ASUNTOS LEGALES PARA NEGOCIOS PEQUEÑOS Y AGENCIAS NO LUCRATIVAS Su Guía Completa De Asuntos Legales Afectando a Negocios Pequeños Y Corporaciones No Lucrativas
Estimados Clientes y Agencias No Lucrativas: Southern California Edison y Consejero Público (Public Counsel) tienen el placer de presentarles esta guía. Información legal es crucial para el crecimiento y desarrollo continuo de las empresas y las agencias no lucrativas que tienen éxito en nuestra comunidad. Esperamos que la información en esta guía sea útil e informativa. Consejero Público es la oficina legal pro bono más grande de país, y es el afiliado del sur de California del Comité de Abogados de los Derechos Civiles. El Proyecto de Desarrollo Comunitario de Consejero Público preparó esta guía para ayudar a distribuir informa - ción legal básica a la comunidad. El Proyecto de Desarrollo Comunitario provee asistencia lega a organizaciones de la comunidad y empresas pequeñas cuyos recursos limitados no habilitan el pago de gastos legales sin afectar las operaciones. El Proyecto encuentra abogados que están dispuestos a proveer servicios legales gratuitos y los reúne con organizaciones no lucrativas y empresas pequeñas que califican y que necesitan estos servicios. Para obtener mas información acerca del Consejero Público, por favor visitenos al www.publiccounsel.org, o llame al (213) 385-2977. Southern California Edison patrocina y participa en una variedad de servicios diseñados a fortalecer empresas y la economía de la área entera. Además de esta guía, Edison ofrece una gran cantidad de programas y publicaciones en el sur de California, incluyendo la consulta "Hot Line", conferencias y practicas comerciales, y una instalación avanzada de energía y desarrollo comercial en Irvindale llamada CTAC. Para mas información, visite el www.sce.com o llame al 1-800-3-EDISON. Aunque la información en esta guía se trata de asuntos legales, la intención es solamente proveer información general. El intento de esta guía no es dar consejos legales, y no sirve como un substituto por los consejos de un abogado. Es entendido que nuestra transmisión de esta información, y el uso de esta información por terceros, no crea una relación de cliente y abogado. Cualquier persona que necesite consejo o asistencia legal debe consultar con su abogado.
-Contenido- Primera Parte: Guía para Organizar Su Propio Negocio 1 Introducción... 1 2 Propietario Individual o Unico... 2 3 Sociedad en Comandita General... 5 4 Sociedad en Comandita Limitada... 8 5 Corporaciones (o Sociedades Anónimas)... 10 Segunda Parte: Guía para Formar una Corporación Caritativa, Libre de Impuestos, y No Lucrativa 6 Introducción... 15 7 Consideraciones Iniciales para Formar una Corporación No Lucrativa... 15 8 Incorporaciones No Lucrativas Bajo las Leyes de California... 17 9 Corporaciones No Lucrativas de Beneficio Público... 18 10 Características Especiales de Corporaciones No lucrativas de Beneficio Público... 19 11 Obteniendo Exención de Impuestos... 20 12 Empezando Paso a Paso... 23 Tercera Parte: Deberes y Obligaciones de los Directores de Corporaciones de Beneficios Públicos 13 Introducción... 29 14 Responsabilidades y Poderes de los Directores... 30 15 Las Reglas del Negocio... 34 16 El Deber de Administrar y Tomar Decisiones Particulares... 35 17 El Deber de Evitar Daños a Terceros... 37 18 Compensación de Directores... 38
19 Protección Adicional para Directores Ad Hoc... 39 20 Crímenes y Otras Penalidades... 40 21 Responsabilidad Civil; Seguro Contra Responsabilidad Civil para Directores y Oficiales... 41 Cuarta Parte: Asuntos Básicos del Empleo 22 La Relación Básica de Trabajo... 45 23 El Proceso del Empleo... 47 24 Leyes Básicas de Discriminación... 51 25 Preservando las Buenas Relaciones Laborales... 52 26 Terminación del Empleo... 55 27 Otorgando Referencias a Pasados Empleados... 57 28 Guía del Empleado.... 58 29 Requisitos del Cargo... 63 30 Contratistas Independientes... 63 Quinta Parte: Nociones Básicas para Formar y Firmar Contratos 31 Preguntas Más Frecuentes Sobre Los Contratos... 66 32 Elementos de un Contrato Exigible... 67 33 Otros Tipos de Obligaciones... 69 34 Los Mejores Contratos se Dan Por Escrito... 70 35 Formalidades para Finalizar un Contrato... 74 36 Revisión de Contratos... 75 37 Contratos Injustos o Ilegales... 76 38 Cláusulas Adicionales... 77
Sexta Parte: Consideraciones Básicas en Torno a los Seguros 39 Introducción... 79 40 Qué es un seguro?... 79 41 Por qué obtener una póliza de seguro?... 80 42 Tipos de Cobertura de Seguro... 80 43 Seguro de Responsabilidad de Directores y Oficiales... 81 44 Cómo Comprar un Seguro... 82 45 Consideraciones Para Obtener un Seguro... 83 46 Su Póliza de Seguro... 88 47 Dónde Puede Recibir Ayuda... 89 Séptima Parte: Consideraciones Sobre Impuestos Federales para Empresas Pequeñas 48 Introducción... 90 49 Selección de una Estructura Legal para su Negocio... 90 50 Tareas Básicas Para Cumplir con las Leyes de Impuesto... 93 51 Impuestos Federales Que se Aplican a Los Negocios... 96 52 Declaraciones Informativas... 97 53 Penalidades de la Ley de Impuesto Federal... 98 54 Consejos para Llevar la Contabilidad... 99 55 Cómo Obtener Información Adicional... 101 Apéndices: A Glosario de Tipos y Términos de Seguros... 103 B Leyes de Salario Horas - AB 60... 110
Primer Parte: Guía para Organizar Su Propio Negocio 1 Existen varias estructuras básicas para organizar su negocio: una propiedad individual, una sociedad comanditaria, ya sea general (colectiva) o simple (limitada), una corporación, o una compañía de responsabilidad limitada. Este folleto explora los requerimientos, ventajas y desventajas de cada una de estas estructuras conforme las leyes del estado de California. Su objetivo es ofrecer una orientación o guía general para familiarizarlo con estos requerimiento. El intento no es proveer unas instrucciones que usted deberá seguir al pie de la letra. Cual sea la estructura que usted elija, su elección de una forma jurídica empresarial no es permanente. Usted puede comenzar su negocio como propietario individual o en una sociedad y luego cambiar su estatus legal a una corporación a medida que su negocio vaya creciendo. Introducción Cuando usted comienza su propio negocio, deberá seleccionar una estructura legal o forma