1. PEGADO ESPECIAL E n esta lección vamos a ver más utilidades y opciones sobre la edición de hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en tu trabajo. Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los botones de Cortar, Copiar y Pegar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o pulsa y arrastra con el ratón. Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de pegado más complejos. Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha del botón y selecciona la opción Pegado especial. En el cuadro de diálogo que aparecerá podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar en la nueva posición. Entre las distintas opciones de pegado están: Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios, etc. Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están escritas en la barra de fórmulas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas. Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato. El resto de opciones de pegado son: Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las celdas. Validación: se copian las reglas de validación de entrada de datos. Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de la celda en el formato del tema de documento tienen los datos copiados. Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos, pero no los bordes de las celdas copiadas. Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor del ancho que tiene la celda que has copiado. Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas que has copiado. Formatos de números y valores: pega los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas que has copiado. Este comando permite separar las partes de los datos copiados a la hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que vas a pegar. El Pegado especial solo estará disponible cuando hayas utilizado el comando Copiar, no cuando hayas utilizado Cortar. Se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación. La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado. Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas por columnas, activa la casilla de verificación Transponer. Desde los distintos botones o iconos del menú del botón puedes elegir opciones específicas que se utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los valores de las celdas, los formatos de las celdas o las fórmulas. 2
Imagen La opción permite pegar los datos copiados como una imagen estática, mientras que en el caso de Imagen vinculada se trata de una imagen especial vinculada a los datos de origen, por lo que, si cambias estos datos, también cambiará la imagen. Las celdas en las que pegues datos no cambian su anchura, sino que se mantienen con la que tenían antes de pegar. Si quieres que al pegar también se copie el ancho de la celda origen a la celda destino, puedes seleccionar la opción Mantener ancho de columnas de origen. La opción Pegar vínculo (o el botón equivalente Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial) pega los datos y establece un vínculo con el origen de los datos. O sea, que si los datos del origen (de las celdas copiadas) cambian, los datos pegados también cambiarán. Desde el icono de Opciones de pegado también tienes acceso a estas opciones específicas de pegado, que puedes seleccionar tras realizar la operación de pegado. Con la opción Copiar como imagen del menú del botón Copiar puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen, para luego pegar dicha imagen donde quieras. Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato, que permite copiar el formato de una celda a otra u otras de una forma rápida y sencilla. 2. ORGANIZAR CON PANELES S i has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo. Para hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro paneles. Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de nuevas ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde el botón de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y tampoco puedes minimizar una ventana del libro. Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma hoja de cálculo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Para dividir la hoja en paneles, arrastra el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o el de la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal. Si creamos una división horizontal en la ventana (utilizando el cuadro de división de la barra de desplazamiento vertical ), cada sección tendrá su propia barra de desplazamiento vertical, pero la misma barra de desplazamiento horizontal. Si la división es vertical, pasará lo contrario: habrá una sección a la izquierda y una a la derecha, cada sección tendrá su propia barra de desplazamiento horizontal y las dos tendrán la misma barra de desplazamiento vertical. Al crear divisiones, puedes desplazarte dentro de un panel, mientras que el otro panel permanece en la misma posición, sin moverse. Estas divisiones son útiles si queremos dejar fija una sección y desplazarnos por otra. Esto te puede servir para recorrer las celdas de datos de una hoja dejando fijas las celdas de títulos, o para copiar y pegar datos en una hoja con un gran tamaño. Para quitar la división, haz doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los paneles. Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al desplazarte por la hoja de cálculo. 4
En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja: Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división. De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta división. Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles, selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto donde quieres que aparezca la división. Recuerda que para seleccionar una fila o una columna tienes que pulsar sobre el título de fila o de la columna. Con el comando de Inmovilizar paneles siempre se fija la sección superior o la izquierda, dependiendo de si has seleccionado una fila o una columna. Si tienes seleccionada una celda, se inmoviliza la sección superior izquierda. Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a la opción Inmovilizar paneles desde el botón del grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones, para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas correspondientes. Las otras opciones del menú de este botón crean paneles bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja. De forma parecida a las divisiones, la inmovilización de paneles es útil si quieres separar unos datos de otros en la misma hoja de cálculo, lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy extensas. Por ejemplo, en la imagen de la página siguiente hemos inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al desplazarnos hacia abajo por la lista, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los datos. Al inmovilizar paneles, en el menú del botón la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Si te colocas en una celda, podrás ocultar la fila o columna en la que se encuentra, mientras que, si seleccionas varias celdas, podrás ocultar todas las filas o columnas que abarque dicha selección. 3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS O tra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar determinadas filas o columnas. Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes volver a mostrar las filas o columnas ocultas. Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias filas o columnas, que pueden estar seguidas o no. A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo de comandos Celdas de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) y despliega el submenú Ocultar y mostrar. 6
Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las columnas seleccionadas. También puedes utilizar este submenú para volver a mostrar las filas o columnas ocultas. Con una selección que incluya algunas celdas ocultas y despues copiamos o cortamos, Excel también copiará o cortará las celdas ocultas. Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o cortar, es posible que sea necesario mostrar las celdas ocultas para poder indicar claramente las celdas adecuadas. Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para esto, sigue los siguientes pasos: Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga celdas ocultas. En el menú del botón (en la ficha Inicio de la Cinta de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo que aparece). En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la opción Sólo celdas visibles y acepta. Otra forma de ocultar una fila o una columna es a través del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el título de fila o de columna, eligiendo la opción Ocultar. De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y pegarlas en otro sitio. Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la misma. Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por la derecha de las columnas ocultas. A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón. Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de diálogo. La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas, utiliza la opción Mostrar hoja. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
4. COMPARAR LIBROS D urante el trabajo con tus libros también te puede ser útil el comando Ver en paralelo, que te permite ver de una forma rápida las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel. Con este comando te podrás desplazar por los dos libros a la vez y buscar las diferencias entre ellos. Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que queremos comparar. Para comparar libros se utilizan los botones Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y Restablecer posición de la ventana, que se encuentran en el grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para iniciar esta comparación, pulsa el botón Ver en paralelo. Si tienes más de dos libros abiertos, al pulsar el botón Ver en paralelo para activar esta opción, tendrás que elegir el libro con el que compararás el libro actual. Entonces podrás ver las ventanas de los dos libros a la vez. Si está activo el botón Desplazamiento sincrónico, te podrás desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se moverá el otro. De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos. El botón Restablecer posición de la ventana te permite volver a poner las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como estaban al principio. Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón Ver en paralelo para desactivarlo. 8