Estructura de Control Interno COSO: Preparándose para los cambios

Estructura de Control Interno COSO: Preparándose para los cambios Nelson Valero, Socio Deloitte Mauricio Roa, Senior Manager Deloitte Julio 23, 2013

Agenda Estructura de Control Interno COSO: Preparándose para los cambios Antecedentes Visión General de la Estructura de Control Interno COSO 2013 Herramientas Ilustrativas para Evaluar la Efectividad del SCI CIRFE: Compendio de Enfoques y Ejemplos Consideraciones y Pasos a Seguir Preguntas y Respuestas 1 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Enfoque de Inteligencia frente al Riesgo Gobierno del Riesgo Supervisión Mensaje desde la dirección Junta Directiva Infraestructura y manejo del riesgo Infraestructura Común de Riesgo Personas Procesos Tecnología Gerencia Propiedad del riesgo Identificar Riesgos Analizar y Evaluar Riesgos Proceso de Riesgos Integrar Riesgos Responder a Riesgos Diseñar, implementar y probar controles Monitorear, asegurar y escalar Unidades de negocio y funciones de soporte Tipología de Riesgos Gobierno Estrategia Operaciones / Cumplimiento Reporte y planeación Infraestructura 2 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Antecedentes Misión y Estructura de la Organización COSO COSO1 es una iniciativa conjunta de las siguientes organizaciones: Asociación de Contadores Públicos Norteamericanos ( AAA ) Instituto Norteamericanos de Contadores Públicos Certificados ( AICPA ) Asociación Internacional de Ejecutivos de Finanzas ( FEI ) Instituto de Gerentes de Contabilidad ( IMA ) Instituto de Auditores Internos ( IIA ) COSO AAA AICPA FEI IMA IIA COSO - Misión proporcionar liderazgo de pensamiento a través de la creación de estructuras y orientaciones generales sobre la gestión del riesgo empresarial, el control interno y la disuasión del fraude diseñado para mejorar el desempeño organizacional, la gestión y reducir el alcance del fraude en las organizaciones. www.coso.org/aboutus.htm 1 Committee of the Treadway Commission of the Sponsoring Organization 3 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Antecedentes Por qué mejorar lo que está funcionando? Estructura Original Estructura Integrada de Control Interno COSO (1992) Actualizar Objetivos Reflejar cambios en los ambientes de negocios y operaciones Expandir los objetivos de reporte y operaciones Articular principios para evaluar la efectividad del sistema Mejoras Actualización del Contexto Ampliación de la Aplicación Clarificar Requerimientos Estructura Actualizada Estructura Integrada de Control Interno COSO (2013) Fuente: Presentación COSO Mayo 2013 4 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Antecedentes Proyecto de Actualización y Mejora del Modelo COSO Evaluar y Encuestar Partes Interesadas Actualización de la Estructura Exposición Pública y Retroalimentación Modelo Actualizado 2010 2011 2012 2013 Fuente: Presentación COSO Mayo 2013 El Proyecto fue dirigido y supervisado por la Junta de Directores de la organización COSO, obteniendo retroalimentación de la siguiente forma: Más de 700 respuestas a encuestas de la estructura vigente (1992) Un Consejo Asesor conformado por representantes de: Compañías Academia Agencias de Gobierno La profesión de contabilidad Organizaciones sin ánimo de lucro Respuestas del público sobre los borradores revelados por COSO (Modelo propuesto) 5 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Antecedentes Cuáles son los nuevos documentos? El Proyecto de Actualización de COSO incluye: Resumen Ejecutivo Control Interno Estructura Integrada (2013) Herramientas Ilustrativas para Evaluar la Efectividad del Sistema de Control Interno Control Interno del Reporte Financiero Externo ( ICEFR ): Compendio de Enfoques y Ejemplos Otros documentos relacionados de COSO: Guía para Monitorear el Sistema de Control Interno Gestión de Riesgos de Negocio Estructura Integrada (COSO ERM) 6 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Antecedentes Periodo de Transición y Consideración de Reporte Periodo de Transición: Mayo 14, 2013 Diciembre 15, 2014 COSO considerará la estructurada de 1992 sustituida después de Diciembre 15 de 2014. Si se aplica y referencia la Estructura Integrada de Control Interno COSO para reportes externos (P.e. SOX 404) El reporte externo debe declarar la estructura usada: COSO 1992 o COSO 2013. 7 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Componentes Alcance Organizacional 2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Cambios en el entorno de negocios... Mayores expectativas del gobierno corporativo han generado la actualización/mejora Objetivos Globalización de mercados y operaciones Cambio continuo y mayor complejidad en negocios Mayor demanda y complejidad en leyes, reglas, regulaciones y estándares Expectativas de competencias y responsabilidades Uso, y mayor nivel de confianza, en tecnologías que evolucionan rápidamente Expectativas relacionadas con prevenir, desalentar y detectar fraude Cubo COSO (Edición 2013) Fuente: COSO Integrated Framework Executive Summary, May 2013. 8 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Pregunta de Sondeo No. 1 El Control Interno de su compañía considera los objetivos y componentes recomendados por el Modelo COSO. A.Totalmente de acuerdo B.Parcialmente de acuerdo C.En desacuerdo D.No sabe / No tiene información 49% 43% 4% 4% Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo En desacuerdo No sabe / No tiene infor... 