jurídica. Su elección podría afectar diversos aspectos del negocio y sus operaciones, incluyendo asuntos relacionados con los impuestos, responsabilidades civiles, gastos y potencial de desarrollo. Por esta razón, es importante que usted tenga una idea clara sobre sus metas y las posibilidades financieras de su negocio antes de elegir una estructura para su empresa. Recuerde que es sumamente importante que usted conserve todos los documentos relacionados con su negocio en un lugar seguro y conveniente. Usted necesitará estos documentos a la hora de abrir una cuenta bancaria para su empresa y demás asuntos relacionados con su negocio. También, recomendamos que consulte con un contador para obtener información más específica sobre su situación en particular y que busque asesoría legal, principalmente para la redacción de documentos y contratos. Al final de este folleto, encontrará una lista de recursos que podrían servirle de ayuda. -1-
2 Un Propietario Unico Tiene Responsabilidad Ilimitada Negocios Con Un Propietario Unico Qué es un negocio con un propietario unico? Un negocio con un propietario único ("sole proprietorship") es la organización legal más simple si usted es la única persona envuelta en el negocio. Si usted establece un negocio con propietario único, significa que usted será el único dueño de su negocio. En términos legales, usted y su negocio constituyen una sola entidad legal. Los trámites para iniciar y mantener un negocio con propietario único son bastante sencillos. Usted puede continuar operando su negocio siempre y cuando usted sea el único propietario del negocio. Usted debe tomar en cuenta que es sumamente importante mantener expedientes separados de sus gastos personales y de sus gastos del negocio. Por ejemplo, usted debería mantener una cuenta bancaria y tarjetas de crédito separadas para el uso exclusivo del negocio. Pague todos sus gastos relacionados con su negocio utilizando estas cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Como propietario único, usted como persona es responsable de pagar todas las deudas de su negocio. Esto significa que si su negocio no genera suficientes ganancias como para repagar sus deudas, sus acreedores podrán demandarlo a usted. Los acreedores son personas a quien usted o su negocio debe dinero. Un ejemplo de un acreedor de un negocio es un suplidor. En términos legales, esta responsabilidad personal se conoce como "responsabilidad personal ilimitada". La responsabilidad personal ilimitada significa que sus bienes personales podrán ser incautados para repagar las deudas del negocio. Los bienes personales incluyen su hogar, su automóvil y su cuenta bancaria personal. Si usted es casado(a), sus bienes comunes también podrían incluirse en sus bienes personales. Esta responsabilidad ilimitada se extiende a cualquier daño sufrido por sus empleados o sus clientes. Por ejemplo, si su empleado sufre un accidente durante su empleo, usted podría ser personalmente responsable por los gastos médicos de su empleado. De la misma manera, si usted o alguno de sus empleados ocasiona daños a otra persona durante horas laborables, usted también podría ser personalmente responsable por los gastos inducidos por dicho incidente. Usted puede protegerse de muchos de estos riesgos obteniendo una póliza de seguro. De hecho, la obtención de seguros debe ser su primer prioridad. Es ilegal tener empleados y no tener seguro adecuado para indemnizar los accidentes de trabajo. -2-
Y es inconcebible no tener seguro adecuado para cubrir responsabilidades civiles. Asegúrese de que su agente de seguros sea competente y obtenga una cubierta contra incendio, robo y quiebra del negocio. Si su negocio está debidamente asegurado, el siguiente ejemplo no podría obligarlo a cerrar su negocio ni tampoco constituiría una amenaza para sus bienes personales. EJEMPLO. Usted es el propietario único de un negocio de costura radicado en su propio hogar. Usted tiene un empleado que utiliza el automóvil de su negocio para entregar la ropa alterada a sus clientes. En uno de estos viajes, su empleado tiene un accidente de tránsito, ocasionando daños a otro automóvil y a su conductor. La persona perjudicada podría demandar a su jefe, su negocio y a usted como persona. Usted podría ser responsable por los daños y perder sus bienes personales y su negocio. Cómo rendir una declaración de impuestos como propietario unico? Como propietario único, usted no necesita rendir una declaración de impuestos separada para su negocio. Usted y su negocio constituyen una sola entidad para los efectos de las contribuciones. En vez, usted presenta su propia declaración de impuestos 1040 con un formulario adicional titulado "Apartado C" (Schedule C, en inglés). En este apartado, usted agrega los ingresos generados por su negocio y deduce los gastos del negocio. Los ingresos de su negocio y otros ingresos personales son combinados para calcular la cantidad de impuesto que deberá pagar. Si la tasa de impuesto de su declaración personal es baja, establecer una propiedad única sería favorable para usted puesto que los impuestos sobre las ganancias de su negocio también recibirían una tasa de impuesto baja. Qué sucedería con el negocio en caso de muerte? Recuerde, usted y su negocio constituyen una sola entidad. Por lo tanto, en caso de muerte su negocio se disuelve automáticamente, al menos que usted haya establecido un arreglo anteriormente. Por ejemplo, usted podría escribir un testamento o establecer un fideicomiso ("trust") para transferir los bienes del negocio a sus familiares o amigos para que el negocio continúe en marcha. EJEMPLO. Usted, el propietario único, es dueño de un puesto de tacos llamado "Los mejores tacos del pueblo". Usted hace un testamento en el cual cede a su hermano su puesto y otro equipo del negocio cuando usted muera. Por lo tanto, si usted fallece inesperadamente, su hermano podrá continuar con el negocio con su equipo y podrá continuar bajo el nombre "Los mejores tacos del pueblo". Pasos a Seguir Para Establecer un Negocio con Propietario Unico No se requieren formalidades legales para comenzar un negocio con propietario único. Sin embargo, usted debe hacer tres cosas antes de establecer su negocio: Primero, debe presentar una declaración para registrar la denominación (el nombre) de su negocio. Segundo, usted debe pedir un Número de Identificación o EIN, siglas en inglés. Tercero, debe obtener un permiso o licencia para su negocio. -3-
