MINISTERIO DE JUSTICIA DESPLIEGUE DE LA NUEVA OFICINA JUDICIAL EN LAS ONCE CIUDADES SELECCIONADAS POR EL MINISTERIO DE JUSTICIA PARA LA PRIMERA FASE DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN TOMO I INTRODUCCIÓN SERVICIOS COMUNES PROCESALES GENERALES
TOMO I INTRODUCCIÓN. CÁLCULO DE LAS CARGAS DE TRABAJO Y DOTACIÓN DE LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES ENCARGADOS DE LAS FUNCIONES DE: REGISTRO Y REPARTO. ACTOS DE COMUNICACIÓN. AUXILIO JUDICIAL. CAJA. ESTADÍSTICA. ORGANIZACIÓN DE VISTAS Y OTROS SEÑALAMIENTOS. DEPÓSITO Y ARCHIVO. AVERIGUACIÓN PATRIMONIAL Y DE DOMICILIO. INFORMACIÓN A LOS PROFESIONALES Y LITIGANTES PARTICULARES. LABORES CENTRALIZADAS DE SUSTITUCIONES Y TRABAJOS DE AUXILIO JUDICIAL A PRESTAR A LAS UNIDADES PROCESALES DE APOYO DIRECTO. 2
INTRODUCCIÓN. El Ministerio de Justicia presentó en el mes de mayo de 2.005 su Plan de Implantación de la nueva oficina judicial en el ámbito competencial que le corresponde, cuya primera fase comprende el despliegue de la nueva oficina en las ciudades de Avilés, Burgos, Cáceres, Ceuta, Ciudad Real, Logroño, Melilla, Murcia, Palma de Mallorca, Santander y Zaragoza. Para la preparación de las relaciones de puestos de trabajo de esta fase del proceso de implantación de la nueva oficina judicial han debido calcularse la totalidad de las cargas de trabajo que recaerán sobre los futuros Servicios Comunes Procesales (en abreviatura, SCP); la jornada anual de trabajo en la oficina; el número de funcionarios de cada uno de los Cuerpos que resultarán necesarios para atender la carga de trabajo de cada Servicio, Sección o Equipo; y la mejor estructura organizativa de los distintos Servicios, teniendo siempre presentes las características de cada uno de los partidos judiciales estudiados. En este Tomo I se recoge la explicación de la metodología seguida para obtener elementos de juicio sólidos que permitan calcular la dotación de Servicios Comunes Procesales en los que se lleven a cabo las funciones de registro y reparto, actos de comunicación, auxilio judicial, caja, estadística, organización de vistas y otros señalamientos, depósito y archivo, averiguación patrimonial y de domicilio, información a los profesionales y litigantes particulares, y labores centralizadas de sustituciones y trabajos de auxilio judicial a prestar a las Unidades Procesales de Apoyo Directo (en abreviatura, UPAD) a jueces y magistrados. En el Tomo II se explica el trabajo realizado para calcular la carga de trabajo y dotación de funcionarios de los Cuerpos Generales de los Servicios Comunes de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución. Tras ello, se exponen los cálculos concretos utilizados para el orden jurisdiccional civil. En el Tomo III se expone el mismo trabajo, tendente en este caso al cálculo de la carga de trabajo y dotación de funcionarios de los Servicios Comunes de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución en los órdenes jurisdiccionales penal, social y contencioso-administrativo. Además de ello, se explica el trabajo realizado para calcular la carga de trabajo y dotación de Secretarios judiciales que desempeñarán su puesto de trabajo en los Servicios Comunes de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución, con particular referencia a la celebración de actos de conciliación en los órdenes jurisdiccionales civil y social. Por fin, en los Tomos IV (Avilés, Burgos, Cáceres, Ceuta, Ciudad Real y Logroño) y V (Melilla, Murcia, Palma de Mallorca, Santander y Zaragoza) se expone la organización concreta de la nueva oficina judicial en cada una de las 3
ciudades elegidas para la primera fase de su implantación, con inclusión de organigramas de los distintos Servicios Comunes Procesales, divididos en Secciones y Equipos en los casos en que resulta justificado, tablas relativas a los medios personales de los órganos judiciales que participan en cada ciudad, carga de trabajo del partido judicial en todos los órdenes jurisdiccionales que participarán en las experiencias piloto y explicaciones cumplidas sobre las distintas decisiones adoptadas para la exacta configuración de los Servicios Comunes Procesales en cada ciudad. Con respecto a las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los jueces y magistrados, tendrán la dotación básica ya conocida por todos y que figura en el proyecto de Orden Ministerial actualmente en trámite de informes, ciñéndose este documento a: exponer, en las tablas que reflejan los recursos humanos de cada una de las once ciudades, la dotación básica de sus UPAD y la dotación complementaria que se prevé para los Juzgados que acumulan a las funciones jurisdiccionales las de llevanza del Registro Civil; y exponer igualmente en dichas tablas y en los organigramas de los Servicios Comunes lo relativo al apoyo que desde ellos se prestará a las UPAD para las funciones que en cada caso se indican. Ha de señalarse que, con carácter general y siempre que no se diga otra cosa, se ha computado para el cálculo del número de funcionarios necesarios en cada uno de los Servicios un tiempo efectivo de trabajo de seis horas diarias, dejando el resto hasta el cumplimiento del horario semanal completo como margen aconsejado por la prudencia para que pueda absorberse, en su caso, algún posible error de cálculo y también para minimizar el coste de entrada que indudablemente tendrá el nuevo sistema para todos quienes trabajan en las oficinas judiciales. 4