9 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Qué se mantiene del Modelo de Control Interno anterior? La definición de Control Interno Un proceso efectuado por la Junta Directiva, la gerencia y otros personal de la organización, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de reportes Cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables Las tres categorías de objetivos y los cinco componentes del sistema Rol clave del juicio en el diseño, implementación y evaluación de la efectividad del SCI. 10 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Componentes Alcance Organizacional 2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Algunas mejoras al Modelo incluyen: Objetivos Uso de 17 principios para describir los conceptos/prácticas clave asociadas a cada componente Una vía mas formal de diseñar y evaluar el sistema de control interno, de acuerdo con los principios En un SCI Efectivo cada componente requiere estar: Presente, funcionando, y Operando conjuntamente Cubo COSO (Edición 2013) Fuente: COSO Integrated Framework Executive Summary, May 2013. 11 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía COMPONENTES Y RESUMEN DE PRINCIPIOS Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicaciones Monitoreo de Actividades 1.Demostrar compromiso con la integridad y los valores éticos. 2.Ejercitar la supervisión de manera responsable. 3.Establecer estructura, autoridad y responsabilidad. 4.Demostrar compromiso por ser competente. 5.Reforzar la responsabilidad. 6.Definir objetivos adecuados. 7.Identificar y analizar riesgos. 8.Evaluar el riesgo de fraude. 9.Identificar y analizar cambios significativos. 10.Seleccionar e implementar actividades de control. 11.Seleccionar e implementar controles generales sobre TI. 12.Desplegar a través de políticas y procedimientos. 13.Usar información relevante. 14.Comunicar Internamente. 15.Comunicar externamente. 16.Desarrollar evaluaciones propias o separadas. 17.Evaluar y Comunicar Deficiencias. 12 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Relación del SCI con la generación de valor Generación de Valor Misión - Visión Estrategias Objetivos Relacionados Operacionales Reportes (Informes) Cumplimiento Evaluación de Riesgos Controles Valoración Efectividad 13 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Pregunta de Sondeo No. 2 Qué tan definidos están los objetivos relacionados (Operacionales, Reporte y Cumplimiento) en su organización? A.Están ampliamente definidos B.Están parcialmente definidos C.No están definidos D.No sabe / No tiene información 24% 71% 4% 0% Están ampliamente defin... Están parcialmente defin... No están definidos No sabe / No tiene infor... 14 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Qué significa presente, operando y funcionando conjuntamente? COSO SEC 1 PCAOB 2 Presente: La determinación que los componentes y principios relevantes existen en el diseño e implementación del Sistema de Control Interno Funcionamiento: La determinación que los componentes y principios relevantes continúan existiendo en el Sistema de Control Interno. Bajo las reglas SEC, la evaluación anual de la gerencia sobre la efectividad del CIIF se realiza de acuerdo con la definición de control interno efectivo del marco COSO. Si existe alguna deficiencia material en el CIIF la conclusión de la gerencia sobre el CIIF debe ser inefectiva. Diseño y efectividad: Los controles satisfacen los objetivos de control de la Compañía y pueden prevenir o detectar de forma efectiva errores o fraude que pueden afectar de forma material los estados financieros. Efectividad en la operación: Los controles que operan tal como fueron diseñados son ejecutados por personas con adecuada autoridad y competencia para ejecutar dichos controles de forma efectiva. 1 SEC Comisión de Valores de los Estados Unidos 2 PCAOB Junta de Vigilancia de Contadores/Auditores de Empresas Cotizantes en el Mercado Público de Valores 15 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Definiendo: Deficiencias de Control COSO SEC 1 PCAOB 2 Una deficiencia de control interno o combinación de deficiencias que reduce de forma severa la probabilidad de que la Entidad alcance sus objetivos (Deficiencia mayor). El término debilidad material es una deficiencia o combinación de deficiencias en el control sobre el reporte financiero tales que existe la posibilidad razonable de que un error material en el reporte anual o reportes intermedios no sea detectado o prevenido de forma oportuna. El término debilidad material es una deficiencia o combinación de deficiencias en el control sobre el reporte financiero tales que existe la posibilidad razonable de que un error material en el reporte anual o reportes intermedios no sea detectado o prevenido de forma oportuna. 1 SEC Comisión de Valores de los Estados Unidos 2 PCAOB Junta de Vigilancia de Contadores/Auditores de Empresas Cotizantes en el Mercado Público de Valores 16 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno COSO Importantes mejoras al Modelo COSO 1992 que pueden plantear desafíos a las organizaciones: Evaluación de Riesgos Discusiones más detalladas acerca de los conceptos de evaluación de riesgos, incluidos los relacionados con el riesgo inherente, tolerancia al riesgo, y la correlación entre evaluación de riesgos y actividades de control Considera el potencial de riesgo de fraude al evaluar los riesgos para el logro de los objetivos de una organización Proveedores Externos de Servicios ( PES ) Consideraciones relacionadas con las PES se incluyen en toda la estructura, incluyendo 12 de los 17 principios Requiere que la administración considere específicamente la forma en que los PES son monitoreados Tecnología Informática ( TI ) Las consideraciones relacionadas con TI se incluyen en 14 de 17 principios Debate sobre el uso de TI para ayudar en la monitorización continua Requisitos para garantizar la calidad de la información (integridad de datos) 17 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Pregunta de Sondeo No. 3 La Compañía ha identificado y valorado los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos, incluyendo los objetivos relacionados. A.Totalmente de acuerdo B.Parcialmente de acuerdo C.En desacuerdo D.No sabe / No tiene información 30% 52% 14% 4% Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo En desacuerdo No sabe / No tiene infor... 18 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Herramientas de Apoyo Generadas por COSO