Declaración de Denominación Comercial Si usted pretende utilizar un nombre para su negocio que no incluya su primer nombre y apellido, usted deberá presentar una declaración de denominación comercial y publicar un aviso en un periódico. Este documento también se conoce como "Declaración DBA" puesto que usted está "haciendo negocio" bajo un nombre ficticio o de fantasía. El periódico lo ayudará a usted a presentar el DBA y publicar su aviso. Comuníquese con su periódico local y determine cual es la manera menos costosa para realizar este proceso. EJEMPLO. Su nombre es Willy Fox y quiere fabricar y vender sus propios chocolates. Usted se comunica con la oficina de su periódico local y presenta una declaración DBA porque usted piensa llamar su negocio "Casa de Chocolates Willy". El personal del periódico lo ayuda a usted a rellenar los documentos para obtener su declaración y publicar su información. Nota: Si su negocio se llamará "Casa de Chocolates Willy Fox", entonces no necesitaría una declaración DBA. Número de Identificación (EIN) Todo negocio debe tener un Número de identificación, abreviado como EIN ("Employer Identification Number" o EIN, siglas en inglés). En un negocio con propietario único, usted puede utilizar su propio número de Seguro Social como su EIN. Sin embargo, se recomienda que utilice otro número porque otras actividades podrían requerirlo. Por ejemplo, si usted contrata a otros empleados, usted debe tener un EIN. El número es gratis. Para obtener un EIN, comuníquese con el Servicios de Rentas Internas ("IRS", siglas en inglés) y pida un formulario SS-4. Si usted tiene otros empleados, debe registrarse con el Departamento de Trabajo de California ("California Employment Development Department" o "EDD", siglas en inglés) utilizando el formulario DE-1. Este formulario debe ser presentado dentro de 15 días una vez que el salario de sus empleados sobrepase los $100.00. El EDD emitirá un número de identificación por separado. Licencias o Permisos Otro requisito legal para establecer un negocio con propietario único es obtener una licencia o permiso. Para solicitar una licencia usted debe comunicarse con la División de Licencias de la Oficina del Secretario de Estado (en inglés "City Clerk's Office") y pagar una cuota por la licencia. Además, asegúrese de preguntar si necesita alguna licencia especial para su negocio en particular. EJEMPLO. Su nombre es Billy Ramone y usted está abriendo un puesto de tacos llamado "Los mejores tacos del pueblo". En su puesto, usted desea vender alcohol. El Secretario de Estado le indicará que necesitará solicitar una licencia para la venta de alcohol. -4-
3 con otra persona y no existe ningún acuerdo formal, si usted decide continuar con el negocio y la otra persona lo abandona, esa persona podría reclamar unos "intereses" e involucrarlo a usted en una demanda y hasta ganar. Si usted establece un negocio con otra persona, es muy importante que establezcan por escrito todos los derechos y responsabilidades de cada socio antes de iniciar el negocio. Sociedades en Comandita General Qué es una sociedad en comandita general? Usted puede establecer una sociedad en comandita general si usted es propietario y opera su negocio con fines de lucro junto con una o más personas. Las sociedades comanditarias son entidades legales separadas de los socios o miembros en sí. Existen varios tipos de sociedades comanditarias, cada una con diferentes niveles de riesgo y control para los socios, entre las que se encuentran: Sociedad en Comandita General ("general partnership") y Sociedad en Comandita Simple o Limitada ("limited partnership"). Creación Cuando se crea una sociedad en comandita general, usualmente cada socio aporta capital en efectivo, propiedades o servicios a cambio de unos "intereses" (el término legal para algún tipo de propiedad) en la sociedad. Responsabilidad En una sociedad en comandita general, cada socio comparte por igual las responsabilidades y la autoridad para administrar el negocio. Cada socio participa en la administración y en las decisiones de las actividades cotidianas del negocio. Cualquier socio puede representar la sociedad en asuntos de negocios sin el consentimiento de los demás socios. En otras palabras, las acciones de un socio pueden comprometer a la sociedad. Por lo tanto, si un socio firma un contrato en nombre de la sociedad, la sociedad en comandita y cada socioes responsable bajo los términos de dicho contrato. Una sociedad en comandita general se crea mediante un contrato oral o escrito. Sin embargo, se recomienda que el acuerdo sea por escrito para evitar problemas en el futuro. Sepa usted que si tiene un negocio 1 La "Sociedad en Comandita General" también se conoce como "Sociedad en Nombre Colectivo" o "Sociedad Colectiva". -5-
Deberes Entre Socios De acuerdo con la ley, los socios están obligados a tratarse entre sí con lealtad y de manera justa. En términos legales, este requisito se conoce como un "deber fiduciario". Esto significa que usted como socio no puede tomar decisiones que pudieran perjudicar a su socio y de las cuales sólo usted puede beneficiarse. Por ejemplo, un socio no puede abrir otro negocio que compita con la sociedad en comandita general a la que pertenece. Este tipo de actividad es lo que se conoce como "conflicto de intereses". La ley indica que los socios deben evitar todo tipo de conflicto de intereses. Ganancias, Pérdidas y Salarios Los socios son los propietarios de una sociedad de la misma manera que un propietario único es el dueño de su negocio. Por lo general, los socios no reciben salarios sino que comparten las ganancias y las pérdidas de la sociedad. Al final de cada año, los socios informan su parte de las ganancias y pérdidas en sus propias declaraciones de impuestos. Esto es así aún si las ganancias se conservan en el negocio y no son repartidas entre los socios. Los Socios de una Sociedad en Comandita General Tienen Responsabilidad Personal Ilimitada Tal como un propietario único, cada socio en una sociedad en comandita general tiene responsabilidad personal ilimitada. Esto significa que cada