GUÍA Y REQUISITOS PARA PRESENTACION DE DOCUMENTACIÓN LEGAL Y ESTIMACIONES PROYECTOS 2016 - COVIAL - (Presentación una sola vez y siguientes Estimaciones) Guatemala 23/Septiembre/2,016 1
GUIA PARA EL AÑO 2016 LISTADO DE DOCUMENTOS LEGALES, QUE DEBEN PRESENTAR LOS PROYECTOS, UNA SOLA VEZ 1. Índice de documentos. 2. Copia simple Certificada por el CIV de: i.cedula de notificación. ii. Acuerdo ministerial. iii.delegación de representación del Ministerio a Director COVIAL para la suscripción del contrato. iv.contrato administrativo. v. Anexo Contrato administrativo. vi. Fianza de cumplimiento. vii. Certificación de autenticidad de fianza. viii.fotocopia simple del seguro de responsabilidad (a los que corresponda). 3. Fotocopia de factura original. 4. Fotocopia Autenticada de Patente de Comercio de Empresa (empresas individuales) o Fotocopia Autenticada de Patente de Comercio y de Sociedad (para sociedad anónima). La dirección comercial de la patente de comercio debe coincidir con el RTU, factura, fianza, seguro, y recibos de pago al IGSS (para empresas que apliquen). 5. Fotocopia DPI del propietario de la empresa o representante legal (según indique en el contrato). 6. Fotocopia Simple de Escritura de Constitución de la Sociedad y sus modificaciones (solo si es sociedad anónima). 7. Nombramiento del Representante Legal (si es sociedad anónima). 8. Constancia del RTU (Registro Tributario Unificado) vigente y ratificado. 9. Copia Legalizada de la Constancia de Inscripción al Registro de Precalificado vigente (debe cumplir con las especialidades que se solicitaron en las bases de Cotización y Vigencia 2016). (para supervisión emitido por SEGEPLAN y contratistas emitido por el CIV). 10. Fotocopia Autenticada de la Inscripción del número patronal del IGSS en donde conste el registro del proyecto. 11. Constancia Original de Colegiado activo vigente durante el periodo del contrato, del Superintendente (en los proyectos de mantenimiento) y en el caso de las supervisiones se refiere al delegado residente o supervisor. (NO aplica para Proyectos de Limpieza) 12. Fotocopia simple de la declaración jurada presentada en la oferta, donde se compromete a contratar al ingeniero superintendente o Delegado Residente (supervisiones), Carta de Compromiso del Delegado Residente y Superintendente/Proyectos de Mantenimiento. (NO aplica para Proyectos de Limpieza). 13. Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a Presentar en folder del color correspondiente al proyecto y en hojas tamaño oficio con fastener plástico. NOTA IMPORTANTE: 1) Para efectos de cálculo de estimaciones financieras y físicas deberá utilizarse solamente dos (2) decimales. 2) El renglón de Ajustes deberá de utilizarse en la última estimación para redondear con el monto total del contrato. 3) Colores de folders por especialidad de proyecto: a. Bacheo en color verde. b. Terracería en color rojo. c. Limpieza en color naranja. d. Supervisión en color azul. e. Señalización horizontal, vertical, sello de grietas, defensas metálicas, obra civil, básculas y puentes en color manila. 2
1. Índice. GUIA PARA EL AÑO 2016 ESTIMACIÓN No. 1 (Para Proyectos de Mantenimiento) 2. Carátula generada por el SICOP. 3. Oficio de recomendación de pago, del Supervisor dirigida al Director de COVIAL. (generada por el SICOP). 4. Factura Original Contable sin enmiendas ni tachones, sello de cancelado incluyendo firma y timbres profesionales cuando corresponda (en el caso de factura cambiaria adjuntar el recibo de caja). En el reverso deberá llevar la firma del contratista y sello de la empresa. 5. Original del Programa de Trabajo (Físico y Financiero) Aprobado conforme estipula el contrato. 6. Cuadro de Análisis de Ejecución de Renglones de Trabajo. 7. Sábana de estimación generada por el SICOP. 8. Ficha para los Trabajos por Administración con hoja o cuadro de integración de precios, Informe de justificación del supervisor con fotografías (este documento debe presentarse cuando se ejecute este renglón con todas sus firmas). (No aplica para Proyectos de Limpieza y Supervisión). 9. Certificación del acta de inicio físico de los trabajos emitida por la supervisora. 10. Certificación del acta de estimación firmada por el supervisor (de acuerdo a modelo). 11. Declaración jurada de compromiso de presentar en la siguiente estimación los recibos de pago de IGSS (según modelo). 12. Certificación contable extendida por el contador del contratista, en donde haga constar que los pagos de su personal se encuentran al día. 13. Fotocopia de la declaración jurada del supervisor por el periodo que está estimando. 14. Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a Presentar en folder y hojas tamaño Oficio con fastener de plástico. 15. En todos los documentos en donde firma el Superintendente colocar: 1. Sello de Colegiado del Superintendente 2. Sello de la empresa 16. En la firma del Supervisor colocar siempre el Sello de colegiado y de la empresa. 17. No ENGRAPAR, PEGAR o incluir hojas protectoras en facturas y colegiados u otros documentos ya que deben ser escaneados. 18. Indicar los tramos en el orden que se indican en el anexo al igual que los renglones de trabajo. (en programas y sabanas) ya que cuando hay modificaciones es más fácil revisar. 3
1. Índice. GUIA PARA EL AÑO 2016 ESTIMACIÓN No. 1 (Para Proyectos de Supervisión) 2. Caratula generada por el SICOP. 3. Oficio de recomendación de pago, del Supervisor dirigida al Director de Covial. (Generada por el SICOP). 4. Factura Original Contable sin enmiendas ni tachones, sello de cancelado incluyendo firma y timbres profesionales cuando corresponda (en el caso de Factura Cambiaria adjuntar el recibo de caja). En el reverso deberá llevar la firma del Contratista y sello de la Empresa. 5. Adjuntar Constancia Original de Trabajos de Supervisión. 6. Adjuntar Control de Avance Financiero de Supervisión. 7. Adjuntar Grafica de Avance de Supervisión. 8. Adjuntar Control de Avance Financiero y Grafica de la Obra Supervisado de los proyectos a su cargo. 9. Certificación del Acta de Inicio Físico de los trabajos emitida por la Supervisora. 10. Declaración Jurada de Compromiso de Presentar en el siguiente Informe Financiero los recibos de pago de IGSS (según modelo), en los casos que corresponda, cuando se contrate tres (3) o más empleados. 11. Certificación extendida por el Contador de la Empresa Supervisora, en donde haga constar que los pagos de su personal se encuentran al día. 12. Declaración Jurada del Supervisor del periodo que está estimando el o sus contratista. 13. Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a mano sin tachones o alteraciones (hoja por hoja sin incluir subnumerales). Presentar en folder y hojas tamaño Oficio con fastener de plástico. 14. En todos los documentos en donde firma el Supervisor o Delegado Residente colocar: Sello de Colegiado del Supervisor o Delegado Residente. Sello de la empresa en el caso de Empresa Supervisora. 18. No ENGRAPAR, PEGAR o incluir hojas protectoras en facturas y colegiados u otros documentos ya que dan problema para escanearlos en Informática. RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA SUPERVISORES Del Ingreso oportuno y correcto de la información al SICOP dependerá la rapidez para trasladar al Departamento Técnico sus documentos de pago; agradeceremos revisar la documentación generada para evitar reparos y no tener inconvenientes en el proceso de revisión y pago. 4
GUIA PARA EL AÑO 2016 ESTIMACIÓN No. 1 (Para Proyectos de Limpieza) 1. Índice. 2. Carátula generada por el SICOP. 3. Oficio de recomendación de pago, del Supervisor dirigida al Director de Covial. (Generada por el SICOP). 4. Factura original contable sin enmiendas ni tachones, sello de cancelado incluyendo firma y timbres profesionales cuando corresponda (en el caso de Factura Cambiaria adjuntar el recibo de caja). En el reverso deberá llevar la firma del Contratista y sello de la Empresa. 5. Original del Programa de Trabajo (Físico y Financiero) Aprobado conforme estipula el contrato. 6. Sábana de estimación generada por el SICOP. 7. Certificación del Acta de Inicio Físico de los trabajos emitida por la Supervisora. 8. Certificación del Acta de Estimación firmada por el supervisor (de acuerdo a modelo). 9. Declaración Jurada de Compromiso de Presentar en la siguiente Estimación los recibos de pago de IGSS (según modelo). 10. Certificación extendida por el Contador del Contratista, en donde haga constar que los pagos de su personal se encuentran al día. (Según Modelo) 11. Fotocopia de la Declaración Jurada del Supervisor por el periodo que está estimando. 12. Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a Presentar en folder y hojas tamaño Oficio con fastener de plástico. 13. En la firma del Supervisor colocar siempre el Sello de colegiado y de la empresa. 14. No ENGRAPAR, PEGAR o incluir hojas protectoras en facturas y colegiados u otros documentos ya que deben ser escaneados. 15. Indicar los tramos en el orden que se indican en el anexo al igual que los renglones de trabajo. (en los programas y sabanas) ya que cuando hay modificaciones es más fácil revisar. 5