Cn }1 COMISIÓN NACIONAL DF MERCADOS ' 1 1 A COMPETENCIA PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS RELATIVAS AL PROCESO DE ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO DE ALQUILER DE ESPACIOS, MEDIOS TÉCNICOS Y SERVICIO DE CATERING A LOS ASISTENTES A DETERMINADAS REUNIONES, EN EL MARCO DE LA ORGANIZACIÓN DEL CARTEL WORKSHOP DE LA INTERNATIONAL COMPETITION NETWORK (ICN). 1 Justificación En el segundo semestre del año 2016 la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), organizará el Congreso denominado "CARTEL WORKSHOP" (en adelante, Congreso) en el ámbito de las actividades organizadas por la INTERNATIONAL COMPETITION NETWORK (ICN) donde las autoridades de competencia de todo el mundo integradas en dicha Organización internacional, así como algunos organismos no gubernamentales y privados, se reúnen para exponer novedades en la lucha contra los cárteles. Si bien la CNMC tiene capacidad para asumir alguna de las necesidades generadas para acoger dicho evento, la celebración de las diversas conferencias y talleres simultáneos deberá celebrarse en una única localización con salas con capacidad suficiente para albergar a los participantes, instalaciones con las que la CNMC no cuenta. Por todo lo expuesto se ha decidido realizar un procedimiento de contratación negociado sin publicidad para suplir las necesidades no cubiertas por la propia CNMC. 2 Objeto El objeto del contrato consiste en la prestación del servicio de alquiler de salas de reuniones, prestación de medios técnicos y de servicios de catering a los asistentes al Congreso durante su celebración en los días 3, 4 y 5 de octubre de 2016 en Madrid. El núcleo central de dicho evento debe celebrarse en una única localización con salas con capacidad para albergar al menos a 250 personas de manera simultánea. Durante el congreso se celebrarán indistintamente a lo largo del día reuniones plenarias en una sala con capacidad para albergar a la totalidad de los participantes (entre 200 y 250 personas), reuniones miniplenarias simultáneas en las que los participantes asistirán aleatoriamente a salas con capacidad de al menos 100 personas o distintos talleres de celebración también simultánea en las que los participantes se distribuirán en al menos 5 salas con capacidad de al menos 60 personas. Todas las salas deben estar debidamente acondicionadas para la comodidad de los asistentes durante las reuniones. Las salas deberán de contar con medios tecnológicos para dar soporte a los ponentes, con conexión Wifi, pantallas y terminales informáticos. Para mayor aprovechamiento del evento será necesario proporcionar un servicio de restauración durante los 3 días, incluyendo un servicio de café MJ-PN CNMC - Q2802141H Página 1 de 5
CNIVIC COMISIÓN NACIONAL DE LO entre sesiones de trabajo en las inmediaciones de las salas de trabajo y de un almuerzo buffet durante los 3 días de celebración del congreso en una sala o restaurante en el mismo edificio de la localización de las salas de reuniones con la posibilidad de almorzar sentados la totalidad de asistentes. 3 Aspectos relacionados con la sede del evento Lugar y fecha celebración La prestación de dichos servicios de alquiler de las salas y medios técnicos comenzará el lunes 3 de octubre de 2016 en horario estimado de 9:00 a 18:00 horas, continuando el martes 4 de octubre de 2016 en horario estimado de 9:00 a 18:00 horas y finalizando el miércoles 5 de octubre de 2016 a las 16:00 horas aproximadamente. Dichos servicios deberán de realizarse en el término municipal de Madrid. 4 Participantes: Se prevé la asistencia de 250 personas. 5 Prestaciones necesarias A parte de las salas de reuniones será necesario la puesta a disposición de la organización de un lugar de registro de personas para el evento destinado únicamente a este propósito y de un despacho para la organización que pueda alojar al menos 4 personas con sus propios ordenadores y acceso a WIFI. 5.1 Salas de reuniones Todas las salas, con independencia de la capacidad, deben estar dotadas para que los asistentes, sentados frente a un número de ponentes variable (2-6), también sentados que realizarán presentaciones audiovisuales, puedan visualizar y escuchar correctamente las mismas y realizar intervenciones cortas. Todas las salas de reuniones deben estar reservadas en exclusiva para el evento durante los días en que dura el mismo, salvo el día 5 que deberán estar reservada únicamente hasta las 14:00 horas. Se contemplan 3 tipos de reunión, plenarias, semiplenarias y talleres. Cada tipo de reunión no se simultaneará con otros tipos de reuniones. Por tanto, para una de las salas de las reuniones miniplenarias puede utilizarse la sala utilizada para la reunión plenaria o ésta puede panelarse para conformar dos o más salas para las reuniones simultáneas miniplenarias. Igualmente puede contemplarse la utilización de las salas destinadas a reuniones plenarias o miniplenarias o las resultantes del panelado de éstas para la realización de los talleres. Todo lo anterior, respetando la capacidad mínima que debe tener cada tipo de reunión y la independencia audiovisual de las ponencias. Debe incluirse en el precio el montaje de las salas (incluyendo la tarima) y en su caso la totalidad de las acciones de panelado y redistribución de las sillas. El panelado de las salas, en el caso de que sea necesario, deber poderse hacer en un tiempo menor a 30 minutos. MJ-PN CNMC - Q2802141 H Página 2 de 5