socio es responsable personalmente por todas las deudas de la sociedad. Cada socio es también responsable por los actos de los demás socios, si dichas actividades fueron realizadas como parte del negocio. Por ejemplo, si sus socios no pueden pagar su parte de las deudas de la sociedad, los acreedores pueden incautar sus bienes personales para cubrir la deuda. Por lo tanto, tal como un propietario único, usted es responsable por las deudas y demandas en contra de su negocio. Usted puede protegerse de muchos de estos riesgos obteniendo un seguro adecuado. EJEMPLO. Usted y tres socios establecen una sociedad en comandita general. Discuten la idea de alquilar un automóvil para la sociedad pero usted está en contra de ella. Sin embargo, Socio #2 no está de acuerdo con usted y firma un contrato con la compañía ABC para alquilar un automóvil en nombre de la sociedad. El contrato es totalmente válido aún si los demás socios no eran conscientes o no aprobaban la decisión. Por lo tanto, usted, los demás socios y la sociedad en sí son responsables de pagar la deuda por el alquiler del automóvil. La sociedad en comandita general como tal no paga impuestos. En vez, cada socio paga impuestos sobre su parte de los ingresos de la sociedad o deduce una parte de las pérdidas de la sociedad, si aplica. La sociedad tiene que presentar una declaración anual en el Servicio de Rentas Internas (IRS, siglas en inglés) o en la Junta Estatal de Impuestos (en inglés, "State Franchise Tax Board"). Esta declaración describe las ganancias y pérdidas de la sociedad y los ingresos o pérdidas de cada socio. La sociedad tiene que presentar una declaración de impuestos para cada socio en la cual se identifica los ingresos de cada socio. Cada socio individual entonces declara sus ingresos -6-
provenientes de la sociedad en su declaración de impuestos y paga impuestos conforme sus ingresos. Si la sociedad ha perdido dinero, cada socio deduce su parte de las pérdidas en su propia declaración de impuestos, de forma que disminuye la cantidad que debe en su propia declaración. Qué sucede si uno de los socios decide retirarse o muere? Si cualquiera de los socios desea retirarse de la sociedad o muere, la sociedad debe comprarle al socio su participación en la sociedad. En algunos casos, si uno de los socios muere, la sociedad se disuelve, al menos que los socios restantes decidan continuar la sociedad. Pasos a Seguir Para Establecer una Sociedad en Comandita General Acuerdo Primeramente, a pesar de que para crear una Sociedad en Comandita General no se exige un acuerdo por escrito, es recomendable establecer un contrato escrito. En este acuerdo, usted puede determinar la identidad de los socios y establecer los estatutos del acuerdo. El acuerdo puede dividir las ganancias y las pérdidas desproporcionadamente, lo cual significa que las ganancias pueden ser divididas por partes iguales mientras que las pérdidas son responsabilidad de los socios que invierten dinero. Si no existe un acuerdo por escrito, las ganancias se dividen por partes iguales. Recuerde que todos los socios deben firmar el acuerdo. (Nota: Para formar un acuerdo de Sociedad en Comandita General, podría ser útil recibir asesoramiento legal de un abogado). Declaración de Denominación Comercial Si el nombre de la sociedad en comandita general no incluye los apellidos de los socios, entonces la sociedad tendrá que presentar una Declaración de Denominación Comercial ("DBA", siglas en inglés). Como se mencionó anteriormente, la declaración DBA puede ser presentada en un periódico local. Número de Identificación (EIN) Una sociedad en comandita general tiene que solicitar un Número de Identificación (EIN) por separado. Así como se mencionó anteriormente, comuníquese con el IRS por teléfono, fax o correo postal para recibir su EIN. Licencia o Permiso Para establecer una sociedad en comandita general también es necesario obtener una licencia, la cual puede conseguirse en el "City Clerk's Office". Recuerde preguntar si necesita alguna otra licencia (por ejemplo, licencia para la venta de alcohol) para su negocio en particular. -7-
4 Creación Una sociedad en comandita limitada se crea mediante un acuerdo oral o por escrito. Pero, como mencionamos anteriormente, siempre es recomendable que el acuerdo se establezca por escrito. Responsabilidad Sociedad en Comandita Limitada Qué es una sociedad en comandita limitada? Como una sociedad en comandita general, la sociedad en comandita simple o limitada ("limited partnership") es adecuada si usted desea ser el dueño u operar un negocio con fines de lucro junto con más de una persona. Una sociedad en comandita limitada tiene dos tipos de socios: socios generales y socios limitados. El propósito de una sociedad en comandita limitada es promover a los inversionistas (los socios limitados) para que inviertan en el negocio sin arriesgar sus bienes personales, es decir, limitando su responsabilidad. Esta forma jurídica también es arriesgada porque es muy probable que si usted desea ser el socio general (tiene que serlo si desea administrar el negocio) y localiza inversionistas y los persuade para que se conviertan en socios limitados, usted probablemente enfrentará dificultades legales si no recibe el asesoramiento legal adecuado. Esta forma o estructura legal se usa usualmente para la administración de transacciones de bienes raíces y otras transacciones de este tipo. Las responsabilidades de los socios generales y limitados son distintas. Los socios generales administran el negocio y son responsables personalmente por las deudas de la sociedad. Los socios limitados, también conocidos como "inversionistas pasivos", aportan el capital pero no están involucrados en la administración de la empresa. Los socios limitados usualmente no son responsables por las deudas de la sociedad más allá de la cantidad del dinero que aportaron. Esto significa que los socios limitados tienen responsabilidad limitada. Ganancias y Pérdidas Las ganancias y pérdidas de la sociedad son compartidas en proporción a la aportación o participación de los socios, al menos que especifique lo contrario en el acuerdo. Los Socios Generales Tienen Responsabilidad Personal Ilimitada, Pero Los Socios Limitados Tienen Responsabilidad Personal Limitada Así como mencionamos anteriormente, el grado de responsabilidad personal difiere entre los socios limitados y los socios generales. Los socios generales -8-
