Página 1 de 16 Módulo de Formación: Unidad de aprendizaje 3: Resultado de Aprendizaje: Transcribir Los Documentos De Acuerdo Con Las Normas Vigentes Crear, diseñar, dar formato y editar un documento a través de la hoja de cálculo. OTRAS FUNCIONES CONTENIDO 1. Introducción 2 2. 2 3. Funciones de Texto 2 3.1. Izquierda () 2 3.2. Encontrar () 2 3.3. Derecha () 2 3.4. Extrae () 3 3.5. Largo () 3 3.6. Ejemplo de funciones de Texto. 3 4. Funciones de Búsqueda 5 5. Funciones de Fecha y Hora 10 5.1. Día () 11 5.2. Mes () 11 5.3. Año () 11 5.4. Hoy () 11 5.5. Ahora () 11 5.6. Dias360 () 11 5.7. Ejemplo de funciones de Fecha y Hora 12 6. Evaluación 14 7. Taller 14 8. Taller De Profundización 15 GLOSARIO 16 BIBLIOGRAFÍA / WEB GRAFÍA 16
Página 2 de 16 1. Introducción Excel dispone de más de cien funciones por diversas categoría, mi intención no es verlas todas, sino que conozcan otras funciones que son muy comunes; y que son muy utilizadas en la actualidad. Son muchas las fórmulas que Excel tiene preparadas para utilizar, pero las que más se utilizan son una pequeña cantidad comparada con todas las que tiene. He hecho una selección de las formulas o funciones que con base en mi experiencia, considero se utilizan de forma más continua en Excel, aunque probablemente requieras mas de las que aquí describo. Veamos. 2. 3. Funciones de Texto 3.1. Izquierda () IZQUIERDA (texto; #_caracteres) Toma el argumento texto y devuelve una sub cadena formada por la cantidad de caracteres indicada en el argumento #_caractes. La función toma los caracteres más a la izquierda. 3.2. Encontrar () Encontrar (texto_buscado; dentro_del_texto; núm_inicial) Esta función localiza una cadena de texto dentro de otra. El argumento texto_buscado es el valor a localizar, el argumento dentro_del_texto, es la cadena de texto en la cual se va a buscar. El argumento núm_inicial es la posición a partir de la cual va a realizar la búsqueda, contando de izquierda a derecha. Si encuentra el texto, devuelve la posición a partir de la cual comienza el texto localizado. Si la búsqueda no tiene éxito, la función devuelve el código de error # VALOR! 3.3. Derecha () Derecha (texto, #_caracteres) Toma la cadena de caracteres del argumento texto y devuelve la cantidad de caracteres más a la derecha del texto, indicada por el argumento #_caracteres.
Página 3 de 16 3.4. Extrae () Extrae (texto; posición; #_caracteres): Esta función devuelve una sub cadena de texto, a partir de la cadena dada como primer argumento. El argumento posición indica a partir de qué carácter va a tomar la sub cadena, contando de izquierda a derecha. El argumento #_caracteres dice cuántos caracteres va a tomar. 3.5. Largo () La función Largo devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. =Largo (Texto) Texto: es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres. Esto va a ubicarse dentro de una celda en específico. 3.6. Ejemplo de funciones de Texto. Supongamos que tenemos un listado de productos, y debemos organizarlos por Grupo, Código y categoría, como se muestra en la hoja de cálculo siguiente: Ubicar el selector en C3, escribir la siguiente fórmula: =IZQUIERDA (B3; ENCONTRAR (" "; B3; 1))
Página 4 de 16 Utilizar el incrementador de celda para generar el resto de formulas: =IZQUIERDA (B4; ENCONTRAR (" "; B4; 1)), =IZQUIERDA (B5; ENCONTRAR (" "; B5; 1)), y así hasta llegar: =IZQUIERDA (B10; ENCONTRAR (" "; B10; 1)) Ahora, Ubicar el selector en D3, escribir la siguiente fórmula: =EXTRAE (B3; ENCONTRAR (" "; B3; 1)+1; 4) Utilizar el incrementador de celda para generar el resto de formulas: =EXTRAE (B4; ENCONTRAR (" "; B4; 1)+1; 4), ==EXTRAE (B5; ENCONTRAR (" "; B5; 1)+1; 4), y así hasta llegar: =EXTRAE (B10; ENCONTRAR (" "; B10; 1)+1; 4).
