CONSEJERIA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USO DEL PROGRAMA DE AYUDA PARA LA 2ª REVISIÓN DEL A.M.H. DE MATERIAL DE REPROGRAFÍA Y ALQUILER DE FOTOCOPIADORAS (2010) REVREP02.
1) INICIO DEL PROGRAMA... 1 2) MENÚ PRINCIPAL... 2 3) DATOS DE EMPRESA... 3 4) DATOS DE PODERES... 4 5) MODIFICAR BIENES... 5 A) MODIFICACIÓN...7 B) SUSTITUCIÓN...9 C) REDUCCIÓN DE PRECIO...11 D) DESCATALOGACIÓN...13 E) SUSPENSIÓN TEMPORAL...14 6) GRABAR DATOS EN SOPORTE INFORMÁTICO...15 7) CALIDAD Y TAMAÑO ÓPTIMOS DE LAS FOTOGRAFÍAS DE LOS BIENES...16
1) INICIO DEL PROGRAMA Una vez ejecutado el programa aparece la pantalla inicial: (Fig. 1) Se debe elegir la empresa correspondiente de las que se ofrecen en la lista, y al pulsar el botón Aceptar, aparecerá el Menú Principal (Fig. 2). Por favor, tenga paciencia; la primera vez que se ejecuta el programa, este proceso puede durar un par de minutos. Antes de proseguir con el programa es muy recomendable leer este Manual, al que se puede acceder también desde el menú Inicio, así como desde las pantallas del programa en las que encuentre el botón que se muestra en esta imagen: En todas las pantallas del programa aparece un botón que nos permite volver a la pantalla anterior, o bien salir del programa en el caso del Menú Principal. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 1
2) MENÚ PRINCIPAL (Fig. 2) Desde este menú se podrá acceder a: Modificar Datos de Empresa, para realizar modificaciones en los datos de la empresa. Modificar Datos de Poderes, para modificar información de los representantes de la empresa. Modificar Bienes, para solicitar cambios en los bienes que se presentaron a concurso en su día (modificaciones, sustituciones, reducciones de precio, descatalogaciones, suspensiones temporales). Imprimir Solicitudes, para enviar directamente a la impresora seleccionada (sin vista previa), todas las solicitudes: de modificación, sustitución, reducción de precio, descatalogación y suspensión temporal, así como de cambios en los datos de empresa y poderes, por orden. Generar Datos, permite generar una carpeta con todos los datos de los bienes que han sufrido cambios, y sus fotos. La carpeta se debe generar únicamente cuando se haya completado toda la modificación de datos, y será entregada junto con el resto de la documentación solicitada. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 2
3) DATOS DE EMPRESA En la pantalla Datos de Empresa (Fig. 3), es posible comprobar la información y corregir aquellos datos que hayan cambiado o sean incorrectos, así como imprimir la Solicitud correspondiente. (Fig. 3) Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 3
4) DATOS DE PODERES En la pantalla Datos de Poderes (Fig. 4), es posible comprobar la información y corregir aquellos datos que hayan cambiado o sean incorrectos, así como imprimir la Solicitud correspondiente. (Fig. 4) Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 4
5) MODIFICAR BIENES Al pulsar el botón Modificar Bienes en el Menú Principal (Fig. 2), aparece la pantalla para elegir el bien a modificar, sustituir, reducir precio, descatalogar o suspender temporalmente, de entre los homologados y suspendidos de la empresa: (Fig. 5) Para encontrar los bienes con mayor facilidad, se puede utilizar la caja desplegable que hay en la parte superior de la pantalla, para filtrar el tipo de bienes que se desea visualizar. La lista de bienes muestra seis columnas con información para identificar cada bien. La primera vez que se ejecute el programa, la columna Estado de todos los bienes será No Modificado, y según se vayan realizando operaciones con ellos, cambiará al estado que corresponda, (ej. Descatalogado para los bienes que hayan sido descatalogados a través del programa). Una vez seleccionado el bien en la lista, se debe pulsar el botón correspondiente a la acción que se desea realizar: - Modificación (cambios en las características y/o opciones que no impliquen un cambio de modelo). - Sustitución (cambio de modelo, características y/o y opciones). - Reducción de precio (cuando el único dato que se modifica es el precio). Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 5