CÁLCULO DE LA CARGA DE TRABAJO DEL SCP DE REGISTRO Y REPARTO. Datos de partida: - El trabajo se ha elaborado partiendo de los datos facilitados por las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia del ámbito del Ministerio (SGTSJ), entre los que se encuentran los proporcionados por distintos Decanatos, y para un número suficiente de partidos judiciales representativos: Palma de Mallorca, Murcia, Melilla, Santander, Albacete, Ciudad Real, Guadalajara, Zamora, León, Salamanca y Zaragoza. - Si bien en el diseño de nueva oficina judicial existirá en todos los casos un Servicio Común de Registro y Reparto (SCRR), en el año 2004 la regla general es que eran las oficinas de Decanato las que se encargaban del registro y reparto de asuntos, escritos y correspondencia, razón por la cual se ha realizado el estudio sobre las oficinas de Decanato de los partidos judiciales antes dichos y en el periodo citado. - No obstante, es preciso señalar que en dichas oficinas de Decanato se realizan, además de las funciones de registro y reparto de asuntos, escritos y correspondencia, diversas tareas atribuidas a los Jueces Decanos por los artículos 167 a 169 LOPJ. Se ha comprobado, contrastando los datos facilitados por las SGTSJ, que estas funciones no son siempre coincidentes en las oficinas de Decanato de los distintos partidos judiciales, pudiendo señalarse, sin embargo, entre ellas como las más comúnmente realizadas en los Decanatos las de averiguación patrimonial; búsqueda de antecedentes penales; realización de comparecencias apud acta de los imputados en causa penal; designaciones periciales; tramitación y resolución de quejas; tramitación y resolución de cuestiones de reparto; etc. - Debido a que estas funciones no se realizarán en el SCRR de la nueva oficina judicial, para un cálculo correcto de la ratio de número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004, no se ha incluido en el cómputo a todos los funcionarios destinados en Decanato, sino únicamente a los funcionarios que en las oficinas de Decanato se dedican en exclusiva a realizar el registro y reparto de asuntos, escritos y correspondencia. Esto último ha impedido que se puedan incorporar a los trabajos preliminares para calcular la ratio a algunos partidos judiciales en que no existe una especialización en las funciones realizadas por quienes prestan sus servicios en el Decanato, como es el caso de Oviedo, Gijón, Burgos, Cuenca, Toledo y Talavera de la Reina. - Tampoco se han podido incluir en el estudio aquellos otros partidos judiciales en que los escritos de curso del procedimiento no se presentan en 5
las oficinas de Decanato, sino que se presentan directamente por los interesados en los órganos judiciales que integran cada partido judicial, como es el caso de Cáceres, Avilés, Ceuta, Ávila, Ponferrada, Palencia Segovia, Soria y Valladolid. - Aunque el esfuerzo que deba emplear un funcionario en registrar y repartir documentos sea distinto según se trate de escritos iniciadores de procedimiento, escritos de trámite, exhortos o reparto de correspondencia, la ratio de número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004 se ha realizado sobre el número global de documentos que tuvieron entrada en los Decanatos en el año 2004, sin distinguir si se trataba de escritos iniciadores de procedimiento, escritos de trámite o exhortos, ya que lo que interesa determinar es el número medio de documentos diarios que en general puede registrar y repartir un funcionario, pues la proporción de escritos iniciadores de procedimiento, escritos de trámite o exhortos es similar en los distintos partidos judiciales. No obstante, se ha especificado al estudiar cada partido judicial el número de cada clase de escritos, siempre que este dato haya podido ser facilitado por las SGTSJ. - Finalmente, si bien la correspondencia recogida y repartida en las distintas oficinas de Decanato no se puede cuantificar por falta de datos en la mayor parte de los casos, debido a que esta función la realizan en la actualidad en la mayoría de los partidos judiciales los funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial destinados en Decanato, y se llevará a efecto también en el SCRR de la nueva oficina judicial, y a fin de evitar distorsiones en el cálculo de la ratio se ha incluido en su cómputo a los funcionarios del Cuerpo de Auxilio que actualmente se encargan de la correspondencia, por lo que se trata de una fórmula que no sólo establece los documentos registrados y repartidos por funcionario, sino también la correspondencia recibida y repartida. Operaciones realizadas para el cálculo de la ratio de número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: - El número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario es el resultado, en primer lugar, de dividir el número total de documentos que han tenido entrada en el Decanato de cada partido judicial en el año 2004, entre el número de funcionarios que en las oficinas de Decanato se dedicaban en exclusiva a realizar el registro y reparto de asuntos, escritos y correspondencia. A su vez, el resultado de esta operación se ha dividido entre el número de días laborables anuales (213 días). Ejemplo de Palma de Mallorca: 6
169.494 Documentos/ 10 funcionarios/ 213 días laborables: 79,57 documentos diarios registrados y repartidos por funcionario. Conclusiones de la ratio de número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004: A fin de configurar los SCP de Registro y Reparto de la nueva oficina judicial, se han extraído de los datos de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004 las siguientes conclusiones: - El número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales analizados es de 63,66 documentos diarios en el año 2004. - A fin de evitar que algún error en los datos proporcionados por las SGTSJ pudiera alterar el resultado de la ratio, se hace constar que el número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales analizados pero excluyendo el partido en que esta ratio es la más alta (Murcia) y el partido en que esta ratio es la más baja (Melilla), es de 62,42 documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004. Esta media ponderada es precisamente la cifra que se ha tomado en cuenta para el cálculo del futuro SCP de Registro y Reparto, vista la diferencia apreciable que presenta con la media total de las 11 ciudades y visto también que el dato del partido judicial de Murcia, que es el más elevado, es absolutamente poco representativo porque no se trata verdaderamente de un Servicio de Registro y Reparto, sino, podríamos decir, de recepción y distribución de escritos. - Hay que resaltar que los partidos judiciales con gran volumen de asuntos registrados son los que obtienen mejores resultados, debido probablemente a la mejor sistematización en el trabajo y