tienen responsabilidad personal ilimitada, lo cual significa que son totalmente responsables de toda deuda de la sociedad (así como los socios en una sociedad en comandita general). Esto significa que los acreedores pueden incautar los bienes personales de los socios generales para cobrar la deuda de la sociedad. Los socios limitados, sin embargo, tienen responsabilidad limitada. Sólo son responsables por la cantidad de su inversión en la sociedad. De manera que los acreedores no pueden incautar sus bienes personales para cobrar la deuda de la sociedad. Es muy importante no perder este derecho de responsabilidad limitada! Esta protección puede perderse si un socio limitado participa directamente en la administración de la sociedad - como por ejemplo, en la toma de decisiones y operaciones - y si terceras partes piensan que el socio limitado es un socio general. Si un socio limitado no participa directamente en la administración del negocio, dicho socio es protegido por responsabilidad personal limitada. que las corporaciones. Tal como la sociedad en comandita general, una sociedad en comandita limitada debe presentar una declaración de impuestos anual informativa en el Servicio de Rentas Internas y a la Junta Estatal de Impuestos y debe presentar formularios de contribuciones que identifiquen las ganancias o pérdidas que se le atribuyen a cada socio. Cada socio individual entonces incluye ese ingreso o pérdida en su propia declaración de impuestos. Qué sucedería con el negocio si un socio decide retirarse o fallece? Si un socio general fallece o decide retirarse, la sociedad en comandita limitada se disuelve al menos que: (1) exista otro socio general y el acuerdo de la sociedad permite que el socio restante continúe con el negocio; o (2) los socios limitados acuerdan encontrar otro socio general dentro de un periodo de seis meses. La muerte de un socio limitado no afecta a la sociedad. Pasos a Seguir Para Establecer una Sociedad en Comandita Limitada Acuerdo Cómo una sociedad en comandita limitada paga impuestos a las ganancias? Una sociedad en comandita simple o limitada no paga impuestos. Sin embargo, la sociedad tendrá que pagar un impuesto anual al estado de California, al igual La sociedad en comandita limitada se crea mediante un acuerdo oral o por escrito. Se recomienda que el acuerdo se establezca por escrito. El acuerdo debe indicar los nombres de los socios generales y los socios limitados y sus respectivas participaciones e ingresos. -9-
Certificado de una Sociedad en Comandita Limitada 5 Una sociedad en comandita limitada debe presentar un certificado de Sociedad en Comandita Simple o Limitada (Formulario LP-1) con el Secretario de Estado junto con la cuota. El certificado tendrá que estar firmado por los socios generales y debe indicar sus nombres y direcciones y el domicilio de la sociedad. Declaración de Denominación Comercial Si el nombre de la sociedad en comandita limitada no incluye todos los primeros nombres y apellidos de los socios, entonces la sociedad tendrá que presentar una Declaración de Denominación Comercial ("DBA"). Como se mencionó anteriormente, la declaración DBA puede ser presentada en un periódico local. Número de Identificación (EIN) Dado que una sociedad en comandita limitada tiene algunas características de una entidad legal separada, es necesario obtener un Número de Identificación separado. Comuníquese con el IRS por teléfono, fax o correo postal, así como se mencionó anteriormente. Licencia o Permiso Una licencia también es requerida. Así como se mencionó anteriormente, debe comunicarse con la oficina "City Clerk's Office" para obtener la licencia. Recuerde preguntar si necesita otra licencia especial (como, por ejemplo, una licencia para la venta de alcohol) para su negocio en particular. Corporaciones (o Sociedades Anónimas) Qué es una corporación? Una corporación o sociedad anónima es una entidad legal que existe por separado de los individuos propietarios o operadores. Los accionistas (aquellas personas que invierten dinero en la compañía) son los propietarios de la corporación. Estos inversionistas reciben acciones a cambio del dinero que han invertido. Tener acciones en una corporación le otorga a los inversionistas ciertos derechos, tales como el derecho de votar en decisiones importantes y el derecho de recibir dividendos. Los dividendos son las ganancias que la corporación paga a sus accionistas. Las ganancias de la corporación son sujetas a contribuciones o impuestos tanto en el nivel corporativo como en el nivel personal de los accionistas. Esta carga contributiva y una solución se discutirá más adelante en la Sección 4. Las corporaciones que no ofrecen acciones al público en general son corporaciones privadas. Si usted tiene una corporación privada, usted puede ser el dueño de todas las acciones de su corporación, o usted y otras personas más pueden ser los dueños de las acciones. -10-
No más de 35 accionistas pueden tener acciones en una corporación privada en el estado de California y sólo puede haber una sola clase de acciones. En una corporación privada usted, el propietario, puede ser el único empleado o usted puede contratar otros empleados. Por lo general, en una corporación privada, los directores, miembros u oficiales y accionistas son los "jefes" de la corporación. Reciben un sueldo o salario de la corporación. La corporación también paga dividendos a los accionistas si la corporación genera ganancias. Las corporaciones grandes, tales como las de la bolsa, son corporaciones públicas. Estas venden acciones al público en general y cualquier persona puede comprar acciones. No existe un límite en el número de accionistas en una corporación pública. Para efectos accionistas, directores y miembros no son personalmente responsables de las deudas de la corporación. Por lo tanto, tienen responsabilidad limitada, lo cual significa que sólo son responsables del dinero que han invertido en la corporación. Los acreedores no pueden apropiarse de los bienes personales de los socios para saldar las deudas. Esta responsabilidad limitada es la característica de más ventaja de una corporación. Sin