CNMC COMISIÓN NACIONAL DE LOS Reuniones plenarias. Se celebrará una reunión plenaria cada mañana y cada tarde de todos los días del evento. Este número puede variar. Estas reuniones se celebrarán en una única sala con capacidad para la asistencia de 250-300 personas sentadas y con posibilidad de tomar notas en medios en papel o electrónicos (es decir, con mesa o reposabrazos adecuados para tomar dichas notas). Los ponentes deben situarse en una tarima montada, con mesa y sillas, con micrófono. Debe incluir un atril en la tarima, con micrófono. Las reuniones plenarias no se simultanearán con reuniones miniplenarias ni con talleres. Dichas salas deben tener los medios adecuados para la presentación de medios audiovisuales (presentaciones y vídeos con sonido) que puedan ser vistos y escuchados por todos los asistentes. Reuniones miniplenarias simultáneas Las reuniones miniplenarias se celebrarán cada mañana y cada tarde de todos los días del evento. Este número puede variar. Estas reuniones se celebrarán en al menos 3 salas con capacidad para la asistencia de al menos 100 personas sentadas. Alguna de las salas podrán resultar de la panelización de la sala para las reuniones plenarias, siempre que dicha panelización pueda realizarse en un plazo no superior a 30 minutos. Los asistentes podrán estar sentados y con posibilidad de tomar notas en medios en papel o electrónicos (es decir, con mesa o reposabrazos adecuados para tomar dichas notas). Los ponentes deben situarse en una tarima montada, con mesa y sillas, con micrófono. Las reuniones mini plenarias no se simultanearán con reuniones plenarias ni con talleres de trabajo. Talleres de trabajo Los talleres de trabajo se celebrarán cada mañana y cada tarde de todos los días del evento. Estas reuniones se celebrarán en al menos 5 salas con capacidad para la asistencia de al menos 60 personas sentadas, alguna de las cuales podrán resultar de la panelización de las salas para las reuniones plenarias y mini plenarias, siempre que dicha panelización pueda realizarse en un plazo no superior a 15 minutos. 5.2 Equipamiento técnico Las todas las salas de las reuniones deben tener el equipamiento técnico apropiado para que los asistentes puedan visualizar y escuchar material audiovisual durante las presentaciones de los ponentes, tomar notas, consultar datos vía internet, trabajar y realizar pequeñas intervenciones cortas (no simultáneas) durante las reuniones. Las ofertas deberán especificar el tipo de material que va a ser utilizado. Para ello se considera necesario que al menos exista: -WIFI con capacidad para atender a los 250 asistentes los 3 días. MJ-PN CNMC - Q2802141H Página 3 de 5
CNMC COMISIÓN NACIONAL DE LAS - Sistema de audio (sonorización) instalado y funcionando. En el caso de las reuniones plenarias y miniplenarias deben existir al menos 3 micrófonos para ponentes (de mesa) más 2 micrófonos libres inalámbricos de mano. En los talleres deben existir 2 micrófonos para ponentes y al menos 1 micrófono de mano. El audio debe llegar de manera apropiada a todos los asistentes en cada sala. -Sistema de vídeo/presentaciones instalado y funcionando con visualización adecuada desde el último. Debe incluir un proyector de presentaciones por sala que permita la visualización correcta por parte de todos los asistentes, con conexiones a portátiles2 -Asistencia técnica in situ durante el evento. El transporte e instalación de los medios técnicos debe estar incluidos en la oferta. 5.3 Restauración El evento deberá tener un espacio adecuado para la realización de cátering con capacidad para todos los asistentes, con mobiliario y menaje adecuado. El servicio de restauración de cafetería y bollería se realizará en un espacio anexo a las salas de reuniones celebradas con anterioridad a dicho descanso sin necesidad de tener asientos disponibles para los asistentes. El servicio de restauración de comida se realizará en un espacio cercano (en el mismo edificio o edificio contiguo) a las salas de reuniones celebradas con anterioridad a dicho descanso con necesidad de tener asientos disponibles para todos los asistentes. El servicio de cátering será completo incluyendo menaje, camareros en su caso, mobiliario, sala y cualquier otro servicio que sea necesario para el objetivo propuesto. Por cada día se proporcionará servicio de cátering, a los asistentes, en horario concreto a determinar, consistente en: 2 pausas para café (mañana y tarde) de 15-30 minutos de duración: -Pausa de la mañana: con servicio de café (con posibilidad de leche como complemento) o infusiones variadas y pastas y/o minibollería, así como algún tipo de zumo. -Pausa de la tarde: y servicio de café (con posibilidad de leche como complemento) o infusiones variadas. El día 5 de octubre no tendrá pausa de café de tarde. Comida tipo buffete internacional con posibilidad de que los asistentes se sienten y al menos bufete ensalada, 4 platos principales entre los que se incluirá al menos un plato de pescado, uno de carne y uno de VGAy HDMI 2 Los portátiles serán proporcionados por la CNMC y no incluidos en el contrato MJ-PN CNMC - Q2802141H Página 4 de 5
P CNMC COMISIÓN NACIONAL DE LOS verdura, postres y bebida incluida. Como bebida debe tener vino blanco, vino tinto, refrescos y agua. Deberá existir la posibilidad, incluida en el precio,de dieta vegetariana/vegana o adaptada por intolerancias o religión3. 5.4 Otras condiciones Cualquier material expuesto, cualquier resultado o trabajo realizado en el evento es propiedad del ponente o de la CNMC debiendo comprometerse la empresa a su devolución y/o destrucción al finalizar el evento. El personal que intervenga deberá firmar un compromiso de confidencialidad. n adrid, a 11 de ma o de 2016 Director de Compe encia Fdo.: Eduardo o Kessler Posibilidad de platos Halal y Kosher. MJ-PN CNMC - Q2802141H Página 5 de 5