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Estructura 2013 Compendio CIRF Externo Componentes Principios Puntos de Enfoque Herramientas Iliustrativas Plantillas Enfoques Ejemplos Escenarios 20 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Principio 1 La Organización demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Puntos de Enfoque Establecer el tono de la Gerencia La Junta Directiva, la Alta Gerencia y el Personal Supervisor está comprometido con los valores y principios éticos, reforzándolo en sus actuaciones. Establecer estándares de conducta Evaluar la adherencia a estándares de conducta Abordar y decidir sobre desviaciones en forma oportuna 21 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Compendio: Control Interno sobre Reporte Financiero Externo (ICEFR) Enfoque: Liderando con el ejemplo en materia de integridad y ética El Director General y los miembros clave de la Gerencia articulan y demuestran la importancia de la integridad y los valores éticos en la Organización. Las diversas formas y mecanismos utilizados son: Comunicaciones de la alta dirección que apoyan los estándares esperados de conducta. Se involucra a las partes interesadas en la promoción y vigilancia de los estándares de conducta. Las evaluaciones e incentivos refuerzan las normas de conducta y son coherentes con los objetivos de la organización. Se realizan investigaciones oportunas sobre cualquier supuesta conducta que es incompatible con el Código de Ética. Se toman acciones correctivas cuando se producen desviaciones a los estándares esperados de conducta. 22 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Compendio: Control Interno sobre Reporte Financiero Externo (ICEFR) Usando un reporte interno para reforzar las expectativas de integridad y ética Aeroespacial SA, un pequeño proveedor de la industria aeroespacial, utiliza su boletín mensual a los empleados, proveedores de servicios externos, socios de negocios, y otras partes externas para enfatizar la importancia de ejercer la integridad y los valores éticos. Cada edición del boletín contiene un apartado relativo a la toma de decisiones éticas y las consecuencias por violaciones del Código de Ética. El boletín no solo llama la atención a la gran cantidad de recursos disponibles para analizar y resolver problemas éticos, sino que también informa de las acciones que se toman por la alta dirección cuando el código se viola en cualquier nivel de la organización. El boletín señala que las denuncias de violaciones se originan a partir de una variedad de fuentes, incluyendo a los empleados, gerentes, línea telefónica anónima de la Compañía, y partes externas. Las respuestas van desde la ausencia de la acción (en los casos en que se demuestra que la violación no ocurrió) a varios niveles de acciones disciplinarias, incluyendo el despido. 23 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