especialización de sus funcionarios en el desempeño de sus cometidos, mientras que en los partidos judiciales más pequeños, como por ejemplo en el caso de Melilla, la eficacia disminuye en gran medida. - En este sentido, a fin de lograr una mayor eficiencia en la realización del trabajo, podría ser conveniente, en primer lugar, emplear a un número de funcionarios en la recepción de escritos en papel (ventanilla); otro número de funcionarios en el registro tanto de los documentos presentados en papel como de los presentados vía telemática (este debería ser el mayor número de funcionarios ya que es el que más esfuerzo lleva consigo); otro número de funcionarios en la división de los distintos documentos registrados según deban ir a las distintas UPAD o al Servicio Común de Ordenación del Procedimiento (en abreviatura, SCOP); y otro número de funcionarios en el porteo de dichos documentos ya registrados y divididos a las distintas 7
UPAD o al SCOP. Asimismo, debería haber otro número de funcionarios del cuerpo de Auxilio Judicial que se ocupase de la recepción y distribución de la correspondencia. - En todos aquellos partidos judiciales en que por sus dimensiones cupiera esta posibilidad, podría ser conveniente una especialización de los funcionarios por órdenes jurisdiccionales, creándose varias secciones o equipos en función de los órdenes jurisdiccionales existentes en el partido judicial. - Puede preverse que a medida que se vaya extendiendo la vía telemática en la recepción, registro y reparto de los documentos, la carga de trabajo para los funcionarios del SCRR será menor, puesto que el registro será más rápido al constar ya los datos en el documento enviado, y el reparto de asuntos se realizará por vía telemática al SCOP o a las distintas UPAD. - Se plantea la posibilidad, y así se ha pensado en los partidos judiciales cuyas características lo permiten, de que un número determinado de los funcionarios destinados en el SCRR fueran desplazados de forma rotatoria al Juzgado de Guardia para registrar los asuntos y escritos que en el mismo se presenten. Esta posibilidad presenta gran interés, debido a que como en muchos partidos judiciales los asuntos penales se presentan en el Juzgado de Guardia, ello supone que en la práctica sean registrados por los funcionarios del propio Juzgado de Guardia, lo que al parecer plantea no pocos problemas en el registro y reparto de asuntos al no ser los funcionarios de los Juzgados de Guardia especializados en esta materia. Este sistema que ahora se proyecta es el utilizado ya con buenos resultados en determinados territorios. Criterios para determinar la ratio del SCP de Registro y Reparto de la nueva oficina judicial: - Se han expuesto ya antes las razones por las que se considera ajustado y prudente fijar como ratio para el diseño de este SCP en la nueva oficina judicial la media ponderada de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales analizados, excluyendo los de Murcia y Melilla: o 62,42 documentos diarios registrados y repartidos por funcionario en el año 2004. Atendiendo a una jornada de 6 horas, el registro de cada uno de los documentos supondría de media un tiempo de 5,77 minutos. 8
- Además, puede preverse que en el futuro estos datos podrán mejorarse con la extensión de la vía telemática en la recepción, registro y reparto de los documentos, ya que la carga de trabajo para los funcionarios del SCRR será menor, al constar ya los datos en el documento enviado y realizarse el reparto de asuntos por vía telemática al SCOP o a las distintas UPAD. A lo anterior hay que añadir la ventaja que supondrá la especialización de los funcionarios en la realización de tareas que se pretende introducir en el diseño de la nueva oficina judicial, y que no se produce en la actualidad en los Decanatos de algunos partidos judiciales. Por todo ello, la carga de trabajo que ahora se calcula para estas primeras experiencias piloto podrá sufrir, como todas las demás, las modificaciones pertinentes en las siguientes fases del proceso de acoplamiento a la nueva oficina judicial. - En aquellos partidos judiciales en los que se carece de datos relativos al número de escritos de trámite que se registran, sin que puedan tampoco compararse con los existentes en partidos similares en cuanto a número de órganos y cargas de trabajo, se han realizado cálculos a partir de los datos muy completos que ofrece el partido judicial de Santander. Según ellos, puede muy razonablemente establecerse una media en cuanto a escritos de trámite por asunto de 5,2 en el orden jurisdiccional contenciosoadministrativo; 3,3 en el orden social; 6 en el orden civil; 1,8 en el orden penal; 3 en Menores; y 2 en los recursos ante los órganos colegiados. Se deja constancia a continuación de los datos utilizados de los partidos judiciales que antes se han enumerado en cuanto a documentos que han tenido entrada por Registro Común. PALMA DE MALLORCA: Total de documentos registrados 169.494 Escritos de inicio de procedimiento: 25.420 Escritos de trámite: 142.326 Exhortos: 12.263 Número de funcionarios que realizan las funciones de registro, reparto y correspondencia: 1 Gestor procesal 7 tramitadores procesales 2 Auxiliares judiciales 9
Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 79,57 documentos diarios - Aclaraciones: En el partido judicial de Palma de Mallorca se ha escogido para el cálculo de la ratio el Decanato de Sa Gerreria, que sirve a los Juzgados de Primera Instancia, de lo Mercantil, de lo Social, de lo Contencioso Administrativo y de Menores, al ser en esta oficina de Decanato donde se diferencia más claramente el número de funcionarios que realizan funciones de registro y reparto del número de funcionarios que realizan otras funciones propias del Decanato. Además del registro y reparto, los funcionarios realizan tareas de atención e información al ciudadano. Los funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial realizan la distribución de la correspondencia entre los Juzgados del edificio, así como el porteo de autos a la Audiencia Provincial, del correo dirigido a la Gerencia Territorial, y del correo dirigido a los otros edificios judiciales. MURCIA: Total de documentos registrados 161.516 Escritos de inicio de procedimiento: 17.756 Escritos de trámite: 130.901 Exhortos: 12.859 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 2 Gestores procesales 2 Tramitadores procesales 2 Auxiliares judiciales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 126,38 documentos diarios 10