Página 5 de 16 Ahora, Ubicar el selector en E3, escribir la siguiente fórmula: =Derecha(Derecha(B3;Largo(B3)-Encontrar(" ";B3;1));Largo(Derecha(B3;Largo(B3)- Encontrar(" ";B3;1)))-Encontrar(" ";Derecha(B3;Largo(B3)-Encontrar(" ";B3;1));1)) Utilizar el incrementador de celda para generar el resto de fórmulas: 4. Funciones de Búsqueda Un libro de Excel puede llegar a ser inmenso. Sólo una hoja tiene más de 17 mil millones de celdas (1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas (65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas, sin olvidar, además, que un libro de Excel no está limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto por la memoria del PC que estemos utilizando.
Página 6 de 16 La cantidad de datos (números, texto, fechas, ) que podemos llegar a tener en una sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de búsqueda y referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en una tabla es una de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para obtener información. Con éstas 5 funciones, un poco de imaginación y utilizando "nombres" para los rangos podemos conseguir mucho. Buscarv Desref Coincidir Indice Indirecto En una versión inicial de Excel 2010, la función Buscarv (), cambió el nombre a Consultav (), pero debido a la inaceptación por la mayoría de los usuarios, retorno a su nombre tradicional de Buscarv (). Solo nos dedicaremos a explicar esta función, que resulta muy interesante: =BUSCARV (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]) La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra función denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla. BuscarV permite búsquedas por intervalos o búsquedas exactas. Veamos un ejemplo sencillo. Imaginemos que disponemos de una tabla en la que tenemos almacenados los datos de nuestros productos:
Página 7 de 16 Ahora si queremos elaborar facturas, hojas de pedido o cualquier otro tipo de informe no nos hace falta copiar el precio "a mano", o saber en qué celda está ya que podemos usar una función de búsqueda de la que Excel dispone, llamada BuscarV. Veamos primero lo que queremos conseguir: Se trata de una factura en la que los valores calculados están con fondo amarillo, y los únicos datos que hemos introducido son la Referencia de los productos y la Cantidad vendida. Lo primero que haremos es ir a la base de datos, es decir, la Hoja con etiqueta Artículos, seleccionamos el rango: B4:E14, luego damos un clic en la Lista de Nombres y escribimos ARTÍCULOS. Con esto le definimos un nombre a dicho rango.
Página 8 de 16 Ahora, nos ubicamos en la hoja FACTURA, en la ceda C4 y escribimos la siguiente formula: = BUSCARV (B4; ARTÍCULOS; 2; FALSO) Pulsamos enter para aceptar la formula, observarías algo como esto: Este error indica que un valor no está disponible para una función o fórmula. A qué se debe esto? A que hacen falta datos, y en su lugar se ha escrito #N/A. O que se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado. Esto no significa que la fórmula a desarrollar es inadecuada, sino, que hay que acondicionarla a nuestras necesidades. Por ello, debemos anidarla con otra función para evitar estos errores engorrosos. La función: =Sí.Error (). La sintaxis: SI.ERROR (valor; valor si es error). Esta función devuelve un valor (número o texto), si la fórmula es un error, pero devuelve el valor de la expresión si no lo es. Dónde: Valor, Es cualquier valor, función o referencia. Valor si es error, valor que será devuelto en caso que el parámetro anterior sea un error. Hay que entender, que este error sucede es porque no hemos escrito nada en B4, en la cual hay que escribir la referencia del producto. La fórmula adecuada a esta necesidad es: = SI.Error (Buscarv (B4; ARTÍCULOS; 2; FALSO) ;"").
