SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE UNA CONTABILIDAD ANALÍTICA Dirección Económico Financiera Universidad Carlos III de Madrid 8 de Junio de 2012 1
ACTUACIONES INICIALES (1/2) - Aprobación del documento del Ministerio de Educación por la Conferencia General de Política Universitaria que establece el Modelo de Contabilidad Analítica para Universidades en marzo de 2011. - Elección del equipo y grupo de trabajo. - Reunión de arranque: 21 de junio de 2011. 2
ACTUACIONES INICIALES (2/2) - Formación básica al equipo: - Presentaciones CANOA y OCU (junio 2011). - Formación IGAE (junio 2011) y reuniones con otras Universidades (visita a la UPV el 16 de noviembre 2011). - Elección del módulo de contabilidad analítica de UXXI como soporte. 3
EVOLUCIÓN DEL PROYECTO (1/2) Contratación consultoría y módulo UXXI con OCU: 10 de junio de 2011. Envío de la documentación preliminar a OCU: 10 de junio de 2011. Personalización del Modelo de Contabilidad Analítica para Universidades y de las Fuentes de Información de la Universidad con apoyo OCU: previsto de Junio 2011 a Octubre 2012. Arranque interno grupo de trabajo: 21 de junio de 2011. Primera reunión con OCU: 27 de junio 2011. Segunda reunión con OCU y Gestión Académica: 22 de julio de 2011. Compromiso UC3M: Elaboración de las vistas y de los datos obtenidos por SIGMA. 4
EVOLUCIÓN DEL PROYECTO (2/2) Diversas reuniones internas del grupo de trabajo. Abril- Septiembre 2011. Tercera reunión con OCU. Seguimiento de su informe de incidencias sobre la documentación preliminar asociada. 6 de octubre de 2011. Envío del informe de seguimiento al Ministerio. 22 de diciembre de 2011. Contestación del Ministerio aceptando globalmente el informe. 12 de marzo de 2012. Revisión del estado de seguimiento para OCU, nuevas consultas y aclaraciones. Abril de 2012. Cuarta reunión con OCU. 30 de mayo de 2012. 5
SITUACIÓN ACTUAL FASES PREVISTAS A ESTA FECHA Y COMPLETADAS Catálogo de Elementos de Coste. Catálogo de Elementos de Ingreso Catálogo de Centros de Coste. FASES PREVISTAS A ESTA FECHA Y PENDIENTES Catálogo de estructuras (pendiente de vistas académico). 6
SITUACIÓN PREVISTA Primer hito Julio 2012 Elementos de coste. Se trata de cada una de las categorías significativas en que se clasifican los consumos de la Universidad, agrupados por sus características económicas y el nivel de información que requiera el sujeto contable. Por ejemplo, en grandes agrupaciones: costes de personal, adquisiciones, tributos Elementos de ingreso. Se trata de todo ingreso recibido por la Universidad, independiente de su afectación o no a una actividad concreta o de su consideración como ingreso o transferencia corriente o de capital. Por ejemplo, Tasas, precios públicos y otros ingresos, transferencias corrientes Centros de coste. Es el lugar físico dónde, como consecuencia del proceso productivo, se consume toda una serie de recursos que se incorporan a las actividades. Por ejemplo, Departamentos, Institutos Unviersitarios, Bibliotecas Catálogo de estructuras. Actividades docentes e investigadoras y otras actividades. Se responde a la necesidad de saber para qué se consume en la organización. La relación de actividades de docencia e investigación constituyen el mínimo lógico. 7
SITUACIÓN PREVISTA Segundo hito Diciembre 2012 Perfiles de personal y equivalencias presupuestarias Perfiles de personal: Se trata de definir las diferentes tipologías de personal existentes. Por ejemplo, jefe/a de área, técnico administrativo, profesor titular Se trata de establecer la conjunción entre los elementos de gastos e ingresos, y la estructura presupuestaria. Inventario de actividades por centros Una vez definido el oportuno catálogo genérico de centros y actividades, resulta preciso abordar la delimitación de las relaciones entre ambos. Por ejemplo, Departamentos, que realizan actividades de docencia (titulaciones oficiales, titulaciones propias y otras enseñanzas) y actividades de investigación. Mapa de procesos Como consecuencia del proceso anterior, se deben definir los distintos itinerarios que definen el proceso de formación del coste de los servicios universitarios. Por ejemplo, la relación de los elementos de coste con los centro de coste puede ser costes directos al centro y directos a la actividad, directos al centro e indirectos a la actividad Criterios de reparto Se trata de definir los algoritmos que posibiliten dotar de contenido a las estructuras definidas anteriormente. Por ejemplo, metros cuadrados, para el coste de amortizaciones. 8
SITUACIÓN PREVISTA Fase final Enero 2013 Envío del informe al Ministerio. Validación del Informe por parte del Ministerio. Fin de la revisión. Comienzo de la carga de datos. 9
OTRAS FASES DEL PROCESO JUNIO 2013 Validación de los datos del modelo. Pruebas Depuración de datos Ajustes Extracción de informes, indicadores 10
FASE ACTUAL. CATALOGACIÓN DE ESTRUCTURAS Las estructuras del modelo se realizan a partir de los sistemas de información: Académico Económico RR.HH. Investigación Externas 11
PROBLEMA Retraso en la catalogación de las estructuras al no disponer de la información del sistema académico SIGMA. Prevista para la próxima semana videoconferencia a tres bandas: OCU-SIGMA-UC3M. 12
SOLUCIÓN Trabajar conjuntamente UC3M SIGMA OCU durante el mes de junio para tener la información necesaria con el objetivo de lograr avanzar y cumplir los plazos previstos. 13