embargo, existen excepciones a esta regla. En primer lugar, los accionistas y miembros son personalmente responsables de pagar los impuestos sobre nómina, que son impuestos que la corporación retiene del sueldo de sus empleados. Usted debe asegurarse de que estos impuestos sean pagados con precisión y a tiempo. En segundo lugar, un accionista puede peder su derecho de responsabilidad limitada si mezcla su dinero personal con el de la corporación. Así que usted debe mantener cuentas separadas para sus asuntos personales y corporativos para poder proteger su derecho a responsabilidad limitada. Si usted mezcla sus fondos, podría ser personalmente responsable de las deudas de la corporación. de este folleto, la siguiente información se concentra en las corporaciones privadas. Los Accionistas de una Corporación Tienen Responsabilidad Limitada Como entidad legal separada, la corporación es responsable de sus propias deudas. Normalmente, los EJEMPLO. Usted es accionista de una corporación privada y también administra las operaciones cotidianas de la misma. Un día usted se da cuenta que la corporación tiene una deuda por pagar de inmediato pero no tiene los suficientes fondos para repagarla. Usted escribe un cheque de su cuenta bancaria personal. El mes siguiente, un cliente le escribe a la corporación un cheque de la misma cantidad que se le debe a usted y usted deposita el mismo en su cuenta. Estos dos actos constituyen un ejemplo de mezclar. -11-
Si en el préstamo usted personalmente garantiza su repago, el banco podría incautar sus bienes personales para repagar el préstamo. La mayoría de los bancos requieren que usted se comprometa personalmente si acepta un préstamo para negocios, así que probablemente usted no pueda evitar esta situación. EJEMPLO. Usted es el presidente de su corporación. La corporación necesita capital para comprar mercancía. Como usted está corto de dinero, usted decide postergar el pago de alguna de las deudas de su corporación, incluyendo los impuestos sobre nóminas. A la misma vez, el banco aprueba un préstamo. El banco requiere que usted garantice personalmente ese préstamo. En esta situación, usted es personalmente responsable de los pagos atrasados de impuestos sobre nómina. El estado podría incautar sus bienes personales. Además, si la corporación no puede pagar el préstamo bancario, el banco podría también incautar sus bienes personales. Cómo paga impuestos una corporación? Dado que una corporación es una entidad legal separada de sus propietarios, la corporación en sí paga impuestos. Los ingresos y gastos corporativos se declaran en el formulario 1120 del IRS. Además, los accionistas y empleados deben pagar impuestos sobre los dividendos y sueldos que la corporación les paga. Este proceso de pagar impuestos se conoce como "imposición de contribución doble". En la práctica, sin embargo, una corporación privada podría no pagar impuestos o, por lo menos, muy poco, porque muchos de los gastos son deducibles. Por ejemplo, la corporación puede deducir sueldos, renta y ciertos beneficios para los empleados (tales como pago por enfermedad, seguro de vida, plan médico y pensiones) como gastos corporativos siempre y cuando los costos sean razonables. Después de que estos gastos son deducidos de los ingresos de la corporación, a menudo resta muy poco ingreso sobre el cual la corporación debe pagar impuestos. Es una buena idea, sin embargo, mantener algunas ganancias en la corporación para futuros gastos. Si usted paga todo los ingresos de su corporación como compensación o beneficios, el IRS podría sospechar que existe "compensación excesiva" inapropiada. Los bonos al final del año son particularmente sospechosos. Usted podría tomar la decisión de guardar algún dinero en la corporación como ingresos retenidos y así no emplearlo como salario o compensaciones. A pesar de que la corporación en sí tiene que pagar impuestos sobre estos ingresos o ganancias, las tasas de impuestos son favorables. Actualmente, las corporaciones con ganancias por debajo de $100,000 pagan menos impuestos que individuos porque la tasa de impuesto para ese nivel de ingreso es más baja para las corporaciones que para individuos. Corporaciones o Sociedades Anónimas de Clase "S" Para Efecto de Impuestos Una corporación puede hacer una elección especial de impuestos federales y estatales para cambiar su estatus de impuestos. Esto convierte a una corporación regular (corporación de clase "C") en una corporación de clase "S". Para efectos de impuestos, la corporación de clase "S" no paga impuestos. En cambio, los impuestos sobre los ingresos y gastos de la corporación se reparten entre los accionistas quienes lo declaran en sus declaraciones personales y reciben la tasa de impuesto individual. -12-
Una corporación "S" es particularmente ventajosa para nuevos negocios que generan pérdidas operacionales. Las pérdidas se reparten entre los accionistas quienes pueden deducirlas en sus declaraciones de impuestos. Los accionistas tienen que estar personalmente involucrados regularmente en la actividad de la empresa para aprovechar esta ventaja, y no pueden deducir pérdidas que exceden su inversión. La Corporación de Clase "S" tiene dos desventajas en comparación a la Corporación de Clase "C". En primer lugar, ciertos gastos, tales como beneficios para los empleados, no son deducibles. En segundo lugar, no son sujetos a una tasa de impuesto favorable por el dinero que la empresa retiene. Los accionistas tienen que pagar impuestos sobre los ingresos de sus participaciones en las ganancias de la corporación, sin importar si el dinero se conserva o se paga en las ganancias retenidas de la corporación. Qué sucedería si un accionista muere? La muerte de un accionista no afecta a la empresa. Un accionista puede libremente transferir o vender sus acciones a otros. Estas transacciones no tienen ningún impacto en la continuación de la corporación. Documentos Corporativos Una corporación debe cumplir con muchos requisitos legales formales. Para crear una corporación, usted debe archivar las Actas de Incorporación ("Articles of Incorporation", en inglés) con el Secretario de Estado. La persona o personas que incorporan el negocio radicando las Actas se denominan "Incorporados". La corporación también debe preparar los estatutos