Página 9 de 16 Las doble comillas ( ) en el segundo parámetro de la función, es para que en la celda, no se muestre nada, hasta que no se introduzca un valor en la celda B4. Para lo cual el valor devuelto debe ser el correcto. Ahora si escribimos cualquier referencia del producto, mostrara de inmediato la descripción del producto. Ahora debemos ubicar el selector en la celda E4, escribir la fórmula que sigue: = SI.ERROR (BUSCARV (B4; ARTÍCULOS; 3; FALSO) ;"") Cuando pulses Enter, verás que aparece el respectivo precio del producto, qué significa esto? Que cuando escriba la referencia del producto, automáticamente se reflejara la descripción y precio del producto. Prueba escribiendo otro código o referencia del producto. Bueno!, sino te apareció nada, es porque hay que aplicarle la formula al resto de celda de la columna, para ello, utilizamos el incrementador de la celda. Continuemos, en F4 escribes la fórmula: =SI.ERROR (D4*E4;""). No se te olvide aplicar la formula a la demás celdas con el incrementador.
Página 10 de 16 Para terminar la factura, escribimos el resto de fórmulas: F20; =SUMA (F4:F19) F21: =F20*16% F22: =F20+F21, respectivamente. Ahora ingresamos las referencias de otros productos y la cantidad a vender, puedes observar lo dinámico del proceso. Hay que tener en cuenta que esta factura se puede automatizar aún más. Por ejemplo, podríamos crear una lista para la referencias de los productos, donde solo tendríamos que seleccionar el código que queramos, y así, no tener que escribirlo. Pero bueno, esto depende de ustedes que tanto desean avanzar con los procesos de automatización de las formulas en una hoja de cálculo en Excel. Les dejo la inquietud. Como han podido notar, en el segundo parámetro de la función buscarv. Hemos utilizado la palabra ARTÍCULOS. Recuerda que este fue el nombre que le asignamos al rango de celdas B4:E12, el cual representaría la matriz de donde extraemos los datos que se requieren en la factura. Hay que tener en cuenta que existen otras funciones de este tipo, por lo cual ameritaría echarles un vistazo, ya que lo que hemos expuesto en este ejemplo, solo es un abreboca. Espero que tu apetito no se haya zaceado con esto, y continúes con el proceso de exploración de las otras funciones anunciadas al comienzo de este tema. 5. Funciones de Fecha y Hora Estas funciones permiten hacer cálculos y manipular los datos que son de tipo fecha y hora. Puede obtener la fecha actual, la hora actual. Está en condiciones de establecer el número de días que hay entre dos fechas. Si quiere saber a qué día de la semana corresponde una fecha determinada, por ejemplo, si es lunes o martes. Si quiere extraer solo el año o el mes de una fecha. En fin, son muchas las posibilidades que se tienen en Excel para llevar a cabo todos estos trabajos.