- Descatalogación (solicitud de retirada del bien del catálogo). - Suspensión temporal (suspender temporalmente el bien). - Restaurar datos originales. Cada uno de estos botones (excepto el último) abrirá una pantalla diferente, cuyo funcionamiento se detalla más adelante en este manual. Botón Restaurar datos originales : - Sirve para recuperar todos los datos originales de un bien y de sus opciones. - Todos los cambios que haya realizado, tanto al bien como a sus opciones, se perderán. - Es útil para corregir la acción que se ha ejecutado sobre un bien (por ejemplo, cuando por error se ha descatalogado un bien en lugar de otro, o se ha sustituido un bien que debería haberse modificado). - Solo es necesario emplear esta opción cuando se desee realizar cambios que afecten al ESTADO del bien (es decir, cambiar un bien que está Descatalogado a Sustituido, o un bien Reducido de Precio a No Modificado, etc.). - Para consultar los datos de los bienes, o para realizar sobre ellos cualquier otra modificación que no implique un cambio de Estado, puede utilizarse el botón correspondiente (por ejemplo, para cambiar características de un bien que ya ha sido Sustituido, puede seleccionarlo de la lista y pulsar el botón Sustitución ). Nota: para consultar y/o modificar la información de un bien, selecciónelo en la lista y pulse el botón correspondiente (por ejemplo, para añadir una opción más a un bien que ya ha modificado anteriormente, selecciónelo en la lista y pulse el botón Modificación), o haga doble clic sobre el propio bien. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 6
A) MODIFICACIÓN Al pulsar el botón MODIFICACIÓN en la pantalla Lista de Bienes (Fig. 5),aparece la pantalla para modificar los datos del bien seleccionado (Fig. 6). (Fig. 6) Pasos a seguir para realizar una modificación: 1) Modificar los datos pertinentes del bien, siempre respetando las indicaciones de los Pliegos. Al posicionarse con el cursor dentro de cada respuesta, el requisito mínimo correspondiente aparecerá en el recuadro color azul claro, si lo hubiera. El botón Añadir foto permite sustituir la imágen que se muestra (la que consta actualmente en el catálogo) por otra de su elección; el botón Recuperar foto recupera la fotografía original del bien (en caso de haberla sustituido erróneamente). 2) Para añadir opciones nuevas, o bien modificar o eliminar opciones existentes, se debe pulsar el botón AÑADIR, MODIFICAR Y ELIMINAR OPCIONES y se accede a la pantalla que se muestra en la Fig. 7. Idea: en caso de que el texto que aparece en cualquier casilla de la pantalla sea demasiado largo como para verlo completo, puede hacer zoom colocando el cursor en dicha casilla y pulsando simultáneamente las teclas Shift (mayúsculas) y F2. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 7
(Fig. 7) 3) Se pueden modificar o eliminar las opciones del bien, y añadir nuevas, así como ordenarlas por Referencia o Modelo de Proposición. También se puede revisar qué opciones han sido eliminadas previamente, pulsando el botón Recuperar Opciones Eliminadas, que abre la pantalla donde se pueden consultar y recuperar las mismas en caso de haber sido eliminadas por error (Fig. 8). NOTA: el campo Descripción de la opción se ofrece exclusivamente a título informativo, para facilitar la tarea de rellenar la oferta. El texto contenido en dicho campo no se tendrá en cuenta, ni aparecerá en las Fichas Técnicas. Para ampliar o indicar cambios en la información sobre los detalles de las opciones, utilice el campo etiquetado como "Detalles", así como las preguntas del cuestionario técnico que se soliciten en cada caso. (Fig. 8) 4) Una vez realizadas todas las altas, bajas y modificaciones de opciones, se pulsa Volver para retornar a la pantalla del bien. 5) Una vez realizadas todas las modificaciones, tanto al bien como a sus opciones, ya se puede imprimir la Solicitud de Modificación del bien, a través del botón situado a tal efecto en la pantalla de modificación del bien (Fig. 6). Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 8