y elegir una Junta de Directores. Los estatutos deben describir los detalles de la corporación, tales como cuando se concertarán las reuniones, cuantos puestos para los directores serán creados y los deberes de los Oficiales. La Junta de Directores administra la corporación, toma decisiones importantes con respecto a la empresa y se reúne regularmente. Los oficiales de la corporación actúan en nombre de la Junta de Directores y generalmente son responsables de administrar las operaciones cotidianas de la empresa. En el estado de California, las corporaciones son obligadas a elegir ciertos oficiales: un Presidente, quien es generalmente el encargado de las operaciones; un Oficial financiero, quien está a cargo de las finanzas corporativas; y el Secretario, quien administra los expedientes. Usted también puede elegir otros puestos, como un Vicepresidente. Una corporación debe tener reuniones con regularidad para que se discuta los quehaceres de la empresa. Una junta anual también debe concertarse para que los accionistas puedan votar sobre ciertos asuntos importantes. Toda acción en nombre de la corporación debe ser aprobada por la Junta de Directores y posteriormente aprobada por sus accionistas. En -13-
cada junta o reunión, el Secretario deberá transcribir o tomar nota de lo discutido en la reunión y las acciones determinadas. para completar el proceso de organización, tal como la selección de los oficiales, la autorización para abrir una cuenta bancaria y emisión de acciones. Pasos Para Crear una Corporación Número de Identificación (EIN) Actas de Incorporación Usted debe preparar unas Actas de Incorporación, firmadas por los Incorporados y cada director nombrado en las Actas. Usted no necesita determinar quienes son los directores en las Actas. Sin embargo, si usted decide nombrar los directores en las Actas, ellos deberán firmarlas. Las Actas deben incluir cierta información básica y deben ser archivadas en la Oficina del Secretario de Estado para establecer legalmente la corporación. Las Actas pueden ser archivadas personalmente o por correo. Usted debe pagar una cuota por radicación e impuestos cuando archiva sus Actas. El costo actualmente de la cuota por radicación es $100.00 y entre $600 y $800 por el impuesto de concesiones según la corporación. Tal como otras estructuras legales, debe obtener un Número de Identificación o EIN. Para solicitar el formulario SS-4, usted puede comunicarse con el IRS por teléfono, correo o fax. Estatus de Impuestos de una Corporación de Clase "S" Si desea convertir su negocio en una corporación de clase "S", usted debe someter los formularios al IRS y en la Junta de Impuestos de California ("California Franchise Tax Board"). El formulario del IRS es el Formulario 2553 y el formulario del Franchise Tax Board" es el FTB 3560. Usted debe radicar el Formulario 2553 con el IRS antes de radicar el formulario FTB. Estatutos Acciones Los estatutos deben ser establecidos para especificar las reglas de su corporación. La Junta de Directores debe aprobarlos, pero los estatutos no tienen que ser archivados en ninguna agencia en particular. Los estatutos deben conservarse en la oficina principal de la corporación. Usted debe preparar certificados de acciones y emitirlos a sus accionistas. Es importante que usted cumpla con los requisitos estatales y federales. Usted debe consultar con un abogado para asegurarse de que sigue las reglas. Reunión Inicial de La Junta de Directores La Junta de Directores debe concertar una reunión -14-
Segunda Parte: Guía para Formar una Corporación Caritativa, Libre de Impuestos y No Lucrativa 7 6 Consideraciones Iniciales para Formar una Corporación No Lucrativa Introducción El propósito de esta guía es ayudarle a decidir si formar una organización no lucrativa. Esta guía también le explicará los pasos básicos requeridos para formar una corporación no lucrativa en el estado de California y bajo las leyes federales. Es necesaria la organización? La primera pregunta es si existe necesidad en la comunidad por esta nueva organización. Algunos de los factores que hay que considerar al responder a esta pregunta son: Cuál es el propósito de su organización? Cuál es la comunidad que seria asistida por su organización? Tiene la comunidad necesidad de su organización? Existen organizaciones similares que ya proveen servicios parecidos o iguales a esta comunidad? Existe un fuerte compromiso por parte de los organizadores y participantes en su organización? Existen recursos o fondos adecuados para apoyar su organización? -15-
Debería Usted Formar una Corporación No Lucrativa? Una vez que usted haya determinado que existe una necesidad por su organización, la siguiente pregunta que debe considerar es si formar una corporación no lucrativa para su proyecto. Si su proyecto es de corta duración, o si esta inseguro acerca de su habilidad de poder financiar su proyecto, usted puede considerar formas alternativas para operar su negocio. Asociación No Lucrativa y No Incorporada Es posible formar y operar la organización como una asociación no lucrativa y no incorporada. La asociación puede ser organizada fácilmente y informalmente sin la necesidad de aplicar con el estado de California. Puede operar sin las formalidades de una corporación. Una gran desventaja de una asociación no incorporada es que los miembros no están protegidos de responsabilidad legal por sus actos o los actos de la asociación. Otra desventaja es la incertidumbre con respecto a las leyes que aplican a esta forma de organización y la dificultad de crear documentos para proteger a sus miembros. Esta clase de estructura solo sería recomendada para un proyecto pequeño o de corta duración. Que es una corporación no lucrativa? Formas Alternativas Patrocinio Fiscal Puede usted cumplir sus metas al juntarse con una organización ya existente? Si usted cumple ciertos requerimientos, usted puede ser capaz de unirse con otra organización que ya esta establecida y operado bajo un estatus libre impuestos. Bajo esta alternativa, su organización será operada bajo la "sombrilla" de la organización ya existente, también conocida come él "patrocinador fiscal". La ventaja de este proceso es que le provee mas tiempo para crecer y desarrollar su organización. Cuando la organización haya construida una fundación sólida, entonces puede ser incorporada y operada como una entidad separada e independiente. Una corporación es una entidad legal creada bajo las leyes del estado. Una corporación esta compuesta por una Junta de Directores y oficiales. La Junta de directores es responsable por la supervisión de los empleados y oficiales. Los oficiales son responsables de las operaciones cotidianas de la corporación y de la supervisión de los empleados. Una importante distinción entre corporaciones no lucrativas y corporaciones lucrativas es que una corporación lucrativa tiene accionistas que son dueños que operan y manejan la compañía. La corporación puede entrar en contratos, incurrir deudas y pagar impuestos como cualquier otra persona. Los derechos y las obligaciones de la corporación son aparte de los derechos y obligaciones de los dueños de la corporación. -16-