Página 11 de 16 5.1. Día () DIA (núm_de_serie) Da como resultado el día que está representado en la fecha. El valor devuelto está comprendido entre 1 y 31. Si el argumento dado no es de tipo fecha, la función devuelve el código de error # VALOR!. 5.2. Mes () MES (núm_de_serie) El resultado de esta función es un valor numérico entre 1 y 12 que representa el mes al que corresponde la fecha dada en el argumento núm_de_serie. 5.3. Año () AÑO (fecha) Toma la fecha dada como argumento y devuelve el año. 5.4. Hoy () HOY () Devuelve la fecha actual y la puede ver dependiendo del formato dado, tomará la apariencia que desee. Esta es una de las pocas funciones sin argumentos. 5.5. Ahora () AHORA () En Excel, la fecha y la hora están representados por un número de serie que son valores secuenciales asignados para tal fin. La función devuelve la fecha y la hora actuales, la puede ver dependiendo del formato que le dé a la celda que contiene la función. 5.6. Dias360 () DIAS360 (fecha_inicial; fecha_final; método)
Página 12 de 16 Esta función devuelve el número de días que hay entre los argumentos fecha_inicial y fecha_final. Para el cálculo toma el año de 360 días, es decir, 12 meses de 30 días. El argumento método puede tomar uno de los valores lógicos VERDADERO o FALSO. Si método es VERDADERO, utiliza el método europeo para los cálculos de fecha, de lo contrario, si método es FALSO, o se omite este argumento, utiliza el método americano. 5.7. Ejemplo de funciones de Fecha y Hora Diseñar la siguiente hoja de cálculo: Ubicar el selector en A3, y escribes la formula: =Hoy (), generará la fecha actual del sistema Ahora, ubicas el selector en C3, y escribes la formula: =DIA (B3), tomará el número del día de la fecha. Ubicas el selector en D3, y escribes la formula: =MES (B3), tomará el número del mes de la fecha.
Página 13 de 16 Ahora, ubicas el selector en E3, y escribes la formula: =AÑO (B3)), tomará el número del año de la fecha. Ahora calculemos tu edad, diseña la siguiente hoja de cálculo: Ubicas el selector en C3, y escribes la formula: =DIAS360 (B3; HOY ())/360 Ahora el resultado sería este: Bueno, la sintaxis de esta función es: =Redondear (Valor; Decimal) Entonces la formula podemos transformar en la siguiente: =REDONDEAR(DIAS360(B3;HOY()) /360;0)
Página 14 de 16 El resultado sería este: 6. Evaluación EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Respuestas a preguntas sobre: Manejo de la hoja de cálculo. En aplicaciones diferentes, realiza funciones y operaciones aritméticas para la toma de decisiones. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE EVALUACIÓN Evidencias de conocimientos - Observaciones - Conversaciones y dialogo Elabora y modifica fórmulas básicas - Preguntas de exploraciones. - Talleres - Prácticas. - Evaluaciones Evidencias de Desempeño - Observaciones - Conversaciones y dialogo Elabora y modifica fórmulas básicas - Preguntas de exploraciones. - Talleres - Prácticas. - Evaluaciones 7. Taller Diseñar la siguiente hoja de cálculo: Debes calcular: Numero de meses vencidos a la fecha Valor de los intereses a cobrar Y el Total de la deuda
Página 15 de 16 8. Taller De Profundización Imaginemos que disponemos de una Hoja de cálculo en la que tenemos almacenados los cursos que ha dictado cada profesor. En otra hoja debe generar Valor a pagar por cada curso que ha dictado el profesor. La hoja debe tener el siguiente formato. En la celda para el ID (D3) debe crear una lista donde aparezcan los ID de los profesores, y así evitar tener que escribir el ID del profesor. En las celdas amarillas debes crear las fórmulas que permitan generar los datos respetivos de las celdas. Para que cuando seleccionemos el ID del profesor se visualice la información. En las celdas de color blanco debe escribir el dato que corresponda. Cuando el ID sea elegido, visualizará algo como esto: Como puedes notar, en la celda del Valor Hora (J5) se debe ingresar un valor, por Ej. $ 11,000.00, por lo que, el valor apagar se generará de inmediato. En el siguiente link está desarrollado todo el proceso: https://docs.google.com/file/d/0b6uth0judx2jnnlcm1zft25ltfu/edit?usp=sharing
Página 16 de 16 GLOSARIO Funciones: Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Escribir fórmulas: Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. BIBLIOGRAFÍA / WEB GRAFÍA http://entornoexcel2010.blogspot.com/ http://www.uaeh.edu.mx/docencia/vi_presentaciones/educ_continua/pres21.pdf http://www.mailxmail.com/curso-conceptos-basicos-excel-2007/entorno-trabajo-excel