obligatorias y de Cesantía. Divulgación La difusión de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos en su versión completa se efectuara a través de la página web de PROTECCIÓN. Adicionalmente, en el panel de información al público ubicado en sus oficinas, se informará acerca de la existencia y disponibilidad de una copia de tales políticas para su consulta. Revisión periódica La Junta Directiva de PROTECCIÓN revisará anualmente la Política para el Ejercicio de los Derechos Políticos y, en caso de que sea modificada se divulgará a los diferentes grupos de interés a través publicación en la página web de la Administradora y en los paneles de información al público ubicado en sus oficinas. ***********