En otras palabras, si la corporación fuese perder una acción legal, las personas que trabajan en la corporación no serian personalmente ni financieramente responsables, con algunas excepciones. 8 Una corporación no lucrativa esta organizada y operada para propósitos no lucrativos reconocidos bajo la ley del estado y bajo los estatutos de impuestos del gobierno federal. Lo que hace una corporación "no lucrativa" es que (a) la misión de la corporación es sobrellevar actividades en las cuales el objetivo no es tener alguna ganancia monetaria; (b) ninguna persona es dueña de acciones de la corporación, ni tiene intereses en la propiedad; y (c) la propiedad y cualquier ingreso de la corporación no son distribuidos a ningún "dueño" sino son reciclados entre las actividades de la corporación. Esto no quiere decir que una corporación no lucrativa no pueda ganar dinero. Una corporación no lucrativa puede ganar dinero siempre y cuando sea organizada y operada para un propósito no lucrativo (por ejemplo, un propósito educativo, o caritativo) y las ganancias sean usadas para actividades caritativas, no distribuidas para ganancias individuales. Incorporaciones No Lucrativas Bajo Las Leyes de California La ley estatal gobierna el poder y las características de las corporaciones. California reconoce tres tipos de corporaciones no lucrativas: organizaciones de beneficio público, beneficio mutuo (solamente miembros que benefícian), y beneficio religioso. Como este folleto esta diseñado para asistir en la creación de organizaciones que tienen intenciones de promover propósitos benéficos para el público, solamente discutiremos corporaciones no lucrativas del beneficio público. Una corporación no lucrativa puede tener ganancias. Ejemplos de grupos con propósitos de beneficio público son centros de cuidado infantil, refugios para personas sin hogar, clínicas de salud para la comunidad, museos, hospitales, escuelas, grupos de arte teatral, grupos de conservación, y grupos de hogares para personas de bajos recursos. Discutiremos varias definiciones de propósitos para el beneficio público en el siguiente capitulo. -17-
9 Contribuciones Son Deducibles Si hay personas o entidades privadas que desean contribuir a su organización, ellos pueden deducir sus contribuciones de los impuestos que pagan de su ingreso. Esta es una manera excelente de incentivar contribuciones. Beneficios Deducibles para Empleados y Oficiales Corporaciones No Lucrativas de Beneficio Público Una corporación no lucrativa de beneficio público ofrece algunos beneficios importantes como resultado de su estatus corporativo libre de impuestos. Algunas ventajas de esta forma de organización incluye: Responsabilidad Limitada Responsabilidad limitada significa que los dueños tienen responsabilidad limitada por las deudas del negocio. Los acreedores solo pueden perseguir bienes corporativos para satisfacer responsabilidades incurridas por la corporación. Los empleados y directores de la corporación pueden ser elegibles para beneficios complementarios libres de impuestos, incluyendo: seguro de vida, pago por enfermedad, seguro de salud o de accidentes, pago por gastos médicos, y cobertura aprobada por la pensión del empleado o por un plan de ingresos de retiro. Responsabilidad limitada significa que los dueños tienen responsabilidad limitada por las deudas del negocio. Exención de Impuestos Si la corporación satisface los requerimientos estatales y federales, la corporación no será requerida a pagar impuestos sobre los ingresos. Esto será discutido con mas detalle a continuación. -18-
10 El Licenciado General del estado de California tiene el poder de supervisar las operaciones de las corporaciones de beneficio público y puede iniciar acciones legales contra la corporación para asegurarse que la corporación esta cumpliendo con las leyes. Características Especiales de Corporaciones No lucrativas de Beneficio Público La corporación no lucrativa es de cierta manera "del público". Ninguna persona puede reclamar a ser dueño de una corporación no lucrativa. La corporación no lucrativa es manejada y dirigida por la Junta de Directores. Los bienes de una corporación no lucrativa están irrevocablemente dedicados a propósitos caritativos, científicos, y educativos. Esto quiere decir que el dinero, equipo y otras propiedades pertenecientes a la corporación no lucrativa no pueden ser usados o dados a nadie para el beneficio privado de ningún individuo. Esta propiedad será permanentemente usada para propósitos caritativos. Si una corporación no lucrativa decide disolverse, todos los bienes que quedan después de haber liquidado las deudas, deben ir a otra organización de beneficio público. Dichos bienes no pueden ir a un miembro de la corporación, ni tampoco a un comprador. El dinero, equipo y otras propiedades pertenecientes a la corporación no lucrativa no pueden ser usados o dados a nadie para el beneficio privado de ningún individuo. Si alguno de los directores va a ser compensado como oficial o empleado de la corporación, una Junta de Directores independiente tiene que aprobar tal compensación. Una junta directiva independiente requiere que no mas que 49 % (ósea menos que, la mitad) de los directores sean oficiales o empleados pagados por la corporación. Por ejemplo, si hay cinco directores en una mesa, no más de dos pueden recibir un salario como empleado u oficial de la corporación. -19-