- Aclaraciones: Debe señalarse inmediatamente, para evitar posibles equívocos, que el trabajo que realizaban en el año 2004 estos seis funcionarios no era un trabajo completo de registro y reparto, sino únicamente de recepción y distribución de escritos, según ha informado la SGTSJ y aparece en la memoria del TSJ de Murcia. En el partido judicial de Murcia se ha escogido para el cálculo de la ratio la oficina de presentación de escritos del Palacio de Justicia. No se ha escogido para el cálculo de la ratio la otra oficina de presentación de escritos sita en los Juzgados de lo Social al servir únicamente a este orden jurisdiccional y no haberse facilitado el número de funcionarios que están destinados en la misma. De los escritos de inicio de procedimiento únicamente se ha facilitado el número de demandas civiles y querellas. Asimismo, se ha excluido el número de denuncias facilitado ya que éstas se han comenzado a registrar en Decanato el 15 de febrero de 2005. MELILLA: Total de documentos registrados 25.693 Escritos de inicio de procedimiento: 4.407 Escritos de trámite: 19.482 Exhortos: 1.804 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 2 Tramitadores procesales 2 Auxiliares judiciales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 30,15 documentos diarios 11
- Aclaraciones: En el partido judicial de Melilla la oficina de Decanato sirve a los Juzgados Mixtos, a los de lo Penal y al de lo Contencioso Administrativo. Aunque son 6 los funcionarios destinados en Decanato, para el cálculo de la ratio se han excluido a los dos Gestores procesales debido a que no realizan funciones de registro y reparto, con la única excepción del reparto de exhortos, realizado por un Gestor. Además del registro, reparto y correspondencia, los cuatro funcionarios encargados del mismo realizan tareas de atención e información al ciudadano, cooperación en las notificaciones a Procuradores y fotocopias. SANTANDER: Total de documentos registrados 104.781 Escritos de inicio de procedimiento: - Escritos de trámite: - Exhortos: 8.752 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro y reparto: 3 Gestores procesales 2 Tramitadores procesales 2 Auxiliares judiciales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 70,27 documentos diarios - Aclaraciones: En el partido judicial de Santander se ha escogido para el cálculo de la ratio la oficina de Decanato que sirve a todos los órganos judiciales unipersonales de Santander. 12
Al contrario que en el resto de los partidos judiciales estudiados, en el caso de Santander las tareas de correspondencia y atención telefónica no se realizan por funcionarios, sino por 3 mozos de cartería y 2 telefonistas, contratados como personal laboral, y que por ello no se han incluido en el cálculo de la ratio. No se ha detallado el número exacto de escritos de inicio de procedimiento ni de escritos de trámite, al no haberse facilitado esta cifra específicamente. ALBACETE: Total de documentos registrados 42.210 Escritos de inicio de procedimiento: 7.619 Escritos de trámite: 31.163 Exhortos: 3.428 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 2 Tramitadores procesales 1 Auxiliar judicial Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 66,05 documentos diarios - Aclaraciones: Aunque en el partido judicial de Albacete son 5 los funcionarios destinados en Decanato, para el cálculo de la ratio se ha excluido a un Gestor procesal y a un Tramitador procesal, debido a que estos dos funcionarios se encargan de las tareas de averiguación patrimonial (8.030 consultas en 2.004), antecedentes penales, sustituciones de jueces, circulares, comunicaciones y otras funciones propias de Decanato. Además del registro, reparto y correspondencia, los funcionarios de Decanato realizan funciones de atención e información al ciudadano y quejas. 13
CIUDAD REAL: Total de documentos registrados 36.807 Escritos de inicio de procedimiento: 9.884 Escritos de trámite: 23.402 Exhortos: 3.521 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 1 Gestor procesal 1 Tramitador procesal 1 Auxiliar judicial Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 57,60 documentos diarios - Aclaraciones: Aunque en el partido judicial de Ciudad Real son 5 los funcionarios destinados en Decanato, para el cálculo de la ratio se ha excluido a un Tramitador procesal y a un Auxiliar judicial, debido a que al no haber funcionarios de Decanato que se encarguen en exclusiva de las tareas de registro y reparto, y tener estos funcionarios encomendadas otras funciones que suponen carga de trabajo, tales como averiguación patrimonial (10.115 consultas en 2.004), comparecencias apud acta, organización de las sustituciones de jueces, otorgamiento de poderes generales para pleitos y otras funciones propias de Decanato, se ha calculado que estos dos funcionarios podrían asumir el resto de las tareas que no fueran las propias de un Servicio Común de Registro y Reparto. 14
GUADALAJARA: Total de documentos registrados 35.935 Escritos de inicio de procedimiento: 5.340 Escritos de trámite: 28.240 Exhortos: 2.355 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 1 Gestor procesal 1 Tramitador procesal 1 Auxiliar judicial Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 56,23 documentos diarios - Aclaraciones: Además del registro, reparto y correspondencia, los funcionarios de Decanato realizan otras tareas, tales como tramitación de expedientes de Jueces de Paz (158 en 2004), expedientes gubernativos (49 en 2004), tramitación de excusas para ser miembros de jurado (126 en 2004), y otras funciones propias de Decanato, lo que explica que la ratio de número de documentos diarios sea inferior a la de otros partidos judiciales. Aunque el número global de documentos registrados facilitado por el Secretario de Gobierno de Castilla-La Mancha es inferior al mencionado anteriormente, se ha fijado la cifra de 35.935 documentos y no la de 32.499 facilitada, al comprobarse que la primera cifra es la suma de todos los escritos iniciadores, de trámite y exhortos detallados por el Secretario de Gobierno. 15