B) SUSTITUCIÓN Al pulsar el botón SUSTITUCIÓN en la pantalla Lista de Bienes (Fig. 5), nos aparece una ventana donde se solicita que se introduzca un nuevo nombre de modelo para el bien seleccionado (Fig. 9). (Fig. 9) Dicho nombre de modelo no puede quedar en blanco ni ser igual al nombre de modelo del bien homologado. Pulsando Aceptar, se accede a la pantalla donde se podrán realizar los cambios necesarios a las características y opciones del bien (Fig. 10). Nota: Cuando se desea consultar o modificar un bien que ya ha sido sustituido utilizando este programa, en la pantalla de la Fig. 9 ya aparecerá relleno el nombre que se asignó al nuevo modelo, pudiendo modificarlo si se desea, o dejarlo como está, y pulsar el botón Aceptar para continuar a la pantalla del bien (Fig. 10). Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 9
(Fig. 10) Pasos a seguir para realizar una sustitución: 1) Modificar los datos pertinentes del bien, siempre respetando las indicaciones de los Pliegos. Al posicionarse con el cursor dentro de cada respuesta, el requisito mínimo correspondiente aparecerá en el recuadro de color azul claro, si lo hubiera. El botón Añadir foto permite sustituir la imágen que se muestra (la que consta actualmente en el catálogo) por otra de su elección; el botón Recuperar foto recupera la fotografía original del bien (en caso de haberla sustituido erróneamente). 2) Para añadir opciones nuevas, o bien modificar o eliminar opciones existentes, se pulsa el botón AÑADIR, MODIFICAR Y ELIMINAR OPCIONES y se accede a la pantalla que se muestra en la Fig. 7. El funcionamiento es el mismo que el mencionado para las modificaciones (ver punto 5.A..3, Fig. 7 y Fig. 8). 3) Una vez modificadas las opciones del bien, pulsamos Volver para retornar a la pantalla del bien (Fig. 10). 4) Una vez realizadas todas las modificaciones, tanto al bien como a sus opciones, ya se puede imprimir la Solicitud de Modificación del bien, a través del botón situado a tal efecto en la pantalla del bien (Fig. 10). Idea: en caso de que el texto que aparece en cualquier casilla de la pantalla sea demasiado largo como para verlo completo, puede hacer zoom colocando el cursor en dicha casilla y pulsando simultáneamente las teclas Shift (mayúsculas) y F2. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 10
C) REDUCCIÓN DE PRECIO En la pantalla Lista de Bienes (Fig. 5), pulsando el botón correspondiente aparece la pantalla para únicamente reducir el precio del bien seleccionado: (Fig. 11) Pasos a seguir para realizar una reducción de precio: 1) Sobreescribir el precio homologado con el nuevo precio (que debe ser inferior al homologado), y rellenar el campo de Observaciones, así como indicar la documentación que se adjuntará a la solicitud. 2) El resto de los datos que aparecen, son a título informativo y no se pueden modificar. 3) Se puede reducir el precio de una o varias opciones, pulsando el botón Reducir el precio de las opciones : (Fig. 12) Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 11
4) Una vez realizadas todas las modificaciones, tanto al bien como a sus opciones, ya se puede imprimir la Solicitud de Reducción de Precio del bien, a través del botón situado a tal efecto en la pantalla del bien (Fig. 11). Idea: en caso de que el texto que aparece en cualquier casilla de la pantalla sea demasiado largo como para verlo completo, puede hacer zoom colocando el cursor en dicha casilla y pulsando simultáneamente las teclas Shift (mayúsculas) y F2. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 12
