Sesión 4 Funciones I FUNCIONES I Objetivo Aprender a crear fórmulas y funciones de Excel. Contenido Nociones básicas de una fórmula. Construcción de Fórmulas. Funciones. 58
Funciones I Sesión 4 1. Nociones básicas de una fórmula Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Componentes de una fórmula Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como: En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: - Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene 59
Sesión 4 Funciones I la celda B1. - Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula. - Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. - Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592... Tipos de operadores Operadores aritméticos Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma A3+3 - (signo menos) Resta Cambio de signo B3-B1 -A1 * (asterisco) Producto B3*C3 / (barra diagonal o slash) Division D3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponente C3^2 Operadores de comparación Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes: Operador de comparacion Significado Ejemplo = ( igual ) Igual a A1=B1 > ( mayor ) Mayor que A1>B1 < ( menor ) Menor que A1<B1 >= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1 <= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de A1<>B1 Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO ). 60
Funciones I Sesión 4 Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ( y comercial) Significado Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo. Ejemplo - Sierra & Nevada produce el valor Sierra Nevada - A3&B3 Crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3 Operadores de referencia Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones. Operador de referencia Significado : (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas que se encuentran entre dos referencias a celdas. ; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola. (espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias. Ejemplo B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15. B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15 B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7 61
Sesión 4 Funciones I Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda. Orden Operador Descripción 1 : (dos puntos) Operadores de referencia (un solo espacio) ; (punto y coma) 2 - Cambio de signo (como en -A10) Cambio de signo (como en -A10) 3 % Porcentaje 4 ^ Exponenciación 5 * y / Multiplicación y división 6 + y - Suma y resta 7 & Une dos cadenas de texto (concatenación) 8 =< > <= >= <> Comparación Operandos en las fórmulas En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones. Constantes Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto Ganancias trimestrales son constantes. Una referencia a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no son constantes. Si se utilizan sólo constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de fórmulas. 62
Funciones I Sesión 4 Referencias a celdas Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos. Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2. Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1. 63
Sesión 4 Funciones I Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas. 2. Construcción de fórmulas Las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ). Introducir una fórmula sencilla Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación: Fórmula Acción =5,25^2 Halla el cuadrado de 5,25 =128+345 Suma 128 y 345 Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escribir el signo igual (=). 3. Introducir la fórmula. 4. Presionar ENTRAR. Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada. Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando 64
Funciones I Sesión 4 su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2. Fórmula Acción = C2 Utiliza el valor de la celda C2 = Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 =-A10 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda A10 =A1+23 Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23 Para introducir estas fórmulas se puede seguir los siguientes procedimientos: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. 2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas, escribir = (signo igual). 3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección. 4. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir. 5. Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. 65
Sesión 4 Funciones I Modificar una fórmula 1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor. 3. Para finalizar la edición y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botón introducir de la barra de fórmulas. Nota: Para cancelar los cambios presione la tecla ESC o presione el botón. Eliminar fórmulas 1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula. 2. Presionar la tecla <SUPR>. 3. Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>. 3. Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumenton ) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. 66
Funciones I Sesión 4 - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador : nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Autosuma y funciones más frecuentes Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. 67
Sesión 4 Funciones I En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón. Insertar función Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda: 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función. 2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas 3. Elegir la opción Insertar función. 68
Funciones I Sesión 4 O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón Ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, 69
Sesión 4 Funciones I donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA (). En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. 46 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. 70
Funciones I Sesión 4 Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3), esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3. 71
Sesión 4 Funciones I Resumen Nociones básicas de una fórmula Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. Componentes de una fórmula Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Tipos de operadores Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación. Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Por ejemplo: >,<,=. Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una listade celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones. Estos pueden ser : (dos puntos) y ; (punto y coma ). Operandos en las fórmulas Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones. Constantes: Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Referencias relativas: Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Referencias absolutas: Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. 72
Funciones I Sesión 4 Construcción de fórmulas Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escribir el signo igual (=). 3. Introducir la fórmula. 4. Presionar ENTRAR. Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada. Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumenton ) Insertar función Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda: 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función. 2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas 3. Elegir la opción Insertar función. 73