ZAMORA: Total de documentos registrados 26.204 Escritos de inicio de procedimiento: 3.790 Escritos de trámite: 20.646 Exhortos: 1.768 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 1 Tramitador procesal 1 Auxiliar judicial Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 61,51 documentos diarios - Aclaraciones: Aunque en el partido judicial de Zamora son 5 los funcionarios destinados en Decanato, para el cálculo de la ratio se ha excluido a los dos Gestores procesales y a un Tramitador procesal, ya que uno de los Gestores y el Tramitador se ocupan del servicio de Atención a las Víctimas, y el otro Gestor se encarga de las funciones gubernativas. Además del registro y reparto, el Tramitador procesal se encarga de la gestión de las preguntas, aclaraciones y recursos relacionados con el reparto. Dos ordenanzas colaboran con el funcionario del Cuerpo de Auxilio en la gestión del correo propio de Decanato, si bien no han sido incluidos para el cálculo de la ratio, al desempeñar preferentemente otras funciones. La correspondencia a los Juzgados no la gestiona el Decanato, sino que cada órgano judicial gestiona su propia correspondencia. 16
LEÓN: Total de documentos registrados 66.278 Escritos de inicio de procedimiento: 40.478 Escritos de trámite: 20.090 Exhortos: 5.710 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 5 Tramitadores procesales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 62,23 documentos diarios - Aclaraciones: Aunque el número global de documentos registrados facilitados por el Secretario de Gobierno de Castilla León es superior al mencionado anteriormente, se ha fijado la cifra de 66.278 documentos y no la de 66.867 facilitada, al comprobarse que la primera cifra es la suma de todos los escritos iniciadores, de trámite y exhortos detallados por el Secretario de Gobierno. De la gestión de la correspondencia a los Juzgados se encargan todos los Tramitadores procesales destinados en Decanato. 17
SALAMANCA: Total de documentos registrados 57.361 Escritos de inicio de procedimiento: 9.272 Escritos de trámite: 43.699 Exhortos: 4.390 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 1 Gestor procesal 2 Tramitadores procesales 2 Auxiliares judiciales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 53,86 documentos diarios - Aclaraciones: Aunque el número global de documentos registrados facilitado por el Secretario de Gobierno de Castilla León es superior al mencionado anteriormente, se ha fijado la cifra de 57.361 documentos y no la de 57.873 dada, al comprobarse que se habían incluido dentro del global de documentos registrados expedientes de Juzgados de Paz, cuestiones administrativas y quejas. Se excluye del cálculo de la ratio a la persona contratada como personal laboral, ya que además de gestionar la correspondencia auxilia al funcionario encargado de funciones gubernativas. 18
ZARAGOZA: Total de documentos registrados 209.036 Escritos de inicio de procedimiento: 59.538 Escritos de trámite: 137.235 Exhortos: 12.263 Número de funcionarios que realizan las tareas de registro, reparto y correspondencia: 7 Gestores procesales 11 Tramitadores procesales Número medio de documentos diarios registrados y repartidos por funcionario: 54,52 documentos diarios - Aclaraciones: Al no haber sido facilitado por la SGTSJ de Aragón el número de exhortos penales, se ha fijado la cifra de 8.500 como número prudente y aproximado de exhortos penales tramitados en el partido judicial de Zaragoza en el año 2004, al ser esta cifra la que se refleja como número de exhortos penales en otros partidos judiciales de dimensiones parecidas. Si bien la ratio en este partido judicial no es alta, ello puede deberse a que en el Decanato de Zaragoza existen dos secciones que se encargan de tramitar exhortos civiles, penales y comisiones rogatorias que no requieren intervención judicial, realizando 7 funcionarios esta tramitación, al contrario de lo que ocurre en los Decanatos del resto de los partidos judiciales analizados, donde se limitan a registrar y repartir los exhortos y comisiones rogatorias, pero sin encargarse de su tramitación. 19
CÁLCULO DE LA CARGA DE TRABAJO DEL SCP DE ACTOS DE COMUNICACIÓN. Datos de partida: - El trabajo se ha elaborado partiendo de los datos facilitados por las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia del ámbito del Ministerio (SGTSJ), por lo que han podido incluirse en el estudio un nutrido grupo de partidos judiciales suficientemente representativos: Albacete, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Toledo, Oviedo, Gijón, Avilés, Santander, Zamora, Salamanca, León, Burgos, Valladolid, Mérida, Badajoz, Logroño, Murcia, Palma de Mallorca y Zaragoza. - Para una adecuada comprensión del trabajo es preciso tener en cuenta los conceptos fijados por la Instrucción 2/2001, de 9 de mayo, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, sobre protocolo del servicio para la coordinación, conexión e interrelación entre los Juzgados y Tribunales y los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, ya que se utilizarán dichos conceptos en el presente documento, aún con la advertencia de que parte del contenido de dicho protocolo ya no resultaría en la nueva oficina judicial de obligado cumplimiento en virtud de lo establecido en el artículo 438.7 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. - En el cuadro de diligencias unipersonales y en comisión se han incluido las diligencias gestionadas o realizadas, según los distintos conceptos empleados por las SGTSJ, por lo que no se ha podido distinguir entre diligencias positivas, negativas, número de desplazamientos, diligencias generadas por el servicio, diligencias incompletas y diligencias recicladas, tal como prevé el número 4 del protocolo citado. Así pues, el cuadro de diligencias unipersonales y en