IMPORTANTE El contenido de los datos debe ser validado por la Universidad (Académico), ya que las validaciones que realiza OCU, son a nivel de estructura de datos, pero NO del contenido del mismo. En definitiva, se debe asegurar que la información del Plan de Ordenación Académica, al igual que la información que se extraiga del resto de aplicaciones (Económico, Investigación y RR.HH.), esté completa y sea correcta. 14
FASES POSTERIORES Definición de mapas de procesos Se definen las relaciones entre centros y actividades y la forma en que se van acumulando costes. Por ejemplo, el coste de personal del centro de coste Dirección Económico Financiera, lo hará de forma directa a su centro de coste, y de forma indirecta a la actividad docencia y a la actividad investigación, en base, al criterio de imputación que se considere conveniente. Validación del modelo Se pasan las validaciones de coherencia del modelo y se refinan aquellos aspectos que han podido quedar pendientes. 15
IMPACTOS DEL MODELO Y PLAZOS Dado que el Modelo va a ser empleado para determinar costes que pueden servir para fijar precios y para efectuar comparaciones con otras universidades conviene: Agilizar al máximo los plazos de los trabajos para tener capacidad de respuesta ante posibles resultados negativos en algunas áreas o titulaciones (conviene tener ya resultados cuasi definitivos a mediados 2013 para tener plazo para adoptar medidas de ajuste si fueran necesarias). Tener presentes los criterios aplicados por el Modelo en las áreas de Docencia e Investigación 16
Reunión OCU-UC3M 30 de mayo de 2012 17
Situación Ministerio El nuevo equipo del Ministerio ha ratificado su voluntad de que se implante lo antes posible el modelo. No se ha modificado el calendario de implantación establecido por el equipo anterior. 18
Pendiente definición Ministerio Aprobación del baremo de Universidades según su volumen de actividad investigadora a efectos del reparto de los restos de horas del PDI entre docencia e investigación. Cierre del catálogo de tipos de actividades de investigación (no se prevé ningún cambio sustancial). Se elevará la consulta sobre el valor en horas del crédito. Por ejemplo, la UC3M, tiene establecidas 8 horas,si bien, es importante que se fije un criterio común a efectos de la comparabilidad ECTS entre Universidades. 19
Dudas UC3M Respuestas OCU (1/5) Tratamiento de la reducción de docencia (propia de la UC3M) por actividades de investigación El modelo del Ministerio no lo contempla, y no se tendrá en cuenta. Reducción de docencia por cargo académico. El modelo sí contempla esta reducción, y la imputación se realizará prorrateando el coste entre el centro del empleado y el centro de cargo en función de la reducción docente. 20
Dudas UC3M Respuestas OCU (2/5) Utilización de proyectos de investigación por Bloques. OCU tratará esta casuística a la hora de obtener los datos del sistema de investigación. Se necesita que los proyectos tengan una fecha inicio, y una fecha fin así como los integrantes del proyecto (ya comprobado con el Servicio de Investigación y el Estudio Jurídico). 21
Dudas UC3M Respuestas OCU (3/5) Los proyectos de cooperación sólo repartirán costes indirectos y se engloban dentro de la tercera actividad. Tesis doctorales La información está disponible en UXXI-Investigación. Esta información se actualiza cada dos años, por tanto, se debe evaluar si: Se exige su actualización con carácter anual. O bien, se obtiene a partir de un fichero excel suministrado por el CEAES. 22
Dudas UC3M Respuestas OCU (4/5) El rango de fechas en que se puede imputar un coste a la tesis es un año natural a partir de la fecha de lectura de la tesis y se aplicará al director, codirector y doctorando. Automatización del modelo. OCU indica que los interfaces solicitados se encuentran como entrada en la aplicación y existe otra serie de información soporte que es preciso ir actualizando conforme se vayan produciendo cambios. Por ejemplo, cambios en los porcentajes de reducción de docencia por cargo académico. 23
Dudas UC3M Respuestas OCU (4/5) PAS asociados a proyectos de investigación No se puede indicar su ubicación en el sistema de RRHH porque no son PDI, asignándose a unidades genéricas. La UC3M (Recursos Humanos) enviará un listado por NIF con el centro de asignación que corresponda. El equipo de personalización establecerá las equivalencias de personal a nivel de empleado para estas personas. 24
Inventario Dudas UC3M Respuestas OCU (5/5) Pendiente de cerrar el inventario de espacios y su carga. Prevista el 30 de junio de 2012. Para distribuir el coste de amortización de los inmuebles se dará de alta una unidad organizativa por edificio y se asociará al edificio. Posteriormente se asociará cada edificio con los centros de coste correspondiente y los metros cuadrados. 25
Pendiente análisis UC3M Analizar de dónde se extrae la información relativa al PDI que participa cada año en proyectos de innovación docente. 26
Compromisos UC3M 1/2 Obtención y revisión del contenido de los interfaces académicos: (Gestión Académica) Revisar horas reales de dedicación (POA) Revisar fechas de dedicación (OTRI y Estudio Jurídico en UXXI-Investigación). Revisión contenido interfaz académico Contestación al documento de incidencias remitido por el equipo de la Universidad de Málaga. DEF. Cerrar la carga de espacios de inventario.def. 27
Compromisos UC3M 2/2 Remitir al equipo de personalización listado de PAS adscrito a proyectos de investigación. RR.HH. Remitir la liquidación presupuestaria de Máster para la imputación del coste de las aulas.def. Remitir el listado de asignaturas por departamento y porcentaje de adscripción. Gestión Académica. 28