2013 Estructura de Control Interno y Documentos Guía Visión General de Un Proceso para concluir sobre la Efectividad del SCI Establecer Objetivos Identificar y Evaluar Riesgos Interrelacionar con SCI Evaluar Efectividad SCI Concluir y Reportar Operacional Reporte Cumplimiento Criterios de riesgos Mapa de riesgos Prevenir Detectar Monitorear Valorar diseño, implementación y funcionamiento del SCI. para un periodo. Evaluar impacto de deficiencias de control en cumplimiento de objetivos Generar un reporte de gerencia. 24 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Pregunta de Sondeo No. 4 En la Compañía se efectúan pruebas a los controles y se concluye sobre la efectividad del SCI en un periodo determinado. 55% A.Totalmente de acuerdo B.Parcialmente de acuerdo C.En desacuerdo D.No sabe / No tiene información 24% 18% 2% Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo En desacuerdo No sabe / No tiene infor... 25 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Consideraciones y Pasos a Seguir

Consideraciones y Pasos a Seguir Entender y Educar Leer el Modelo COSO 2013 Identificar nuevos conceptos y cambios Considerar las necesidades de entrenamiento Evaluar Evaluar las necesidades de objetivos de control para operaciones, cumplimiento y reporte Determinar el impacto en el diseño y evaluación de controles sobre reporte Financiero: Evaluar la cobertura de los principios Evaluar los procesos actuales, actividades y documentación disponible relacionada con el cumplimiento de principios Identificar las brechas Planear e implementar Identificar los pasos necesarios para completar la transición a los principios aplicables en 2013 Formular el plan de transición a diciembre 15 de 2014 Tomar los pasos requeridos para la implementación del plan Comunicar Comunicar internamente con todos los grupos responsables por la evaluación, monitoreo y reporte del Sistema de Control Interno. Discutir y coordinar las actividades con Auditoría Interna (si es aplicable) y el auditor externo. 27 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Oportunidades Refrescar y mejorar el sistema de control interno Sinergias y simplificaciones pueden ser un resultante Podrían existir brechas por ser abordadas Mejorar las operaciones, el cumplimiento y el reporte. 28 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Pregunta de Sondeo No. 5 Cual será su siguiente paso después de esta presentación? A.Leer el marco de control interno COSO 2013 B.Comparar los principios COSO con la estructura de Control Interno Actual C.Planear una reunión con los responsables de Control Interno para discutir el marco de control interno COSO 2013 D.Discutir la implementación y transición con su auditor externo E.Todos los anteriores 48% 25% 13% 13% Leer el marco de control... Comparar los principios... Planear una reunión con l.. Discutir la implementaci.. 2% Todos los anteriores 29 The COSO Framework on Internal Control: Prepare for the Changes

Preguntas y Respuestas

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