comisión se refiere al cómputo de diligencias sin más especificación, en los términos previstos en el párrafo tercero del número 4 del protocolo. - En el apartado de número de funcionarios, se distingue entre funcionarios que realizan materialmente las diligencias, en el sentido expuesto por el número 2.4 del protocolo, y funcionarios que tramitan las diligencias en la sede del Servicio Común, tal como establece el número 2.3 de dicho protocolo bajo el epígrafe recepción, admisión y ordenación de las diligencias. En algunos partidos judiciales no se distingue entre los distintos Cuerpos de funcionarios que integran el Servicio Común, al no haber sido facilitada esta información en todos los casos por las SGTSJ. - En cuanto al apartado de medios de transporte utilizados, se incluye en algunos partidos judiciales el número de vehículos utilizados o el número de funcionarios que usan cada medio de transporte en particular, siempre que 20
este dato haya sido facilitado por las SGTSJ. Los medios de transporte se encuentran regulados en el apartado 2.7 del protocolo antes citado. Operaciones realizadas para el cálculo del número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: - El número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario es el resultado, en primer lugar, de dividir el número total de diligencias unipersonales gestionadas en el partido, por el número de funcionarios que realizan diligencias de calle en dicho partido judicial. A su vez, el resultado de esta operación se ha dividido por el número de días laborables anuales (213 días). Ejemplo de Albacete: 27.251 diligencias unipersonales/ 9 funcionarios/ 213 días laborables: 14,21 diligencias diarias practicadas por funcionario. - El número medio de diligencias diarias practicadas en comisión es el resultado, en primer lugar, de dividir el número total de diligencias en comisión gestionadas en el partido, por el número de comisiones que realizan diligencias de calle en dicho partido judicial. A su vez, el resultado de esta operación se ha dividido por el número de días laborables anuales (213 días). Hay que tomar en consideración que no se distingue en estas operaciones entre funcionarios que realicen exclusivamente diligencias unipersonales y funcionarios que realicen exclusivamente diligencias en comisión, al no haberse hecho esta distinción en la información facilitada por las SGTSJ, por lo que en esta media calculada los mismos funcionarios realizaban diligencias unipersonales y en comisión. Ejemplo de Albacete: 745 diligencias en comisión/ 4 comisiones/ 213 días laborables: 0,87 diligencias diarias practicadas por comisión. Conclusiones extraídas de las ratios de diligencias unipersonales y en comisión del año 2004: A fin de configurar los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y/o Servicio de Auxilio Judicial de la nueva oficina judicial se han extraído de las ratios de diligencias unipersonales o en comisión del año 2004 las siguientes conclusiones: 21
- El número medio de diligencias unipersonales diarias practicadas por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales analizados es de 10,40 diligencias. Este número de diligencias unipersonales diarias pudiera parecer escaso. No obstante, hay que tener en cuenta que conforme a lo dispuesto en el apartado 4 del protocolo del CGPJ antes mencionado, cada diligencia registrada sólo puede comprender una diligencia en sentido positivo o negativo, por lo que una misma diligencia puede haber dado lugar a varios intentos fallidos, con lo que se incrementaría en dos, tres o más veces, según el número de intentos, el tiempo efectivo de práctica de la misma con resultado positivo o negativo. Asimismo, hay que tomar en consideración que cada diligencia registrada puede incluir diligencias recicladas, es decir, aquéllas que, tras un intento fallido, deben volver a intentarse en otro domicilio, o en otro turno horario, tal como establecen los números 3 y 4 del protocolo, por lo que en este sentido una misma diligencia puede haber dado lugar a varios intentos hasta conseguir su realización efectiva, con lo que también se incrementaría el tiempo efectivo de práctica de la diligencia. - A fin de evitar que algún error en los datos proporcionados por las SGTSJ pudiera alterar el resultado de la ratio, el número medio de diligencias unipersonales diarias practicadas por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales se ha acreditado que, excluyendo los dos partidos en que esta ratio es la más alta y los dos partidos en que esta ratio es la más baja, es de 10,31 diligencias unipersonales diarias practicadas por funcionario. - El número medio de diligencias diarias practicadas por comisión en la totalidad de los partidos judiciales analizados es de 1,15 diligencias practicadas por comisión. En este sentido hay que tener en cuenta, como se ha manifestado anteriormente, que en los partidos judiciales de grandes dimensiones, como es el caso de Zaragoza, Palma de Mallorca y Murcia, parece conveniente reservar un número de funcionarios para que, agrupados en comisiones, realicen exclusivamente este tipo de diligencias, y así poder lograr una mayor eficiencia en el funcionamiento de estos servicios comunes, al combinarse además con un sistema adecuado de optimización de rutas. Así se advierte, por ejemplo en el caso de Palma de Mallorca, que el número medio de diligencias en comisión realizadas diariamente en todo el partido judicial es de 36,40 diligencias, lo que supone una cifra que permitiría crear varias comisiones entre los funcionarios de calle para la práctica de estas diligencias, con la consiguiente ventaja de la especialización en el trabajo, pudiendo incluso plantearse la posibilidad de especializar a estos Gestores y Auxiliares en función de los distintos tipos de diligencias en comisión a practicar (embargos, lanzamientos, remociones...), siempre que el número 22