D) DESCATALOGACIÓN En la pantalla Lista de Bienes (Fig. 5), pulsando el botón correspondiente aparece la pantalla para descatalogar el bien seleccionado (Fig. 13). (Fig. 13) Para realizar la descatalogación, se deben rellenar los motivos de la misma en el campo correspondiente, así como indicar la documentación que se adjunta, y pulsar el botón Descatalogar el bien (para los bienes que ya hayan sido descatalogados, este botón no estará habilitado). El resto de datos aparecen sólo a título informativo, no pueden ser modificados. Una vez terminado, se puede pulsar el botón Imprimir Solicitud de Descatalogación. Idea: en caso de que el texto que aparece en cualquier casilla de la pantalla sea demasiado largo como para verlo completo, puede hacer zoom colocando el cursor en dicha casilla y pulsando simultáneamente las teclas Shift (mayúsculas) y F2. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 13
E) SUSPENSIÓN TEMPORAL En la pantalla Lista de Bienes (Fig. 5), pulsando el botón correspondiente aparece la pantalla para suspender temporalmente el bien seleccionado (Fig. 14). (Fig. 14) Para realizar la suspensión temporal, se deben rellenar los motivos de la misma en el campo correspondiente, así como indicar la documentación que se adjunta, y pulsar el botón Suspender temporalmente el bien (para los bienes que ya hayan sido suspendidos temporalmente, este botón no estará habilitado). El resto de datos aparecen sólo a título informativo, no pueden ser modificados. Una vez terminado, se puede pulsar el botón Imprimir Solicitud de Suspensión temporal. Idea: en caso de que el texto que aparece en cualquier casilla de la pantalla sea demasiado largo como para verlo completo, puede hacer zoom colocando el cursor en dicha casilla y pulsando simultáneamente las teclas Shift (mayúsculas) y F2. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 14
6) GRABAR DATOS EN SOPORTE INFORMÁTICO En el Menú Principal (Fig. 2) se encuentra el botón GENERAR DATOS, para generar una carpeta con todos los datos modificados. Este botón sólo se debe utilizar cuando ya se haya finalizado toda la modificación de datos. Al pulsarlo, aparece una pantalla (Fig. 15) donde se debe elegir la ubicación donde se desea guardar la carpeta de datos: (Fig. 15) Al pulsar Aceptar se generará una carpeta DatosREVREP02, que debe entregarse con todo su contenido junto con el resto de la documentación, según las instrucciones indicadas en la convocatoria de la revisión. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 15
7) CALIDAD Y TAMAÑO ÓPTIMOS DE LAS FOTOGRAFÍAS DE LOS BIENES Se recomienda que las imágenes de los bienes que se presenten se ajusten a las siguientes características: Archivos JPG: Calidad de foto: 300 ppp como máximo Tamaño de archivo: 200 KB como máximo Archivos BMP: Calidad de foto: 300 ppp como máximo Profundidad de bits: 24 bits como máximo Tamaño de archivo: 2 MB máximo Si se utilizan imágenes con tamaños superiores a los indicados, no se garantiza que el programa para la presentación de ofertas sea capaz de imprimir correctamente los correspondientes Cuestionarios de Obligado Cumplimiento (pueden quedar fotos en blanco, tardar un tiempo excesivo en generar el informe, o incluso provocar un fallo general que obligue a cerrar el programa, especialmente si son muchas las imágenes que tienen un tamaño excesivo). Hay muchos programas gratuitos disponibles para reducir imágenes. Con las herramientas que proporciona de serie tanto Windows Vista como Windows 7, también se puede crear una imágen que ocupe menos capturándola desde el programa "Recortes": 1. Hacer clic derecho en la imagen a reducir, y seleccionar "Vista previa". 2. Hacer zoom hasta que la imagen ocupe toda el área de la ventana, estando ésta maximizada. 3. Pulsar el botón de Inicio de la barra de tareas de Windows, y en el cuadro de búsqueda, escribir "Recortes". 4. Hacer clic en el programa "Recortes" para abrirlo. 5. Hacer clic en una esquina de la imagen que se desea capturar, y sin soltar el botón del ratón, arrastrar hasta la esquina opuesta. 6. Guardar la imágen generada en formato JPG. Manual de uso del programa de ayuda para la 2ª Revisión del A.M.H. de Material de Reprografía y Alquiler de Fotocopiadoras (2010) Página 16