medio de diligencias diarias de cada clase a realizar en el partido judicial lo permitiera. Sin embargo, en los partidos judiciales de pequeñas dimensiones, como es el caso de Zamora o Mérida, no parece viable lo anteriormente expuesto, ya que, por ejemplo, en Zamora el número medio de diligencias en comisión realizadas diariamente en todo el partido judicial es de 0,69 diligencias, lo que supone una cifra que no permitiría crear ni siquiera una comisión dentro de los funcionarios de calle dedicada en exclusiva a la práctica de estas diligencias, y sería más adecuado que estas diligencias se incluyeran en el sistema general de optimización de rutas, añadiendo la presencia de un Gestor procesal para la práctica de las que así lo requieran. - Como en el caso anterior, a fin de evitar que algún error en los datos proporcionados por las SGTSJ pudiera alterar el resultado de la ratio, se ha comprobado que el número medio de diligencias en comisión diarias practicadas por comisión en la totalidad de los partidos judiciales estudiados, excluyendo los dos partidos en que esta ratio es la más alta y los dos partidos en que esta ratio es la más baja, es de 0,77 diligencias diarias practicadas por cada comisión, como media ponderada. - En cuanto a los medios de transporte utilizados, ni siquiera el protocolo del Consejo General del Poder Judicial del año 2.001 limitaba los distintos medios a utilizar, siempre que se encontraran dentro de los parámetros del plan de transporte diseñado por los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución y la Administración competente y fueran aprobados por esta última, tal como establece el número 2.7 del protocolo. En todo caso, será deseable que los responsables de estos Servicios diseñen unos planes de transporte pensados en función de la mayor eficacia y eficiencia del servicio y el uso racional de los medios de locomoción. Parece que con arreglo a este criterio, y tal como se desprende de los distintos medios de transporte empleados actualmente en los partidos judiciales, se debería tener en cuenta que en los partidos judiciales de grandes dimensiones el medio de transporte más adecuado sería bien el taxi, bien el uso de vehículo oficial de existir éste, bien el uso del transporte público, puesto que el realizar las diligencias de calle a pie podría generar más coste por el tiempo perdido en su práctica que el beneficio que se podría obtener por el uso de algún medio de locomoción. Sin embargo, en los partidos judiciales de reducidas dimensiones, parece que puede ser más eficiente y racional que la práctica de las diligencias a pie sea uno de los medios para llevar a efecto las mismas, reservando el uso de medios de locomoción para los lugares más alejados de los partidos judiciales. - Hay que resaltar que los partidos judiciales con gran volumen de diligencias a practicar (Oviedo, Salamanca, Santander, Burgos, Palma de Mallorca, Zaragoza y Murcia), a pesar de ser también aquéllos en que las distancias 23
son mayores y la densidad circulatoria puede ser más elevada, son los que obtienen en general mejores resultados en la prestación de este servicio, eficacia que podría ser aún mayor en dichos partidos si se dispone de medios adecuados de optimización de rutas y especialización de los funcionarios. Criterios para determinar la ratio de diligencias unipersonales y en comisión de la nueva oficina judicial: - Parece, por todo lo dicho hasta ahora, que las diferencias entre los partidos judiciales analizados se deben más a la mayor eficacia del desempeño del trabajo en los partidos judiciales más grandes que a otros factores, por lo que se considera ajustado y prudente fijar como ratio para el diseño de la nueva oficina judicial en lo que afecta a las diligencias unipersonales el número medio de diligencias totales practicadas a diario por funcionario en la totalidad de los partidos judiciales analizados, de lo que resulta: 11,55 diligencias unipersonales a practicar diariamente por funcionario. Atendiendo a una jornada de 6 horas, la media de tiempo diario en practicar una diligencia unipersonal sería de 31,17 minutos. Por lo que se refiere a las diligencias de calle a practicar en comisión, se entiende ajustado que cada una de las comisiones pueda dedicar por término medio un tiempo de 90 minutos a la práctica de cada una de ellas, lo que da una cifra de 4 diligencias en comisión a practicar diariamente por cada una de estas comisiones, formadas por un Gestor procesal y un Auxiliar judicial. Estos funcionarios se dedicarían en exclusiva a esta tarea en aquellos partidos judiciales cuyo tamaño y carga de esta clase de trabajo lo permitan. En los restantes, estos funcionarios combinarían el trabajo de calle con el realizado en el SCAC en sede judicial. - Además, puede preverse que en el futuro estos datos podrán mejorarse con la introducción de sistemas de optimización de rutas, la especialización de los funcionarios en la práctica de los distintos tipos de diligencias, en los partidos judiciales donde sea posible hacerlo, así como el uso racional y eficaz de los medios de transporte a utilizar. - Los actos de comunicación generados por los Juzgados de Vigilancia Penitenciaria no variarán la media anteriormente señalada, toda vez que el funcionario que acuda al Centro penitenciario podrá realizar en una sola jornada y con el mero desplazamiento al Centro un número de diligencias 24
muy superior a 11,55 y que serán siempre positivas. Por ello, y por no aparecer en la Memoria del CGPJ del año 2.004 los datos relativos a los actos de comunicación correspondientes a los Juzgados de Vigilancia Penitenciaria, se entenderán siempre englobados en la carga de trabajo estimada para el futuro Servicio o Sección de Actos de Comunicación. - Finalmente, al analizar los partidos judiciales se ha comprobado que el número de funcionarios que realizan la tramitación en sede judicial de las diligencias representa aproximadamente una cuarta parte del número total de funcionarios destinados en el SCAC, y con este criterio se han medido los equipos de funcionarios que se dejan en sede. Se deja constancia a continuación de los datos utilizados de los partidos judiciales que antes se han enumerado en cuanto a actos de comunicación practicados en el año 2.004 en cada uno de ellos. Los funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal se detallan bajo las siglas GP, los del Cuerpo de Tramitación Procesal con las siglas TP y los del Cuerpo de Auxilio Judicial bajo las siglas AJ. ALBACETE: D. Unipersonales D. Comisión 27.251 745 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 4 GP/ 5 AJ Tramitación en sede: 4 TP/ 3 AJ Medios de transporte utilizados: 3 taxis/ 1 vehículo/ a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 6 días Diligencias en comisión: 7 días (embargos) 10 días (lanzamientos) 7 días (otras) 25
Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 14,21 diligencias Comisión: 0,87 diligencias CIUDAD REAL: D. Unipersonales D. Comisión 10.330 266 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 4 GP/ 8 AJ Tramitación en sede: 2 TP Medios de transporte utilizados: Taxi/ vehículo/ a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 7 días (embargos) 20 días (lanzamientos) Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 4 diligencias Comisión: 0,20 diligencias 26
CUENCA: D. Unipersonales D. Comisión 8.704 478 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 2 GP/ 4 AJ Tramitación en sede: 4 TP Medios de transporte utilizados: 2 funcionarios en taxi/ 3 funcionarios en vehículo/ 1 funcionario a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 8 días Diligencias en comisión: 15 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 6,81 diligencias Comisión: 0,74 diligencias GUADALAJARA: D. Unipersonales D. Comisión 18.941 372 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 3 GP/ 7 AJ 27
Tramitación en sede: 1 TP Medios de transporte utilizados: 5 funcionarios en taxi/ 5 funcionarios a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 4 días Diligencias en comisión: 10 días (embargos) 15 días (lanzamientos) 20 días (otras) Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 8,89 diligencias Comisión: 0,34 diligencias TOLEDO: D. Unipersonales D. Comisión 4.829 754 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 2 GP/ 7 AJ Tramitación en sede: 2 TP/ 4 AJ Medios de transporte utilizados: Transporte Público/ 1 vehículo/ a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 5 días Diligencias en comisión: 10 días (embargos) 60 días(lanzamientos) 28
Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 2,51 diligencias Comisión: 0,88 diligencias OVIEDO: D. Unipersonales D. Comisión 40.068 1.868 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 9 GP/ 11 AJ Tramitación en sede: 1 GP/ 2 TP/ 2 AJ Medios de transporte utilizados: Taxi/ 2 vehículos Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 2 días Diligencias en comisión: 30 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 9,40 diligencias Comisión: 0,87 diligencias 29
GIJÓN: D. Unipersonales D. Comisión 36.898 1.709 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 10 GP/ 11 AJ Tramitación en sede: 1GP/ 3 TP/ 1 AJ Medios de transporte utilizados: 1 taxi/ 1 vehículo/ transporte público Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 3 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 8,24 diligencias Comisión: 0,80 diligencias AVILÉS: D. Unipersonales D. Comisión 20.975 986 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 10 funcionarios 30
Tramitación en sede: 1 GP/ 2 TP/ 1 AJ Medios de transporte utilizados: 2 taxis Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 4 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 9,84 diligencias Comisión: 0,92 diligencias SANTANDER: D. Unipersonales D. Comisión 49.688 488 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 6 GP/ 11 AJ Tramitación en sede: 4 funcionarios Medios de transporte utilizados: Taxi/ 2 vehículos/ transporte público Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 6 días Diligencias en comisión: 7 días (embargos) 25 días (lanzamientos) Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 13,72 diligencias Comisión: 0,28 diligencias 31
ZAMORA: D. Unipersonales D. Comisión 12.342 148 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 3 GP/ 5 AJ Tramitación en sede: 2 TP Medios de transporte utilizados: Taxi Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 2 días Diligencias en comisión: 9 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 7,24 diligencias Comisión: 0,17 diligencias SALAMANCA: D. Unipersonales D. Comisión 39.275 1.325 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 11 funcionarios 32
Tramitación en sede: 5 AJ Medios de transporte utilizados: Taxi Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 7 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 16,76 diligencias Comisión: 1,24 diligencias LEON: D. Unipersonales D. Comisión 33.811 718 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 6 GP Y TP/ 11 AJ Tramitación en sede: 4 TP/ 4 AJ Medios de transporte utilizados: Taxi/ vehículo Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: entre 2 y 4 días Diligencias en comisión: 7 días (embargos) 12 días (lanzamientos y otras) Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 9,33 diligencias 33
Comisión: 0,42 diligencias BURGOS: D. Unipersonales D. Comisión 44.147 1.027 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 5 GP/ 10 AJ Tramitación en sede: 4 TP Medios de transporte utilizados: Taxi/ 1 vehículo/ autobús Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 7 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 13,81 diligencias Comisión: 0,68 diligencias VALLADOLID: D. Unipersonales D. Comisión 27.905 12.939 34
Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 8 GP/ 8 AJ Tramitación en sede: 5 AJ Medios de transporte utilizados: Taxi/ autobús/ a pie Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 8 días Número medio de diligencias diarias practicadas por funcionario o comisión: Unipersonales: 8,18 diligencias Comisión: 7,59 diligencias MÉRIDA: D. Unipersonales D. Comisión 6.496 267 Nº de funcionarios: Diligencias de calle: 2 GP/ 4 AJ Tramitación en sede: 0 funcionarios. La tramitación la realiza el equipo de calle. Medios de transporte utilizados: Taxi Tiempo medio de práctica de diligencias (en días): Diligencias unipersonales: 3 días Diligencias en comisión: 7 días (embargos) 15 días (lanzamientos y otras) 35